Використання злиття для групової розсилки повідомлень електронної пошти

Використання злиття для групової розсилки повідомлень електронної пошти

Якщо вам потрібно надіслати великій кількості одержувачів персоналізовані повідомлення електронної пошти, використовуйте злиття. Ця функція дає змогу створити набір персоналізованих повідомлень з однаковими форматуванням, текстом і графікою. У повідомленнях будуть відрізнятися лише певні розділи. Якщо використовується злиття, у полі "Кому" відображатиметься лише один одержувач, а не всі, як у випадку масової розсилки.

Три файли в процесі злиття: основний документ і список розсилки, на основі яких створюється набір листів, повідомлень електронної пошти, конвертів або етикеток.

Щоб створити електронне повідомлення за допомогою функції злиття, потрібні три документи:

  • Основний документ
    Цей документ стане електронним повідомленням, що містить текст і графіку (наприклад, логотип або зображення), які будуть однаковими в усіх версіях об’єднаного документа.

  • Список розсилки
    Цей документ містить дані, якими заповнюються відомості в листі. Наприклад, список розсилки містить імена контактів, а основний документ – повідомлення, яке потрібно їм надіслати.

  • Об’єднаний документ
    Цей документ створюється як поєднання основного документа та списку розсилки. Функція злиття видобуває інформацію зі списку розсилки та поміщає її в основний документ, що дає змогу отримати персоналізовані об’єднані документи для всіх людей зі списку розсилки.

Крок 1. Підготовка основного документа

Спочатку в програмі Word введіть текст електронного повідомлення, яке потрібно надіслати. Наприклад, якщо ви повідомляєте про майбутній захід, укажіть його назву, дату, час і місце проведення. Такі відомості знадобляться всім одержувачам.

  • На вкладці Розсилки в групі Початок злиття виберіть елементи Розпочати злиття > Повідомлення електронної пошти.

    Знімок екрана: вкладка "Розсилки" в програмі Word із меню "Розпочати злиття" та списком доступних типів злиття

Крок 2. Настроювання списку розсилки

Щоб надіслати електронні повідомлення, потрібна поштова програма, що підтримує MAPI, як-от Outlook або Gmail. У разі Outlook MAPI використовуйте лише однакові версії Word і Outlook.

Список розсилки – це ваше джерело даних. Ним може бути каталог контактів Outlook, база даних Access або список адрес Office. Список містить записи, які програма Word використовує, коли отримує інформацію під час створення електронних повідомлень.


Поради

Крок 3. Зв’язування списку розсилки з електронним повідомленням

Тепер потрібно вибрати одержувачів із джерела даних (списку адрес). Переконайтеся, що ваше джерело даних містить стовпець з адресами електронної пошти всіх одержувачів.

  1. На вкладці Розсилки в групі Початок злиття натисніть кнопку Вибрати одержувачів і виберіть потрібну команду.

  2. Виконайте одну з описаних нижче дій.

    • Якщо у вас іще немає списку розсилки, виберіть команду Ввести новий список і створіть його.

      або

    • Якщо список розсилки зберігається в електронній таблиці Excel, базі даних Access або файлі даних іншого типу, виберіть пункт Використовувати наявний список. Потім знайдіть потрібний список і натисніть кнопку Відкрити.

      або

    • Якщо використовуються контакти Outlook, виберіть команду Вибрати з контактів Outlook.

  3. Виберіть елементи Файл > Зберегти як.

  4. У полі Ім’я файлу введіть ім’я файлу та натисніть кнопку Зберегти.


Редагування списку розсилки

Якщо ви надсилаєте повідомлення всім контактам у списку, перейдіть до розділу Крок 4. Додавання персоналізованого вмісту до електронного повідомлення. Якщо вам потрібно надіслати повідомлення лише деяким користувачам зі списку, виконайте наведені нижче дії.

  1. Натисніть кнопку Редагувати список одержувачів.

    Знімок екрана: вкладка "Розсилки" в програмі Word із виділеною кнопкою "Редагувати список одержувачів"

  2. Установіть прапорці для імен користувачів, які мають отримати повідомлення.

    Вибір рядків за допомогою встановлення прапорців

Список можна відсортувати або відфільтрувати, щоб спростити пошук імен і адрес.

Крок 4. Додавання персоналізованого вмісту до електронного повідомлення

Персоналізуйте кожне повідомлення, додавши до нього ім’я та адресу одержувача. Для цього радимо вставити поля злиття в основний документ.

  1. На вкладці Розсилки в групі Поля для записування та вставлення натисніть кнопку Блок адреси.

    Вставлення поля злиття ''Блок адреси''

  2. У діалоговому вікні Вставлення блока адреси виберіть формат імені одержувачів для повідомлень.

    Параметри блока адреси

  3. Натисніть кнопку OK, щоб вставити поле злиття.

  4. У групі Поля для записування та вставлення натисніть кнопку Рядок привітання.

    Знімок екрана: вкладка "Розсилки" в програмі Word із виділеною кнопкою "Рядок привітання"

  5. У діалоговому вікні Вставити рядок привітання виберіть потрібний формат.

  6. Натисніть кнопку OK, щоб вставити поле злиття.

  7. Збережіть своє електронне повідомлення, вибравши елементи Файл > Зберегти.

    Примітка : Вставивши поля, вам знадобиться відформатувати електронне повідомлення вручну.

До повідомлення можна додати й інші поля з джерела даних. Докладні відомості див. в статті Вставлення полів злиття.

Перевірка імен полів злиття

    Переконайтеся, що програма Word знаходить імена й адреси зі списку розсилки.

    1. На вкладці Розсилки в групі Поля для записування та вставлення натисніть кнопку Добір полів.

      Порада :  Вікно Добір полів також можна відкрити з діалогового вікна Вставлення блока адреси, яке ви використовували, щоб додати блок адреси до основного документа.

    2. У діалоговому вікні Добір полів переконайтеся, що поля запису, які відображаються в списку, збігаються із заголовками стовпців для записів у джерелі даних.

      Діалогове вікно "Добір полів"

      Примітка : У діалоговому вікні є два стовпці. Стовпець зліва містить список імен полів, які часто використовуються в діловому листуванні. У правому стовпці містяться імена полів, зіставлені із заголовками стовпців у файлі джерела даних.

    3. Виконайте одну з описаних нижче дій.

      • Якщо всі імена полів відповідають заголовкам стовпців у файлі джерела даних, не потрібно нічого робити.

        або

      • Якщо для імені поля, яке слід зіставити із заголовком стовпця, зазначено (не відповідає), клацніть стрілку розкривного списку й виберіть ім’я поля в джерелі даних. За потреби повторіть цей крок.

    4. Натисніть кнопку OK.


    Форматування полів злиття

    Щоб змінити шрифт, розмір та інтервали у вмісті для злиття, виберіть ім’я поля злиття та внесіть потрібні зміни.

    1. На вкладці Розсилки в групі Попередній перегляд результатів натисніть кнопку Попередній перегляд результатів, щоб змінити режим перегляду злитих результатів на перегляд полів злиття у вашому листі.

      У програмі Word на вкладці "Розсилки" виберіть групу "Попередній перегляд результатів"

    2. Виберіть ім’я поля злиття.

      Виділене поле ''блок адреси''

    3. На вкладці Основне виберіть потрібний шрифт і його розмір.

      У програмі Word на вкладці "Основне" в групі "Шрифт" виберіть шрифт і розмір шрифту

    4. На вкладці Макет сторінки (Word 2013) або Макет (Word 2016) виберіть потрібний інтервал між абзацами.

      У програмі Word на вкладці "Макет" у групі "Абзац" установіть інтервал

      Примітка : Оскільки програма Word сприймає кожен рядок у блоці адреси як абзац, може знадобитися зменшити інтервал між рядками.

Крок 5. Попередній перегляд і завершення злиття

Додавши поля злиття до основного документа, ви можете переглянути результати злиття. Якщо все нормально, злиття можна завершити.

  1. Натисніть кнопку Попередній перегляд результатів, а потім натискайте кнопку Наступний запис Кнопка "Наступний запис" у групі попереднього перегляду результатів злиття або Попередній запис Кнопка "Попередній запис" у групі попереднього перегляду результатів злиття , щоб переконатися, що імена та адреси виглядають правильно.

    Знімок екрана: вкладка "Розсилки" в програмі Word із групою "Попередній перегляд результатів"

    Порада :  Щоб перейти на початок списку, натисніть кнопку Перший запис Кнопка "Перший запис" у групі попереднього перегляду результатів злиття , а щоб перейти в кінець списку – Останній запис Кнопка "Останній запис" у групі попереднього перегляду результатів злиття .

  2. Виберіть елементи Завершити й об’єднати > Надіслати повідомлення електронної пошти.

    Знімок екрана: вкладка "Розсилки" в програмі Word із меню "Завершити й об’єднати" та його параметрами

  3. У полі Кому виберіть назву стовпця в списку, що містить адреси електронної пошти.

    Примітка :  Програма Word надішле окреме повідомлення на кожну адресу електронної пошти. Не можна надіслати іншим одержувачам копії чи приховані копії електронних повідомлень або додати до них вкладення.

  4. У полі Тема введіть рядок теми повідомлення.

  5. У полі Формат виберіть варіант HTML (використовується за замовчуванням) або Текст, щоб надіслати документ як тіло електронного повідомлення.

    Увага! : Якщо надіслати електронне повідомлення у форматі звичайного тексту, воно не міститиме жодного форматування тексту або графіки.

  6. У розділі Надіслати записи виконайте одну з наведених нижче дій.

    • Прийміть значення за замовчуванням для злиття й надсилання всіх записів (усі).

      або

    • Виберіть параметр поточний запис, щоб надіслати лише той запис, що відображається на екрані.

      або

    • Виберіть останній параметр і в полі з введіть номер запису, з якого потрібно почати злиття, а в полі Кому – номер останнього запису.

      Примітка : Повідомлення електронної пошти буде надіслано лише одержувачам із номерами записів із цього діапазону.

  7. Натисніть кнопку OK, щоб виконати злиття.

Крок 6. Збереження персоналізованого повідомлення

Збережіть електронне повідомлення, якщо ви плануєте використовувати його для іншого злиття.

Коли ви зберігаєте основний документ, разом із ним зберігається зв’язок із вибраним джерелом даних. Коли ви відкриєте основний документ наступного разу, програма Word запропонує вам зберегти зв’язок із джерелом даних.

  • Якщо вибрати Так, відкриється документ з об’єднаними відомостями першого запису.

  • Якщо вибрати Ні, зв’язок між основним документом і джерелом даних буде втрачено. Основний документ стане звичайним документом Word.

Див. також

Отримуйте нові функції раніше за інших
Приєднайтеся до оцінювачів Office

Ця інформація корисна?

Дякуємо за ваш відгук!

Дякуємо за відгук! Схоже, вам може стати в нагоді допомога одного з наших спеціалістів служби підтримки Office, з яким ми вас можемо з’єднати.

×