Вибір способу зберігання записів і керування ними

Увага! : Цю статтю перекладено за допомогою служби машинного перекладу; див. застереження. Версію цієї статті англійською мовою див. тут для отримання довідки.

У службі SharePoint записами можна керувати в архіві або в тому ж сховищі документів, де містяться активні документи.

Огляд

Готуючи рішення з керування записами, потрібно спланувати його спільно з адміністраторами. Додаткові відомості про планування та впровадження рішень із керування записами див. у розділі Див. також.

Сайт Центру записів    слугує архівом; документи копіюються до архіву, коли стають записами. Статус документа як запису визначається його розміщенням в архіві записів.

Керування записами на місці    – це альтернатива традиційному процесу копіювання або переміщення записів до іншого розташування з подальшим застосуванням політик безпеки та збереження. Записами можна керувати «на місці», тобто документ можна залишити в поточному розташуванні на сайті, оголосити записом і застосувати до нього відповідні властивості безпеки, збереження та ліквідації.

Можна використати й гібридний підхід. Наприклад, ви зберігаєте записи на місці разом з активними документами протягом двох років, а після завершення проекту переміщуєте записи до архіву записів.

Центр записів

Вміст з усього підприємства можна надсилати до Центру записів, а потім спрямовувати у відповідне місце, де до нього буде застосовано правильні дозволи й політики (наприклад, щодо терміну дії та аудиту).

Метадані (тобто відомості про дані) надзвичайно важливі для керування інформацією та подальшого її отримання. Такі функції, як типи вмісту, організатор вмісту, віртуальні папки підтримують використання метаданих.

До числа функцій Центру записів входять:

  • Ідентифікатор документа.    Кожному документу можна присвоїти унікальний ідентифікатор, який залишається з документом навіть після архівації. Це дає змогу легко посилатися на записи за ідентифікатором, навіть якщо документ переміщено.

  • Поетапне збереження.    Політики збереження можуть передбачати кілька етапів, що дає змогу визначити весь життєвий цикл документа в одній політиці (наприклад, щорічний перегляд контрактів і їх видалення через 7 років).

  • Звіти про аудит для кожного елемента.    Можна створити настроюваний звіт про аудит для окремого запису.

  • Ієрархічні плани файлів.    Можна створити глибокі ієрархічні структури папок і керувати збереженням кожної папки в ієрархії (або настроїти успадкування властивостей від батьківських папок).

  • Звіт про план файлів    Ви можете створювати звіти про стан відображає кількість елементів на кожному етапі план файлів, разом із зведення політики на кожному вузлі у плані. Класифікація та централізовані типи вмісту: Архів буде споживачів корпоративного таксономії і типів вмісту, забезпечити узгодженість і контекст передавання між співпраці пробілів і архіву. Ми будемо говорити більше про наші 2010 класифікації інвестиції в майбутніх повідомлень.

  • Класифікація та централізовані типи вмісту.    В архіві будуть використовуватися корпоративні класифікації та типи вмісту, що забезпечить узгодженість і контекстне передавання між розташуваннями для співпраці й архівом. У наступних дописах ми набагато докладніше опишемо інвестиції у класифікацію за 2010 рік.

  • Організатор вмісту.    Маршрутизатор записів може використовувати метадані для спрямування вхідних документів у відповідне місце в ієрархічному плані файлів. Це дасть вам змогу автоматично застосовувати правила до надісланого вмісту, наприклад: «Якщо угоду про придбання позначено як «Проект альфа», слід надіслати її до вкладеної папки «Контракти альфа» та застосувати до елемента політику збереження цієї папки».

  • Віртуальні папки   : план файлу – це чудовий спосіб керування сховище, але часто час не те, що потрібно використовувати для навігації та знаходити вміст, який ви шукаєте. Центр записів SharePoint 2010 робить використання нового засобу навігації на основі метаданих, яка дає змогу представити ключові метаданих у вигляді віртуальні папки:

На початок сторінки

Керування записами на місці

Кожен сайт, активований для керування записами на місці, можна настроїти як систему керування записами. У системі такого типу, на відміну від Центру записів, можна зберігати записи разом з активними документами в розташуванні для співпраці.

Керування записами на місці дає змогу керувати вмістом у розташуваннях для спільної роботи. Завдяки цьому певні документи SharePoint (або блоґи, вікі-сайти, веб-сторінки та елементи списків) можна оголошувати записами. Система може захищати такі записи від видалення або змінення, якщо цього вимагає визначення запису у вашій організації.

Аудит, збереження, закінчення дії, створення звітів, робочі цикли записів, витребування електронної інформації та утримання з юридичних причин – усі ці функції можна використовувати в розташуванні для співпраці, урівноважуючи цінність SharePoint для користувачів і потреби керування інформацією.

Документи можна оголошувати записами вручну (у складі ширшого процесу в робочому циклі) або під час планового збереження документа (наприклад, через 2 роки). Головне те, що оголошений записом вміст не переміщується до архіву, а залишається на своєму місці, доступний користувачам для пошуку та взаємодії.

Ось додаткові переваги використання системи керування записами на місці:

  • Записи можуть бути розташовані й ними можна керувати на кількох сайтах.

  • Якщо керування версіями ввімкнуто, підтримання версій записів здійснюється автоматично.

  • Можна використовувати пошук записів і активних документів одночасно.

  • Надається більш повний контроль над визначенням запису в організації та дозволами на створення записів.

На початок сторінки

Рекомендації щодо планування рішення

Обираючи між керуванням записами в окремому центрі записів і керуванням у тому ж розташуванні для співпраці, де було створено документи, зверніть увагу на такі моменти:

  • Чи відповідає система керування сайтом для співпраці роботи вимогам до керування записами?

  • Чи підлягає ваша галузь нормативним вимогам, які зобов’язують відокремлювати записи від активних документів?

  • Чи можна довірити адміністраторові сайту для співпраці керування сайтом із записами?

  • Можливо, записи варто зберігати не на сайті для співпраці, а на сайті з обмеженим доступом або з іншим графіком створення резервних копій.

  • Як довго використовуватиметься сайт для співпраці? Якщо записи потрібно зберігати довше, ніж триватиме проект, стратегія керування записами на місці вимагатиме підтримки сайту для співпраці навіть після припинення його використання.

  • Чи часто учасникам проекту буде потрібен доступ до документів після того, як документи стануть записами? Якщо використовувати підхід керування на місці, учасники проекту, як і раніше, матимуть доступ до документів незалежно від їх статусу (активні документи чи записи).

  • За що відповідають диспетчери записів у вашій організації: лише за записи чи за всю інформацію (як активні документи, так і записи)? Якщо диспетчери записів відповідають лише за офіційні записи, для них буде простіше мати окремий центр записів.

На початок сторінки

Примітка : Застереження про машинний переклад: Цю статтю перекладено комп’ютерною системою без втручання людини. Корпорація Майкрософт пропонує таку послугу, щоб іншомовні користувачі могли дізнаватися про продукти, служби й технології Microsoft. Оскільки статтю перекладено за допомогою служби машинного перекладу, вона може містити смислові, синтаксичні або граматичні помилки.

Отримуйте нові функції раніше за інших
Приєднайтеся до оцінювачів Office

Ця інформація корисна?

Дякуємо за ваш відгук!

Дякуємо за відгук! Схоже, вам може стати в нагоді допомога одного з наших спеціалістів служби підтримки Office, з яким ми вас можемо з’єднати.

×