Архівування в Outlook для Windows

Архівувати повідомлення в Outlook 2016 можна кількома способами. Доступні варіанти залежать від типу облікового запису, який ви використовуєте в Outlook 2016: обліковий запис Office 365 для бізнесу або Exchange чи інший тип, як-от Outlook.com, Gmail, POP або IMAP.

Папка "Архів" в Outlook 2016 доступна для всіх облікових записів. Це одна зі стандартних папок Outlook, так само як "Вхідні", "Надіслані" й "Видалені". Папку "Архів" неможливо видалити. Якщо ви використовуєте Outlook з обліковим записом Exchange або Exchange Online, до папки "Архів" застосовуються налаштовані політики для папок, як-от політики збереження.

Якщо переміщувати повідомлення до папки "Архів" за допомогою кнопки "Архівувати", розмір поштової скриньки не зменшується. Щоб зменшити розмір поштової скриньки, скористайтеся онлайновим архівом (в Office 365 для підприємств) або функцією "Автоархівація".

Архівування повідомлень однією дією в Outlook 2016

Щоб перемістити одне або кілька повідомлень до папки Архів, не видаляючи їх, на стрічці в групі "Видалення" натисніть кнопку "Архівувати". Архівування надає кілька переваг.

  • Архівні елементи можна легко знайти за допомогою поля пошуку або в папці Архів. Коли ви вводите термін у поле пошуку, за замовчуванням Outlook 2016 шукає його в усіх папках поштової скриньки.

  • Елементи в папці Архів лишаються доступними на телефоні та інших пристроях.

Архівування елементів в Outlook 2016

  1. У папці "Вхідні" або в іншій папці виберіть одне чи кілька повідомлень, які потрібно перемістити до архіву.

  2. У групі Видалення натисніть кнопку Архівувати. Крім того, ви можете миттєво заархівувати одне або кілька повідомлень, натиснувши клавішу Backspace

    Архівування одним клацанням

    Примітка.: Папка Архів існує, навіть якщо ви ще жодного разу не застосовували цю функцію. Її можна знайти в списку папок Outlook. Якщо в Outlook 2016 ця папка не відображається, виберіть "Файл > Обліковий запис Office > Параметри оновлення > Оновити зараз".

  3. Повідомлення перемістяться до папки Архів. Якщо ви заархівували повідомлення помилково, перейдіть до папки Архів і поверніть його до папки "Вхідні".

Примітка. Кнопка Архівувати відображається лише в Outlook 2016. У попередніх версіях Outlook на стрічці немає кнопки Архівувати.

Архівування повідомлень за допомогою клавіатури

Ви можете заархівувати одне або кілька повідомлень, натиснувши клавішу Backspace. Якщо натиснути клавішу Delete, повідомлення перемістяться до папки Видалені. Поведінку клавіші Backspace змінити не можна.

Пошук папки "Архів"

Папка Архів міститься в списку папок. Щоб відобразити список папок, виберіть Подання > Область папок > Звичайна.

У меню "Область папок" вибрано пункт "Звичайна".

Пошук елементів у папці "Архів"

За замовчуванням, коли ви шукаєте елементи Outlook за допомогою поля "Пошук: Поточна поштова скринька" вгорі списку папок, Outlook виконує пошук в усій поштовій скриньці.

Пошук у поштовій скриньці

Щоб обмежити пошук лише папкою "Архів", спочатку виберіть її в списку папок. Тепер Outlook шукатиме термін, введений у поле пошуку, лише в папці "Архів".

Пошук в архівній папці

Відмінності від онлайнового архіву

Онлайновий архів – це функція для корпоративних клієнтів Office 365, які мають надзвичайно великі поштові скриньки. Ці користувачі можуть використовувати онлайновий архів, щоб не видаляти старі повідомлення. Онлайновий архів користувача функціонує як другий обліковий запис Outlook із власною структурою папок. Таким чином, якщо спробувати знайти дані в папці "Вхідні", пошук у цьому архіві не виконуватиметься.

Якщо ввімкнуто використання онлайнового архіву, адміністратори та користувачі можуть настроїти для своїх поштових скриньок автоматичне переміщення старих повідомлень в онлайновий архів відповідно до політик архівування.

Вибір між папкою "Архів" і онлайновим архівом

Радимо використовувати папку "Архів", щоб не тримати в паці "Вхідні" повідомлення, на які ви вже відповіли або щодо яких вжили необхідних заходів. Власне, "Архів" – це аналог фізичної папки-реєстратора з файлами. Ви можете зберігати в ній елементи й надалі легко отримувати до них доступ. Крім того, за потреби повідомлення можна видалити або перемістити до інших папок.

В організації, яка застосовує службу "Office 365 для підприємств", користувачі можуть мати поштові скриньки великого розміру. Радимо адміністраторам налаштувати для таких користувачів політику архівування, за якою елементи віком понад рік або менше переміщуватимуться в онлайновий архів, якщо незабаром буде досягнуто квоти скриньки. У такому разі користувачам не доведеться видаляти старі повідомлення, щоб звільнити простір для нових. Повідомлення, старші за вказаний вік, можна переміщувати як із папки "Вхідні", так і з локальної папки "Архів".

Запитання й відповіді щодо архівування

Ні. Папка "Архів" – одна зі стандартних системних папок Outlook, і її неможливо перейменувати, перемістити або видалити.

Архівування – це добре відома функція, вже доступна в Outlook Mobile, Outlook Web App, Outlook.com і навіть у системах інших постачальників електронної пошти, як-от Gmail. Оскільки це усталена назва, а онлайновий архів – наявна функція, ми вирішили залишити їх схожими.

Автоархівація – це стара функція Outlook, яка дає змогу автоматично переміщати старі повідомлення в PST-файл. Це означає, що повідомлення видаляються із сервера, що ускладнює їх пошук. Якщо жорсткий диск, на якому міститься відповідний файл AutoArchive.pst, стане непридатним для використання, архів буде втрачено. Онлайновий архів – це функція корпоративного класу, яку можна використовувати замість автоархівації.

Автоархівацію можна й надалі використовувати за відсутності онлайнового архіву, якщо її не вимкнув ІТ-підрозділ. Докладні відомості про автоархівацію в Outlook 2016 див. в статті Архівація старих елементів вручну в програмі Outlook для Windows.

Архівування – широкодоступна функція в Outlook для Windows, Outlook Mobile, інтернет-версії Outlook і Outlook.com. Функцію архівування не можна вимкнути за допомогою групової політики.

Додаткові ресурси

Удосконалення навичок роботи з Office
Ознайомтеся з навчальними матеріалами
Отримуйте нові функції раніше за інших
Приєднайтеся до оцінювачів Office

Ця інформація корисна?

Дякуємо за ваш відгук!

Дякуємо за відгук! Схоже, вам може стати в нагоді допомога одного з наших спеціалістів служби підтримки Office, з яким ми вас можемо з’єднати.

×