Використання звітів і діаграм у Диспетчері бізнес-контактів

Увага! : Цю статтю перекладено за допомогою служби машинного перекладу; див. застереження. Версію цієї статті англійською мовою див. тут для отримання довідки.

Звіт – це чудовий засіб для отримання розуміння облікових записів, бізнес-контактів, потенційних клієнтів, потенційні угоди, бізнес-проектів та маркетингові дії. Можна відкрити безліч за промовчанням звіти в Диспетчер бізнес-контактів для Outlook, плюс змінення, збереження, оновлення та повторне використання майже необмежена кількість додаткових звітів.

У цій статті описано звіт про можливості Диспетчер бізнес-контактів для Outlookі як ви можете працювати зі звітами, настроювати їх і використовувати їх для запуску інших діяльності.

У цій статті

Відкривати та змінювати звіту

Збереження, оновлення або надрукувати відкритому звіті

Створення діаграми зі звіту

Експорт звіту в програмі Excel або іншій програмі для аналізу

Запуск маркетингової дії зі звіту

Відкриття звіту за пристосунку

Перегляньте список стандартні звіти

Відкриття та змінення звіту

Диспетчер бізнес-контактів для Outlook містить багато попередньо визначених звітів. Якщо ви не відображається, що вам потрібно, можна відкрити звіт, схожий та змініть його за потреби. Ви також можете зберегти свій настроювані звіти для подальшого повторного використання.

Відкриття звіту

  1. На стрічці виберіть вкладку звіти доступних звітів згруповані за їх пов'язаних робочих областей: Керування контактами, продажі, маркетингабо Бізнес-проекти. Відкриття Група містить звіти, які мають змінили та зберегли.

    Вкладка ''Звіти'' на стрічці

  2. Щоб відкрити попередньо визначений звіт, натисніть кнопку, які відповідає потрібному типу звіту, а потім виберіть у списку ім’я звіту.

  3. Щоб відкрити звіт, який ви змінили та зберегли, натисніть кнопку Збережені звіти, у діалоговому вікні Відкрити збережені звіти виберіть ім’я звіту, а потім натисніть кнопку Відкрити.

Порада : Якщо ви впевнені яка групи або категорії містить звіт, який ви шукали, Перегляньте список стандартних звітів.

За допомогою про змінення звіту відображається змінити звіту, щоб зробити зручнішим.

На початок сторінки

Змінення звіту

У вас великий контроль над вигляд звіти у Диспетчер бізнес-контактів для Outlook.

У цьому розділі

Змінення макета звіту

Змінити звіт, щоб зробити його зручнішим

Змінення макета звіту

Макет, або вигляд, звіту можна змінити кількома способами. За потреби ці способи можна поєднувати; порядок внесення змін не має значення.

  • Використання області настроювання звіту    На стрічці у групі макет клацніть будь-який із параметрів, щоб відкрити Область настроювання звітів:

    • Вибрати стовпець. Натисніть цю кнопку, щоб змінити відображувані стовпці. Відтак клацніть знак + (плюс), щоб розгорнути список, і перегляньте в ньому всі елементи. Список доступних елементів залежить від звіту, який ви змінюєте. Поруч зі стовпцями, які потрібно відображати, установіть прапорці, а поруч зі стовпцями, які потрібно приховати, зніміть прапорці.

    • Колонтитули. Натисніть цю кнопку, щоб додати до звіту верхній чи нижній колонтитул або примітки, а потім установіть прапорці та введіть дані для стовпців, які потрібно відображати. Для стовпців, які потрібно приховати у звіті, зніміть прапорці.

    • Шрифти. Якщо потрібно змінити спосіб відображення шрифтів і чисел, натисніть кнопку Шрифти. Виберіть параметри, які слід змінити, і внесіть необхідні зміни. Шрифт можна змінити в тексті звіту, у підписах рядків і стовпців, а також у числових полях зі значеннями підсумків і проміжних підсумків.

  • Сортування та фільтрування елементів керування     На стрічці у групі сортування й фільтр виконайте одну з наведених нижче дій.

    • Фільтр. Можна обмежити результати відображаються у звіті за фільтрування звіту. Відомості про фільтрування звіту про фільтрування записів у Диспетчері бізнес-контактів.

    • За зростанням або За спаданням. Натисніть одну з цих кнопок, щоб змінити порядок сортування записів у звіті. За промовчанням списки сортуються в алфавітному порядку за основним полем у звіті. Наприклад, у звіті "Бізнес-контакти за бізнес-партнером" список спочатку відсортовано за ім’ям бізнес-партнера. У розділі "Бізнес-партнер" кожний бізнес-контакт, пов’язаний із бізнес-партнером, відображається в алфавітному порядку.

      Порада : Імена відображаються інформацію, у полі Повне ім'я . Якщо ви додали назви повним ім'ям, назви включити в сортування. Наприклад, повне ім'я старший Карлос Ласерда буде додано до списку с.

  • Змінення порядку стовпців     Змінення порядку стовпців у звіті, просто клацніть ім'я стовпця а потім перетягніть його в потрібне місце.

  • Сортування елементів у полі дані допоміжну    Щоб змінити напрямок тексту або номерів у додаткового поля, клацніть ім'я поля у звіті. Наприклад, у звіті під назвою Бізнес-контакти з облікового запису, можна клацніть стовпець Ім'я бізнес-контакту , щоб повторно сортувати імена списку Бізнес-контакти під іменем кожного облікового запису у зворотному алфавітному порядку. Клацніть заголовок стовпця ще раз, щоб відновити вихідний порядок. Так само, якщо клацнути ім'я стовпця адресу - ZIP , список бізнес-контактів у полі Ім'я кожного облікового запису вдаються у зворотному числовому порядку.

  • Розгортання або згортання групи у поле допоміжну даних     Натисніть кнопку (мінус) входу на будь-якого рядка звіту, щоб згорнути всі дочірніх елементів для відображення лише перший рядок звіту вступ. Наприклад, у звіті під назвою Бізнес-контакти з облікового запису, клацнути - (мінус) входу, ім'я облікового запису, щоб приховати список зв'язаний бізнес-контактів. Для позначення список згорнуто, (мінус) знак змінюється на + (знак плюс). Ця функція може бути корисно для зменшення розміру та складності звіт. Щоб розгорнути групу, натисніть кнопку + плюс входу.

На початок сторінки

Настроювання звітів

Існує кілька способів настроїти звіт відповідно до власних уподобань і потреб співробітників.

  • Фільтрувати результати    Після відкриття звіту, щоб виключити певні записи зі звіту за допомогою простих і розширених фільтрів. Фільтрування результатів звіт можна використовувати для різних завдань. Звіт про потенційні клієнти, відфільтрований за розташуванням, наприклад, є відмінні основою прямої розсилки маркетингової кампанії про події, які ви плануєте в області. Щоб отримати додаткові відомості про фільтрування можна знайти фільтрування записів у Диспетчері бізнес-контактів.

  • Змінення вигляду    Оновлення вигляд звітів за допомогою інформації, змінення макета звіту

  • Зміни даних    Перш ніж ви ще не ввійшли до звіту, можна змінювати важливі, з настроювання, наприклад користувацькі поля або зміни записів за промовчанням у різних списках. Додавання настроюваних полів до потенційного форма, наприклад, записати галузеві необхідну інформацію та створення звітів із них. Змінити параметри, доступні в списку, і ці параметри стають стовпці даних у звіті далі.

Щоб отримати додаткові відомості про редагування значень у списках, можна знайти створити й настроювати типи записів і списків.

Примітка : Якщо настроюваних полів, які ви додали до звіту буде видалено з вашого База даних Диспетчера бізнес-контактів, збереженого звіту не відображати відомості з видалених поля. Якщо експорт звіту з інформацією в Excel перед поле буде видалено, ці звіти, які не впливає на.

На початок сторінки

Виправлення помилок даних у звіті

Переглядаючи звіт, ви можете помітити помилки, які потрібно виправити. Наприклад, ви побачили, що бізнес-контакт помилково пов’язано з певним бізнес-партнером. Таку помилку неможливо виправити у звіті. Її слід виправляти у відповідних записах.

Щоб виправити помилку із прикладу, відкрийте запис бізнес-партнера та в режимі відображення Загальні в розділі Пов’язаний бізнес-партнер укажіть потрібного бізнес-партнера. Після цього поверніть до звіту й у групі Дії натисніть кнопку Оновити — дані у звіті будуть правильні.

На початок сторінки

Збереження, оновлення та друк відкритого звіту

Після перегляду звіту можна зберегти внесені до нього зміни, оновити дані або надрукувати його. Для виконання цих дій слід відкрити звіт.

Збереження зміненого звіту

Існує не потрібно зберегти звіт, що ви ще не змінено, оскільки вона доступна з вкладка « звіти » на стрічці. Збережені звіти зберігаються в базі даних Диспетчер бізнес-контактів для Outlook .

  1. На стрічці відкрийте вкладку Звіти, виберіть потрібний тип звіту та вкажіть ім’я звіту, який слід відкрити.

  2. Настроювання звіту, як описано в відкриття й редагування звіту.

  3. На стрічці у групі Дії натисніть кнопку Зберегти як.

  4. У діалоговому вікні Зберегти як введіть ім’я звіту та натисніть кнопку ОК.

Щоб відкрити настроєний звіт, натисніть кнопку Збережені звіти.

Порада : Звіт зберігається в тій самій категорії як звіт, який ви змінили для створення збереженого звіту.

Оновлення даних у звіті

Дані у звіті оновлюються щоразу, коли ви його відкриваєте. Дані також можна оновлювати самостійно.

  1. На стрічці відкрийте вкладку Звіти, виберіть потрібний тип звіту та вкажіть ім’я звіту, який слід відкрити.

  2. На стрічці у групі Дії натисніть кнопку Оновити.

Друк звіту

  1. На стрічці відкрийте вкладку Звіти, виберіть потрібний тип звіту та вкажіть ім’я звіту, який слід відкрити.

  2. На стрічці у групі Дії натисніть кнопку Друк.

На початок сторінки

Створення діаграми на основі звіту

Діаграму можна створити з найбільш звіти в Диспетчері бізнес-контактів для Outlook а потім у настроюваних звітів, які ви створили зі звіту. Звіти, які можуть відображатися у формі діаграм відображатимуться активна кнопка діаграми ( chart button ), на стрічці. Звіти, які мають без даних не можна розглядати як діаграми.

  1. Відкрийте звіт, який потрібно переглянути як діаграму.

  2. На стрічці у групі Показати натисніть кнопку Діаграма. Якщо діаграма заширока для відображення на моніторі, під нею з’явиться горизонтальна смуга прокручування.

    Порада : Якщо потрібно створити складнішими діаграми, експортувати дані звіту до програми Excel та створення діаграми за допомогою цієї програми. Щоб отримати додаткові відомості про експорт даних звіту в Excel можна знайти експорту звіту Excel або іншій програмі для аналізу.

chart example

  1. Настройте діаграму за допомогою елементів керування у групі Діаграма.

  2. Підписи     Натисніть кнопку підписи для додавання або видалення назви осей і легенду.

  3. Значення     Виберіть пункт значення , виберіть дані, які відображаються у звіті. Наприклад, у діаграмі можливості джерела,можна відобразити Номер можливості    або доходи дані.

  4. Очікуване    та загальний    виберіть ці прапорці, якщо потрібно діаграми, щоб відобразити фактичні прибутку, очікуваний прибуток або обидва.

    Примітка : Ці прапорці доступні не на кожної діаграми.

На початок сторінки

Експорт звіту до програми Excel або іншої програми для подальшого аналізу

Ви можете легко експортувати Диспетчер бізнес-контактів для Outlook звіту для програми Microsoft Excel або іншій програмі для детальнішого аналізу. Щоб експортувати дані звіту до програми Excel, окрім, спочатку експортувати дані до програми Excel. Потім у програмі Excel, можна зберігати дані у форматі файлу, який можна відкрити іншу програму. Наприклад, файл Excel у форматі файлу кома комами (. CSV) можна відкрити в різних програмах.

Виконайте одну з таких дій:

Збереження звіту у форматі Excel на комп'ютері   

  1. Відкрийте звіт, який потрібно експортувати до програми Excel.

  2. На стрічці у групі Дії натисніть кнопку Експорт до Excel. Звіт відкриється у програмі Excel.

  3. У програмі Excel натисніть кнопку Зберегти. Відкриється діалогове вікно Збереження документа, у якому слід вибрати один із понад 20 форматів файлу, у якому можна зберегти звіт.

Електронної пошти як вкладення файлу Excel звіт   

  1. Відкрийте звіт, який потрібно надіслати у вкладенні електронної пошти.

  2. На стрічці у групі Дії натисніть кнопку Відправити як повідомлення електронної пошти. Відкриється повідомлення електронної пошти Outlook зі звітом, вкладеним як файл Excel (формат XLSX).

  3. Заповніть поля Кому та Тема, введіть текст повідомлення (необов’язково) і натисніть кнопку Надіслати.

На початок сторінки

Створення маркетингової дії на основі звіту

Можна використовувати звіт, який містить адреси, номери телефонів або адреси електронної пошти з облікових записів, Бізнес-контакти, або призводить до запуску маркетингової дії в Диспетчер бізнес-контактів для Outlook.

  1. Відкрийте звіт, на основі якого слід створити маркетингову дію.

  2. Натисніть сполучення клавіш Ctrl+A, щоб виділити всі записи у списку.

  3. На стрічці у групі Спілкування натисніть кнопку Створити список викликів, Масове надсилання електронної пошти або Друк прямої розсилки та виберіть пункт Усі одержувачі чи Вибрані одержувачі.

  4. Додайте до форми маркетингової дії список одержувачів і вміст.

    Відомості про створення списків виклик статті створення та використання дзвінки бізнес-партнерів у Диспетчері бізнес-контактів. Відомості про створення інші маркетингові дії про рекламування товарів і послуг бізнес-партнерів у Диспетчері бізнес-контактів.

На початок сторінки

Відкриття звіту із пристосунку

Щоб відкрити звіт із міні-програма, клацніть піктограму звіт на міні-програми. Звіти, відкриті з міні працюють так само, як звіти, які відкриваються з на стрічці.

Щоб отримати додаткові відомості про пристосунками статті використання пристосунків бізнес-партнерів у Диспетчері бізнес-контактів.

На початок сторінки

Перегляд списку стандартних звітів

Нижче списку стандартних звітів, доступні в Диспетчер бізнес-контактів для Outlook упорядковані за типом запису.

Порада : Більшість звітів можна перетворювати на діаграмі, як описано в створення діаграми зі звіту.

Звіти про обліковий запис    

  • Бізнес-партнери за призначенням

  • Бізнес-партнери за містом

  • Бізнес-партнери за областю

  • Бізнес-партнери за поштовим індексом

  • Бізнес-партнери за місцезнаходженням

  • Бізнес-партнери за категорією

  • Бізнес-партнери за оцінкою

  • Бізнес-партнери за станом оплати

  • Бізнес-партнери за джерелом

  • Зведення дій бізнес-партнерів

  • Дії за бізнес-партнером

  • Непідтримувані бізнес-партнери

  • Стислий список бізнес-партнерів

Бізнес-контактів звітів    

  • Бізнес-контакти за бізнес-партнером

  • Бізнес-контакти за призначенням

  • Бізнес-контакти за містом

  • Бізнес-контакти за областю

  • Бізнес-контакти за поштовим індексом

  • Бізнес-контакти за категорією

  • Бізнес-контакти за оцінкою

  • Бізнес-контакти за станом оплати

  • Бізнес-контакти за джерелом

  • Бізнес-контакти за річницею

  • Бізнес-контакти за днем народження

  • Зведення дій бізнес-контактів

  • Дії за бізнес-контактом

  • Непідтримувані бізнес-контакти

  • Стислий список бізнес-контактів

Організатор звітів

  • Потенційні клієнти за призначенням

  • Потенційні клієнти за призначенням і рейтингом

  • Потенційні клієнти за рейтингом

Звіти про потенційну угоду

  • Потенційні угоди за товаром або послугою

  • Потенційні угоди за призначенням

  • Потенційні угоди за джерелом

  • Потенційні угоди за бізнес-партнером

  • Потенційні угоди за бізнес-контактом

  • Прострочені потенційні угоди

  • Лійка продажу

  • Процес продажу

  • Дії за потенційними угодами

Інші звіти про збут

  • Провідні клієнти: бізнес-партнери

  • Провідні клієнти: бізнес-контакти

  • Кращі товари: найпопулярніші товари

  • Кращі товари: найприбутковіші товари

  • Кращі товари: товари з найвищою нормою прибутку

  • Провідні джерела посилань: за кількістю потенційних клієнтів

  • Провідні джерела посилань: за загальним обсягом збуту

  • Неактивні клієнти: за останні 30 днів

  • Неактивні клієнти: за останні 90 днів

  • Неактивні клієнти: за останні 180 днів

  • Неактивні клієнти: за останні 365 днів

Маркетинг звітів

  • Потенційні угоди за маркетинговими діями

  • Бізнес-контакти за маркетинговими діями

  • Бізнес-партнери за маркетинговими діями

  • Маркетингові дії за кампанією

  • Маркетингові дії за типом

  • Журнали дзвінків за списками викликів

Звіти про бізнес-проектів

  • Бізнес-проекти — усі

  • Бізнес-проекти — наступні

  • Бізнес-проекти — прострочені

  • Бізнес-проекти за станом

  • Бізнес-проекти за терміном виконання

  • Бізнес-проекти за призначенням

  • Бізнес-проекти за типом

  • Бізнес-проекти за пріоритетом

  • Бізнес-проекти за бізнес-партнером

  • Бізнес-проекти за бізнес-контактом

  • Завдання за проектом — усі

  • Завдання за проектом — наступні

  • Завдання за проектом — прострочені

  • Завдання за проектом за проектами

  • Завдання за проектом за призначенням

На початок сторінки

Примітка : Застереження про машинний переклад: Цю статтю перекладено комп’ютерною системою без втручання людини. Корпорація Майкрософт пропонує таку послугу, щоб іншомовні користувачі могли дізнаватися про продукти, служби й технології Microsoft. Оскільки статтю перекладено за допомогою служби машинного перекладу, вона може містити смислові, синтаксичні або граматичні помилки.

Отримуйте нові функції раніше за інших
Приєднайтеся до оцінювачів Office

Ця інформація корисна?

Дякуємо за ваш відгук!

Дякуємо за відгук! Схоже, вам може стати в нагоді допомога одного з наших спеціалістів служби підтримки Office, з яким ми вас можемо з’єднати.

×