Видалення прихованих даних і особистих відомостей із документів Office

Увага! : Цю статтю перекладено за допомогою служби машинного перекладу; див. застереження. Версію цієї статті англійською мовою див. тут для отримання довідки.

Перед наданням спільного доступу до важливого документа колегам або клієнтам варто переглянути або перевірити документ, щоб переконатися у правильності написаного та відсутності непотрібних для інших користувачів даних. Якщо планується надати спільний доступ до електронної копії документа Microsoft Office, варто також виконати додаткову перевірку документа на наявність прихованих даних або особистих відомостей, які можуть зберігатись у документі або його властивостях (метадані). Оскільки ці приховані відомості можуть містити докладні дані про установу або документ, які не потрібно розголошувати, може знадобитися видалити приховану інформацію перед наданням спільного доступу до документа іншим особам.

У цій статті описано, як за допомогою інспектора документів у Microsoft Office Word 2007, Microsoft Office Excel 2007 та Microsoft Office PowerPoint 2007 можна знайти та видалити приховані дані та особисті відомості в документах Office.

У цій статті

Які типи прихованих даних і особистих відомостей, які зберігаються в документах Office?

Відомості, які Інспектор документів знаходить і видаляє?

Як знайти та видалити приховані дані й особисті відомості в документах Office?

Які типи прихованих даних та особистих відомостей зберігаються в документах Office?

У документі Office може зберігатися кілька типів прихованих даних і особистих відомостей. Ця інформація може не відображатися під час перегляду документа у програмі Office, проте її можуть переглянути й завантажити інші користувачі.

Прихована інформація може містити дані, які додаються до файлу у програмі Office для надання можливості спільної роботи з іншими користувачами під час створення або редагування документа. Також можуть входити відомості, визначені користувачем як приховані.

Документи Office можуть містити такі типи прихованих даних і особистих відомостей:

  • Примітки, позначки виправлення із записаних виправлень, версії та рукописні зауваження    Якщо створений документ є результатом співпраці кількох осіб, він міститиме позначки виправлення із записаних виправлень, примітки, рукописні зауваження або версії. Ці відомості можуть дати змогу іншим особам переглянути імена осіб, які працювали над документом, примітки від рецензентів та внесені в документ зміни.

  • Властивості документа та особисті відомості    Властивості документа, також відомий як метадані, містить докладні відомості про документ як автора, тему та заголовка. Властивості документа також містить інформацію, яка автоматично зберігається програм Office, наприклад ім'я особи, яка нещодавно збереження документа і дата, час створення документа. Якщо використовуються певні функції, документ може містити додаткові типи особисті дані (PII), наприклад заголовків повідомлень електронної пошти, відомості, надіслані для перевірки, маршрути, шляхи принтера та відомості про шлях файлу для публікації веб-сторінок.

  • Колонтитули та водяні знаки    Документи Word і робочі книги Excel можуть містити відомості в колонтитулах. Крім того, у документі Word можуть міститися водяні знаки.

  • Прихований текст    У документі Word може міститися текст, відформатований як прихований. Якщо невідомо, чи є в документі прихований текст, використайте інспектор документів для його виявлення.

  • Приховані рядки, стовпці та аркуші    У робочій книзі Excel можна приховати рядки, стовпці або цілі аркуші. Якщо надати для спільного перегляду копію робочої книги, яка містить приховані рядки, стовпці чи аркуші, інші особи зможуть зробити видимими ці рядки, стовпці, аркуші та переглянути дані в них.

  • Невидимий вміст    Презентації PowerPoint і робочі книги Excel можуть містити об’єкти, які є невидимими через відповідне форматування.

  • Вміст поза слайдом    Презентації PowerPoint можуть містити об’єкти, які не відображаються, тому що їх перетягнуто за межі слайда. Такий вміст поза слайдом може містити текстові поля, графіку, графічні об’єкти та таблиці.

  • Нотатки для презентації    Розділ нотаток презентації PowerPoint може містити текст, який не потрібно оприлюднювати, особливо, якщо нотатки писалися виключно для особи, яка представляє презентацію.

  • Властивості сервера документів    Якщо документ було збережено на сервері керування документами, наприклад на веб-сайті робочого простору документів або в бібліотеці, основаній на службах Microsoft Windows SharePoint Services, то він може містити додаткові властивості або відомості, пов’язані із цим розташуванням на сервері.

  • Настроювані XML-дані    Документи можуть містити настроювані XML-дані, які не відображаються в самому документі. Інспектор документів може знайти та видалити ці XML-дані.

На початок сторінки

Яку інформацію може знайти та видалити інспектор документів?

Інспектор документів поєднує кілька різних інспекторів, які можна використовувати для пошуку та видалення різних типів прихованих даних і особистих відомостей. Деякі з цих інспекторів призначені для певних програм Office. Інспектор документів відображає різні набори інспекторів у Office Word 2007, Office Excel 2007 та Office PowerPoint 2007, щоб дати змогу знайти та видалити приховані дані та особисті відомості, які є специфічними для кожної з цих програм.

Щоб дізнатися більше про те, які типи прихованих даних і особистих відомостей може знайти та видалити інспектор документів у певній програмі Microsoft Office, ознайомтеся із наведеною нижче таблицею.

Примітка : Якщо інспектор документів обладнано додатковими модулями, то можна виконувати перевірку документів на наявність додаткових типів інформації.

Office Word 2007

Назва інспектора

Знаходить та видаляє

Примітки, виправлення, версії та зауваження

  • Comments

  • Позначки виправлення із записаних виправлень

  • Відомості про версію документа

  • Рукописні примітки

Властивості документа та особисті відомості

  • Властивості документа включно із відомостями з вкладок Загальні, Статистика та Решта діалогового вікна Властивості документа

  • Заголовки електронної пошти

  • Маршрути надсилання

  • Відомості, надіслані для перевірки

  • Властивості сервера документів

  • Відомості про політику керування документами

  • Відомості про тип вмісту

  • Відомості про посилання на дані для полів, зв’язаних із даними (останнє значення буде перетворено на текст)

  • Ім'я користувача

  • Ім’я шаблону

Колонтитули

  • Відомості, які зберігаються у верхніх колонтитулах

  • Відомості, які зберігаються в нижніх колонтитулах

  • Підкладки

Прихований текст

  • Текст, відформатований як прихований (ефект шрифту, доступний в діалоговому вікні Шрифт)

    Примітка : Цей інспектор не виявляє текст, прихований іншими методами (наприклад, білий текст на білому тлі).

Настроювані XML-дані

  • Настроювані XML-дані, які може бути збережено в документі

Office Excel 2007

Назва інспектора

Знаходить та видаляє

Примітки та зауваження

  • Comments

  • Рукописні примітки

Властивості документа та особисті відомості

  • Властивості документа включно із відомостями з вкладок Загальні, Статистика та Решта діалогового вікна Властивості документа

  • Заголовки електронної пошти

  • Маршрути надсилання

  • Відомості, надіслані для перевірки

  • Властивості сервера документів

  • Відомості про політику керування документами

  • Відомості про тип вмісту

  • Ім'я користувача

  • Відомості про шлях до принтера

  • Примітки до сценарію

  • Шлях до файлу для публікації веб-сторінок

  • Примітки для визначених імен та імен таблиць

  • Неактивні підключення до зовнішніх даних

Колонтитули

  • Відомості у верхніх колонтитулах аркуша

  • Відомості у нижніх колонтитулах аркуша

Приховані рядки та стовпці

  • Приховані рядки

  • Приховані стовпці, які містять дані

    Примітки : 

    • Якщо в робочій книзі містяться приховані стовпці без даних між стовпцями з даними, ці приховані стовпці буде виявлено й видалено.

    • Якщо приховані рядки або стовпці в робочій книзі містять дані, то в разі їх видалення зміняться результати обчислень або формул. Якщо невідомо, які відомості містяться у прихованих рядках або стовпцях, закрийте інспектор документів, зробіть видимими приховані рядки або стовпці та перегляньте їхній вміст.

    • Цей інспектор не виявляє фігури, діаграми, елементи керування, об’єкти й елементи керування Microsoft ActiveX, рисунки або об’єкти SmartArt, розташовані у прихованих стовпцях.

Приховані аркуші

  • Приховані аркуші

    Примітка : Якщо приховані аркуші в робочій книзі містять дані, то в разі їх видалення зміняться результати обчислень або формул. Якщо невідомо, які відомості містяться у прихованих аркушах, закрийте інспектор документів, зробіть видимими приховані аркуші та перегляньте їхній вміст.

Настроювані XML-дані

  • Настроювані XML-дані, які може бути збережено у книзі

Невидимий вміст

  • Об’єкти, яких не видно, оскільки їх відформатовано як невидимі

    Примітка : Цей інспектор не виявляє об’єкти, закриті іншими об’єктами.

Office PowerPoint 2007

Назва інспектора

Знаходить та видаляє

Примітки та зауваження

  • Comments

  • Рукописні примітки

Властивості документа та особисті відомості

  • Властивості документа включно із відомостями з вкладок Загальні, Статистика та Решта діалогового вікна Властивості документа

  • Заголовки електронної пошти

  • Маршрути надсилання

  • Відомості, надіслані для перевірки

  • Властивості сервера документів

  • Відомості про політику керування документами

  • Відомості про тип вмісту

  • Шлях до файлу для публікації веб-сторінок

Невидимий вміст на слайді

  • Об’єкти, які не відображаються через відповідне форматування

    Примітка : Цей інспектор не виявляє об’єкти, закриті іншими об’єктами.

Вміст поза слайдом

  • Вміст або об’єкти, які не відображаються у презентації, оскільки розташовані за межами слайда:

    • Картинки

    • Написи

    • Малюнки

    • Таблиці

      Примітка : Інспектор документів не виявляє та не видаляє об’єкти за межами слайда з анімаційними ефектами.

Нотатки для презентації

  • Текст, доданий до розділу нотаток презентації

Примітка : Інспектор документів не видаляє рисунки, додані до розділу нотаток презентації.

Настроювані XML-дані

  • Настроювані XML-дані, які може бути збережено у презентації

На початок сторінки

Як знайти та видалити приховані дані та особисті відомості в документах Office?

Для пошуку та видалення прихованих даних і особистих відомостей в документах Office, які створено у програмах Office Word 2007, Office Excel 2007, Office PowerPoint 2007 і попередніх версіях цих програм Office, можна скористатися інспектором документів. Перед наданням спільного доступу до електронної копії документа, наприклад, як вкладення електронної пошти, скористайтесь інспектором документів.

  1. Відкрийте документ Office, який потрібно перевірити на наявність прихованих даних і особистих відомостей.

  2. Натисніть Кнопку Microsoft Office Зображення кнопки Office , виберіть команду Зберегти яка потім введіть ім'я в полі ім'я файлу , щоб зберегти копію вихідного документа.

    Інспектор документів варто застосовувати до копії вихідного документа, оскільки не завжди можна відновити дані, видалені інспектором документів.

  3. У копії вихідного документа натисніть Кнопку Microsoft Office Зображення кнопки Office , виберіть пункт підготуватиі виберіть команду Перевірити документ.

  4. У діалоговому вікні Інспектор документів установіть прапорці, щоб вибрати типи прихованого вмісту, який потрібно перевірити. Щоб отримати додаткові відомості про окремі інспектори, можна знайти відомості, які Інспектор документів знаходить і видаляє?

  5. Натисніть кнопку Перевірити.

  6. Перегляньте результати перевірки в діалоговому вікні Інспектор документів.

  7. Натисніть кнопку Видалити все поруч із результатами перевірки для прихованого вмісту, який потрібно видалити з документа.

    Увага! : 

    • Прихований вміст не можна відновити за допомогою кнопки Скасувати, якщо його було видалено з документа.

    • Інспектори примітки та зауваження, Властивості документа та особисті відомостіта верхніх і нижніх колонтитулів , не можна використовувати в книзі Excel, які збережено як спільної книги (вкладкарецензування , команда Спільної книги ). Це тому, що спільних книг використовуються особисті відомості для різних користувачів для спільної роботи в тій самій книзі. Щоб видалити ці відомості від спільної книги, можна скопіювати книгу та натисніть спільний доступ. Щоб скасувати спільний доступ до книги, на вкладці рецензування натисніть кнопку Спільної книги. На вкладці редагування зніміть прапорець Дозволити редагування кількох користувачів одночасно .

    • Якщо ви хочете видалення прихованих даних і особистих відомостей із документів збереження у форматах OpenDocument (. odt,. ods,. odp), необхідно запускати Інспектор документів щоразу під час збереження документа в одному з цих форматів.

На початок сторінки

Спробуйте з найновішою версією пакета Office

Найновіша версія системи Microsoft Office містить удосконалені інструменти для керування метаданими та особисті відомості в документах Office і файлів.

Спробувати нову версію програми Outlook

Примітка : Застереження про машинний переклад: Цю статтю перекладено комп’ютерною системою без втручання людини. Корпорація Майкрософт пропонує таку послугу, щоб іншомовні користувачі могли дізнаватися про продукти, служби й технології Microsoft. Оскільки статтю перекладено за допомогою служби машинного перекладу, вона може містити смислові, синтаксичні або граматичні помилки.

Отримуйте нові функції раніше за інших
Приєднайтеся до оцінювачів Office

Ця інформація корисна?

Дякуємо за ваш відгук!

Дякуємо за відгук! Схоже, вам може стати в нагоді допомога одного з наших спеціалістів служби підтримки Office, з яким ми вас можемо з’єднати.

×