Використання триетапного робочого циклу

Використання триетапного робочого циклу

Увага! : Цю статтю перекладено за допомогою служби машинного перекладу; див. застереження. Версію цієї статті англійською мовою див. тут для отримання довідки.

Триетапний робочий цикл використовується для відстеження стану елемента за допомогою трьох станів (фаз). Його можна використовувати для керування бізнес-процесами, у яких організації мають відстежувати значний обсяг питань або елементів, зокрема питання служби підтримки користувачів, роботу з потенційними клієнтами або завдання проектів. Наприклад, завдання проекту може мати такі три стани: "Не розпочато", "Виконується" та "Готово".

У цій статті

Принцип роботи триетапного робочого циклу

Настроювання списку для використання із триетапним робочим циклом

Створення списку відстеження питань

Створення настроюваного списку для використання із триетапним робочим циклом

Настроювання настроюваного списку для використання із триетапним робочим циклом

Додавання триетапного робочого циклу до списку

Запуск триетапного робочого циклу для елемента вручну

Завершення завдання робочого циклу у триетапному робочому циклі

Принцип роботи триетапного робочого циклу

Триетапний робочий цикл підтримує бізнес-процеси, у яких організації мають відстежувати стан питання або елемента за допомогою трьох станів і двох переходів між станами. Під час кожного переходу між станами робочий цикл призначає завдання користувачеві й надсилає йому електронною поштою оповіщення про це завдання. Коли завдання виконано, робочий цикл оновлює стан елемента й переходить до наступного стану. Триетапний робочий цикл працює із шаблоном списку Відстеження питань, але його можна використовувати з будь-яким списком, який містить стовпець Вибір із трьома або більше значеннями. Значення у стовпці Вибір – це стани, які відстежує робочий цикл.

Список може містити кілька стовпців вибору, а стовпець вибору може містити більше трьох значень. Однак триетапний робочий цикл може використовувати тільки один стовпець вибору та тільки три значення, вибрані в цьому стовпці. Під час додавання триетапного робочого циклу до списку або бібліотеки потрібно вибрати стовпець вибору та три значення в цьому стовпці.

Триетапний робочий цикл можна використовувати для керування бізнес-процесами, у яких організації мають відстежувати значні обсяги питань або елементів, зокрема питання служби підтримки користувачів, роботу з потенційними клієнтами або завдання проектів. Наприклад, працівники невеликої компанії із планування заходів можуть використовувати список відстеження питань і настроєний триетапний робочий цикл для керування великою кількістю завдань, які стосуються планованих заходів. Робочий цикл відстежує три стани завдань із планування заходів: Активний, Готовий до рецензування та Завершено. Усі завдання з підготовки заходів, які стосуються певного заходу, упорядковуються у список відстеження питань, створений для заходу та позначений як Активний. Координатор заходів призначає індивідуальні завдання учасникам команди та запускає триетапний робочий цикл для цих елементів, щоб розпочати роботу над завданням заходу.

Під час запуску робочий цикл створює завдання для призначеного користувача. Отримавши завдання, член команди виконує роботу, необхідну для виконання завдання. Це може бути робота, яку потрібно виконати поза списком або сайтом, на якому розташовано список відстеження питань. Наприклад, отримавши завдання робочого циклу на розробку плану обслуговування банкету, член команди зв’язується з компанією з банкетного сервісу та розробляє план із її працівниками. Коли чорновий варіант плану обслуговування банкету готовий, член команди позначає своє завдання робочого циклу як завершене. У цей час робочий цикл оновлює стан завдання заходу у списку відстеження питань з Активний на Готовий до рецензування, відтак створює друге завдання для координатора заходів – перевірити план обслуговування банкету. Після перевірки та затвердження плану обслуговування банкету координатор заходу позначає своє завдання робочого циклу як завершене, а робочий цикл оновлює стан завдання з Готовий до рецензування на Завершено.

Примітка :  Учасник робочого циклу може завершити завдання робочого циклу у триетапному робочому циклі двома способами. Учасник може змінити завдання робочого циклу, позначивши його як виконане, або змінити стан елемента робочого циклу у списку (якщо учасник має дозвіл на внесення змін до цього списку). Якщо учасник уручну оновить стан елемента робочого циклу у списку, завдання робочого циклу буде завершено. Якщо учасник змінить завдання робочого циклу, позначивши його як виконане, стан елемента робочого циклу у списку зміниться на стан Завершено.

У попередньому прикладі дії у триетапному робочому циклі виконуються відповідно до наведеного нижче процесу.

Блок-схема прикладу триетапного робочого циклу

На початок сторінки

Настроювання списку для використання із триетапним робочим циклом

Перш ніж використовувати триетапний робочий цикл, необхідно настроїти список, що міститиме елементи, які потрібно відстежувати або якими потрібно керувати за допомогою робочого циклу. Для роботи із триетапним робочим циклом створено шаблон списку Відстеження питань, але можна створити настроюваний список для використання з цими робочими циклами. У разі створення настроюваного списку необхідно переконатися, що він містить принаймні один стовпець Вибір із трьома або більше значеннями вибору. Під час настроювання робочого циклу для використання зі списком необхідно вказати стовпець Вибір зі значеннями стану, які відстежуватиме робочий цикл.

На початок сторінки

Створення списку відстеження питань

За промовчанням можна використовувати триетапний робочий цикл із будь-яким списком, створеним із шаблону списку Відстеження питань.

  1. У меню Параметри Кнопка "Настройки Office 365" виберіть команду Додати застосунок.

  2. На сторінці "Застосунки" виберіть елемент Відстеження питань і введіть ім’я списку. Ім’я списку – це обов’язковий параметр.

  3. Якщо для списку потрібно ввести опис, виберіть елемент Додаткові параметри.

    • У полі Опис введіть опис або мету, з якою створено список. Заповнювати це поле необов’язково.

  4. Натисніть кнопку Створити.

На початок сторінки

Створення настроюваного списку для використання із триетапним робочим циклом

Якщо потрібно створити настроюваний список для використання із триетапним робочим циклом, необхідно додати принаймні один стовпець Вибір, що містить принаймні три значення стану, які відстежуватиме робочий цикл.

  1. У меню Параметри Кнопка "Настройки Office 365" виберіть команду Додати застосунок.

  2. На сторінці "Застосунки" виберіть елемент Настроюваний список і введіть ім’я списку. Ім’я списку – це обов’язковий параметр.

  3. Якщо для списку потрібно ввести опис, виберіть елемент Додаткові параметри.

  4. У полі Опис введіть опис або мету, з якою створено список. Заповнювати це поле необов’язково.

  5. Натисніть кнопку Створити.

На початок сторінки

Настроювання настроюваного списку для використання із триетапним робочим циклом

  1. Клацніть настроюваний список, створений у попередньому кроці.

  2. На стрічці перейдіть на вкладку Список, а потім у групі "Настройки" натисніть кнопку Настройки списку.

  3. У розділі Стовпці виберіть пункт Створити стовпець.

  4. У розділі ім'я та тип , у полі ім'я стовпцявведіть ім'я стовпця, який потрібно використовувати, щоб указати значення стану робочого циклу. Наприклад, введіть ім'я стану робочого циклу.

  5. У списку Тип даних для цього стовпця встановіть перемикач Вибір (меню).

  6. У групі Додаткові настройки стовпця в полі Опис введіть опис стовпця (необов’язково).

  7. Для параметра Вимагати, щоб цей стовпець обов’язково містив дані виберіть значення Так.

  8. У списку в розділі Введіть кожен вибір в окремому рядкувведіть трьома або більше вибір значення, для цього стовпця. Ці значення стануть станами робочого циклу. Наприклад, може введіть активний, готовий до рецензування та виконати як трьох варіантів.

  9. Для параметра Як показувати варіанти виберіть значення Розкривне меню або Перемикачі.

  10. Для параметра Дозволити додавання власних варіантів виберіть значення Ні.

  11. Укажіть потрібне: використовувати для цього стовпця певне значення за промовчанням чи додати його до подання списку за промовчанням.

  12. Натисніть кнопку OK.

На початок сторінки

Додавання триетапного робочого циклу до списку

Перш ніж використовувати триетапний робочий цикл з елементами списку, необхідно додати його до цього списку. Під час додавання триетапного робочого циклу до списку необхідно вказати стовпець зі значеннями станів, які відстежуватиме робочий цикл. Також необхідно вказати, що має відбуватися на кожному етапі робочого циклу. Наприклад, можна визначити тему й текст оповіщень електронною поштою, які отримуватимуть одержувачі завдань.

Триетапний робочий цикл за промовчанням ввімкнуто для більшості типів сайтів. Однак адміністратор колекції сайтів може вимкнути цю функцію. Якщо триетапний робочий цикл недоступний, зверніться до адміністратора колекції сайтів.

Увага! :  Щоб додати до списку робочий цикл, необхідно мати дозвіл на керування списками.

  1. Відкрийте список, до якого потрібно додати триетапний робочий цикл.

  2. На вкладці Список натисніть кнопку Настройки списку або виберіть настройки для типу відкритої бібліотеки. Наприклад, у бібліотеці документів виберіть елемент Настройки бібліотеки документів.

  3. У розділі Дозволи та керування виберіть пункт Настройки робочого циклу.

  4. На сторінці "Настройки робочого циклу" натисніть кнопку Додати робочий цикл.

  5. На сторінці Додавання робочого циклу, у розділі робочий цикл , у розділі вибір шаблону робочого циклу, натисніть кнопку триетапний робочий цикл.

  6. У розділі Ім’я введіть унікальне ім’я робочого циклу.

  7. У розділі Список завдань укажіть список завдань, який використовуватиметься з цим робочим циклом.

    Примітка : 

    • Можна використовувати список Завдання за промовчанням або створити новий список. Якщо вибрати список завдань за промовчанням, учасники робочого циклу зможуть знаходити та переглядати свої завдання за допомогою подання "Мої завдання" у списку "Завдання".

    • Створіть новий список завдань, якщо завдання для цього робочого циклу можуть розкрити важливі або конфіденційні дані, які слід зберігати окремо від загального списку "Завдання".

    • Створіть новий список завдань, якщо в організації використовуватимуться кілька робочих циклів, або якщо робочі цикли міститимуть кілька завдань. У такому разі для кожного робочого циклу, можливо, слід створити окремі списки завдань.

  8. У розділі Список журналу виберіть список журналу, який використовуватиметься з цим робочим циклом. У списку журналу відображаються всі події, які відбуваються під час виконання кожного екземпляра робочого циклу.

    Примітка :  Можна використати список Журнал (за промовчанням) або створити новий список. Якщо в організації використовуватиметься багато робочих циклів, для кожного з них можна створити окремий список журналу.

  9. У розділі Параметри запуску виконайте одну з таких дій:

    • Щоб дозволити запускати робочий цикл уручну, установіть прапорець Дозволити автентифікованому користувачу, який має дозвіл на участь, запуск цього робочого циклу вручну. Установіть прапорець Для запуску робочого циклу потрібні дозволи на керування списками, якщо для запуску робочого циклу потрібно мати додатковий дозвіл.

    • Щоб робочий цикл розпочинався автоматично під час створення нових елементів, установіть прапорець Запускати цей робочий цикл після створення нового елемента.

  10. Натисніть кнопку Далі.

  11. У розділі Етапи робочого циклу у групі Укажіть поле вибору виберіть стовпець Вибір зі списку, що містить значення, які потрібно використовувати як етапи робочого циклу. Відтак виберіть значення стовпця для етапів Початковий етап, Проміжний етап і Кінцевий етап робочого циклу.

  12. У двох розділах Вкажіть, що має відбуватися на початку робочого циклу (параметри для першого завдання робочого циклу) і Вкажіть, що має відбуватися під час переходу робочого циклу до проміжного стану (параметри для другого завдання робочого циклу) вкажіть такі відомості:

    Відомості про завдання

Поле

Опис

Назва завдання:

За бажання можна змінити назву повідомлення, що відображатиметься в завданні після запуску робочого циклу, або коли цей робочий цикл досягне середнього стану. Якщо встановити прапорець Включити поле списку, вибране поле буде додано в кінці повідомлення.

Опис завдання:

Введіть відомості, які потрібно включити до опису завдання. Якщо встановити прапорець Включити поле списку, вибране поле буде додано в кінці повідомлення. Якщо встановити прапорець Вставити посилання на елемент списку, посилання на елемент списку буде включено до опису.

Дата завершення завдання:

Якщо потрібно вказати дату завершення завдання, установіть прапорець Включити поле списку, відтак виберіть стовпець дати зі списку, який містить потрібні відомості про термін завдання.

Завдання призначено для:

Щоб призначити завдання користувачу, указаному у списку, виберіть пункт Включити поле списку, відтак виберіть зі списку стовпець, який містить потрібні відомості про користувача. Під час запуску робочого циклу перше завдання буде призначено користувачу, чиє ім’я відображається в цьому стовпці для елемента робочого циклу.

Щоб призначити це завдання в усіх екземплярах цього робочого циклу вказаному користувачу, виберіть пункт Настроюваний, відтак введіть або виберіть ім’я користувача, якому потрібно призначити завдання.

  1. Установіть прапорець Надіслати повідомлення електронної пошти, щоб учасники робочого циклу отримували оповіщення електронною поштою про свої завдання робочого циклу.

    Примітка : Якщо потрібно переконатися, що учасники робочого циклу отримуватимуть оповіщення та нагадування електронною поштою про свої завдання, коли робочий цикл буде розпочато, зверніться до свого адміністратора колекції сайтів, щоб перевірити, чи активовано для сайту функцію надсилання повідомлень електронної пошти.

    Відомості повідомлення електронної пошти

Поле

Опис

Кому

Введіть ім’я користувача, якому потрібно надсилати оповіщення електронною поштою про завдання робочого циклу. Установіть прапорець Включити призначене завдання, якщо потрібно надсилати оповіщення електронною поштою власникові завдання.

Тема

Введіть рядок теми для оповіщення електронною поштою. Установіть прапорець Використовувати заголовок завдання, якщо потрібно додати заголовок завдання до рядка теми повідомлення електронної пошти.

Основний текст

Введіть відомості, які мають відображатися в тілі повідомлення оповіщення електронною поштою. Установіть прапорець Вставити посилання на елемент списку, якщо до повідомлення потрібно додати посилання на елемент списку.

  1. Натисніть кнопку OK.

На початок сторінки

Запуск триетапного робочого циклу для елемента вручну

Триетапний робочий цикл необхідно додати до списку, щоб мати змогу використовувати його з елементами цього списку. Докладніші відомості див. в попередніх розділах.

Триетапний робочий цикл можна настроїти на автоматичний запуск під час додавання нових елементів до списку або на запуск робочого циклу вручну користувачами з певними дозволами. Деякі робочі цикли підтримують обидва параметри.

Щоб запустити триетапний робочий цикл для елемента списку вручну, виконайте наведені нижче дії. Необхідно мати дозвіл на редагування елементів списку. Деякі робочі цикли можуть вимагати дозвіл на керування списками.

Примітка : Якщо потрібно переконатися, що учасники робочого циклу отримуватимуть оповіщення та нагадування електронною поштою про свої завдання, коли робочий цикл буде розпочато, зверніться до свого адміністратора колекції сайтів, щоб перевірити, чи активовано для сайту функцію надсилання повідомлень електронної пошти.

  1. Відкрийте список, який містить елемент, для якого потрібно запустити триетапний робочий цикл.

  2. Клацніть три крапки поруч з елементом, для якого потрібно запустити робочий цикл, а потім у меню, що з’явиться, виберіть пункт Робочі цикли.

    Примітка :  Команда Робочі цикли доступна, лише якщо елемент є у списку або бібліотеці, з якою пов’язано принаймні один робочий цикл.

  3. У меню Параметри Кнопка "Настройки Office 365" виберіть команду Переглянути весь вміст сайту.

  4. У розділі Запуск нового робочого циклу виберіть ім’я триетапного робочого циклу, який потрібно запустити.

    Робочий цикл розпочнеться відразу.

На початок сторінки

Завершення завдання робочого циклу у триетапному робочому циклі

Щоб завершити завдання робочого циклу у триетапному робочому циклі, необхідно мати принаймні дозвіл на редагування елементів для списків завдань, у яких записано завдання робочого циклу.

  1. Щоб знайти завдання робочого циклу, відкрийте список завдань для сайту та в меню Подання виберіть пункт Мої завдання.

    Примітка : Якщо в робочому циклі не використовується список за промовчанням Завдання сайту, потрібне завдання робочого циклу може не відображатись у списку Завдання. Щоб знайти завдання робочого циклу, перейдіть до списку або бібліотеки, де збережено елемент робочого циклу. Наведіть вказівник миші на елемент, який потрібно завершити, клацніть стрілку, що з’явиться, і виберіть пункт Робочі цикли. На сторінці Стан робочого циклу в розділі Виконувані робочі цикли виберіть ім’я робочого циклу, у якому ви берете участь. У розділі Завдання клацніть завдання робочого циклу та перейдіть до кроку 3.

  2. Відкрийте список з елементом, який потрібно позначити як виконаний.

  3. Наведіть вказівник миші на ім’я завдання, яке потрібно виконати, клацніть стрілку, що з’явиться, і виберіть пункт Редагувати елемент.

  4. У діалоговому вікні Завдання введіть або виберіть відомості, необхідні для завершення завдання, а потім натисніть кнопку Зберегти.

На початок сторінки

Примітка : Застереження про машинний переклад: Цю статтю перекладено комп’ютерною системою без втручання людини. Корпорація Майкрософт пропонує таку послугу, щоб іншомовні користувачі могли дізнаватися про продукти, служби й технології Microsoft. Оскільки статтю перекладено за допомогою служби машинного перекладу, вона може містити смислові, синтаксичні або граматичні помилки.

Отримуйте нові функції раніше за інших
Приєднайтеся до оцінювачів Office

Ця інформація корисна?

Дякуємо за ваш відгук!

Дякуємо за відгук! Схоже, вам може стати в нагоді допомога одного з наших спеціалістів служби підтримки Office, з яким ми вас можемо з’єднати.

×