Використання робочого процесу збирання підписів

Увага! : Цю статтю перекладено за допомогою служби машинного перекладу; див. застереження. Версію цієї статті англійською мовою див. тут для отримання довідки.

Робочий процес збирання підписів спрямовує документ Microsoft Office, збережений до списку або бібліотеки, до групи людей для збирання їх цифрових підписів. Цей робочий процес працює лише з документами Microsoft Office Word 2007 або Microsoft Office Excel 2007, які містять один або кілька рядків підпису Microsoft Office. За промовчанням робочий процес збирання підписів пов’язаний із типом вмісту документа й автоматично доступний у бібліотеках документів для документів або книг, які містять рядки підпису Microsoft Office.

У цій статті

Як працює робочого циклу збирання підписів?

Додавання або змінення робочого циклу збирання підписів для бібліотеки або типу вмісту

Запуск робочого циклу збирання підписів для документа або книги

Завершення завдання робочого циклу збирання підписів

Як працює робочий процес збирання підписів?

Робочий процес збирання підписів підтримує бізнес-процес, який включає надсилання документа групі людей для збору підписів. Робочий процес збирання підписів робить процес додавання цифрового підпису ефективнішим, оскільки він керує та відстежує всі завдання, пов’язані з цим процесом, і надає запис процесу після його завершення.

Робочий процес збирання підписів відрізняється від інших попередньо визначених робочих процесів у Microsoft Office SharePoint Server 2007. Користувачі мають розпочати цей робочий процес безпосередньо із клієнтської програми системи система Microsoft Office 2007, в якій виконується завдання підписування. Завдання підписування для робочого процесу збирання підписів потрібно завершити також у клієнтському застосунку.

Використання робочого циклу збирання підписів, потрібно спочатку зберегти документ або книгу в бібліотеці SharePoint, де доступний до певного робочого циклу збирання підписів, який потрібно використовувати. Запуск робочого циклу збирання підписів, відкрийте Office Word 2007 документа або Office Excel 2007 книгу, у якій потрібно збирання підписів один або кілька. Якщо документ або книгу вже містить Microsoft Office підписи ліній, які потрібно, їх потрібно додати або робочого циклу збирання підписів не буде доступним для використання. Запуск робочого циклу з у клієнтській програмі, натисніть Кнопку Microsoft Office, натисніть кнопку робочі цикли, і натисніть кнопку робочого циклу збирання підписів, який потрібно використовувати. Заповніть форму ініціалізації робочого процесу, у якому ви вкажете імена користувачів, які потрібно підписати документ. У формі автоматично відображаються імена користувачів, вказаних у документі або книги. Можна призначити завдання підписування в порядку відображення підписів або до всіх підписувачів одночасно.

Після початку робочого процесу сервер призначає завдання підписування всім учасникам. Якщо для сервера ввімкнуто оповіщення електронною поштою, усім учасникам буде надіслано оповіщення про завдання підписування. Щоб відкрити документ або книгу, яку слід підписати, і завершити завдання підписування, в оповіщенні про завдання слід натиснути кнопку Редагувати це завдання.

Під час виконання робочого процесу збирання підписів власник робочого процесу або його учасники можуть переглядати сторінку стану робочого процесу, на якій відображаються відомості про перебіг виконання завдань учасниками. Після виконання учасниками завдань робочого процесу власник процесу отримує повідомлення електронною поштою про його завершення. У цьому повідомленні вказано імена всіх користувачів, які підписали документ, а також імена користувачів, яким було запропоновано документ на підпис.

На початок сторінки

Додавання або змінення робочого процесу збирання підписів для бібліотеки або типу вмісту

Перш ніж використовувати робочий процес збирання підписів, його потрібно додати до бібліотеки або визначити для нього тип вмісту, щоб зробити його доступним для документів або елементів у певному розташуванні. Цей робочий процес призначений насамперед для використання в бібліотеках і може бути розпочатий лише для документів, які відкриваються в застосунку Office Word 2007 або Office Excel 2007. Для додавання робочого процесу до бібліотеки або типу вмісту необхідно мати дозвіл на керування списками. Це зазвичай виконується адміністраторами сайту або користувачами, які керують окремими списками або бібліотеками.

Доступність робочого процесу в межах сайту відрізняється, залежно від розташування, до якого він додається:

  • Якщо робочий процес додається безпосередньо до бібліотеки, він буде доступним лише для документів цієї бібліотеки.

  • Якщо робочий процес додається до типу вмісту списку (екземпляр типу вмісту сайту, доданий до певної бібліотеки), він доступний лише для елементів цього типу вмісту в певній бібліотеці, з якою пов’язаний цей тип вмісту.

  • У разі додавання робочого процесу до типу вмісту сайту цей робочий процес доступний для будь-якого елемента цього типу вмісту в кожному списку й бібліотеці, до яких додано екземпляр цього типу вмісту сайту. Щоб робочий процес був доступний у бібліотеках колекції сайтів для елементів окремого типу вмісту, найкраще додати його безпосередньо до типу вмісту сайту.

Додавання або змінення робочого процесу збирання підписів для бібліотеки або типу вмісту

Щоб додати робочий процес збирання підписів до бібліотеки чи типу вмісту або змінити робочий процес збирання підписів, пов’язаний із бібліотекою або типом вмісту, виконайте ті самі кроки.

  1. Щоб перейти до сторінки додавання робочого процесу або сторінки змінення робочого процесу для бібліотеки чи типу вмісту, до яких слід додати робочий процес, виконайте одну з таких дій:

    • Для бібліотеки:

      1. Відкрийте бібліотеку, до якої слід додати робочий процес або для якої слід змінити його.

        1. У меню Параметри меню ''параметри'' натисніть кнопку настройки для типу бібліотеки, яку слід відкрити.

          Наприклад, у бібліотеці документів виберіть посилання Настройки бібліотеки документів.

      2. У розділі Дозволи та керування виберіть посилання Настройки робочого процесу.

    • Для типу вмісту списку:

      1. Відкрийте бібліотеку, яка містить екземпляр типу вмісту списку, для якого слід додати або змінити робочий процес.

        1. У меню Параметри меню ''параметри'' натисніть кнопку настройки для типу бібліотеки, яку слід відкрити.

          Наприклад, у разі бібліотеки документів виберіть Параметри бібліотеки документів.

      2. У розділі Типи вмісту виберіть назву типу вмісту.

        Примітка : Якщо бібліотеку не настроєно на підтримку кількох типів вмісту, розділ Типи вмісту не відображається на сторінці «Настроювання» для бібліотеки.

      3. У розділі Настройки виберіть посилання Настройки робочого процесу.

    • Для типу вмісту сайту:

      1. На домашній сторінці колекції сайтів, у меню Дії сайту Зображення кнопки виберіть пункт Параметри сайтуі натисніть кнопку Змінити всі параметри сайту.

      2. У розділі Список типів виберіть пункт Типи вмісту сайту.

      3. Виберіть ім’я типу вмісту сайту, для якого слід додати або змінити робочий процес, виберіть пункт Настройки робочого процесу.

        Якщо робочі процеси вже додано до цієї бібліотеки або типу вмісту, після виконання цього кроку буде виконано автоматичне переспрямування на сторінку змінення настройок робочого процесу, на якій потрібно вибрати посилання Додати робочий процес, щоб перейти до сторінки додавання робочого процесу. Якщо до цієї бібліотеки або типу вмісту не додано жодного робочого процесу, буде виконано перехід до сторінки «Додавання робочого процесу».

  2. На сторінці змінення настройок робочого процесу виберіть посилання Додати робочий процес або виберіть назву робочого процесу, параметри якого слід змінити.

  3. Виконайте одну з таких дій:

    • У разі додавання робочого процесу на сторінці додавання робочого процесу в розділі Робочий процес виберіть шаблон робочого процесу Збирання підписів.

    • У разі змінення настройок робочого процесу на сторінці змінення робочого процесу змініть потрібні параметри, виконавши такі кроки.

  4. У розділі Ім’я введіть унікальне ім’я робочого процесу.

    1. У розділі Список завдань укажіть список завдань, який слід використовувати з цим робочим процесом.

      • Можна використовувати список Завдання за промовчанням або створити новий список. Якщо використовується список Завдання за промовчанням, учасники робочого процесу можуть знайти та переглянути свої завдання робочого процесу за допомогою подання Мої завдання у списку Завдання.

      • Якщо завдання для цього робочого процесу відображатимуть важливі або конфіденційні дані, які потрібно зберігати окремо від загального списку Завдання, слід створити новий список завдань.

      • Якщо організація матиме кілька робочих процесів або якщо робочі процеси міститимуть кілька завдань, потрібно створити новий список завдань. Можливо, потрібно створити список завдань для кожного робочого процесу.

  5. У розділі Список журналу виберіть список журналу для використання з цим робочим процесом. У списку журналу відображаються всі події, які відбуваються під час виконання робочого процесу.

    Можна використовувати список Журнал за промовчанням або створити новий. Якщо в установі використовується кілька робочих процесів, для кожного з них можна створити окремий список журналу.

  6. У розділі Параметри запуску вкажіть спосіб, час запуску робочого процесу, а також користувачів, які мають на це право.

    Примітки : 

    • Певні функції можуть бути недоступними, якщо вони не підтримуються вибраним шаблоном робочого процесу.

    • The option Start this workflow to approve publishing a major version of an item is available only if support for major and minor versioning is enabled for the library and if the workflow template that you selected can be used for content approval.

  7. У разі додавання цього робочого процесу до типу вмісту сайту вкажіть у розділі Оновлення типів вмісту списку та сайту, чи слід додавати цей робочий процес до всіх типів вмісту, які успадковують із цього типу вмісту.

    Примітка : Розділ Оновлення типів вмісту списку та сайту відображається на сторінці додавання робочого процесу лише для типів вмісту сайту.

  8. Натисніть кнопку ОК.

На початок сторінки

Запуск робочого процесу збирання підписів у документі або книзі

Перш ніж запустити робочий процес збирання підписів, потрібно зберегти документ або книгу, для якої слід зібрати підписи, до бібліотеки SharePoint, для якої доступний робочий процес збирання підписів. Щоб запустити робочий процес, потрібно мати принаймні дозвіл на редагування елементів. Для запуску деяких робочих процесів також потрібно мати дозвіл на керування списками.

Примітка : Щоб переконатися, що учасники робочого процесу отримують cповіщення електронної пошти та нагадування про завдання робочого процесу після його запуску, зверніться до адміністратора сервера, щоб дізнатися, чи ввімкнуто надсилання cповіщень на вашому сайті.

  1. Якщо бібліотеку ще не відкрито, клацніть її ім'я на панелі швидкого запуску.

    Якщо ім'я бібліотеки не відображається, клацніть посилання Переглянути весь вміст вузла та виберіть ім'я бібліотеки.

  2. Наведіть вказівник миші на документ або книги, на якому потрібно запуск робочого циклу збирання підписів, клацніть стрілку, що з'явиться і натисніть кнопку редагувати на назву програми.

  3. Якщо документ або книга не містять рядків цифрових підписів, які слід зібрати, вставте їх зараз.

    Інструкції

    1. У відкритому документі Office Word 2007 або Office Excel 2007 перемістіть курсор до розташування в документі, до якого слід додати рядок підпису.

    2. На вкладці Вставлення у групі Текст натисніть стрілку поруч із пунктом Рядок підпису і виберіть пункт Рядок підпису Microsoft Office.

    3. У діалоговому вікні Настроювання підпису введіть інформацію про користувача, який ставитиме підпис у цьому рядку. Ці дані відображаються безпосередньо під рядком підпису в документі. Виконайте одну з таких дій:

      • Введіть ім’я користувача в полі Пропонований підписувач.

      • Введіть посаду користувача в установі (якщо є) в полі Пропонована посада підписувача.

      • Введіть електронну адресу (якщо є) в полі Адреса електронної пошти пропонованого підписувача.

    4. Якщо слід надати інструкції щодо підписування, введіть ці інструкції в полі Інструкції підписувачу. Текст інструкцій відображається в діалоговому вікні Підпис, яке використовується для підписання.

    5. Щоб користувач міг додати коментар разом із підписом, установіть прапорець поруч із пунктом Дозволити підписувачу додавати коментарі до діалогового вікна підпису.

    6. Для відображення дати додавання підпису до рядка підпису, установіть прапорець поруч із пунктом Відображати дату підписання в рядку підпису.

    7. Натисніть кнопку ОК.

    8. Щоб додати рядки підпису, повторіть кроки 1—7.

  4. У разі додавання нових рядків підписів натисніть кнопку «Microsoft Office», виберіть команду Зберегти для збереження внесених змін.

  5. Якщо документ взято на редагування, ви повинні також перевірити в документі, перед запуском робочого циклу. Перевірка в документі, натисніть Кнопку Microsoft Office, наведіть вказівник миші на серверіі виберіть команду Повернути.

  6. Щоб почати робочий цикл, натисніть Кнопку Microsoft Officeі виберіть пункт робочі процеси.

  7. У діалоговому вікні Робочі процеси знайдіть робочий процес Збирання підписів, який потрібно використати, і виберіть посилання Почати.

  8. У діалоговому вікні Ім'я робочого циклу введіть імена користувачів, який потрібно підписати документ на відповідні підписувачів лінії, або натисніть кнопку підпис виберіть Контакти зі служби каталогів.

  9. Якщо потрібно призначити завдання підписування в порядку, у якому відображаються рядки підпису в документі, установіть прапорець запити підписів порядок вище, а не всі одразу .

    Примітка : Цей параметр доступний, лише якщо документ містить кілька рядків підпису Microsoft Office.

  10. Щоб інші користувачі отримували сповіщення (а не призначення завдання) під час запуску робочого процесу, введіть їхні імені в рядку Копія або натисніть кнопку Копія, щоб вибрати користувачів і групи зі служби каталогів.

  11. Натисніть кнопку Почати.

На початок сторінки

Завершення завдання робочого процесу збирання підписів

Щоб завершити завдання робочого процесу збирання підписів за допомогою додавання підпису до документа, необхідно завершити завдання в застосунку Office Word 2007 або Office Excel 2007. Проте, можна редагувати завдання робочого процесу збирання підписів на сервері, щоб делегувати завдання іншому користувачу або вказати, що ваш підпис надалі не потрібний.

Додавання підпису до документа для завершення завдання робочого процесу збирання підписів

  1. У повідомленні електронної пошти про завдання натисніть кнопку Редагувати це завдання і натисніть кнопку Відкрити документ.

  2. У рядку повідомлення, який відображається у верхній частині вікна активного документа, виберіть елемент Підписати.

    Примітки : 

    • Якщо бібліотека, до якої збережено документ, потребує витягнення документа перед редагуванням, потрібно вибрати елемент Витягнути в рядку повідомлень перед вибором елемента Підписати.

    • Якщо підпис необхідно додати до кількох розташувань у документі, виберіть елемент Переглянути завдання робочого процесу в рядку повідомлень. У діалоговому вікні Завдання робочого процесу виберіть завдання та натисніть кнопку Відкрити, щоб додати підпис до певного розташування. Повторіть дії для кожного завдання підписування.

  3. Щоб додати підпис до документа, у діалоговому вікні Підпис виконайте одну з таких дій:

    • Щоб додати друковану версію підпису, введіть своє ім’я в полі поруч із X.

    • Щоб вибрати зображення рукописного підпису, натисніть кнопку Вибрати зображення. У діалоговому вікні Вибір зображення для підпису знайдіть розташування файлу із зображенням підпису, виберіть потрібний файл і виберіть елемент Вибрати.

    • Щоб додати рукописний підпис (лише для користувачів планшетних ПК), напишіть своє ім’я в полі поруч із X за допомогою функцію рукописного вводу.

  4. У діалоговому вікні Підпис виберіть елемент Підписати.

На початок сторінки

Редагування завдання робочого процесу збирання підписів на сервері

  1. Перейдіть до списку Завдання сайту та виберіть пункт Мої завдання в меню Подання, щоб знайти потрібне завдання робочого процесу.

    Примітка : Якщо робочий процес не використовує список Завдання за промовчанням, завдання робочого процесу може не відображатися у списку Завдання. Щоб знайти потрібне завдання робочого процесу, перейдіть до бібліотеки, в якій збережено елемент робочого процесу. Наведіть вказівник на потрібний елемент, натисніть стрілку, що з’явиться, і виберіть пункт Робочі процеси. У розділі Виконувані робочі процеси виберіть назву робочого процесу, учасником якого ви є. На сторінці стану робочого процесу зі списку Завдання виберіть потрібне завдання робочого процесу.

  2. Виберіть назву завдання, яке потрібно завершити, натисніть стрілку, що з’явиться, і виберіть пункт Редагувати елемент.

  3. Виконайте одну з таких дій:

    • Щоб призначити ваше завдання підписування іншому користувачу, введіть ім’я користувача в рядку Делегувати або виберіть елемент Делегувати, щоб вибрати користувача зі служби каталогів.

    • Вказує, що рядок підпису вже є підпис або що ваш підпис більше не потрібна, у розділі оновлення завдання, установіть прапорець цей рядок підпису вже ввійшли, або підпис більше не потрібно .

  4. Натисніть кнопку ОК.

На початок сторінки

Примітка : Застереження про машинний переклад: Цю статтю перекладено комп’ютерною системою без втручання людини. Корпорація Майкрософт пропонує таку послугу, щоб іншомовні користувачі могли дізнаватися про продукти, служби й технології Microsoft. Оскільки статтю перекладено за допомогою служби машинного перекладу, вона може містити смислові, синтаксичні або граматичні помилки.

Отримуйте нові функції раніше за інших
Приєднайтеся до оцінювачів Office

Ця інформація корисна?

Дякуємо за ваш відгук!

Дякуємо за відгук! Схоже, вам може стати в нагоді допомога одного з наших спеціалістів служби підтримки Office, з яким ми вас можемо з’єднати.

×