Використання контактів Outlook як джерела даних для злиття

Використання контактів Outlook як джерела даних для злиття

Якщо вам потрібно виконати групову розсилку людям зі свого списку контактів Outlook, ви можете скористатися функцією злиття в програмі Word. Джерелом даних для злиття може послужити список контактів Outlook. Список контактів – це адресна книга, у якій записуються та впорядковуються відомості про людей.

Виконання злиття за допомогою списку контактів Outlook

Найважливіше в процесі злиття – налаштувати та підготувати дані. Картка контакту Outlook може містити основні відомості (ім’я, адресу електронної пошти) і додаткові (поштову адресу, номер телефону, фотографію). Щоб дізнатися, як додати більше контактів до своєї адресної книги Outlook, див. статтю Додавання контактів.

Підготувавши список контактів Outlook, виконайте злиття з Word, дотримуючись інструкцій нижче.

  1. У папці "Контакти Outlook" на вкладці Основне стрічки натисніть кнопку Злиття.

    Кнопка "Злиття" на вкладці "Основне" в групі "Дії"

  2. У діалоговому вікні Контакти для злиття виберіть потрібні параметри, а потім – тип документа, який потрібно створити. Натисніть кнопку OK.

    Щоб розпочати злиття, у папці "Контакти" на вкладці "Основне" натисніть кнопку "Злиття".

    Поради : 

    • Якщо потрібно об’єднати лише вибрані контакти, установіть перемикач Лише вибрані контакти. Однак на цьому етапі ці контакти вже мають бути вибрані, тож, якщо ви ще цього не зробили, натисніть кнопку Скасувати, поверніться до папки контактів, виберіть потрібні та повторіть процедуру з кроку 1.

    • Якщо ви вже створили й зберегли документ злиття Word, установіть перемикач Наявний документ і вкажіть цей документ. В іншому разі не чіпайте встановлений перемикач Новий документ, і програма Word запропонує вам створити його на кроці 3.

    • Якщо ви плануєте знову використовувати цей список у майбутньому, установіть прапорець Постійний файл і назвіть файл із контактами, щоб зберегти його. Це особливо зручно, якщо ви вибрали певний набір контактів для злиття та хочете використовувати його в майбутньому без необхідності щоразу знову вибирати контакти вручну.

  3. Відкриється програма Microsoft Word. Залежно від параметрів, вибраних на кроці 2, відкриється або попередньо створений документ злиття, або новий. Введіть текст, який має відображатися в кожному з об’єднаних документів.

    Примітка : Якщо вам потрібна допомога зі злиттям, на вкладці Розсилки в групі Початок злиття натисніть кнопку Розпочати злиття та виберіть пункт Майстер злиття електронних повідомлень. Дійшовши в майстрі злиття до кроку 3 Вибір одержувачів, див. відомості в цій статті.

  4. Вставте у свій документ поля злиття, які отримують інформацію зі списку контактів Outlook.

    Примітки : Приклади полів злиття:

    • Блок адреси. Використовується, щоб додати до листа або повідомлення електронної пошти повне ім’я й адресу одержувача зі списку контактів Outlook.

      На вкладці Розсилки в групі Поля для записування та вставлення натисніть кнопку Блок адреси.

    • Рядок привітання. Використовується, щоб додати до листа або повідомлення електронної пошти привітання (наприклад, "Шановна Тамара").

      На вкладці Розсилки в групі Поля для записування та вставлення натисніть кнопку Рядок привітання.

    Група "Поля для записування та вставлення" дає змогу вставити поля в документ злиття.

    Докладні відомості про додавання полів злиття з контактів Outlook див. в статті Вставлення полів злиття.

  5. Коли документ буде готовий, натисніть кнопку Попередній перегляд результатів, а потім натискайте кнопку Наступний запис Кнопка "Наступний запис" у групі попереднього перегляду результатів злиття або Попередній запис Кнопка "Попередній запис" у групі попереднього перегляду результатів злиття , щоб переглянути кожну окрему копію документа.

  6. Щоб завершити процес злиття, у групі Завершення натисніть кнопку Завершити й об’єднати, а потім виберіть команду Друкувати документи або Надіслати повідомлення електронної пошти.

Збереження документа злиття

Якщо зберегти документ злиття, зв’язок між ним і джерелом даних збережеться.

Повторне використання документа злиття

  • Відкрийте документ злиття й натисніть кнопку Так, коли програма Word запропонує вам зберегти зв’язок.

Редагування списку розсилки

  • Відкрийте документ злиття й натисніть кнопку Редагувати список одержувачів, щоб посортувати чи відфільтрувати адреси або вибрати певні з них.

Інші запитання про злиття з документами Word

Опублікуйте запитання на форумі спільноти Microsoft Word

Допомога в удосконаленні Outlook

Маєте пропозиції щодо того, як покращити злиття (або будь-яку іншу функцію) у програмі Outlook? Якщо так, відвідайте форум Outlook UserVoice і напишіть нам!

Див. також

Злиття: безкоштовний 10-хвилинний відеопосібник

Злиття для конвертів

Отримуйте нові функції раніше за інших
Приєднайтеся до оцінювачів Office

Ця інформація корисна?

Дякуємо за ваш відгук!

Дякуємо за відгук! Схоже, вам може стати в нагоді допомога одного з наших спеціалістів служби підтримки Office, з яким ми вас можемо з’єднати.

×