Архівування елементів вручну

Увага! : Цю статтю перекладено за допомогою служби машинного перекладу; див. застереження. Версію цієї статті англійською мовою див. тут для отримання довідки.

Поштова скринька Outlook має обмежений розмір, тому було б добре, якби найближчим часом електронна пошта не перестала надходити до неї. Щоб вона не переповнилася, можна перемістити старі елементи, які потрібно зберегти, в архів, окремий файл даних Outlook (PST), який можна в будь-який час відкрити у програмі Outlook.

Примітка : Команда " архівувати " а функція не відображається для будь-якого облікового запису в профілі Outlook, якщо ви додати обліковий запис Exchange Server і ваша організація використовує онлайновий Архів Microsoft Exchange Server. Адміністратор мережі також можна вимкнути цю функцію.

За промовчанням програма Outlook використовує автоархівації для архівування елементів звичайна інтервал. Щоб дізнатися більше, відображається Автоархівація старих елементів.

Можна також у будь-який час архівувати елементи вручну. У такий спосіб можна керувати тим, який файл потрібно архівувати, де його зберегти та коли можна заархівувати файл, залежно від дати його створення.

  1. Виконайте одну з таких дій:

    • У Outlook 2013: послідовно виберіть елементи файл > відомості > засоби очищення > Архів.


      Архівація

    • У Outlook 2016: натисніть файл > відомості > Знаряддя > видалення старих елементів

      Видалення старих елементів

    Порада : Команди «Архівація" та «Автоархівація" можуть бути недоступні, якщо профіль електронної пошти підключений до сервера Exchange. Можливо також, що політика збереження електронної пошти, яка використовується в організації, блокує автоархівацію. Для отримання докладних відомостей зверніться до адміністратора.

  2. Виберіть параметр Архівувати цю папку та всі вкладені папки та виберіть потрібну папку.

  3. У списку Архівувати елементи, створені до введіть потрібну дату.

    діалогове вікно ''архівація''

  4. Можна створити кілька файлів PST, якщо потрібно заархівувати деякі папки за допомогою різних настройок. Наприклад, можна зберігати елементи в папці «Надіслані» довше, ніж у папці «Вхідні».

  5. Установіть прапорець Включити елементи із прапорцем «Не автоархівувати", щоб архівувати окремі елементи, виключені з автоархівації. Цей параметр не змінює виключення для таких елементів, а ігнорує настройку Не автоархівувати лише для цієї архівації.

  6. Натисніть кнопку ОК.

Вимкнення автоархівації

Щоб архівувати лише потрібні елементи, вимкніть автоархівацію.

  1. На вкладці Файл виберіть команду Параметри > Додатково.

  2. У розділі Автоархівація натисніть кнопку Настройки автоархівації.

  3. Зніміть прапорець Автоархівація кожні х днів .

За промовчанням, старих елементів Outlook, автоматично архівувати на звичайні інтервал. Дізнайтеся більше про автоархівації, у статті Використання автоархівації для резервного копіювання та видалення елементів.

Крім автоматичної архівації або замість неї можна також створити резервну копію та заархівувати елементи вручну. Архівація елементів уручну надає певну гнучкість і дає змогу точно визначити, які папки додаються до архіву та який архівний файл даних Outlook (.pst) використовується.

Щоб заархівувати елементи Outlook уручну, виконайте такі дії:

  1. Перейдіть на вкладку Файл.

  2. Натисніть кнопку засоби очищення.

  3. Виберіть пункт Архівувати.

  4. Установіть перемикач Архівувати цю папку та всі вкладені папки та виберіть потрібну папку. Якщо папка містить вкладені папки, їх усі буде додано до створеного вручну архіву.

  5. У списку Архівувати елементи, створені до введіть потрібну дату.

    діалогове вікно ''архівація''

  6. Якщо ви не бажаєте використовувати файл або розташування за промовчанням, у розділі Файл архіву натисніть кнопку Огляд, щоб визначити новий файл або розташування. Знайдіть потрібний файл або введіть ім’я файлу та натисніть кнопку ОК. Розташування файлу призначення відобразиться в полі Файл архіву.

  7. Установіть прапорець Включити елементи із прапорцем "Не автоархівувати", щоб додати до архіву всі елементи, позначені для вилучення з автоархівації. Цей параметр не скасовує вилучення таких елементів з автоархівації, а просто ігнорує прапорець Не автоархівувати для поточної архівації.

Вимкнення автоархівації

Щоб архівувати елементи лише вручну, необхідно вимкнути автоархівацію. Виконайте такі дії:

  1. Перейдіть на вкладку Файл.

  2. Виберіть пункт Параметри.

  3. На вкладці Додатково в розділі Автоархівація натисніть кнопку Настройки автоархівації.

  4. Зніміть прапорець Автоархівація кожні х днів .

Функція автоархівації, увімкнута за промовчанням, автоматично переміщує застарілі елементи за визначеним розкладом до архівного розташування. Проте можна вручну створити резервні копії та архівувати елементи у вибраному розташуванні.

Примітка : Параметри автоархівації Microsoft Office Outlook 2007 можна настроювати. Замість того, щоб резервне копіювання або архівування елементів вручну, може виявитися, що автоархівації чи відповідають вашим потребам. Додаткові відомості можна знайти За допомогою автоархівації для резервного копіювання та видалення елементів.

  1. У меню Файл виберіть команду Архівувати.

  2. Виберіть перемикач Архівувати цю папку та всі вкладені папки та вкажіть потрібну дату в полі Архівувати елементи, створені до.

    архівні папки у списку папок

  3. У групі Файл архіву натисніть кнопку Огляд і вкажіть новий файл або розташування, якщо не бажаєте користуватися стандартним файлом або розташуванням.

  4. Установіть прапорець Включити елементи з прапорцем "Не автоархівувати", якщо бажаєте скасувати попередню настройку обмеження архівації певних елементів. Якщо ви вирішили вручну архівувати ці елементи, на них знову діятиме настройка Не автоархівувати, доки ви не скасуєте її в майбутньому.

  5. Натисніть кнопку ОК.

Примітка : Outlook автоматично створить інший файл архіву для елементів у вибраній папці й розташуванні.

Примітка : Застереження про машинний переклад: Цю статтю перекладено комп’ютерною системою без втручання людини. Корпорація Майкрософт пропонує таку послугу, щоб іншомовні користувачі могли дізнаватися про продукти, служби й технології Microsoft. Оскільки статтю перекладено за допомогою служби машинного перекладу, вона може містити смислові, синтаксичні або граматичні помилки.

Отримуйте нові функції раніше за інших
Приєднайтеся до оцінювачів Office

Ця інформація корисна?

Дякуємо за ваш відгук!

Дякуємо за відгук! Схоже, вам може стати в нагоді допомога одного з наших спеціалістів служби підтримки Office, з яким ми вас можемо з’єднати.

×