Видалення одного або кількох записів із бази даних

Видаливши неточні або застарілі дані зі своєї бази даних Access, ви можете пришвидшити її роботу та спростити використання. Наприклад, якщо перемістити дані з попереднього календарного або фінансового кварталу до набору архівних таблиць в іншій базі даних, можна зменшити розмір робочої бази даних і пришвидшити її роботу. Якщо видалити неточні або повторювані дані, можна зменшити бізнес-витрати.

У цій статті пояснюється, як видалити дані з бази даних Access. Тут також пояснюється, як видалити дані з окремих полів (відносно простий процес), а також як видаляти цілі записи (цей процес може бути набагато складнішим).

Примітка : Щоб зрозуміти й використовувати інформацію в цій статті, спочатку вам потрібно зрозуміти поняття первинного та зовнішнього ключів. Ознайомлювальні відомості про первинний і зовнішній ключі див. в статті Вступ до структури баз даних.

У цій статті

Відомості про видалення даних

Видалення даних у полі

Видалення даних у списку

Видалення непов’язаних записів із бази даних

Видалення пов’язаних записів із бази даних за допомогою запиту на видалення

Відомості про видалення даних

В Access передбачено кілька типів або рівнів видалення даних. Ви можете видалити дані з окремих точок даних у записі або цілі записи з таблиці. Нарешті, можна видаляти цілі таблиці.

Окремі значення слід видаляти, якщо вам потрібно зробити деякі або всі точки даних у записі пустими, залишивши при цьому сам запис (рядок) у таблиці. Видалити значення даних доволі просто – достатньо виділити частину або всі дані в полі та натиснути клавішу Delete.

Видаляючи цілий запис, ви видаляєте всі дані в кожному полі, а також значення ключа, яке робить запис унікальним. Цей процес видалить із таблиці весь рядок. Ви можете видаляти окремі записи вручну або можете створити запити на видалення, які видалятимуть велику кількість записів за один раз.

Якщо записи, які ви хочете видалити, не пов’язано з іншими даними в базі даних, процес видалення буде відносно простим: виділіть весь рядок і натисніть клавішу Delete або створіть і запустіть запит на видалення. Проте якщо записи, які потрібно видалити, пов’язано з іншими даними, а також якщо вони розташовані на боці "один" у зв’язку "один-до-багатьох", необхідно виконати кілька додаткових кроків, оскільки за замовчуванням Access не дає можливості видалити пов’язані дані. Крім того, пам’ятайте, що ви не зможете скасувати видалення цілого запису. З цієї причини вам слід завжди створювати резервні копії бази даних, перш ніж видаляти дані.

Видалити цілу таблицю приблизно так само ж просто, як видалити дані з полів або цілі записи, але пам’ятайте: видаляючи цілу таблицю, ви можете пошкодити роботу деяких (або всіх) частин своєї бази даних, якщо видалите таблицю неправильним чином. Крім того, ви остаточно втратите всі дані у видаленій таблиці. З цих причин вам слід завжди створювати резервні копії бази даних, перш ніж видаляти таблицю.

Нарешті, ви видалите дані швидше та з більшою точністю, якщо розумітимете структуру реляційної бази даних. Якщо ви не маєте досвіду роботи з Access або реляційними базами даних у цілому, див. статтю Вступ до структури бази даних.

У процедурах із подальших розділів пояснюється, як видалити дані з окремих полів, цілі записи та цілі таблиці. Кожний розділ містить довідкову інформацію, яка потрібна, щоб виконати певне завдання.

Видалення даних у полі

Ви можете видалити дані в окремих полях, якщо таблиці або запити відкрито в поданні таблиці Зображення кнопки , а також якщо форми для вводу даних відкрито в режимі форми Зображення кнопки та режимі розмітки Зображення кнопки .

Видалення даних із таблиці даних

  1. В області переходів двічі клацніть таблицю або запит, який потрібно використати. Відкриється подання таблиці з таблицею або запитом.

  2. Виберіть дані, які потрібно видалити.

    Ви можете виділити дані частково чи повністю або просто встановити в полі курсор.

  3. Якщо ви виділили всі дані в полі, натисніть клавішу Delete.

    -або-

    На вкладці Основне в групі Записи натисніть кнопку Видалити.

    -або-

    Якщо ви встановили курсор у полі, натисніть клавішу Delete або Backspace (залежно від того, як установлено курсор).

Видалення даних із форми

  1. В області переходів двічі клацніть форму, яку необхідно видалити. Відкриється режим форми з формою.

    -або-

    В області переходів виберіть форму, яку потрібно використати, а потім на вкладці Основне в групі Подання натисніть кнопку Подання та виберіть Режим розмітки.

  2. Виберіть дані, які потрібно видалити.

    Ви можете виділити дані частково чи повністю або просто встановити в полі курсор.

  3. Якщо ви виділили всі дані в полі, натисніть клавішу Delete.

    -або-

    На вкладці Основне в групі Записи натисніть кнопку Видалити.

    -або-

    Якщо ви встановили курсор у полі, натисніть клавішу Delete або Backspace (залежно від того, як установлено курсор).

    Примітки : Access може відобразити повідомлення про помилку та заблокувати видалення даних. Це може статися з кількох причин:

    • За структурою бази даних ви не можете видалити дані з певних типів запитів    Наприклад, ви не можете змінити дані, які надає запит перехресний запит, а також не можете змінити або видалити обчислювані поля (значення, які обчислює формула під час використання бази даних, але які відсутні в таблиці). Якщо форма базується на запиті, за яким не можна видалити дані, ви не зможете видалити дані з форми.

    • У вас немає дозволів, потрібних для видалення даних     Зверніться до системного адміністратора або розробника бази даних.

    • Поле не приймає пусті або null-значення     Якщо ви маєте потрібні дозволи, відкрийте таблицю в режимі конструктора, а потім змініть властивість таблиці Обов’язково з Так на Ні.

    • Ви намагаєтеся видалити інформацію зі списку     У поданні таблиці для форми ви можете будь-коли помітити список, оскільки Access розміщає стрілку розкривного списку на одному з країв таблиці, ось так: пустий список підстановки . Відомості про видалення значень у списку див. в наступному розділі цієї статті.

На початок сторінки

Видалення даних у списку

Ви можете видалити дані зі списків двох типів: списки значень і списки підстановки. Списки значень містять набори попередньо визначених значень, які розробник бази даних вводить вручну. Натомість списки підстановки використовують запит, щоб отримати значення з іншої таблиці або іншого запиту, а потім заповнюють список цими отриманими значеннями.

Елементи в списку значень містяться в тій самій таблиці, що містить інші значення в записі. Натомість дані в списку підстановки містяться в одній або кількох інших таблицях. Щоб видалити дані зі списку значень, достатньо відкрити таблицю та змінити елементів.

Видалення даних зі списку підстановки потребує додаткових кроків, які залежать від того, чи запит для списків підстановки отримує дані з іншої таблиці або іншого запиту. Якщо запит для списку підстановки отримує дані з таблиці, визначте цю таблицю та поле з даними, які відображаються в списку. Після цього відкрийте вихідну таблицю та змініть дані в цьому полі.

Якщо запит для списку підстановки отримує дані з іншого запиту, відкрийте цей другий запит, знайдіть вихідні таблицю та поле, звідки другий запит отримує дані, а потім змініть значення в таблиці.

Нижче описано, як можна видалити дані зі списку значень і списку підстановки.

Видалення даних зі списку значень

  1. В області переходів клацніть правою кнопкою миші таблицю, яку потрібно змінити, і виберіть у контекстному меню пункт Конструктор.

  2. У верхній частині конструктора виберіть поле таблиці, що містить список значень.

  3. У нижній частині перейдіть на вкладку Підстановка та знайдіть властивість Джерело рядків.

    За замовчуванням елементи в списку значень узято в подвійні лапки та розділено крапками з комою: "Excellent";"Fair";"Average";"Poor"

  4. За потреби видаліть елементи зі списку. Не забудьте видалити лапки для кожного видаленого елемента. Крім того, не лишайте крапку з комою на початку, не лишайте пусті пари крапок із комою (;;), нарешті, видаляючи останній елемент у списку, не лишайте крапку з комою в кінці.

    Примітка : Якщо ви видаляєте елемент зі списку значень, а записи в таблиці вже використовують цей видалений елемент, він лишається частиною запису, доки ви не зміните запис. Припустімо, що у вашої компанії є склад у місті А, але згодом вона продає цю будівлю. Якщо ви видалите "Місто А" зі списку складів, "Місто А" залишиться в таблиці, доки ви не зміните ці значення.

Видалення даних зі списку підстановки

  1. В області переходів клацніть правою кнопкою миші таблицю, яку потрібно змінити, і виберіть у контекстному меню пункт Конструктор.

  2. У верхній частині конструктора виберіть поле підстановки.

  3. У нижній частині перейдіть на вкладку Підстановка та знайдіть властивості Тип джерела рядків і Джерело рядків.

    Для властивості Тип джерела рядків має відображатися значення Таблиця/Запит, а властивість Джерело рядків має містити запит, який посилається на таблицю або інший запит.

    Примітка : Запити для полів підстановки завжди починаються зі слова SELECT.

    Зазвичай (але не завжди) вибірковий запит має такий основний синтаксис: SELECT [ім’я_таблиці_або_запиту].[ім’я_поля] FROM [].

    У цьому випадку запит містить два речення (SELECT і FROM). Перше речення посилається на таблицю та поле в цій таблиці, а друге речення посилається лише на таблицю. Пам’ятайте: речення FROM завжди вказує ім’я вихідної таблиці або запиту. Речення SELECT не обов’язково містять ім’я таблиці або запиту, проте вони завжди містять ім’я принаймні одного поля. При цьому всі речення FROM мають посилатися на таблицю або запит.

  4. Виконайте одну з таких дій:

    • Якщо запит у полі підстановки посилається на інший запит, натисніть кнопку Побудувати (на вкладці Дані аркуша властивостей клацніть піктограму Кнопка "Конструктор" ), щоб відкрити запит у поданні конструктора. Занотуйте ім’я таблиці, яка відображається у верхній частині конструктора запитів, а потім перейдіть до кроку 5.

    • Якщо запит у полі підстановки посилається на таблицю, занотуйте ім’я таблиці та перейдіть до кроку 5.

  5. В області переходів двічі клацніть вихідну таблицю, щоб відкрити її в поданні таблиці.

  6. Знайдіть поле з даними, які використовуються в списку підстановки, а потім змініть дані.

На початок сторінки

Видалення непов’язаних записів із бази даних

Видаляючи цілі записи з бази даних, ви видаляєте дані в усіх полях, а також видаляєте значення ключа, яке робить запис унікальним. Якщо запис не пов’язано з іншими записами (тобто, якщо значення ключа не міститься в жодних інших записах або таблицях у базі даних), ви можете видалити запис, вибравши його та натиснувши клавішу Delete. Якщо потрібно швидко видалити велику кількість непов’язаних записів, це можна зробити за допомогою запиту на видалення. У наведених нижче розділах описано виконання кожного завдання.

Видалення непов’язаного запису вручну

  1. У поданні таблиці відкрийте таблицю або запит із даними, які потрібно видалити.

  2. Знайдіть запис (рядок), який потрібно видалити, і натисніть кнопку Виділити все (квадрат ліворуч або праворуч запису). Ви можете виділити окремі рядки, або клацнути й перетягнути, щоб вибрати суміжні рядки, або утримувати клавішу Ctrl та клацати кнопку миші, щоб вибрати кілька несуміжних рядків.

    Access розміщує межу навколо всього запису (усього рядка) або блоку вибраних записів.

  3. Натисніть клавішу Delete.

    -або-

    На вкладці Основне в групі Записи натисніть кнопку Видалити.

    -або-

    Клацніть правою кнопкою миші кнопку Виділити все та виберіть Видалити запис.

    Якщо не вдається клацнути кнопку Виділити все, розташуйте курсор у полі в записі. Потім на вкладці Основне в групі Записи клацніть стрілку на кнопці Видалити та виберіть Видалити запис.

    Примітка : У цей момент Access може відобразити повідомлення про помилку, у якому йдеться про неможливість видалення запису, оскільки його пов’язано з іншими даними. Якщо з’явиться таке повідомлення, натисніть кнопку OK і перейдіть до розділу Видалення пов’язаних записів із бази даних за допомогою запиту на видалення далі в цій статті.

  4. Якщо Access запропонує підтвердити видалення, натисніть кнопку Так.

Видалення непов’язаних записів за допомогою запиту на видалення

Видалення даних за допомогою запиту на видалення виконується однаково як для непов’язаних, так і для пов’язаних записів: спочатку потрібно створити вибірковий запит, потім переконатися, що він повертає лише запити, які потрібно видалити, і нарешті зробити з вибіркового запиту запит на видалення. В основних відомостях та інструкціях у наступному розділі описано, як видалити непов’язані записи.

Видалення пов’язаних записів із бази даних за допомогою запиту на видалення

Видалення пов’язаних записів складається з таких загальних кроків.

  • Сплануйте видалення. Перевірте, чи ви маєте необхідні дозволи для видалення даних, переконайтеся, що всі користувачі закрили об’єкти, зв’язані зі змінюваними таблицями, а потім створіть резервну копію даних.

  • Змініть зв’язок між таблицями, залученими у видалення. Зокрема, увімкніть параметри Цілісність даних і Каскадне видалення пов’язаних полів. Завдяки цьому видалення пройде каскадно через усі відповідні таблиці та видалить усі пов’язані дані.

  • Створіть вибірковий запит і за потреби додайте умови, щоб запит повертав правильний набір записів.

  • Зробіть із вибіркового запиту запит на видалення та використайте його, щоб видалити дані.

Див. повний опис процесу в статті Створення та виконання запиту на видалення.

На початок сторінки

Отримуйте нові функції раніше за інших
Приєднайтеся до оцінювачів Office

Ця інформація корисна?

Дякуємо за ваш відгук!

Дякуємо за відгук! Схоже, вам може стати в нагоді допомога одного з наших спеціалістів служби підтримки Office, з яким ми вас можемо з’єднати.

×