Використання робочого процесу «Затвердження ліквідації»

Увага! : Цю статтю перекладено за допомогою служби машинного перекладу; див. застереження. Версію цієї статті англійською мовою див. тут для отримання довідки.

Робочий процес «Затвердження ліквідації» призначений для підтримки потреб керування записами в організації. Цей робочий процес керує завершенням терміну дії документів і процесом їх зберігання, дозволяючи учасникам вирішувати, чи видаляти документи, термін дії яких минув.

У цій статті

Принцип роботи робочого процесу «Затвердження ліквідації»

Додавання або змінення робочого процесу «Затвердження ліквідації» для списку, бібліотеки або типу вмісту

Настроювання політики завершення терміну дії для використання робочого процесу «Затвердження ліквідації»

Запуск робочого процесу «Затвердження ліквідації»

Завершення завдання робочого процесу «Затвердження ліквідації»

Як працює робочий процес «Затвердження ліквідації»?

Робочий процес «Затвердження ліквідації» підтримує як процеси керування записами, так і керування документами, надаючи організаціям можливість керувати процесом, що виконує перевірку стану застарілого або простроченого вмісту і його видалення. Користувачі можуть вручну запускати процес «Затвердження ліквідації» для окремих документів або елементів. Для більш узгодженого керування простроченим вмістом організації можуть настроювати процес «Затвердження ліквідації» для сумісної роботи з функцією політики завершення терміну дії політики керування даними, що дозволяє автоматично запускати робочий процес у разі завершення терміну дії документів або елементів сайту. Хоча робочий процес «Затвердження ліквідації» можна застосовувати до будь-якого списку, бібліотеки чи типу вмісту на сайті Microsoft Office SharePoint Server 2007, його можна використовувати окремо на сайті центру записів для підтримки потреб керування записами та політик зберігання документів в організації.

Після запуску процесу «Затвердження ліквідації» він створює завдання робочого процесу «Затвердження ліквідації» для окремих документів і елементів у списку завдань робочого процесу. Ці завдання не призначаються окремим особам, а записуються натомість у списку завдань робочого процесу. Особи, які мають дозволи на доступ до цього списку завдань (наприклад, менеджери записів), можуть перейти до списку завдань і завершити ці завдання, підтверджуючи або відхиляючи видалення елементів. Оскільки робочий процес «Затвердження ліквідації» може створювати велику кількість завдань «Затвердження ліквідації», особливо якщо його настроєно на автоматичний запуск по завершенню терміну дії елементів, цей робочий процес підтримує групове завершення завдань, що дозволяє менеджерам записів та іншим уповноваженим особам обробляти велику кількість призначених для видалення елементів за один крок.

На початок сторінки

Додавання або змінення робочого процесу «Затвердження ліквідації» для списку, бібліотеки чи типу вмісту

Перш ніж можна буде скористатися робочим процесом, його необхідно додати до списку, бібліотеки чи типу вмісту, щоб зробити його доступним для документів або елементів у певному розташуванні. Щоб додати робочий процес до списку, бібліотеки чи типу вмісту, необхідно мати дозволи на керування списками. У більшості випадків це завдання виконують адміністратори сайтів або особи, які керують окремими списками чи бібліотеками. Доступність робочого процесу на сайті може бути різною, залежно від того, як було додано робочий процес:

  • Якщо додати робочий процес безпосередньо до списку або бібліотеки, він буде доступний лише для елементів цього списку або бібліотеки.

  • Якщо додати робочий процес до типу вмісту списку (примірника типу вмісту сайту, доданого до конкретного списку чи бібліотеки), він буде доступний лише для елементів цього типу вмісту в списку чи бібліотеці, з якою зіставлено цей тип вмісту.

  • Якщо додати робочий процес до типу вмісту сайту, цей робочий процес буде доступний для будь-яких елементів цього типу вмісту в кожному списку та бібліотеці, до яких додано екземпляр цього типу вмісту сайту. Якщо потрібно зробити робочий процес доступним для елементів певного типу вмісту в усіх списках або бібліотеках колекції сайтів, найзручніше зробити це, додавши робочий процес безпосередньо до типу вмісту сайту.

Додання або змінення робочого процесу «Затвердження ліквідації»

Якщо потрібно додати робочий процес «Затвердження ліквідації» до списку, бібліотеки чи типу вмісту, або якщо потрібно змінити такий процес, вже прив’язаний до списку, бібліотеки чи типу вмісту, виконайте такі самі дії.

  1. Щоб відкрити сторінку «Додавання робочого процесу» для списку, бібліотеки або типу вмісту, до якого потрібно додати робочий процес, виконайте одну з таких дій:

Для списку або бібліотеки

  1. Відкрийте список або бібліотеку, до якої потрібно додати робочий процес.

    1. У меню настройки меню ''параметри'' натисніть кнопку Настройки спискуабо натисніть кнопку настройки для типу бібліотеки, яку слід відкрити.

      Наприклад, у бібліотеці документів виберіть посилання Настройки бібліотеки документів.

  2. У розділі Дозволи та керування виберіть посилання Настройки робочого процесу.

Для типу вмісту списку

  1. Відкрийте список або бібліотеку, що містить екземпляр типу вмісту списку, до якого потрібно додати робочий процес.

    1. У меню настройки меню ''параметри'' натисніть кнопку Настройки спискуабо натисніть кнопку настройки для типу бібліотеки, яку слід відкрити.

      Наприклад, у разі бібліотеки документів виберіть Параметри бібліотеки документів.

  2. У розділі Типи вмісту виберіть ім’я типу вмісту, до якого слід додати робочий процес.

    Примітка : Якщо список або бібліотеку не настроєно на використання кількох типів вмісту, розділ Типи вмісту не відображається на сторінці настроювання для списку або бібліотеки.

  3. У розділі Параметри виберіть пункт Настройки робочого процесу.

Для типу вмісту сайту

  1. На сторінці колекції сайтів Основне, у меню Дії сайту Зображення кнопки виберіть пункт Параметри сайтуі натисніть кнопку Змінити всі параметри сайту.

  2. У розділі Колекція виберіть пункт Типи вмісту сайту.

  3. Виберіть ім’я типу вмісту сайту, до якого потрібно додати робочий процес, після чого виберіть пункт Настройки робочого процесу.

Якщо до списку, бібліотеки або типу вмісту вже було додано робочі процеси, то відразу відображається сторінка «Змінення настройок робочого процесу». Виберіть команду Додавання робочого процесу, щоб перейти до сторінки «Додавання робочого процесу». Якщо до цього списку, бібліотеки чи типу вмісту не було додано робочих процесів, то відразу відображається сторінка «Додавання робочого процесу».

  1. На сторінці «Додавання робочого процесу» в розділі Робочий процес виберіть шаблон робочого процесу Затвердження ліквідації.

  2. У розділі Ім’я введіть унікальне ім’я робочого процесу.

  3. У розділі Список завдань укажіть список завдань, який слід використовувати з цим робочим процесом.

    Примітки : 

    1. Можна скористатися стандартним списком завдань або створити новий. У разі використання стандартного списку завдань учасники робочого процесу зможуть легко знайти та переглянути свої завдання робочого процесу, використовуючи подання списку завдань Мої завдання.

    2. Створіть нові списки завдань, якщо завдання цього процесу містять або роблять доступною критичну чи конфіденційну інформацію, яку потрібно зберігати окремо від основного списку завдань.

    3. Створюючи список завдань для робочого процесу «Затвердження ліквідації», варто обмежити доступ до цих списків завдань колом працівників вашої організації, які мають дозволи на підтвердження знищення елементів, наприклад, менеджерами записів.

    4. Створіть нові списки завдань, якщо у вашій організації використовується багато робочих процесів, або якщо в процесах задіяно багато завдань. У такому разі, можливо, варто буде створити списки завдань для кожного процесу.

  4. У розділі Список журналу виберіть список журналу, що використовуватиметься з цим робочим процесом. Список журналу відображає всі події, що сталися під час виконання окремого екземпляра робочого процесу.

    Можна вказати стандартний список журналу або створити новий. Якщо в організації використовується багато робочих процесів, можливо, варто створити список журналу для кожного робочого процесу.

  5. У розділі Параметри запуску задайте, як, коли та хто може запустити робочий процес.

    Примітки : 

    1. Певні функції можуть бути недоступними, якщо вони не підтримуються вибраним шаблоном робочого процесу.

    2. The option Start this workflow to approve publishing a major version of an item is available only if support for major and minor versioning is enabled for the library and if the workflow template that you selected can be used for content approval.

  6. Якщо робочий процес додається до типу вмісту сайту, вкажіть у розділі Оновлення типів вмісту списку та сайту, чи потрібно додавати робочий процес до всіх типів-нащадків цього типу вмісту.

    Примітка : Розділ Оновлення типів вмісту списку та сайту відображається на сторінці «Додавання робочого процесу» лише для типів вмісту сайтів.

  7. Натисніть кнопку ОК.

На початок сторінки

Настроювання політики завершення терміну дії для використання робочого процесу «Затвердження ліквідації»

Якщо потрібно, щоб робочий процес «Затвердження ліквідації» запускався автоматично по завершенню терміну дії документів або елементів, необхідно настроїти політику завершення терміну дії в політиці керування даними для відповідного списку, бібліотеки чи типу вмісту.

  1. Якщо ви маєте не зробили, Додавання робочого процесу «Затвердження ліквідації» для списку, бібліотеки або типу вмісту, для якого потрібно настроїти політики терміну дії.

  2. Щоб відкрити сторінку «Настройки політики керування даними» для списку, бібліотеки чи типу вмісту, виконайте одну з таких дій:

Для списку або бібліотеки

  1. Відкрийте список або бібліотеку, для якої потрібно настроїти політику завершення терміну дії.

    1. У меню настройки меню ''параметри'' натисніть кнопку Настройки спискуабо натисніть кнопку настройки для типу бібліотеки, яку слід відкрити.

      Наприклад, у разі бібліотеки документів виберіть Параметри бібліотеки документів.

  2. У розділі Дозволи та керування виберіть пункт Настройки політики керування даними.

Для типу вмісту списку

  1. Відкрийте список або бібліотеку, що містить екземпляр типу вмісту списку, для якого потрібно настроїти політику завершення терміну дії.

    1. У меню настройки меню ''параметри'' натисніть кнопку Настройки спискуабо натисніть кнопку настройки для типу бібліотеки, яку слід відкрити.

      Наприклад, у разі бібліотеки документів виберіть Параметри бібліотеки документів.

  2. У розділі Типи вмісту виберіть ім’я типу вмісту, до якого слід додати робочий процес.

    Якщо список або бібліотеку не настроєно на використання кількох типів вмісту, розділ Типи вмісту не відображається на сторінці «Настроювання» для списку або бібліотеки.

  3. У розділі Параметри виберіть пункт Настройки політики керування даними.

Для типу вмісту списку

  1. На сторінці колекції сайтів Основне, у меню Дії сайту Зображення кнопки виберіть пункт Параметри сайтуі натисніть кнопку Змінити всі параметри сайту.

  2. У розділі Колекція виберіть пункт Типи вмісту сайту.

  3. Виберіть ім’я типу вмісту сайту, для якого потрібно настроїти політику завершення терміну, після чого виберіть пункт Настройки політики керування даними.

Якщо потрібно настроїти політику завершення терміну дії для списку або бібліотеки, а цей список або бібліотека підтримує керування кількома типами вмісту, виберіть тип вмісту, для якого потрібно визначити політику керування даними, відтак натисніть кнопку ОК.

  1. У розділі Визначення політики виберіть команду Визначення політики.

  2. Натисніть кнопку ОК.

  3. На сторінці «Редагування політики» в розділі Назва й опис введіть короткий опис створюваної політики.

    Примітка : Імена можна вказувати лише для політик керування даними, які визначені в списку політик колекції сайтів.

  4. У розділі Заява про політику введіть опис призначення політики для користувачів. Ця заява відображається, коли користувачі відкривають документи чи елементи, на які поширюється політика. У заяві слід пояснити, які функції політики застосовуються до вмісту або які особливості оброблення цього вмісту. Заява про політику може мати розмір до 512 символів.

  5. Щоб указати термін зберігання документів і елементів, на які поширюється ця політика, виберіть пункт Активувати Термін дії і задайте період зберігання та дії, які мають виконуватися по завершенню терміну дії елементів.

  6. Установіть значення параметра періоду зберігання, щоб задати термін дії документів або елементів. Виконайте одну з таких дій:

    1. Щоб задати дату завершення терміну дії на основі властивості дати, виберіть пункт Часовий період, визначений властивостями елемента, відтак виберіть дію над документом або елементом (наприклад, Створено або Змінено), а також інтервал часу після цієї дії (наприклад, число днів, місяців або років), коли термін дії елемента має завершитися.

    2. Щоб визначити час завершення за допомогою робочого процесу або нестандартної формули, виберіть пункт Установити програмно.

  7. У розділі Термін дії елемента вкажіть, що має відбуватися по завершенню терміну дії документа чи елемента. Щоб запустити робочий процес «Затвердження ліквідації» для документа чи елемента, виберіть пункт Розпочати цей робочий процес і вкажіть ім’я потрібного робочого процесу «Затвердження ліквідації».

  8. Натисніть кнопку ОК.

На початок сторінки

Запуск робочого процесу «Затвердження ліквідації»

У багатьох випадках робочий процес «Затвердження ліквідації» настроєно таким чином, що він запускається автоматично по завершенню терміну дії елементів. Якщо робочий процес «Затвердження ліквідації» настроєно так, що його можуть запускати користувачі, можна запустити цей робочий процес для документа або бібліотеки безпосередньо з бібліотеки чи списку, де він зберігається. Щоб запустити робочий процес, необхідно мати принаймні дозвіл на редагування елементів. Для запуску деяких робочих процесів може вимагатися дозвіл на керування списками.

  1. Якщо список або бібліотеку ще не відкрито, виберіть потрібне ім’я на панелі швидкого запуску.

    Якщо ім'я списку або бібліотеки не відображається, клацніть посилання Переглянути весь вміст вузла та виберіть ім'я списку або бібліотеки.

  2. Укажіть ім’я документа чи елемента, для якого потрібно запустити робочий процес, клацніть стрілку, яка з’явиться, після чого виберіть пункт Робочі процеси.

  3. У розділі Почати робочий процес виберіть ім’я робочого процесу «Затвердження ліквідації», який потрібно запустити.

    Робочий процес «Затвердження ліквідації» запускається відразу та створює завдання «Затвердження ліквідації» у списку завдань робочого процесу.

На початок сторінки

Завершення завдання робочого процесу «Затвердження ліквідації»

Робочий процес «Затвердження ліквідації» спроектовано таким чином, щоб він створював завдання «Затвердження ліквідації» для документів або елементів. Ці завдання не призначаються окремим особам, а записуються натомість у списку завдань робочого процесу. Особи, які мають дозволи на доступ до цього списку завдань (наприклад, менеджери записів), можуть перейти до списку та завершити завдання, підтверджуючи або відхиляючи видалення елементів.

Завдання робочого процесу «Затвердження ліквідації» можна завершувати окремо або групою. Оскільки робочий процес «Затвердження ліквідації» може створювати відразу велику кількість завдань робочого процесу, можливо, буде зручніше здійснювати групову обробку завдань робочого процесу.

Завершення окремого завдання робочого процесу «Затвердження ліквідації»

  1. Перейдіть до списку завдань сайту, щоб знайти завдання«Затвердження ліквідації», які потрібно завершити.

    Примітка : Якщо в робочому процесі не використовується стандартний список завдань, завдання робочого процесу може не відображатися в ньому. Щоб знайти потрібні завдання робочого процесу, перейдіть до списку або бібліотеки, де збережено робочий процес. Виберіть потрібний елемент, клацніть стрілку, що з’явиться, відтак виберіть пункт Робочі процеси. На сторінці «Стан робочого процесу» в розділі Завдання виберіть посилання на список завдань процесу.

  2. Укажіть ім’я завдання, яке потрібно завершити, клацніть стрілку, що з’явиться, відтак виберіть команду Редагувати елемент.

  3. Щоб відобразити елемент, надіслані для ліквідації, виберіть посилання поруч із це завдання робочого циклу застосовується до.

  4. У розділі Ліквідація виконайте одну з таких дій:

    • Щоб видалити елемент, виберіть пункт Видалити цей елемент і вкажіть, чи потрібно зберегти копію метаданих елемента в журналі аудиту.

    • Щоб зберегти елемент, виберіть пункт Не видаляти цей елемент.

  5. У розділі приміток введіть будь-які примітки щодо виконуваної дії.

  6. Натисніть кнопку ОК.

На початок сторінки

Одночасне завершення кількох завдань робочого процесу «Затвердження ліквідації»

  1. Відкрийте список завдань для робочого процесу «Затвердження ліквідації», для якого потрібно одночасно завершити кілька завдань.

    Примітка : Якщо в робочому процесі не використовується стандартний список завдань, завдання робочого процесу може не відображатися в ньому. Щоб знайти потрібні завдання робочого процесу, перейдіть до списку або бібліотеки, де збережено робочий процес. Виберіть потрібний елемент, клацніть стрілку, що з’явиться, відтак виберіть пункт Робочі процеси. На сторінці «Стан робочого процесу» в розділі Завдання виберіть посилання на список завдань процесу.

  2. У списку завдань робочого циклу, у меню дії зображення меню натисніть кнопку обробити всі завдання.

  3. У розділі Вибір групи завдань виберіть тип завдань, які потрібно відредагувати групою.

  4. Якщо було застосовано фільтри для відображення підмножини завдань «Затвердження ліквідації» у списках завдань, у розділі Відомості про завдання переконайтеся, що було відфільтровано потрібні завдання.

  5. Натисніть кнопку ОК.

  6. У розділі Ліквідація виконайте одну з таких дій:

    • Щоб затвердити ліквідацію елементів, виберіть команду Видалення елементів. Якщо ви бажаєте зберегти копії метаданих цих елементів, установіть прапорець Зберегти копії метаданих елементів у журналі аудиту.

    • Щоб скасувати ліквідацію цих елементів, виберіть пункт Не видаляти елементи.

  7. Введіть будь-які примітки щодо дій ліквідації в полі Примітки.

  8. Натисніть кнопку ОК.

  9. Операцію успішно виконано сторінки інформує вас, що вибрані завдання були заплановані для харчової, і ви отримаєте підтвердження повідомлення електронної пошти під час обробки завдань. За промовчанням завдання обробки нічні, хоча адміністратор сервера можуть змінити цю настройку. Натисніть кнопку OK.

На початок сторінки

Примітка : Застереження про машинний переклад: Цю статтю перекладено комп’ютерною системою без втручання людини. Корпорація Майкрософт пропонує таку послугу, щоб іншомовні користувачі могли дізнаватися про продукти, служби й технології Microsoft. Оскільки статтю перекладено за допомогою служби машинного перекладу, вона може містити смислові, синтаксичні або граматичні помилки.

Отримуйте нові функції раніше за інших
Приєднайтеся до оцінювачів Office

Ця інформація корисна?

Дякуємо за ваш відгук!

Дякуємо за відгук! Схоже, вам може стати в нагоді допомога одного з наших спеціалістів служби підтримки Office, з яким ми вас можемо з’єднати.

×