Використання бізнес-контактів у Диспетчері бізнес-контактів

Увага! : Цю статтю перекладено за допомогою служби машинного перекладу; див. застереження. Версію цієї статті англійською мовою див. тут для отримання довідки.

Записи бізнес-контактів можна використовувати для впорядкування та зберігання багато інформації про користувачів, що ви ведете справи.

У цій статті описано способи створення нових записів і заповнення форми для бізнес-контакту.

Виберіть дію

Створення нових записів бізнес-контактів

Редагування записів бізнес-контактів

Фільтрування списку бізнес-контактів

З записами бізнес-контактів можна виконати такі дії:

  • Додати їх за допомогою різних способів.

  • Призначити працівнику або співробітнику.

  • Облікові записи посилання на них.
    Зв'язуючи записи бізнес-контактів із записами бізнес-партнерів, ви можете підключатися відомості про бізнес-контактів із відомостями про компанії, які працюють на. Наприклад, коли один або кілька бізнес-контактів зв'язати із записом бізнес-партнера, історії зв'язків запису бізнес-партнера включає в себе елементи історії зв'язків для кожного зв'язано з цього облікового запису бізнес-контактів.

  • Зв'язати елементи історії зв'язків бізнес-контактів, відстеження повідомлень електронної пошти та відфільтрувати список елементів історії зв'язків.
    Ви можете слідкувати за кількістю діяльність (включно з телефонні виклики, повідомлення електронної пошти, букв або файли) пов'язані з бізнес-контакту на сторінці історії в записі бізнес-контактів.

    Ви можете зв'язати автоматично повідомлення електронної пошти до записів бізнес-контактів. Додаткові відомості про зв'язування й відстеження повідомлень електронної пошти бізнес-партнерів у Диспетчері бізнес-контактів.

  • Перетворити запис бізнес-контакту на запис потенційного клієнта або інший запис, створений на основі типу запису «Бізнес-контакт».

  • Редагувати відомості в записах бізнес-контактів.

  • Настроювати форму Бізнес-контакт, додаючи або видаляючи поля й елементи в списках полів.
    Відомості про настроювання форм або створення інших форм, щоб зберігати бізнес-дані, створити й настроювати типи записів і списків.

На початок сторінки

Створення нових записів бізнес-контактів

Записи бізнес-контактів можна стежити за інформацією про людей, що ви ведете справи.

У цьому розділі

Вручну додати новий запис бізнес-контакту

Імпорт Бізнес-контакти з іншої програми

Переміщення або копіювання контактів Outlook до Диспетчера бізнес-контактів

Створення запису бізнес-контакту з повідомлення електронної пошти

Перетворення запис потенційного на запис бізнес-контакту

Відомості для записів бізнес-контактів можна отримати кількома способами. Ви можете ввести відомості в записи, імпортувати дані із програми Outlook чи інших програм або скопіювати контакт Outlook.

До відомостей бізнес-контактів належать:

  • службові відомості, наприклад назва компанії або організації, у якій працює бізнес-контакт;

  • особисті відомості, такі як дата народження;

  • Елементи історії зв'язків, наприклад повідомлення електронної пошти та зустрічі.

  • Будь-які відомості, які ви записуєте у настроюваних полів, які ви додаєте до форми.

    Порада : Форми бізнес-контакт можна настроїти за допомогою додавання поля, які стосуються вашого бізнесу, або переміщення в розділах, щоб виділити найважливіших відомостей. Наприклад, флорист може створити поле з іменем «Улюблені квітів» та опалення спеціаліст може створити поле з іменем "Печі моделі". Щоб отримати додаткові відомості про настроювання форм, можна знайти створити й настроювати типи записів і списків.

На початок сторінки

Додавання нового запису бізнес-контакту вручну

Щоб відкрити пусту форму бізнес-контакту та ввести деякі основні дані, потрібно лише кілька хвилин. Після збереження форми буде створено новий запис бізнес-контакту. Пізніше, у процесі розвитку відносин з особою можна знову відкрити запис і внести додаткові відомості.

GoDaddy-Configure-MX-1-3

Ви помітите багато подібності між бізнес-контакт і форми контакт Outlook.

Відкриття форми бізнес-контакту

  1. В області переходів у розділі Диспетчер бізнес-контактів виберіть пункт Диспетчер контактів.

  2. На стрічці у групі Створити виберіть елемент Створити бізнес-контакт.

На початок сторінки

Заповнення форми для бізнес-контакту

Як і в більшості інших форм, у формі бізнес-контакту містяться сторінки Загальні, Докладно й Журнал.

Переміщення розділи й поля, Перейменування поля та додавання елементів до списків, можна настроювати форми. Відомості про настроювання форм або створення інших форм, щоб зберігати бізнес-дані, створити й настроювати типи записів і списків.

Сторінка «Загальні»

        Розділ «Бізнес-контакт»

  1. Введіть повне ім'я та посади бізнес-контакту. Виберіть ім'я файлу , як ви б в Outlook форма контактів.

    Повне ім’я – це єдине обов’язкове для заповнення поле. Заповнення інших полів необов'язкове.

  1. Призначення бізнес-контакту     Щоб призначити іншому працівнику, у полі Кому призначено бізнес-контакт, натисніть кнопку ім'я працівника.

    Примітка : Імена в списку Кому призначено відображаються працівники, з яким ви надали спільний доступ до бази даних Диспетчера бізнес-контактів. Щоб отримати додаткові відомості про спільний доступ можна знайти надати спільний доступ до даних Диспетчера бізнес-контактів з іншими користувачами.

    Розділ «Відомості про компанію»

    Назву компанії бізнес-контакту можна зберегти в полі Компанія або Бізнес-партнер. Якщо записи бізнес-партнера не використовуються, введіть ці відомості в полі «Компанія».

    Розділ «Зв’язаний запис бізнес-партнера»

    GoDaddy-Configure-MX-1-3

  1. Посилання на бізнес-контакту з бізнес-партнером     Виберіть обліковий запис для зв'язування бізнес-контакту з повідомлення Бізнес-партнер.

  2. У діалоговому вікні Виберіть бізнес-партнера для зв'язування бізнес-контактів виберіть обліковий записі натисніть кнопку Зв'язати з.
    Має значення зв'язування бізнес-контактів до облікового запису, що історії зв'язків бізнес-контакт, також відображається в історії зв'язків запису бізнес-партнера. Якщо кілька бізнес-контакт зв'язано з одного облікового запису, історії зв'язків кожного зв'язаний бізнес-контакт – це також наведено в історії зв'язків бізнес-партнера. Ця служба дає змогу переглянути всі історії зв'язків, а всі бізнес-контактів, пов'язаного з організації в одному розташуванні. Щоб отримати додаткові відомості про вибір запис, щоб створити посилання можна знайти посилання записи бізнес-партнерів у Диспетчері бізнес-контактів.

    Розділи «Інтернет», «Номери телефонів», «Адреси» та «Візитки»

  3. Введіть електронної пошти та адреси веб-сторінки, номери телефонів, бізнесу та домашня адреси. Введіть відомості для виконання візитна картка, так само, як у вигляді контакт Outlook.
    Стрілку біля імені поля (наприклад, електронної пошти) означає, що ви можете зробити кілька записів, у полі.

    Порада : Якщо ви вводите кілька адрес для запису бізнес-контакту, установіть прапорець Вважати поштовою адресою для визначення адреси, яка використовуватиметься під час злиття.

    Розділ «Відомості про джерело»

    GoDaddy-Configure-MX-1-3

  4. У розділі Відомості про джерело введіть інформацію в такі поля:

    • Джерело.     Укажіть спосіб або дію, за допомогою якої певний бізнес-контакт дізнався про ваше підприємство (наприклад, реклама або усне спілкування).

    • Ініційовані     Натисніть цю кнопку, щоб вибрати маркетингової дії або іншого запису бізнес (наприклад, іншого бізнес-контакту) яка призвела бізнес-контактів для вашого бізнесу.

      Порада : Введення імені маркетингової дії дає змогу Диспетчер бізнес-контактів для Outlook відстежувати тип і кількість записів, це спричинено діяльність. Це також посилання маркетингову дію для бізнес-контакт. Докладніше про маркетингові заходи переглянути рекламування товарів і послуг бізнес-партнерів у Диспетчері бізнес-контактів.

      Розділ «Нотатки»

  5. У розділі Нотатки можна ввести примітки, вставити нотатки з інших файлів, вкласти файли, елементи Outlook або візитки.

    GoDaddy-Configure-MX-1-3

    Порада : Якщо з бізнес-контактом працює кілька колег, може знадобитися зазначити час введення примітки. Виберіть команду Додати позначку часу, щоб додати час і дату для кожного запису.

  6. Після завершення введення відомостей, натисніть кнопку Зберегти й закрити.

На початок сторінки

Сторінка «Докладно»

  1. На стрічці у групі Відобразити виберіть елемент Докладно, щоб відобразити сторінку Докладно.

  2. Введіть додаткові відомості про роботу особи та дати (наприклад, дату народження), стан оплати або активність запису й виберіть основний спосіб зв’язку.

Сторінка «Журнал»

  1. Щоб відобразити сторінку журналу, на стрічці у групі Відобразити виберіть елемент Журнал.

  2. Додавання або перегляд елементів історії зв'язків, таких як повідомлення електронної пошти, робочі примітки чи зустрічі.

    Як додати елементи історії зв’язків?

    1. У розділі Історія зв’язків виберіть команду Створити та вкажіть тип елемента, який потрібно додати.

    2. Введіть у форму відомості та натисніть кнопку Зберегти й закрити.

      Щоб отримати додаткові відомості про елементи історії зв'язків можна знайти відстеження вашого спілкування з клієнтами в Диспетчері бізнес-контактів.

  3. Щоб знайти окремий елемент, можна виконати пошук або фільтрування у списку елементів історії зв’язків.

    1. Як виконати пошук у списку елементів історії зв’язків?

      • У полі Пошук введіть інформацію, яку шукаєте, та натисніть кнопку Пошук Піктограма «Пошук» .

        Примітка : Пошук можна виконати тільки в полях Тема й Зв’язано з. Щоб відобразити всі елементи певного типу, наприклад повідомлення електронної пошти, скористайтеся фільтром.

    2. Як відфільтрувати список елементів історії зв’язків?

      • На стрічці відкрийте вкладку Вигляд.

      • У групі Фільтрувати виконайте одну з таких дій:

На початок сторінки

Імпорт записів бізнес-контактів з іншої програми

Ви можете імпорт бізнес-контактів та інших типів записів із програм, наприклад ACT! у програмі Microsoft Excel.

Додаткові відомості про те, як імпортувати дані з інших програм або до папки контактів Outlook про Імпорт даних до Диспетчера бізнес-контактів.

На початок сторінки

Переміщення або копіювання контактів Outlook до Диспетчера бізнес-контактів

  1. В області переходів натисніть кнопку Контакти.

  2. У списку контактів клацніть контакт, який потрібно перемістити до Диспетчер бізнес-контактів для Outlook.
    Як вибрати кілька записів?

    Щоб виділити суміжні записи, натисніть клавішу Shift, а потім виберіть перший і останній записи групи, яку слід додати. Щоб виділити несуміжні записи, натисніть клавішу Ctrl і виберіть потрібні записи. Щоб виділити всі записи, виберіть один із них і натисніть сполучення клавіш Ctrl+A.

    Щоб скопіювати весь вміст папки контактів Outlook до Диспетчера бізнес-контактів, імпортувати папки контактів Outlook до бізнес-контактів. Додаткові відомості про те, як імпортувати про імпортування даних до Диспетчера бізнес-контактів.

  3. На стрічці у групі Справи виконайте наведені нижче дії.

    • Переміщення контакту   

      1. Виберіть команду Створити запис.

      2. Укажіть на пункт Перемістити в Диспетчер бізнес-контактів і виберіть команду Бізнес-контакт або введіть потрібний запис.

    • Скопіювати контакт   

      1. Виберіть команду Створити запис.

      2. Укажіть на пункт Скопіювати до Диспетчера бізнес-контактів і виберіть команду Бізнес-контакт або введіть потрібний запис.

Якщо ви хочете мати доступ до бізнес-контактів на мобільний телефон, так само, як контакти Outlook, можна використовувати функцію синхронізації бізнес-контактів для включення до бізнес-контактів у папки контактів Outlook. Відомості про синхронізацію бізнес-контакт, віддалений доступ до бізнес-контактів: використання синхронізації бізнес-партнерів у Диспетчері бізнес-контактів.

Увага! : Якщо ввімкнуто функцію синхронізації бізнес-контактів, у папці контактів можуть з'явитись однакові записи. Функція синхронізації бізнес-контактів дає змогу автоматично додати записи бізнес-контактів до папки контактів Outlook. Контакти, переміщені або скопійовані до папки бізнес-контактів, відображатимуться в папці контактів як бізнес-контакти.

На початок сторінки

Створення запису бізнес-контакту на основі повідомлення електронної пошти

Ви можете створити запис бізнес-контакту на основі повідомлення електронної пошти від нового клієнта.

  1. В області переходів виберіть папку Вхідні.

  2. Двічі клацніть повідомлення електронної пошти, щоб відкрити його.

  3. На стрічці у групі Справи виберіть елемент Створити запис.

  4. Виберіть пункт Бізнес-контакт або введіть запис бізнес-контакту, який потрібно створити за допомогою адреси електронної пошти, що відображається в рядку Від у повідомленні.

Бізнес-контакт можна створити за допомогою іншої адреси електронної пошти в повідомленні, клацнувши ім’я контакту правою кнопкою миші, навівши вказівник миші на команду Створити в Диспетчері бізнес-контактів і вибравши пункт Бізнес-контакт.

На початок сторінки

Перетворення запису потенційного клієнта на запис бізнес-контакту

Як правило, відомості про потенційних клієнтів зберігаються в записах про потенційних клієнтів. Коли особа стає фактичним клієнтом, ви можете перетворити запис про потенційного клієнта на запис бізнес-контакту.

Крім того, ви можете перетворити запис бізнес-контакту на запис потенційного клієнта або будь-який інший тип запису на основі типу запису бізнес-контакту.

Можна створити нові типи записів, наприклад працівник або постачальника, починаючи з бізнес-контакт. Додаткові відомості про те, як створювати нові типи записів, можна знайти створити й настроювати типи записів і списків.

  1. В області переходів у розділі Диспетчер бізнес-контактів виберіть пункт Керування контактами.

  2. У робочій області відкрийте вкладку Потенційні клієнти.

  3. Двічі клацніть запис, який потрібно перетворити.

  4. На стрічці у групі Редагувати виберіть елемент Перетворити на, а потім – пункт Бізнес-контакт.

  5. Відредагуйте новий запис за необхідності.

  6. Після завершення натисніть кнопку Зберегти й закрити.

На початок сторінки

Редагування записів бізнес-контактів

У процесі ведення бізнес-діяльності з бізнес-контактами ви отримуєте про них більше відомостей (наприклад, дізнаєтеся про основний спосіб зв’язку з ними, імена їхніх помічників, нові номери телефонів тощо). Щоденну обробку такого потоку відомостей можна полегшити, постійно оновлюючи та зберігаючи записи бізнес-контактів. Ви можете відкрити запис бізнес-контакту, щоб додати або відредагувати відомості чи переглянути історію зв’язків, наприклад повідомлення електронної пошти, зв’язані з записом бізнес-контакту.

  1. В області переходів у розділі Диспетчер бізнес-контактів виберіть пункт Керування контактами.

  2. У робочій області відкрийте вкладку Бізнес-контакти й виконайте такі дії:

    • прокрутіть список до бізнес-контакту, який потрібно відкрити, і двічі клацніть його

      – або –

    • у полі пошуку введіть відомості про бізнес-контакт, який потрібно знайти, і двічі клацніть запис.

  3. Додайте або змініть відомості за необхідності.

    Порада : Якщо у вас є адреса електронної пошти для облікового запису, можна забезпечити електронної пошти повідомлення з цього облікового запису буде автоматично включено в історії зв'язків запису. У групі редагування натисніть кнопку Відстеження електронної пошти та виберіть пункт керування зв'язування й відстеження. Установіть прапорець для облікового запису, адресу електронної пошти і натисніть кнопку OK. Додаткові відомості про автоматичне зв'язування повідомлень електронної пошти для записів відображається зв'язування й відстеження повідомлень електронної пошти бізнес-партнерів у Диспетчері бізнес-контактів.

  4. Після завершення натисніть кнопку Зберегти й закрити.

Порада : За допомогою функції називається групового редагування можна редагувати вміст поля в кількох записів бізнес-контактів. Це зручно, наприклад, якщо потрібно ввести веб-адресу для десятків бізнес-контактів, які працюють на своєї компанії. Додаткові відомості про те, як одночасне редагування кількох записів можна знайти багато записів одночасно Диспетчер бізнес-контактів.

На початок сторінки

Фільтрування списку бізнес-контактів

Не потрібно прокручувати весь список, щоб знайти потрібний бізнес-контакт. Замість цього можна відфільтрувати будь-який список бізнес-контактів і знайти лише необхідні записи.

  1. В області переходів у розділі Диспетчер бізнес-контактів виберіть пункт Керування контактами.

  2. У робочій області клацніть правою кнопкою миші вкладку Бізнес-контакти та виберіть команду Змінити.

  3. У діалоговому вікні Змінити вкладку виберіть елемент Фільтрувати.

  4. У діалоговому вікні Фільтрувати бізнес-контакти можна використати один або обидва такі параметри:

    • Простий фільтр.     Вибір або скасування вибору вбудованих категорій.

    • Розширений фільтр.     Створення кількох фільтрів для уточнення вибору.

Цей відфільтрований список можна використати для створення настроюваної вкладки, списку викликів або списку розсилки. Крім того, на його основі можна створити звіт або пристосунок.

Щоб отримати додаткові відомості про фільтрування можна знайти фільтрування записів у Диспетчері бізнес-контактів. Додаткові відомості про звіти переглянути звіти про використання та діаграми бізнес-партнерів у Диспетчері бізнес-контактів. Щоб отримати додаткові відомості про пристосунками статті використання пристосунків бізнес-партнерів у Диспетчері бізнес-контактів.

На початок сторінки

Примітка : Застереження про машинний переклад: Цю статтю перекладено комп’ютерною системою без втручання людини. Корпорація Майкрософт пропонує таку послугу, щоб іншомовні користувачі могли дізнаватися про продукти, служби й технології Microsoft. Оскільки статтю перекладено за допомогою служби машинного перекладу, вона може містити смислові, синтаксичні або граматичні помилки.

Отримуйте нові функції раніше за інших
Приєднайтеся до оцінювачів Office

Ця інформація корисна?

Дякуємо за ваш відгук!

Дякуємо за відгук! Схоже, вам може стати в нагоді допомога одного з наших спеціалістів служби підтримки Office, з яким ми вас можемо з’єднати.

×