Використання трьохетапного робочого процесу

Увага! : Цю статтю перекладено за допомогою служби машинного перекладу; див. застереження. Версію цієї статті англійською мовою див. тут для отримання довідки.

Трьохетапний робочий процес створено для відстеження статусу елемента списку через три стани (фази). Його можна використовувати для керування бізнес-процесами, які вимагають відстеження організаціями значного обсягу питань або елементів, зокрема, питань служби підтримки користувачів, роботи з потенційними клієнтами або завдань проектів.

У цій статті

Принцип роботи триетапного робочого циклу

Настроювання списку для використання трьохетапного робочого процесу

Додавання трьохетапного робочого процесу до списку

Запуск трьохетапного робочого процесу для елемента

Завершення завдання робочого процесу у трьохетапному робочому процесі

Як працює трьохетапний робочий процес?

Трьохетапний робочий процес підтримує бізнес-процеси, які вимагають від організацій відстеження статусу питання або елемента через три різні стани та два переходи між станами. У кожному переході між станами робочий процес призначає завдання користувачу та надсилає цьому користувачу оповіщення електронною поштою про завдання. Після виконання завдання робочий процес оновлює статус елемента та переходить до наступного етапу. Трьохетапний робочий процес створено для роботи з шаблоном списку Відстеження питань, але його можна використовувати з будь-яким списком, який містить стовпець Вибір із трьома або більше значеннями. Значення у стовпці Вибір є етапами, які відстежує робочий процес.

Трьохетапний робочий процес можна використовувати для керування бізнес-процесами, які вимагають відстеження організаціями значного обсягу питань або елементів, зокрема, питань служби підтримки користувачів, роботи з потенційними клієнтами або завдань проектів. Наприклад, працівники невеликої компанії з планування заходів можуть використовувати список відстеження питань і настроєний трьохетапний робочий процес для керування великою кількістю завдань, які стосуються планованих заходів. Трьохетапний робочий процес відслідковує три етапи завдань із планування заходів: Активний, Готовий до перевірки та Завершений. Усі завдання з підготовки заходів, які стосуються певного заходу, компілюються у список відстеження питань, створений для заходу та позначений як Активний. Координатор заходів призначає індивідуальні завдання учасникам команди та запускає трьохетапний робочий процес для цих елементів, щоб почати роботу над завданням заходу.

Під час запуску робочий процес створює завдання для призначеного користувача. Отримавши завдання, член команди виконує роботу, необхідну для виконання завдання. Це може бути робота. яку потрібно виконати поза списком або сайтом, де розташовано список відстеження питань. Наприклад, отримавши завдання робочого процесу на розробку плану обслуговування банкету, член команди зв’язується з компанією з банкетного сервісу та працює з ними над розробкою плану. Коли чорновий варіант плану обслуговування банкету готовий, член команди позначає своє завдання робочого процесу як виконане. У цей час робочий процес оновлює статус завдання заходу у списку відстеження питань з Активний на Готовий до перевірки, відтак створює друге завдання для координатора заходів — перевірити план обслуговування банкету. Після перевірки та затвердження плану обслуговування банкету координатор заходу позначає своє завдання робочого процесу як виконане, а робочий процес оновлює статус завдання з Готовий до перевірки до Завершений.

Учасник робочого процесу може завершити завдання робочого процесу у трьохетапному робочому процесі у два різні способи. Учасник може редагувати завдання робочого процесу, щоб позначити його як виконане, або змінити статус елемента робочого процесу у списку (якщо учасник має дозвіл на внесення змін до цього списку). Якщо учасник вручну оновить статус елемента робочого процесу у списку, завдання робочого процесу буде завершено. Якщо учасник редагуватиме завдання робочого процесу, щоб позначити його як виконане, статус елемента робочого процесу у списку буде оновлено на Завершений.

У цьому прикладі дії у трьохетапному робочому процесі виконуються відповідно до цього процесу:

блок-схема прикладу триетапного робочого циклу

На початок сторінки

Настроювання списку для використання трьохетапного робочого процесу

Перш ніж використовувати трьохетапний робочий процес, необхідно настроїти список для використання з робочим процесом. Цей список має містити елементи, які потрібно відслідковувати або якими потрібно керувати за допомогою робочого процесу. Шаблон списку Відстеження питань створено для роботи з трьохетапним робочим процесом, але можна створити настроюваний список для використання з цими робочими процесами. У разі створення настроюваного списку для використання з трьохетапним робочим процесом необхідно переконатися, що список містить принаймні один стовпець Вибір із трьома або кількома значеннями вибору. Під час настроювання трьохетапного робочого процесу на використання зі списком необхідно вказати стовпець Вибір, який містить значення стану, які відстежуватиме робочий процес.

Створення списку відстеження питань для використання з трьохетапним робочим процесом

За промовчанням можна використовувати трьохетапний робочий процес із будь-яким списком, створеним із шаблону списку Відстеження питань.

  1. Натисніть кнопку Переглянути весь вміст сайтуі натисніть кнопку створити на сторінці вмісту сайту.

    У більшості випадків які можна використати меню Дії сайту Малюнок на кнопці для виконання цього завдання.

  1. У групі Відстеження виберіть пункт Відстеження питань.

    1. У полі Ім'я введіть ім'я списку. Це ім'я обов'язкове.

      Ім'я відображається вгорі сторінки списку, стає частиною адреси цієї сторінки та відображається в навігаційних елементах, призначених для пошуку та відкриття списку.

  2. У полі Опис введіть пояснювальний текст для списку. Цей опис необов'язковий.

  3. Щоб додати посилання на цей список на панелі швидкого запуску, виберіть у розділі Навігація варіант Так.

  4. Натисніть кнопку Створити.

Створення настроюваного списку для використання з трьохетапним робочим процесом

Якщо потрібно створити настроюваний список для використання з трьохетапним робочим процесом, необхідно додати принаймні один стовпець Вибір, який містить значення стану, які відстежуватиме робочий процес.

  1. Натисніть кнопку Переглянути весь вміст сайтуі натисніть кнопку створити на сторінці вмісту сайту.

    У більшості випадків які можна використати меню Дії сайту Малюнок на кнопці для виконання цього завдання.

  1. У групі Настроювані списки виберіть пункт Настроюваний список.

    1. У полі Ім'я введіть ім'я списку. Це ім'я обов'язкове.

      Ім'я відображається вгорі сторінки списку, стає частиною адреси цієї сторінки та відображається в навігаційних елементах, призначених для пошуку та відкриття списку.

  2. У полі Опис введіть пояснювальний текст для списку. Цей опис необов'язковий.

  3. Щоб додати посилання на цей список на панелі швидкого запуску, виберіть у розділі Навігація варіант Так.

  4. Натисніть кнопку Створити.

Настроювання настроюваного списку для використання з трьохетапним робочим процесом

  1. Якщо список ще не відкрито, клацніть його ім'я на панелі швидкого запуску.

    Якщо ім'я списку не відображається, клацніть посилання Переглянути весь вміст вузла та виберіть ім'я списку.

  2. У меню Параметри меню ''параметри'' натисніть кнопку Настройки списку.

  3. У розділі Стовпці виберіть пункт Створити стовпець.

  4. У розділі Ім’я та тип під елементом Ім’я стовпця введіть ім’я стовпця, в якому потрібно вказати значення станів робочого процесу.

  5. У групі Тип відомостей цього стовпця виберіть пункт Вибір (меню).

  6. У розділі Додаткові настройки стовпця під елементом Опис введіть необов’язковий опис стовпця.

  7. У групі Обов’язкова наявність даних у стовпці виберіть пункт Так.

  8. У полі зі списком під елементом Введіть варіанти вибору (кожний - в окремому рядку) введіть три або більше значень вибору для цього стовпця.

    Ці значення стануть станами робочого процесу.

  9. У групі Відображати варіанти як виберіть варіант Розкривне меню або Перемикачі.

  10. У групі Дозволити додавання власних варіантів виберіть пункт Ні.

  11. Укажіть, чи потрібно використовувати певне значення за промовчанням для цього стовпця або чи його слід додати до подання списку за промовчанням.

  12. Натисніть кнопку OK.

На початок сторінки

Додавання трьохетапного робочого процесу до списку

Перш ніж використовувати трьохетапний робочий процес з елементами списку, необхідно додати його до цього списку. Під час додавання трьохетапного робочого процесу до списку необхідно вказати, який стовпець списку містить значення станів, які відстежуватиме робочий процес. Також необхідно вказати, що має відбуватися на кожному етапі робочого процесу. Наприклад, можна вказати користувачів, яким мають призначатися завдання, та подробиці сповіщень електронною поштою для одержувачів завдань.

Щоб додати до списку робочий процес, необхідно мати дозвіл на керування списками.

  1. Відкрийте список, до якого потрібно додати трьохетапний робочий процес.

    1. У меню настройки меню ''параметри'' натисніть кнопку Настройки спискуабо натисніть кнопку настройки для типу бібліотеки, яку слід відкрити.

      Наприклад, у разі бібліотеки документів виберіть Параметри бібліотеки документів.

  2. У розділі Дозволи та керування виберіть посилання Настройки робочого процесу.

    Якщо робочі процеси вже було додано до цього списку, бібліотеки або типу вмісту, після виконання цього кроку буде виконано перехід на сторінку змінення настройок робочого процесу, на якій потрібно вибрати посилання Додати робочий процес, щоб перейти на сторінку додавання робочого процесу. Якщо до цього списку, бібліотеки або типу вмісту не було додано жодного робочого процесу, після цього кроку буде виконано перехід на сторінку «Додавання робочого процесу».

  3. На сторінці змінення настройок робочого процесу виберіть посилання Додати робочий процес.

  4. На сторінці «Додавання робочого процесу» в розділі Робочий процес виберіть пункт Трьохетапний у групі Вибір шаблону робочого процесу.

  5. У розділі Ім’я введіть унікальне ім’я робочого процесу.

  6. У розділі Список завдань укажіть список завдань для використання з цим робочим процесом.

    • Можна використовувати список Завдання за промовчанням або створити новий список. Якщо використовується список Завдання за промовчанням, учасники робочого процесу можуть знайти та переглянути свої завдання робочого процесу за допомогою подання Мої завдання списку Завдання.

    • Створіть новий список завдань, якщо завдання для цього робочого процесу відображають важливі або конфіденційні дані, які слід зберігати окремо від загального списку Завдання.

    • Створіть новий список завдань, якщо установа матиме кілька робочих процесів, або якщо робочі процеси міститимуть кілька завдань. Можливо, слід створити список завдань для кожного робочого процесу.

  7. У розділі Список журналу виберіть список журналу для використання з цим робочим процесом. У списку журналу відображаються всі події, які відбуваються під час виконання робочого процесу.

    Можна використовувати список Журнал за промовчанням або створити новий. Якщо в установі використовується кілька робочих процесів, для кожного з них можна створити окремий список журналу.

  8. У розділі Параметри запуску виконайте одну з таких дій:

    • Для запуску робочого процесу вручну встановіть прапорець Дозволити запуск цього робочого процесу вручну автентифікованому користувачу, який має дозвіл на редагування елементів. Установіть прапорець Для запуску робочого процесу потрібні дозволи на керування списками, якщо для запуску робочого процесу слід мати додатковий дозвіл.

    • Якщо потрібно, щоб робочий процес розпочинався автоматично під час створення нових елементів, установіть прапорець Запускати цей робочий процес після створення нового елемента.

  9. Натисніть кнопку Далі.

  10. У розділі Етапи робочого процесу у групі Укажіть поле вибору виберіть стовпець Вибір зі списку, який містить значення, які потрібно використовувати як етапи робочого процесу, відтак виберіть значення стовпця для етапів Початковий етап, Проміжний етап і Кінцевий етап робочого процесу.

  11. У двох розділах Вкажіть, що має відбуватися на початку робочого процесу (параметри для першого завдання робочого процесу) і Вкажіть, що має відбуватися під час переходу робочого процесу до проміжного стану (параметри для другого завдання робочого процесу) вкажіть такі відомості:

    Відомості про завдання

Заголовок завдання:

Введіть відомості, які потрібно включити до заголовка завдання. Якщо встановити прапорець Включити поле списку, відомості заголовка елемента списку буде додано до настроюваного повідомлення.

Опис завдання:

Введіть відомості, які потрібно включити до опису завдання. Якщо встановити прапорець Включити поле списку, відомості заголовка елемента списку буде додано до настроюваного повідомлення. Якщо встановити прапорець Вставити посилання на елемент списку, посилання на елемент списку буде включено до опису.

Дата завершення завдання:

Якщо потрібно вказати дату завершення завдання, встановіть прапорець Включити поле списку, відтак виберіть стовпець дати зі списку, який містить потрібні відомості про дату завершення завдання.

Завдання призначено для:

Щоб призначити завдання користувачу, вказаному у списку, виберіть пункт Включити поле списку, відтак виберіть зі списку стовпець, який містить потрібні відомості про користувача. Під час запуску робочого процесу перше завдання буде призначено користувачу, чиє ім’я буде відображено в цьому стовпці для елемента робочого процесу.

Щоб призначити це завдання в усіх копіях цей робочий цикл особи ви вкажіть, виберіть пункт настроюванийі введіть або виберіть ім'я користувача, якому потрібно призначити завдання.

Відомості повідомлення електронної пошти

Установіть прапорець Надіслати повідомлення електронної пошти, якщо учасникам робочого процесу потрібно надіслати оповіщення електронною поштою про завдання їхніх робочих процесів.

Щоб переконатися, що учасники робочого процесу отримують оповіщення й нагадування електронною поштою про завдання робочих процесів після запуску робочих процесів, зверніться до адміністратора сервера, щоб перевірити, чи для вашого сайту ввімкнуто надсилання повідомлень електронної пошти.

Завдання

Введіть ім’я користувача, якому потрібно надіслати оповіщення електронною поштою про завдання робочого процесу. Установіть прапорець Включити призначене завдання, якщо потрібно надіслати оповіщення електронною поштою власнику завдання.

Тема

Введіть рядок теми для оповіщення електронною поштою. Установіть прапорець Використовувати заголовок завдання, якщо потрібно додавати заголовок завдання до рядка теми повідомлення електронної пошти.

Текст повідомлення

Введіть відомості, які має бути відображено в тексті повідомлення оповіщення електронною поштою. Установіть прапорець Вставити посилання на елемент списку, якщо потрібно вставити в повідомлення посилання на елемент списку.

  1. Натисніть кнопку OK.

На початок сторінки

Запуск трьохетапного робочого процесу для елемента

Трьохетапний робочий процес необхідно додати до списку, щоб його можна було використовувати з елементами цього списку.

Трьохетапний робочий процес можна настроїти на автоматичний запуск під час додавання нових елементів до списку або на запуск робочого процесу вручну користувачами з певними дозволами. Деякі робочі процеси можуть дозволяти обидва параметри. Щоб запустити трьохетапний робочий процес для елемента списку вручну, необхідно мати дозвіл на редагування елементів списку. Деякі робочі процеси можуть вимагати дозвіл на керування списками.

Щоб переконатися, що учасники робочого процесу отримують оповіщення й нагадування про завдання робочого процесу електронною поштою після запуску робочого процесу, зверніться до адміністратора сервера, щоб перевірити, чи для вашого сайту ввімкнуто надсилання повідомлень електронної пошти.

  1. Відкрийте список, який містить елемент, для якого потрібно запустити трьохетапний робочий процес.

  2. Наведіть вказівник миші на елемент, для якого потрібно запустити робочий процес, натисніть стрілку, яка з’явиться на екрані, та виберіть пункт Робочі процеси.

    Примітка : Команда Робочі процеси доступна, лише якщо елемент є у списку або бібліотеці, з якою пов’язано принаймні один робочий процес.

  3. У групі Почати робочий процес виберіть ім’я трьохетапного робочого процесу, який потрібно запустити.

    Робочий процес розпочинається відразу.

На початок сторінки

Завершення завдання робочого процесу у трьохетапному робочому процесі

Для завершення завдання робочого процесу у трьохетапному робочому процесі необхідно мати принаймні дозвіл на редагування елементів для списків завдань, у яких записано завдання робочого процесу.

  1. Відкрийте список завдань для сайту і виберіть пункт Мої завдання , у меню вигляд , щоб знайти завдання робочого циклу.

    Примітка :  Якщо в робочому циклі не використовується список Завдання (за промовчанням), потрібне завдання робочого циклу може не відображатись у списку Завдання. Щоб знайти завдання робочого циклу, перейдіть до списку або бібліотеки, де збережено елемент робочого циклу. Наведіть вказівник миші на елемент, який потрібно опрацювати, натисніть стрілку, що з’явиться, і виберіть пункт Робочі цикли. На сторінці стану робочого циклу в розділі Виконувані робочі цикли виберіть ім’я робочого циклу, у якому ви берете участь. У розділі Завдання знайдіть своє завдання робочого циклу .

  2. Виберіть назву завдання, яке потрібно завершити, натисніть стрілку, що з’явиться, і виберіть пункт Редагувати елемент.

  3. У формі, що відобразиться на екрані, введіть або виберіть відомості, що є обов’язковими для виконання завдання.

На початок сторінки

Примітка : Застереження про машинний переклад: Цю статтю перекладено комп’ютерною системою без втручання людини. Корпорація Майкрософт пропонує таку послугу, щоб іншомовні користувачі могли дізнаватися про продукти, служби й технології Microsoft. Оскільки статтю перекладено за допомогою служби машинного перекладу, вона може містити смислові, синтаксичні або граматичні помилки.

Отримуйте нові функції раніше за інших
Приєднайтеся до оцінювачів Office

Ця інформація корисна?

Дякуємо за ваш відгук!

Дякуємо за відгук! Схоже, вам може стати в нагоді допомога одного з наших спеціалістів служби підтримки Office, з яким ми вас можемо з’єднати.

×