Активація та настроювання керування версіями бібліотеки SharePoint

Одне з багатьох рішень, які необхідно прийняти під час настроювання бібліотеки SharePoint, стосується керування версіями. Вам потрібно, щоб після кожного змінення зберігалися версії елемента або файлу? Якщо так, то скільки версій? Вам потрібно відстежувати лише основні версії або і основні, і проміжні? Вам потрібно, щоб усі користувачі сайту бачили всі чернетки чи вони мають бути доступні лише авторові та користувачам із дозволами "Проектування" або "Повний доступ"? Рішення, які ви приймаєте в кожному з цих випадків, залежать від типу та важливості елементів і файлів у бібліотеках, призначення кожного елемента або файлу, потреб вашої групи користувачів і рівня безпеки, який потрібно підтримувати.

У цій статті

Навіщо активувати керування версіями

Настройки керування версіями: принцип роботи

Активація керування версіями в бібліотеці SharePoint

Деактивація керування версіями в бібліотеці SharePoint

Навіщо активувати керування версіями

Керування версіями в бібліотеках SharePoint дає змогу відстежувати інформацію та керувати нею в міру того, як вона змінюється. Попередні версії можна переглядати та відновлювати за потреби. Це дуже зручно у випадках, коли, наприклад, файл пошкоджено або виявляється, що його попередні версії були точніші, ніж пізніші. У деяких організаціях різні версії файлів зберігаються з юридичних міркувань або для аудиту. За промовчанням керування версіями деактивовано. Щоб активувати його та впровадити свої рішення з керування версіями, необхідно мати дозволи "Проектування" або "Повний доступ".

Крім того, можна відстежувати як основні, так і проміжні версії файлу. Це зручно, якщо, наприклад, потрібно переглянути, як змінювався юридичний висновок, або відстежити ідеї щодо програми, яка зараз перебуває на стадії розробки. Основна версія свідчить про те, що документ готовий до винесення на розгляд широкої аудиторії, тоді як проміжні версії (чернетки) – це незавершена робота, не готова до розповсюдження.

Основна версія суттєво відрізняється від попередньої основної версії та позначається цілим числом (з десятковою крапкою), наприклад 2.0. Основні версії зазвичай доступні для перегляду всім користувачам бібліотеки. Проміжна версія має лише незначні відмінності порівняно з попередньою основною версією. Вона позначається десятковим дробом (з десятковою крапкою), наприклад 2.1. Зазвичай проміжні версії можуть бачити лише ті користувачі, які вносять зміни або мають дозволи "Проектування" або "Повний доступ". Проте ви можете настроїти бібліотеку таким чином, щоб усі користувачі сайту могли бачити всі доступні чернетки.

Примітка :  Основні та проміжні версії доступні лише в бібліотеках, а у списках вони відсутні.

Вгорі сторінки

Настройки керування версіями: принцип роботи

Діалогове вікно Настройки керування версіями має чотири основні розділи; деякі з них не пов’язані безпосередньо з керуванням версіями. Під час настроювання бібліотеки потрібно вибрати параметри в кожному з цих розділів. Звичайно, за наявності необхідних дозволів настройки можна змінити й пізніше.

Вибраний параметр

Результат

Без керування версіями

Користувачам сайту доступна лише поточна версія елемента або файлу. Це настройка за промовчанням.

Створити основні версії

Створюються та зберігаються основні версії. Проміжні версії не створюються та не зберігаються.

Створити основні та проміжні версії (чернетки)

Під час повернення файлу з редагування створюються й відстежуються основні та проміжні версії. Користувач, який працює над файлом, повинен указати під час повернення файлу, чи це основна, чи проміжна версія.

Залишати таку кількість основних версій

Якщо встановлено прапорець цього додаткового параметра, число під ним позначає кількість основних версій, які зберігаються в бібліотеці. Якщо, наприклад, це число 25, то найстаріша версія видаляється, коли створюється версія 26. Тоді доступні будуть лише версії 2 – 26. Керувати бібліотекою набагато легше, якщо обмежити кількість створюваних версій. Проте якщо вам потрібно зберігати кожну версію або багато версій, установіть дуже велике число або взагалі не встановлюйте обмеження.

Залишати чернетки для такої кількості основних версій

Якщо вибрано цей додатковий параметр, число в полі позначає кількість чернеток, які зберігаються. Наприклад, можна зберігати 25 основних версій, а чернетки – лише для останніх п’яти версій. Якщо для цього немає відповідних юридичних або інших особливих вимог, найімовірніше, вам не потрібно зберігати всі чернетки для всіх основних версій.

  • Розділ "Параметри безпеки чорнового елемента"   . У цьому розділі можна визначити користувачів, які матимуть право переглядати чернетки в бібліотеці. Ви можете дозволити переглядати бібліотеку будь-якому користувачеві з дозволами на читання елементів або лише тим, хто може редагувати елементи, або лише авторам елементів і користувачам, які затверджують елементи. Якщо ви вирішите обмежити перегляд, проміжні версії (чернетки) зможуть переглядати лише визначені користувачі. Інші бачитимуть лише основні версії.

  • Розділ "Потребує витягнення"   . У цьому розділі можна визначити, чи мають користувачі брати файли на редагування для їх змінення. Додаткові відомості див. у статті Обов’язкове взяття файлів на редагування в бібліотеці SharePoint.

Вгорі сторінки

Активація керування версіями в бібліотеці SharePoint

  1. Перейдіть до бібліотеки, у якій ви плануєте працювати. Якщо ім’я бібліотеки не відображається на панелі швидкого запуску, виберіть команду Увесь вміст сайту та виберіть ім’я бібліотеки.

  2. На стрічці у групі Знаряддя бібліотеки відкрийте вкладку Бібліотека.

  3. Виберіть команду Настройки бібліотеки Кнопка «Настройки бібліотеки» на стрічці бібліотеки SharePoint Foundation .

  4. На сторінці Настройки бібліотеки в розділі Загальні параметри виберіть пункт Настройки керування версіями. Відкриється діалогове вікно Настройки керування версіями.

  5. У розділі Документ. Журнал версій виберіть один із наведених нижче параметрів.

    • Створити основні версії. Вибравши цей параметр, ви зможете встановити обмеження кількості основних версій.

    • Створити основні та проміжні версії (чернетки). Вибравши цей параметр, ви зможете встановити обмеження кількості як основних версій, так і версій, для яких зберігаються чернетки.

  6. Необов’язково: установіть обмеження кількості версій, які потрібно зберігати.

    • Установіть прапорець Залишати таку кількість основних версій, якщо вам потрібно обмежити кількість версій, які зберігаються в бібліотеці. В іншому випадку не встановлюйте цей прапорець. У полі під прапорцем введіть кількість версій, які потрібно зберігати.

    • Установіть прапорець Залишати чернетки для такої кількості основних версій, якщо вам потрібно обмежити кількість чернеток, які зберігаються. Цей параметр доступний лише у випадку, якщо встановлено перемикач Створити основні та проміжні версії (чернетки). У полі під прапорцем введіть кількість версій, для яких потрібно зберігати чернетки.

  7. Необов’язково: визначте, яким користувачам дозволено переглядати чорнові елементи в бібліотеці документів. У розділі Параметри безпеки чорнового елемента виберіть один із наведених нижче параметрів.

    • Будь-який користувач, який має дозвіл читати елементи. Виберіть цей параметр, щоб надати доступ усім користувачам, які мають дозвіл на читання сайту. Цей параметр доступний, якщо в розділі Документ. Журнал версій установлено перемикач Створити основні та проміжні версії (чернетки).

    • Тільки користувачі, які мають дозвіл редагувати елементи. Виберіть цей параметр, щоб дозволити перегляд чернеток лише користувачам, які мають дозвіл на редагування. Цей параметр доступний, якщо в розділі Документ. Журнал версій установлено перемикач Створити основні та проміжні версії (чернетки).

    • Тільки користувачі, які мають дозвіл затверджувати елементи (і автор елемента). Виберіть цей параметр, щоб дозволити перегляд лише авторові елемента й користувачам, які мають дозвіл на затвердження елементів у бібліотеці. Цей параметр доступний, якщо в розділі Ухвалення вмісту встановлено перемикач Так.

  8. Необов’язково: визначте, чи потрібно брати на редагування документи з бібліотеки. За промовчанням це не вимагається. Якщо потрібно змінити настройки за промовчанням, установіть перемикач Так у розділі Потребує витягнення. Додаткові відомості про обов’язкове взяття на редагування див. у статті Обов’язкове взяття файлів на редагування в бібліотеці SharePoint.

  9. Натисніть кнопку ОК, щоб закрити діалогове вікно та повернутися до сторінки Настройки. Бібліотека документів.

Вгорі сторінки

Деактивація керування версіями в бібліотеці SharePoint

Можливо, з часом керування версіями в бібліотеці SharePoint стане вам непотрібне. Якщо ви маєте дозволи "Повний доступ" або "Проектування", ви можете скасувати керування версіями в бібліотеці.

  1. Перейдіть до бібліотеки, у якій ви плануєте працювати. Якщо ім’я бібліотеки не відображається на панелі швидкого запуску, виберіть команду Увесь вміст сайту та виберіть ім’я бібліотеки.

  2. На стрічці у групі Знаряддя бібліотеки відкрийте вкладку Бібліотека.

  3. Виберіть команду Настройки бібліотеки Кнопка «Настройки бібліотеки» на стрічці бібліотеки SharePoint Foundation .

  4. На сторінці Настройки бібліотеки в розділі Загальні параметри виберіть пункт Настройки керування версіями.

  5. У розділі Документ. Журнал версій у діалоговому вікні Настройки керування версіями встановіть перемикач Без керування версіями. Усі попередні настройки в цьому розділі буде скасовано.

  6. Натисніть кнопку ОК, щоб закрити діалогове вікно та повернутися до сторінки Настройки. Бібліотека документів.

Вгорі сторінки

Отримуйте нові функції раніше за інших
Приєднайтеся до оцінювачів Office

Ця інформація корисна?

Дякуємо за ваш відгук!

Дякуємо за відгук! Схоже, вам може стати в нагоді допомога одного з наших спеціалістів служби підтримки Office, з яким ми вас можемо з’єднати.

×