Видалення прихованих даних і особистих відомостей під час перевірки робочих книг

Увага! : Цю статтю перекладено за допомогою служби машинного перекладу; див. застереження. Версію цієї статті англійською мовою див. тут для отримання довідки.

Якщо планується спільне використання електронної копії книги Microsoft Excel, варто перевірити її на наявність прихованих даних або особистих відомостей, які можуть зберігатися як у самій книзі, так і в її властивостях (метадані). Оскільки ці приховані відомості можуть містити докладні дані про установу або робочу книгу, які не потрібно розголошувати, може знадобитися видалити їх перед наданням спільного доступу до книги іншим особам.

За допомогою інспектора документів у програмі Excel можна виявляти та видаляти приховані дані й особисті відомості в книгах.

Примітка : Можна видалити приховані дані й особисті відомості із книги, надіслане іншим користувачам. Однак, якщо книгу збережено як Спільної книги, не можна видалити примітки, примітки, властивості документа та особисті відомості. Щоб видалити ці відомості від спільної книги, спочатку скопіювати та вимкніть функцію спільної книги.

У цій статті

Пошук і видалення прихованих даних і особистих відомостей

Типи прихованих даних і особистих відомостей

Відомості, які знаходить і видаляє інспектор документів

Відомості, які інспектор документів знаходить, але не може видалити

Пошук і видалення прихованих даних і особистих відомостей

За допомогою інспектора документів можна знаходити й видаляти приховані дані та особисті відомості в робочих книгах. Інспектор документів варто використовувати перед наданням спільного доступу до електронної копії книги (наприклад, у разі її вкладення до листа електронної пошти).

  1. Відкрийте книгу, яку потрібно перевірити на наявність прихованих даних і особистих відомостей.

  2. Щоб зберегти копію вихідної книги, клацніть елементи Файл > Зберегти як і введіть інше ім’я в поле Ім’я файлу.

    Увага! : Інспектор документів варто застосовувати до копії вихідної книги, оскільки не завжди можна відновити дані, видалені за допомогою цього засобу.

  3. У копії вихідної книги клацніть елементи Файл > Відомості.

  4. Клацніть елемент Перевірити на наявність проблем, а потім – елемент Перевірити документ.

  5. У діалоговому вікні Інспектор документів установіть прапорці поруч із типами прихованого вмісту, який потрібно перевірити. Додаткові відомості про окремі інспектори переглянути відомості про Інспектор документів знаходить і видаляє

  6. Натисніть кнопку Перевірити.

  7. Перегляньте результати перевірки в полі Інспектор документів .

  8. Натисніть кнопку Видалити все поруч із результатами перевірки прихованого вмісту, який потрібно видалити з документа.

    Увага! : 

    • Якщо прихований вміст видалено з книги, його не можна відновити за допомогою кнопки Скасувати.

    • Якщо видалити приховані рядки, стовпці або аркуші з даними, зміняться результати обчислень і формул у книзі. Якщо невідомо, які відомості є в прихованих рядках, стовпцях або аркушах, закрийте інспектор документів, зробіть видимими приховані елементи й перегляньте їх вміст.

    • Інспектори для таких відомостей, як Примітки та зауваження, Властивості документа та особисті відомості й Колонтитули, у робочих книгах, збережених як спільні (Рецензування > Доступ до книги), застосовувати не можна, оскільки особисті відомості в спільних книгах дають змогу різним користувачам співпрацювати над ними. Щоб видалити такі відомості зі спільної книги, потрібно спочатку зберегти її копію та скасувати спільне використання книги. Для цього клацніть елементи Рецензування > Доступ до книги та зніміть прапорець Дозволити спільне редагування.

      Примітка : Скасувати спільний доступ не можна в програмі Microsoft Excel Starter 2010. Для цього потрібно скористатися повною версією програми Excel.

    • Якщо потрібно видаляти приховані дані або особисті відомості з електронних таблиць, збережених у форматі OpenDocument Spreadsheet (ODS), слід використовувати інспектор документів щоразу, коли книга зберігається в такому форматі.

На початок сторінки

Типи прихованих даних і особистих відомостей

У книзі Excel може зберігатися кілька типів прихованих даних і особистих відомостей. Ці відомості можуть бути непомітні під час перегляду книги Excel, проте їх можуть переглядати й завантажувати інші особи.

Приховані відомості можуть містити дані, які в програмі Excel додаються до книги, щоб дати змогу спільно працювати над нею кільком користувачам, а також відомості, які користувач навмисно позначає як приховані.

Нижче наведено деякі приклади елементів, які можуть бути джерелом прихованих даних і особистих відомостей у книгах.

  • Примітки та рукописні зауваження.    Якщо створена робоча книга є результатом співпраці кількох осіб, вона може містити примітки та рукописні зауваження. Ці відомості можуть дозволити іншим особам переглянути імена осіб, які працювали над робочою книгою, примітки від рецензентів та внесені в робочу книгу зміни.

  • Властивості документа та особисті відомості     Властивості документа, також відомий як метадані, містить докладні відомості про книгу як автора, тему та заголовка. Властивості документа також містить інформацію, яка автоматично зберігається програм Office, наприклад ім'я особи, яка нещодавно збереження робочої книги, дату, коли документ було створено і документ розташування (Excel 2013 або новішої версії). Якщо використовуються певні функції, документ може містити додаткові типи особисті дані (PII), наприклад заголовки електронної пошти, відомості, надіслані для перевірки, маршрути, властивості принтера (наприклад, принтер шлях та пароль захищеного друку) і відомості про шлях файлу для публікації веб-сторінок.

  • Колонтитули.    У книгах відомості можуть міститись у верхніх і нижніх колонтитулах.

  • Приховані рядки, стовпці та аркуші.    Книги можуть містити приховані рядки, стовпці або цілі аркуші. Якщо надати для спільного перегляду копію книги з прихованими рядками, стовпцями або аркушами, інші користувачі можуть зробити видимими ці елементи й переглянути дані в них.

  • Властивості сервера документів.    Книги, які збережено в розташуванні на сервері керування документами, наприклад на веб-сайті робочої області документів або в бібліотеці служб Microsoft Windows SharePoint Services, можуть містити додаткові властивості документа або відомості, пов’язані з цим розташуванням сервера.

  • Настроювані XML-дані.    Книги можуть містити настроювані XML-дані, які не відображаються в самому документі. Інспектор документів може знайти та видалити ці XML-дані.

  • Невидимий вміст.    Книги можуть містити невидимі об’єкти, які було відформатовано як невидимі.

  • Зовнішні посилання.    Книги можуть містити посилання на дані в інших книгах (зовнішні посилання). Назви аркушів, які містять такі дані, зберігаються з книгами, але можуть не відображатися.

  • Вбудовані файли або об’єкти.    Книги можуть містити вбудовані файли (наприклад, документ Office або текстовий файл) або вбудовані об’єкти (наприклад, діаграми або формули) з невидимим вмістом.

  • Макроси коду VBA.    Книги можуть містити макроси, модулі VBA, елементи керування COM і ActiveX, користувацькі форми або функції, які можуть містити приховані дані.

  • Елементи, які можуть мати кешовані дані.    Книги можуть містити кешовані дані для зведених таблиць, зведених діаграм, роздільників, часових шкал і формул кубів, які можуть не відображатися.

  • Опитування в Excel.    Книги можуть містити приховані запитання опитувань Excel, які було введено у веб-програмі Excel Online і збережено разом із книгою, але які не відображаються.

  • Сценарії диспетчера сценаріїв.    Книги можуть містити сценарії, визначені за допомогою диспетчера сценаріїв. Такі сценарії можуть передбачати використання кешованих або прихованих даних.

  • Фільтри.    Книги можуть містити активні автофільтри або фільтри таблиць, які можуть призвести до зберігання в книзі кешованих або прихованих даних.

  • Приховані імена.    Книги можуть містити приховані імена, які можуть бути джерелом прихованих даних.

Відомості, які знаходить і видаляє інспектор документів

У програмі Excel інспектор документів відображає знайдені ним елементи, допомагаючи виявити й видалити приховані дані та особисті відомості, характерні для книг Excel. У таблиці нижче наведено типи прихованих даних і особистих відомостей, які інспектор документів може знайти та видалити в книгах.

Примітки : 

  • Не всі функції програми Excel, наведені в таблиці, підтримуються в її версії Microsoft Excel Starter 2010. Докладні відомості про функції, доступні в програмі Excel Starter, див. в статті Підтримка функцій у програмі Excel Starter.

  • Якщо у вашій установі додано настроювані модулі до інспектора документів, можуть відображатися додаткові типи відомостей.

Для таких елементів:

Інспектор документів знаходить і видаляє:

Примітки та зауваження

  • Примітки

  • Рукописні примітки

Примітка : У програмі Excel Starter 2010 інспектор документів видаляє тільки зауваження.

Властивості документа та особисті відомості

  • Властивості документа включно з відомостями із вкладок Загальні, Статистика та Додаткові діалогового вікна Властивості документа

  • (Excel 2013 або новішої версії) Розташування документа, під час, натисніть кнопку Видалити все, розташування наявного документа буде очищено з файлу. Розташування документа не буде додано до файлу під час збереження, поки буде закрито Excel 2013 або новішої версії та знову відкрийте його знову.

  • Заголовки електронної пошти

  • Маршрути надсилання

  • Відомості, надіслані для перевірки

  • Властивості сервера документів

  • Відомості про політику керування документами

  • Відомості про тип вмісту

  • Ім’я користувача

  • Відомості про шлях до принтера

  • Примітки до сценарію

  • Шлях до файлу для публікації веб-сторінок

  • Примітки для визначених імен та імен таблиць

  • Неактивні підключення до зовнішніх даних

Колонтитули

  • Відомості у верхніх колонтитулах аркуша

  • Відомості у нижніх колонтитулах аркуша

Приховані рядки та стовпці

  • Приховані рядки

  • Приховані стовпці, які містять дані

    Примітки : 

    • Якщо в книзі містяться приховані стовпці без даних між стовпцями з даними, ці приховані стовпці буде також виявлено й видалено.

    • Якщо приховані рядки або стовпці в книзі містять дані, то в разі їх видалення зміняться результати обчислень або формул. Якщо невідомо, які відомості є в прихованих рядках або стовпцях, закрийте інспектор документів, зробіть видимими приховані елементи й перегляньте їх вміст.

    • Інспектор документів не виявляє фігури, діаграми, елементи керування, об’єкти й елементи керування Microsoft ActiveX, рисунки або об’єкти SmartArt, розташовані в прихованих стовпцях.

    • Приховані рядки або приховані стовпці не видаляються якщо вони є частиною заголовка таблиці, списку верхній колонтитул або зведеній таблиці. Ці рядки та стовпці мають бути прихованими.

Приховані аркуші

  • Приховані аркуші

    Примітка : Якщо приховані аркуші в книзі містять дані, то в разі їх видалення зміняться результати обчислень або формул. Якщо невідомо, які відомості є в прихованих аркушах, закрийте інспектор документів, зробіть видимими приховані аркуші та перегляньте їх вміст.

Настроювані XML-дані

  • Настроювані XML-дані, які може бути збережено у книзі

Невидимий вміст

  • Об’єкти, яких не видно, оскільки вони відформатовані як невидимі

    Примітка : Інспектор документів не виявляє об’єкти, закриті іншими об’єктами.

Відомості, які інспектор документів знаходить, але не може видалити

Інспектор документів виявляє перелічені нижче елементи, які можуть містити дані, що не відображаються в книзі. Інспектор не може видалити такі елементи, оскільки це може призвести до порушення роботи книги. Можна перевірити кожен знайдений елемент і вирішити: видалити його вручну або замінити на елемент, який не має прихованих даних, як-от статичні рисунки.

Для таких елементів:

Інспектор документів знаходить:

Зовнішні посилання

Посилання на інші книги. Назви аркушів, які містять дані, зберігаються в книзі, але не відображаються. До зовнішніх посилань належать зовнішні посилання, які використовуються в:

  • клітинках аркушів;

  • іменах;

  • об’єктах, таких як текстові поля й фігури;

  • назвах діаграм;

  • рядах даних для діаграм.

Вбудовані файли або об’єкти

Вбудовані файли (наприклад, документ Office або текстовий файл) або вбудовані об'єкти (наприклад, діаграми або формули), які можуть містити дані, що не відображаються в книзі. Ось приклади деяких типів об’єктів:

  • об’єкти растрових зображень;

  • об’єкти Microsoft Equation 3.0;

  • об’єкти діаграм Microsoft Graph;

  • об’єкти презентацій Microsoft PowerPoint;

  • об’єкти креслень Microsoft Visio;

  • об’єкти документів Microsoft Word;

  • об’єкти текстових файлів OpenDocument.

Макроси коду VBA

Макроси або елементи VBA, які можуть містити приховані дані в книзі. До них належать:

  • макроси, зокрема аркуші макросів Excel 4.0 (XLM);

  • модулі VBA;

  • елементи керування COM або ActiveX;

  • користувацькі форми, зокрема форми Excel 5.0;

  • користувацькі функції.

Функції бізнес-аналітики з кешованими даними

Функції бізнес-аналітики з кешованими даними, що зберігаються з книгою, можуть містити невидимі дані. Інспектор документів перевіряє такі елементи, до яких можуть входити об’єкти PivotCache, SlicerCache або кеш формули куба:

  • зведені таблиці та зведені діаграми;

  • роздільники й часові шкали;

  • формули кубів.

Опитування в Excel

Запитання опитувань Excel, створені у веб-програмі Excel Online і збережені в книзі без відображення.

Сценарії диспетчера сценаріїв

Сценарії, визначені в диспетчері сценаріїв, можуть спричинити зберігання кешованих або прихованих даних у книзі.

Фільтри

Фільтри, які можуть спричинити збереження кешованих або прихованих даних у книзі. Інспектор документів перевіряє автофільтри та фільтри таблиць, що застосовані до даних.

Приховані імена

Приховані імена, які можуть зберігати приховані дані в книзі.

Примітка : Застереження про машинний переклад: Цю статтю перекладено комп’ютерною системою без втручання людини. Корпорація Майкрософт пропонує таку послугу, щоб іншомовні користувачі могли дізнаватися про продукти, служби й технології Microsoft. Оскільки статтю перекладено за допомогою служби машинного перекладу, вона може містити смислові, синтаксичні або граматичні помилки.

Отримуйте нові функції раніше за інших
Приєднайтеся до оцінювачів Office

Ця інформація корисна?

Дякуємо за ваш відгук!

Дякуємо за відгук! Схоже, вам може стати в нагоді допомога одного з наших спеціалістів служби підтримки Office, з яким ми вас можемо з’єднати.

×