Архівація елементів уручну

Примітка.: Ми хочемо надавати найновіший вміст довідки рідною мовою користувачів якомога швидше. Цю сторінку перекладено за допомогою засобу автоматичного перекладу, тому вона може містити смислові, синтаксичні або граматичні помилки. Ми вважаємо, що цей вміст стане вам у пригоді. Повідомте нас, чи була інформація корисною, унизу цієї сторінки. Для зручності цю статтю можна переглянути англійською мовою.

Поштова скринька Outlook має обмежений розмір, тому було б добре, якби найближчим часом електронна пошта не перестала надходити до неї. Щоб вона не переповнилася, можна перемістити старі елементи, які потрібно зберегти, в архів, окремий файл даних Outlook (PST), який можна в будь-який час відкрити у програмі Outlook.

Примітка.: Команда " архівувати " а функція не відображається для будь-якого облікового запису в профілі Outlook, якщо ви додати обліковий запис Exchange Server і ваша організація використовує онлайновий Архів Microsoft Exchange Server. Адміністратор мережі також можна вимкнути цю функцію.

За замовчуванням Outlook використовує функцію автоархівації, щоб регулярно архівувати елементи. Докладні відомості див. в статті Автоархівація старих елементів.

Можна також у будь-який час архівувати елементи вручну. У такий спосіб можна керувати тим, який файл потрібно архівувати, де його зберегти та коли можна заархівувати файл, залежно від дати його створення.

  1. Виконайте одну з таких дій:

    • У Outlook 2013: послідовно виберіть елементи файл > відомості > засоби очищення > Архів.


      Команда "Архівувати"

    • В Outlook 2016 виберіть Файл > Відомості > Засоби > Очищення старих елементів.

      Очищення старих елементів

    Порада.: Команди «Архівація" та «Автоархівація" можуть бути недоступні, якщо профіль електронної пошти підключений до сервера Exchange. Можливо також, що політика збереження електронної пошти, яка використовується в організації, блокує автоархівацію. Для отримання докладних відомостей зверніться до адміністратора.

  2. Виберіть параметр Архівувати цю папку та всі вкладені папки та виберіть потрібну папку.

  3. У списку Архівувати елементи, створені до введіть потрібну дату.

    Діалогове вікно "Архівація"

  4. Можна створити кілька файлів PST, якщо потрібно заархівувати деякі папки за допомогою різних настройок. Наприклад, можна зберігати елементи в папці «Надіслані» довше, ніж у папці «Вхідні».

  5. Установіть прапорець Включити елементи із прапорцем «Не автоархівувати", щоб архівувати окремі елементи, виключені з автоархівації. Цей параметр не змінює виключення для таких елементів, а ігнорує настройку Не автоархівувати лише для цієї архівації.

  6. Натисніть кнопку ОК.

Вимкнення автоархівації

Щоб архівувати лише потрібні елементи, вимкніть автоархівацію.

  1. На вкладці Файл виберіть команду Параметри > Додатково.

  2. У розділі Автоархівація натисніть кнопку Настройки автоархівації.

  3. Зніміть прапорець Автоархівація кожні n днів.

За промовчанням, старих елементів Outlook, автоматично архівувати на звичайні інтервал. Дізнайтеся більше про автоархівації, у статті Використання автоархівації для резервного копіювання та видалення елементів.

Можна також вручну резервне копіювання та архівування елементів, крім автоархівації або замінити. Архівація вручну надає адміністраторам і дає змогу визначити, що саме папок, у яких містяться в архіві, і якого архівування файл даних Outlook (. PST) використовується.

Архівація вручну елементів Outlook, виконайте наведені нижче дії.

  1. Виберіть вкладку Файл.

  2. Натисніть кнопку засоби очищення.

  3. Виберіть пункт Архівувати.

  4. Виберіть параметр архівувати цю папку та всі вкладені папки а потім клацніть папку, яку потрібно архівувати. Будь-яку вкладену папку, вибрати входить в архіві вручну.

  5. У списку Архівувати елементи, створені до введіть потрібну дату.

    Діалогове вікно ''Архівація''

  6. Якщо не потрібно використовувати за промовчанням файл або розташування, у розділі для файлу архіву, натисніть кнопку Огляд для визначення нового файлу або в іншому розташуванні. Перейдіть до файлу, який потрібно знайти, або введіть ім'я файлу, а потім натисніть кнопку OK. Місце призначення файлу відображається в полі файл архіву .

  7. Установіть прапорець Включити елементи з прапорцем"не автоархівувати" встановлено прапорець включити всі елементи, що може бути по одному позначено, який потрібно вилучити з автоматичного архівування. Цей параметр не видаляє цей виняток із цих елементів, але замість цього ігнорує прапорець Не автоархівувати для архіві лише.

Вимкнення автоархівації

Якщо потрібно архівувати тільки вручну, необхідно вимкнути автоархівації. Виконайте наведені нижче дії.

  1. Перейдіть на вкладку Файл.

  2. Виберіть пункт Параметри.

  3. На вкладці Додатково в розділі Автоархіваціянатисніть кнопку Настройки автоархівації.

  4. Зніміть прапорець Автоархівація кожні х днів .

Автоархівація ввімкнуто за промовчанням, автоматично переміщується старих елементів до архіву проміжки. Проте, можна вручну резервне копіювання та архівування елементів до вказаного розташування.

Примітка.: Параметри автоархівації Microsoft Office Outlook 2007 можна настроювати. Замість того, щоб резервне копіювання або архівування елементів вручну, може виявитися, що автоархівації чи відповідають вашим потребам. Додаткові відомості можна знайти За допомогою автоархівації для резервного копіювання та видалення елементів.

  1. У меню файл виберіть пункт архівувати.

  2. Виберіть параметр архівувати цю папку та всі вкладені папки а потім зазначте дату у списку архівувати елементи, створені раніше.

    Архівні папки у списку папок

  3. У розділі для файлу архівунатисніть кнопку Огляд для визначення нового файлу та розташування, якщо не потрібно використовувати за промовчанням файл або розташування.

  4. Якщо ви бажаєте попереднього настройку не автоматично архівації певних елементів, установіть прапорець Включити елементи з прапорцем"не автоархівувати" . Якщо ви вирішили архівація вручну ці елементи під час цієї процедури, елементи знову буде стягнуто з Не автоархівувати окрім випадків, коли ви вручну змінити цю настройку в майбутньому.

  5. Натисніть кнопку OK.

Примітка.: Outlook автоматично створює іншого файлу архіву для елементів у папці і вказане.

Удосконалення навичок роботи з Office
Ознайомтеся з навчальними матеріалами
Отримуйте нові функції раніше за інших
Приєднайтеся до оцінювачів Office

Ця інформація корисна?

Дякуємо за ваш відгук!

Дякуємо за відгук! Схоже, вам може стати в нагоді допомога одного з наших спеціалістів служби підтримки Office, з яким ми вас можемо з’єднати.

×