Використання сайту центру документів

Використання сайту центру документів

Увага! : Цю статтю перекладено за допомогою служби машинного перекладу; див. застереження. Версію цієї статті англійською мовою див. тут для отримання довідки.

Служба SharePoint містить багато функцій для керування вмістом і має достатньо можливостей розширення. Якщо вам доводиться керувати сотнями або тисячами документів, відеозаписів тощо, радимо скористатися шаблоном сайту центру документів (входить до складу SharePoint за промовчанням). Цей шаблон оптимізовано для масштабного керування документами. Він заощадить ваш час і допоможе ефективніше працювати. У цей шаблон вбудовано важливі функції: керування версіями документів, ідентифікатори документів, набори документів, навігація за допомогою метаданих і типи вмісту.

Сайт центру документів працює в обох описаних нижче сценаріях.

  • Середовище для авторської роботи.    У середовищі для авторської роботи центру документів користувачі створюють і редагують тисячі документів і медіаресурсів, які зберігаються в центральному репозиторії.

  • Архів вмісту.    В архіві вмісту, наприклад у базі знань, користувачі зберігають або переглядають документи.

У цій статті розповідається про функції, наявні в шаблоні сайту центру документів, і способи створення сайту центру документів.

Створення сайту центру документів, можна дізнатися за допомогою шаблонів для створення різних видів сайтів SharePoint

Що входить до сайту центру документів?

Шаблон сайту центру документів містить функції, які допомагають легше й ефективніше створювати великі набори документів і керувати ними. Здебільшого власник сайту може додавати кожну з цих функцій окремо. Проте шаблон сайту центру документів автоматично активує рекомендовані функції керування документами. У наведених нижче розділах стисло описано ці функції.

Сайт центру документів можна використовувати як середовище для авторської роботи або архів вмісту. У середовищі для авторської роботи користувачі часто беруть файли на редагування та повертають їх із нього, а також створюють структури папок для цих файлів. Активовано керування версіями, для кожного документа може існувати 10 і більше попередніх версій. Крім того, життєвими циклами документів можуть керувати робочі цикли.

Натомість в архіві вмісту авторська робота майже не відбувається. Користувачі лише переглядають або завантажують документи. Шаблон сайту центру документів дає змогу створити архів вмісту типу "база знань". Зазвичай база знань містить одиничні версії документів, на сайті може міститися до 10 мільйонів файлів. У звичайній ситуації (як-от у центрі технічної підтримки великої організації) доступом до вмісту (переважно для читання) можуть користуватися 10 000 осіб. Передавати на сайт новий вміст може підгрупа користувачів числом від 3 000 до 4 000 осіб.

Нижче описано деякі функції служби SharePoint, які можна включити до сайту центру документів. У цьому переліку подано лише кілька можливих функцій. На додачу до цих можливостей більшість підприємств настроює оформлення центру документів і навігацію по ньому, а також додає настроювані веб-частини для функціональності, унікальної для цього підприємства.

Керовані метадані – це система, яка призначає документам у службі SharePoint певні терміни. Далі за допомогою цих термінів можна класифікувати документи. Крім того, на основі метаданих можна створити потужний інструмент навігації, який допоможе користувачам швидко знаходити потрібне.

Припустімо, у вашій компанії є сховище бази знань зі статтями, які допомагають користувачам усувати несправності продуктів. Ви можете створити терміни метаданих, які допоможуть користувачам фільтрувати інформацію за продуктом, типом проблеми або іншими характеристиками.

На сайті центру документів кожна одиниця вмісту отримує унікальний ідентифікатор (не пов’язаний із розташуванням документа) на зразок посилання з URL-адресою. Відповідно, якщо документ перемістити або перейменувати, його ідентифікатор не зміниться. Отже, за допомогою ідентифікатора можна створити постійне посилання на документ і цим запобігти втраті часу через недійсні посилання.

На сайті центру документів автоматично активовано версії документів. Це означає, що автоматично створюється журнал усіх різноманітних версій документа. Наприклад, у процесі рецензування документа ви матимете запис усіх оновлень, введених під час циклу рецензування. Ви можете відстежувати оновлення, спілкуватися з відповідачами тощо. Крім того, якщо виникне проблема з поточною версією статті, можна швидко повернутися до останньої вдалої версії.

Тип вмісту – це особливий вид вмісту із групою параметрів для цього вмісту. Коли користувач створює документ визначеного типу вмісту, він автоматично отримує всі відповідні параметри для цього типу. Наприклад, центр документів може мати колекцію типів вмісту: різних типів документів, відео, шаблонів тощо.

Організатор вмісту не входить до складу сайту центру документів автоматично. Однак багато користувачів додають його. Організатор вмісту – це функція служби SharePoint, яка дає змогу керувати всією організацією та структурою елементів. За допомогою метаданих або типів вмісту організатор вмісту може автоматично спрямовувати документи та інші елементи до визначених розташувань. Наприклад, у базі знань організатор вмісту може автоматично спрямовувати всі нові надсилання до особливої бібліотеки, де збираються статті для певного продукту.

Примітка : Застереження про машинний переклад: Цю статтю перекладено комп’ютерною системою без втручання людини. Корпорація Майкрософт пропонує таку послугу, щоб іншомовні користувачі могли дізнаватися про продукти, служби й технології Microsoft. Оскільки статтю перекладено за допомогою служби машинного перекладу, вона може містити смислові, синтаксичні або граматичні помилки.

Отримуйте нові функції раніше за інших
Приєднайтеся до оцінювачів Office

Ця інформація корисна?

Дякуємо за ваш відгук!

Дякуємо за відгук! Схоже, вам може стати в нагоді допомога одного з наших спеціалістів служби підтримки Office, з яким ми вас можемо з’єднати.

×