Використання списків для керування проектами на сайті групи

Списки допомагають керувати проектами грами та стежити за інформацією на сайті. Наприклад, можна відстежувати важливі для групи події в календарі, керувати списом завдань, реєструвати питання й відповідати на них.

Примітка : У цій статті описано зразковий сайт SharePoint, створений вигаданою компанію Adventure Works, яка виробляє велосипеди, деталі та приладдя до них.

Група маркетингу Adventure Works використовує календар для відстеження подій, відпусток працівників і конференцій для групи. Працівники групи можуть підключити цей календар до Microsoft Office Outlook 2007, де сполучити його зі своїми особистими календарями для уникнення конфліктів у розкладах. Події можна копіювати з одного календаря до іншого.

Група маркетингу використовує списки завдань для керування роботою над великими проектами, такими як планування з'їзду або керування маркетинговою кампанією. Завдання можуть відображатися у стандартному поданні списку або як список завдань проекту. Завдання проекту підтримують візуальне відображення завдань і перебігу їх виконання (подання Ганта). Пропонуються шаблони для створення списків у будь-якому форматі — як стандартний список або як список завдань проекту.

Список завдань проекту

Крім того, група маркетингу використовує список відстеження питань для контролю проблем логістики, пов'язаних із плануванням конференції, наприклад питань із реєстраційною базою даних. Працівник групи реєструє питання, а потім до нього записуються всі оновлення та виправлення, доки питання не буде вирішено.

Робота зі списками

Коли створюють сайт групи, автоматично створюється кілька списків. До складу цих списків входять, зокрема, дошка обговорень і список календаря. Можна настроювати ці списки, додавати до них елементи, створювати додаткові списки з шаблонів, а також створювати настроювані списки лише з вибраними настройками та стовпцями.

Списки можуть містить інформацію різноманітних типів, від тексу й дат до рисунків. Крім того, списки можуть містити обчислення, такі як суми або обчислювані дати (наприклад, тиждень після сьогоднішньої дати).

Списки пропонують такі можливості.

  • Відстеження версій    Можна відстежувати версії елементів списку для відображення елементів, які було змінено, а також для відображення користувачів, які вносили зміни до елементів списку. Якщо новіша версія містить помилки, можна відновити попередню версію елемента.

  • Обов’язкове затвердження    Можна вимагати обов’язкового затвердження елемента списку, перш ніж він стане доступним для всіх користувачів.

  • Інтеграція електронної пошти у список    Якщо на сайті ввімкнуто підтримку вхідної й вихідної електронної пошти, функції електронної пошти можна використати й у деяких списках. Окремі типи списків, такі як календарі та обговорення, можна настроїти так, щоб користувачі мали змогу додавати до них вміст, надсилаючи електронні повідомлення. Крім того, Office Outlook 2007 інтегрується зі списками календарів, завдань і контактів.

  • Настроювання дозволів    Ваша організація може визначити особливі дозволи на список або навіть на окремий елемент списку. Ця можливість корисна, наприклад, якщо певний елемент містить конфіденційну інформацію.

  • Створення подань і керування ними    Для одного списку можна створити кілька подань. Вміст самого списку не зміниться, але елементи буде впорядковано чи відфільтровано так, щоб користувачі змогли знайти потрібну їм інформацію.

  • Отримання інформації про зміни    Можна підписатися на RSS-канали списків і подань, щоб переглядати оновлення списків у програмі читання RSS, наприклад у Outlook 2007. Якщо в організації настроєно підтримку вхідної електронної пошти, можна отримувати поштою сповіщення про зміни елементів.

  • Керування списками та автономна робота зі списками в Microsoft Office Access 2007    Можна керувати списками за допомогою засобів баз даних і працювати зі списками в автономному режимі з Office Access 2007.

  • Перегляд списків на мобільних пристроях    Списки багатьох типів, зокрема списки завдань і календарі, а також бібліотеки документів, можна переглядати на мобільних пристроях. Щоб побачити версію списку для мобільного пристрою, введіть /m після веб-адреси сайту. Мобільні подання не підтримуються для деяких списків, зокрема для обговорень, а також можуть відображати не всі типи стовпців.

Звичайні типи списків для спільної роботи

Далі наведено деякі типи списків, які звичайно використовуються в організаціях.

  • Календар     Календар можна використовувати для відстеження всіх подій у вашому колективі або особливих ситуацій, таких як календар проекту або корпоративні свята.

  • Завдання та завдання проекту     Використовуйте список завдань для відстеження відомостей про проекти та інші справи у вашій групі. Завдання можна призначати виконавцям, а також відстежувати стан завдання та відсоток його виконання. У списку завдань проекту відображаються завдання разом з індикаторами перебігу — так зване подання Ганта.

  • Відстеження питань     У списку відстеження питань можна зберігати питання, їх стан і вирішення. Цей тип списку звичайно служить для відстеження випадків підтримки (інцидентів), наприклад для обслуговування користувачів, контролю якості або технічної підтримки.

  • Дошки обговорень     Дошка обговорень являє собою централізоване сховище для записування та збереження групових обговорень, подібне за форматом до груп новин.

  • Оголошення     Список оголошень служить для обміну новинами й відомостями про стан справ і для нагадування.

  • Контакти     Список контактів служить для зберігання відомостей про людей та групи, з якими ви працюєте.

  • Посилання     Список посилань є централізованим зібранням посилань на ресурси в Інтернеті, інтрамережі вашої організації та інші ресурси.

  • Опитування    Опитування призначається для збирання та аналізу відгуків, таких як опитування щодо ставлення споживачів або вікторина.

  • Додатково     Хоча можна переробити для потреб користувача будь-який стандартний список, доцільніше створити користувацький список, а потім настроювати в ньому лише потрібні параметри. Також можна створити список на основі електронної таблиці, наприклад книги Microsoft Office Excel 2007 для зберігання контактів постачальників.

Отримуйте нові функції раніше за інших
Приєднайтеся до оцінювачів Office

Ця інформація корисна?

Дякуємо за ваш відгук!

Дякуємо за відгук! Схоже, вам може стати в нагоді допомога одного з наших спеціалістів служби підтримки Office, з яким ми вас можемо з’єднати.

×