Бібліотеки. Вступ.

Увага! : Цю статтю перекладено за допомогою служби машинного перекладу; див. застереження. Версію цієї статті англійською мовою див. тут для отримання довідки.

Бібліотека — це розташоване на вузлі сховище, в якому можна створювати, збирати, оновлювати файли та керувати ними спільно з іншими членами групи. У кожній бібліотеці відображається список файлів і найважливіші відомості про них, які полегшують спільну роботу з файлами.

Бібліотеки можна настроювати кількома способами. Можна контролювати перегляд, відстеження, керування та створення документів. Можна відстежувати версії (наприклад, їхню кількість і типи), а також обмежувати коло тих, хто матиме змогу переглядати документи до їхнього затвердження.

Можна вибрати один із типів бібліотек залежно від типів файлів, які потрібно зберігати, а також від їх запланованого використання.

Під час створення нового сайту службами Microsoft Windows SharePoint створюється спільна бібліотека документів. Цю бібліотеку можна використовувати відразу або спершу настроїти її. Можна також створити інші бібліотеки.

Нижче описано, як працювати з бібліотеками та зробити їх кориснішими для групи:

  • Створення подань і керування ними    подання можна використати для перегляду найважливіших або найпотрібніших елементів у таблиці. Вміст бібліотеки не змінюється, але файли впорядковуються або відфільтровуються для полегшення пошуку та перегляду.

  • Обов’язкове затвердження документа    Затвердження документа можна зробити обов’язковим. До затвердження або відхилення користувачем із відповідним дозволом документ лишатиметься у стані очікування. Можна контролювати, які групи користувачів матимуть змогу переглядати документ перед затвердженням.

  • Відстеження версій     Якщо вам потрібно зберігати файли попередніх версій, бібліотек можна відстежувати, збереження та відновлення файлів. Ви можете відстежувати всі версії таким же чином. Чи можна призначити деяких версіях основна, наприклад додавати новий розділ ручним і деяких версіях як проміжні, наприклад виправлення орфографічних помилок. Для керування простору для зберігання, за потреби можна вибрати кількість кожного типу версії, які потрібно зберегти.

    Наприклад, туристична агенція може використати бібліотеку документів для керування своїми файлами. Розробляючи нові пропозиції для клієнтів, члени команди відстежують проміжні версії файлу. Якщо буде зроблено помилку в одній версії, можна відновити попередню версію. Після завершення пропозиції члени команди можуть створити основну версію та роздрукувати її для затвердження юридичним відділом та менеджерами. Після затвердження інші працівники установи можуть переглянути файл.

  • Вимога витягнення файлів     Під час обов'язкового витягнення файлу, ви переконатися, що тільки одна особа може редагувати файл, доки не перевірявся. Вимагає витягнення документів запобігає кільком користувачам вносити зміни в той же час, який можна створити конфлікти редагування та спричинити плутанину. Витягнення також може допомогти нагадати учасникам групи додавати примітки під час перевірки файлу, так, що ви можете легко відстежувати зміни в кожній версії.

  • Отримання інформації про зміни     Бібліотеки у службах Windows SharePoint Services 3.0 підтримують технологію RSS, що дозволяє членам однієї робочої групи автоматично отримувати відомості про оновлення та зміни. RSS — це технологія, за допомогою якої користувачі можуть отримувати та переглядати оновлення або різні RSS-канали новин і відомостей в одному розташуванні. Також можна настроїти оповіщення електронною поштою і отримувати повідомлення в разі змінення файлів.

  • Редагування файлів у автономному режимі     Якщо користувачу зручніше працювати над файлами на жорсткому диску, їх можна витягнути та працювати в автономному режимі, використовуючи сумісний з Windows SharePoint Services 3.0 застосунок, наприклад систему система Microsoft Office 2007.

  • Робота з бібліотекою у програмі електронної пошти     Використовуючи програму електронної пошти, сумісну зі службами Windows SharePoint Services 3.0, наприклад Microsoft Office Outlook 2007, можна завжди мати доступ до важливих даних. У програмі електронної пошти можна читати, редагувати та шукати файли в автономному режимі.

  • Копіювання документів в інше розташування     Можна легко надіслати файл до іншого розташування на сайті Windows SharePoint Services 3.0. Можна настроїти програму так, щоб під час оновлення вихідного документа з’являвся запит на оновлення файлів у інших розташуваннях.

  • Визначення типів вмісту     Якщо ваша група працює з кількох типів файлів, наприклад аркушів, презентацій і документів, можна розширити можливості до бібліотеки, активувати та визначення кількох типів вмісту. Типи вмісту додати гнучкість і узгодженість кількома бібліотеками. Кожен тип вмісту, можна вказати шаблон і робочий цикл процеси.

    Наприклад, відділ продажів може мати шаблони для звітів про продажі, стандартних документів, бюджетів та презентацій. Кожний шаблон містить логотип компанії та опис завдання. Під час створення нового файлу в бібліотеці документів користувач може вибрати якийсь шаблон для використання.

  • Визначення унікальних дозволів     Можна визначити унікальний дозвіл для бібліотеки або навіть для окремого файлу в бібліотеці.

  • Створення робочих процесів    Робочі процеси, які було визначено установою для власних потреб (наприклад, керування затвердженням або перевіркою документів), можна використовувати в бібліотеці або типах вмісту.

Тип бібліотеки, який використовується, залежить від видів файлів, до яких надається спільний доступ.

  • Бібліотека документів   . Бібліотеки документів призначено для файлів багатьох типів, зокрема документів і електронних таблиць. У бібліотеці документів можна зберігати й файли інших типів, хоча деякі з них заблоковано з міркувань безпеки. Працюючи з програмами, сумісними зі службами Windows SharePoint Services, можна створювати такі файли з бібліотеки. Наприклад, маркетингова група може мати власну бібліотеку для матеріалів із планування, випусків новин і публікацій.

  • Бібліотека зображень   . Бібліотека зображень використовується, щоб надавати спільний доступ до колекції цифрових зображень або графіки. Хоча зображення можна зберігати в бібліотеках SharePoint інших типів, бібліотеки зображень мають кілька переваг. Наприклад, в бібліотеці зображень можна переглядати зображення як показ слайдів, завантажувати їх на комп’ютер і редагувати, використовуючи графічні програми, сумісні зі службами Windows SharePoint Services. Бібліотеку зображень доцільно створити, якщо робоча група повторно використовує багато графічних об’єктів, таких як емблеми й корпоративні зображення, або потрібно зберігати зображення для подій робочої групи або запуску нових продуктів.

  • Бібліотека вікі-сторінок   . Бібліотека вікі-сторінок використовується, щоб створити колекцію пов’язаних вікі-сторінок. Вікі-сторінки дають змогу багатьом користувачам збирати стандартні відомості у форматі, у якому їх зручно створювати та змінювати. До бібліотеки можна додавати вікі-сторінки із зображеннями, таблицями, гіперпосиланнями та внутрішніми посиланнями. Наприклад, якщо учасники робочої групи створюють вікі-сайт для проекту, на такому сайті можна зберігати поради на кількох пов’язаних між собою сторінках.

  • Бібліотека форм   . Бібліотека форм використовується, щоб керувати групою бізнес-форм на основі XML. Наприклад, організація може використовувати бібліотеки форм для звітів про витрати. Щоб налаштувати бібліотеку форм, потрібний редактор XML або програма для створення XML, сумісні зі службами Windows SharePoint Services, наприклад Microsoft Office InfoPath.

На початок сторінки

Примітка : Застереження про машинний переклад: Цю статтю перекладено комп’ютерною системою без втручання людини. Корпорація Майкрософт пропонує таку послугу, щоб іншомовні користувачі могли дізнаватися про продукти, служби й технології Microsoft. Оскільки статтю перекладено за допомогою служби машинного перекладу, вона може містити смислові, синтаксичні або граматичні помилки.

Отримуйте нові функції раніше за інших
Приєднайтеся до оцінювачів Office

Ця інформація корисна?

Дякуємо за ваш відгук!

Дякуємо за відгук! Схоже, вам може стати в нагоді допомога одного з наших спеціалістів служби підтримки Office, з яким ми вас можемо з’єднати.

×