Видалення прихованих даних і особистих відомостей під час перевірки документа

Увага! : Цю статтю перекладено за допомогою служби машинного перекладу; див. застереження. Версію цієї статті англійською мовою див. тут для отримання довідки.

Якщо планується спільне використання електронної копії документа Microsoft Office Word із клієнтами або колегами, варто перевірити його на наявність прихованих даних або особистих відомостей, які можуть зберігатися як у самому документі, так і в його властивостях (метадані). Оскільки ці приховані відомості можуть містити докладні дані про установу або про сам документ, які не бажано розголошувати, може знадобитися видалити приховані відомості перед наданням спільного доступу до документа іншим особам.

У цій статті описано, як за допомогою інспектора документів у програмі Word виявляти й видаляти приховані дані та особисті відомості в документах.

У цій статті

Пошук і видалення прихованих даних і особистих відомостей

Типи прихованих даних і особистих відомостей

Відомості, які знаходить і видаляє інспектор документів

Пошук і видалення прихованих даних і особистих відомостей

За допомогою інспектора документів можна знаходити й видаляти приховані дані та особисті відомості в документах Word. Інспектор документів варто використовувати перед наданням спільного доступу до електронної копії документа Word (наприклад, у разі її вкладення до листа електронної пошти).

  1. Відкрийте документ Word, який потрібно перевірити на наявність прихованих даних та особистих відомостей.

  2. Щоб зберегти копію вихідного документа, відкрийте вкладку Файл, виберіть пункт Зберегти як і введіть ім’я в полі Ім’я файлу.

    У Word 2007: натисніть Кнопку Microsoft Office Зображення кнопки Office , виберіть команду Зберегти яка потім введіть ім'я в полі ім'я файлу , щоб зберегти копію вихідного документа.

    Увага! : Інспектор документів варто застосовувати до копії вихідного документа, оскільки не завжди можна відновити дані, видалені інспектором документів.

  3. У копії вихідного документа відкрийте вкладку Файл і виберіть пункт Відомості.

    У Word 2007: У копії вихідного документа, натисніть Кнопку Microsoft Office Зображення кнопки Office , виберіть пункт підготуватиі виберіть команду Перевірити документ. Пропустіть крок 4 і перейдіть до кроку 5.

  4. Клацніть елемент Перевірити на наявність проблем, а потім – елемент Перевірити документ.

  5. У діалоговому вікні Інспектор документів установіть прапорці поруч із типами прихованого вмісту, який потрібно перевірити.

  6. Натисніть кнопку Перевірити.

  7. Перегляньте результати перевірки в діалоговому вікні Інспектор документів.

  8. Натисніть кнопку Видалити все поруч із результатами перевірки для прихованого вмісту, який потрібно видалити з документа.

    Увага! : 

    • Прихований вміст не можна відновити за допомогою кнопки Скасувати, якщо його було видалено з документа.

    • Якщо потрібно видаляти приховані дані або особисті відомості з документів, збережених у форматі OpenDocument Text (.odt), слід запускати інспектор документів кожного разу, коли документ зберігається в такому форматі.

На початок сторінки

Типи прихованих даних і особистих відомостей

У документі Word може зберігатися кілька типів прихованих даних і особистих відомостей. Ці відомості можуть бути непомітні під час перегляду документа у програмі Word, проте їх можуть переглядати й завантажувати інші особи.

Приховані відомості можуть містити дані, які Word додає до документа, щоб дати змогу спільно працювати над його створенням і редагуванням кільком користувачам, а також відомості, які користувач навмисно позначає як приховані.

Документ Word може містити такі типи прихованих даних й особистих відомостей:

  • Примітки, позначки виправлення із записаних виправлень, версії та рукописні зауваження.     Якщо створений документ є результатом співпраці кількох осіб, він міститиме позначки виправлення із записаних виправлень, примітки, рукописні зауваження або версії. Ці відомості можуть дати змогу іншим особам переглянути імена осіб, які працювали над документом, примітки від рецензентів та внесені в документ зміни.

  • Властивості документа та особисті відомості.     Властивості документа, також відомі як метадані, містять докладні відомості про документ, наприклад ім’я автора, тему й заголовок. Властивості документа також містять інформацію, яка автоматично зберігається в програмах Office, наприклад ім’я особи, яка останньою зберегла документ, і дату створення документа. Якщо використано особливі функції, документ може також містити додаткові типи особистих даних, як-от заголовки повідомлень електронної пошти, надіслані для перевірки відомості, маршрути надсилання та імена шаблонів.

  • Колонтитули та водяні знаки.     У документі Word відомості можуть міститися в колонтитулах. Крім того, документ Word може містити водяний знак.

  • Прихований текст.     У документі Word може міститися текст, відформатований як прихований. Якщо невідомо, чи є в документі прихований текст, використайте інспектор документів для його виявлення.

  • Властивості сервера документів.     Якщо документ збережено в розташуванні на сервері керування документами, наприклад на веб-сайті робочої області документів або в бібліотеці на основі служб Microsoft SharePoint Services, то в документі можуть міститися додаткові властивості документа або відомості, пов’язані з цим розташуванням сервера.

  • Настроювані XML-дані.     Документи можуть містити настроювані XML-дані, які не відображаються в самому документі. Інспектор документів може знайти та видалити ці XML-дані.

На початок сторінки

Відомості, які знаходить і видаляє інспектор документів

У програмі Word інспектор документів складається з кількох інспекторів, які дають змогу виявляти й видаляти приховані дані та особисті відомості, характерні для документів Word. Отримати інформацію про різні типи прихованих даних і особистих відомостей, які інспектор документів може знайти й видалити з документів Word, можна в поданій нижче таблиці.

Примітки : 

  • Якщо у вашій установі до інспектора документів було додано модулі, документи можна буде перевіряти на наявність додаткових типів відомостей.

  • У разі використання випуску Microsoft Word Starter 2010 пам’ятайте, що не всі функції, перелічені для програми Word, підтримуються у випуску Word Starter. Щоб отримати докладніші відомості про функції, доступні у випуску Word Starter, див. статтю Підтримка функцій у випуску Word Starter.

Назва інспектора

Знаходить та видаляє

Примітки, виправлення, версії та зауваження

Примітка : У програмі Word Starter 2010 інспектор документів видаляє лише версії та зауваження.

  • Примітки

  • Позначки виправлення із записаних виправлень

  • Відомості про версію документа

  • Рукописні примітки

Властивості документа та особисті відомості

  • Властивості документа включно з відомостями із вкладок Загальні, Статистика та Додаткові діалогового вікна Властивості документа

  • Заголовки електронної пошти

  • Маршрути надсилання

  • Відомості, надіслані для перевірки

  • Властивості сервера документів

  • Відомості про політику керування документами

  • Відомості про тип вмісту

  • Відомості про посилання на дані для полів, зв’язаних із даними (останнє значення буде перетворено на текст)

  • Ім’я користувача

  • Ім’я шаблону

Колонтитули та водяні знаки

  • Відомості, які зберігаються у верхніх колонтитулах

  • Відомості, які зберігаються в нижніх колонтитулах

  • Водяні знаки

Прихований текст

  • Текст, відформатований як прихований (ефект шрифту, доступний в діалоговому вікні Шрифт)

    Примітка : Цей інспектор не виявляє текст, прихований іншими методами (наприклад, білий текст на білому тлі).

Настроювані XML-дані

  • Настроювані XML-дані, які може бути збережено в документі

Невидимий вміст

  • Об’єкти, яких не видно, оскільки їх відформатовано як невидимі

    Примітка : Цей інспектор не виявляє об’єкти, закриті іншими об’єктами.

На початок сторінки

Примітка : Застереження про машинний переклад: Цю статтю перекладено комп’ютерною системою без втручання людини. Корпорація Майкрософт пропонує таку послугу, щоб іншомовні користувачі могли дізнаватися про продукти, служби й технології Microsoft. Оскільки статтю перекладено за допомогою служби машинного перекладу, вона може містити смислові, синтаксичні або граматичні помилки.

Отримуйте нові функції раніше за інших
Приєднайтеся до оцінювачів Office

Ця інформація корисна?

Дякуємо за ваш відгук!

Дякуємо за відгук! Схоже, вам може стати в нагоді допомога одного з наших спеціалістів служби підтримки Office, з яким ми вас можемо з’єднати.

×