Використання злиття для створення та надсилання групової розсилки, етикеток і конвертів

Використання злиття для створення та надсилання групової розсилки, етикеток і конвертів

Організації щодня взаємодіють із клієнтами. Взаємодія може набувати різних форм: від вітальних листів і спеціальних оголошень до електронних листів із подякою та рахунків. Завдяки функції злиття у Word організації можуть підвищити ефективність різних форм листування.

Використовуючи процедуру злиття, організація може створювати пакети персоналізованих листів або повідомлень електронної пошти й надсилати їх діловим контактам. Кожен лист і повідомлення електронної пошти може містити як стандартний, так і спеціальний вміст. Наприклад, можна звертатися до кожного одержувача на ім’я, використовувати відповідну поштову адресу й додавати унікальні дані, такі як номер учасника. Усі відомості, які використовуються, щоб налаштувати лист або повідомлення електронної пошти, видобуваються із записів у джерелі даних, наприклад списку розсилки.

Об’єднавши лист або повідомлення електронної пошти зі списком розсилки, можна створити документ злиття, щоб надсилати групові розсилки окремим особам чи всім зі списку розсилки. Використовуючи злиття, також можна створювати та друкувати поштові етикетки й конверти.

Процедура злиття

Для процедури злиття потрібні три документи, які використовуються, щоб створювати та друкувати листи, повідомлення електронної пошти, етикетки й конверти.

  • Основний документ
    Цей документ містить текст і графіку (наприклад, емблему або зображення), незмінні у всіх версіях об’єднаного документа. Прикладом незмінного вмісту може виступати зворотна адреса на конверті або в тексті листа чи повідомленні електронної пошти.

  • Список розсилки
    Цей документ містить дані, які використовуються, щоб заповнювати відомості в основному документі. Наприклад, у ньому можуть бути адреси, які слід друкувати на етикетках або конвертах.

  • Об’єднаний документ
    Це поєднання основного документа та списку розсилки. Відомості видобуваються зі списку розсилки та вставляються в основний документ. У результаті створюється персоналізований об’єднаний документ (лист, повідомлення електронної пошти, етикетки або конверти) для різних людей зі списку розсилки.

Типи документів для групової розсилки

Типи списків розсилки

Word може отримувати дані для злиття з різних джерел. Якщо у вас ще немає списку розсилки, ви можете створити його в процесі злиття. Тут перелічено кілька простих джерел даних, які можна використовувати для злиття.

Тепер, коли вибрано документ для групової розсилки й підготовано список розсилки, можна почати злиття й надіслати повідомлення клієнту.

Типи документів для групової розсилки

Тип документа для групової розсилки

Word 2011 для Mac

Word 2016 для Mac

Листи

Використання функції злиття для створення стандартного листа (кожен лист друкується на окремому аркуші паперу)

Створення та друк персоналізованих листів для всіх зі свого списку розсилки (кожен лист друкується на окремому аркуші паперу)

Електронна пошта

Цю функцію не передбачено у Word 2011 для Mac

Створення та надсилання повідомлень електронної пошти з унікальними відомостями для кожної особи зі списку розсилки

Конверти

Створення конвертів за допомогою злиття у Word для Mac

Створення конвертів за допомогою злиття у Word для Mac

Етикетки

Створення та друк етикеток за допомогою злиття

Створення та друк етикеток за допомогою злиття (кожна з етикеток містить унікальну поштову адресу)

Типи списків розсилки

Word може отримувати дані для злиття з різних джерел. Якщо у вас ще немає списку розсилки, ви можете легко створити його в процесі злиття. Ось кілька простих джерел даних, які можна використовувати для злиття.

Тепер, коли ви вибрали документ для групової розсилки та підготували список розсилки, можете переходити до самого злиття.

Отримуйте нові функції раніше за інших
Приєднайтеся до оцінювачів Office

Ця інформація корисна?

Дякуємо за ваш відгук!

Дякуємо за відгук! Схоже, вам може стати в нагоді допомога одного з наших спеціалістів служби підтримки Office, з яким ми вас можемо з’єднати.

×