Автоматичне видалення старих елементів RSS

Обсяг вмісту деяких RSS-каналів може бути дуже великим. У міру додавання нових RSS-каналів до Microsoft Office Outlook 2007 може виявитися, що розмір поштова скринька на сервері Microsoft Exchange або Файл особистих папок (PST) швидко зростає.

Засіб автоархівації в Microsoft Outlook пропонує можливість автоматичного видалення елементів, старіших за певну дату. Вмістом багатьох RSS-каналів є новини або інші відомості, яким властиво застарівати. Потреба у збереженні застарілих елементів звичайно не така настійна, як необхідність зберігання старих повідомлень електронної пошти.

Примітка : Дії, описані в цій статті, передбачають використання засобу автоархівації. Функція автоархівації може бути недоступна, якщо в будь-якій із конфігурацій Outlook на вашому комп'ютері використовується обліковий запис Exchange із керуванням записами повідомлень.

У цій статті

Докладно про автоархівацію

Настроювання автоархівації для елементів RSS

Увімкнення автоархівації

Визначення параметрів автоархівації для кожної папки RSS-каналів

Архівація та видалення вручну

Докладно про автоархівацію

Автоархівація вмикається за промовчанням і автоматично виконується через заплановані інтервали, архівуючи та, якщо вказано, видаляючи старі елементи з усіх папок Outlook. Старими елементами вважаються ті, що досягли вказаного віку.

За промовчанням Outlook створює файли архіву в такому розташуванні:

  • Windows Vista    

    диск:\користувач\AppData\Local\Microsoft\Outlook\Archive.pst

    Якщо папка Local не відображається, можливо, її приховано. Відомості про відображення прихованих папок див. у довідці Microsoft Windows.

  • Microsoft Windows XP або Microsoft Windows Server 2003    

    диск:\Documents and Settings\користувач\Local Settings\Application Data\Microsoft\Outlook\Archive.pst

    Якщо папка Local Settings не відображається, можливо, її приховано. Відомості про відображення прихованих папок див. у довідці Windows.

До заархівованих елементів можна звернутися безпосередньо з розділу Архівні папки в області переходів Outlook. Щоб відобразити розділ Архівні папки в області переходів, виберіть у меню Перехід команду Список папок.

Відкривши Архівні папки, ви побачите, що в них зберігається наявна структура папок Outlook. Якщо папка, вибрана для архівування, має батьківську папку, таку саму папку буде створено й у файлі архіву, проте в ній буде заархівовано лише елементи, які відповідають умовам автоархівації. Якщо виникає потреба перемістити файли з архіву назад до основної поштової скриньки, можна або імпортувати всі елементи з файлу архіву до вихідних папок або інших папок на вибір, або перемістити чи скопіювати (в тому числі за допомогою перетягування) окремі елементи вручну.

Вгорі сторінки

Настроювання автоархівації для елементів RSS

Існує два набори параметрів автоархівації  — глобальні параметри та параметри для окремих папок.

  • Глобальні параметри.    Звані також параметрами за промовчанням, глобальні параметри визначають, чи має автоархівація виконуватися взагалі та що вона має роботи за промовчанням з елементами всіх папок Outlook, окрім папки Контакти, яка становить виняток для автоархівації.

  • Параметри окремих папок.    Ці параметри мають пріоритет над параметрами за промовчанням, що дає змогу визначати індивідуальну настройку архівації для кожної папки.

Якщо для певної папки не вказано параметри автоархівації, вона не архівуватиметься. Параметри автоархівації застосовуються лише до поточної поштової скриньки. Тобто, якщо вибрати папку в обліковому записі Exchange, а потім установити глобальні параметри автоархівації, ці параметри діятимуть лише для облікового запису Exchange.

Примітка : Окрім параметрів автоархівації, на елементи поштової скриньки також можуть впливати політики зберігання даних або керування записами повідомлень, які встановлюються на рівні організації. Ці політики дозволяють користувачам зберігати елементи не довше, ніж визначено для організації. Вони мають вищий пріоритет порівняно з параметрами автоархівації. Якщо в будь-якому обліковому записі Exchange серед конфігурацій Outlook на вашому комп'ютері застосовано керування записами повідомлень, автоархівація забороняється в усіх конфігураціях Outlook на комп'ютері.

Вгорі сторінки

Увімкнення автоархівації

Хоча за промовчанням автоархівацію ввімкнуто, можна вимикати та вмикати цю функцію, коли потрібно. Для виконання процедур, описаних у цій статті, автоархівацію має бути ввімкнуто.

Якщо потрібно використовувати автоархівацію лише для папок RSS-каналів, рекомендовано внести зміни до параметрів за промовчанням, щоб автоархівація вмикалася, але не виконувала жодних дій, за винятком указаних папок. Це допоможе запобігти випадковому архівуванню або видаленню елементів із папок, не призначених для цього.

  1. У меню Знаряддя виберіть пункт Параметри.

  2. На вкладці Додатково натисніть кнопку Автоархівація.

    Параметри автоархівації

  3. Установіть прапорець Автоархівація кожні n днів.

  4. У полі введіть число від 1 до 60, яке відповідає потрібній частоті виконання автоархівації.

    Для ефективного використання автоархівації з папками RSS-каналів рекомендовано вводити значення від 1 до 7 днів. Це не тривалість зберігання елементів, а інтервал запуску автоархівації. Чим частіше виконується автоархівація, тим надійнішим стає зберігання.

  5. У групі Під час автоархівації зніміть прапорці видаляти прострочені елементи (лише пошта) та архівувати або видаляти старі елементи.

    Зняття цих прапорців допомагає запобігти випадковому виконанню дій автоархівації з папками, для яких це не передбачено. Далі в цій статті буде показано, як визначити параметри автоархівації для окремої папки.

    Якщо автоархівація вже використовується та деякі папки мають глобальні параметри за промовчанням, немає потреби змінювати ці настройки.

Вгорі сторінки

Визначення параметрів автоархівації для кожної папки RSS-каналів

Слід указати параметри автоархівації для кожної папки RSS-каналів. Властивості автоархівації не є рекурсивними  — вони не успадковуються від батьківської папки.

  1. В області переходів клацніть правою кнопкою миші папку RSS-каналів, для якої потрібно вказати параметри, і виберіть команду Властивості в контекстному меню.

  2. Відкрийте вкладку Автоархівація.

    Параметри автоархівації для папки RSS-каналів

  3. Виберіть перемикач Архівувати папку з такими настройками.

  4. У полях Видаляти елементи старші n період, де n — число від 1 до 999, а період може дорівнювати міс., тж. або дн., введіть максимальний проміжок часу, впродовж якого мають зберігатися елементи RSS.

  5. Виберіть перемикач Необоротно видаляти старі елементи.

  6. Натисніть кнопку ОК.

  7. Повторіть ці дії для кожної папки RSS-каналів з елементами, які потрібно автоматично видаляти.

Вгорі сторінки

Архівація та видалення вручну

  1. У меню Файл виберіть команду Архівувати.

  2. Укажіть, що потрібно архівувати: всі папки відповідно до параметрів автоархівації (тобто параметрів за промовчанням або параметрів, указаних для кожної окремої папки) або певну папку з використанням параметрів, указаних у цьому діалоговому вікні.

Примітка :  Якщо потрібно відмовитися від файлу архіву за промовчанням, укажіть інше ім'я файлу в полі Файл архіву. Microsoft Outlook автоматично створить інший файл архіву для елементів у вибраній папці.

Вгорі сторінки

Отримуйте нові функції раніше за інших
Приєднайтеся до оцінювачів Office

Ця інформація корисна?

Дякуємо за ваш відгук!

Дякуємо за відгук! Схоже, вам може стати в нагоді допомога одного з наших спеціалістів служби підтримки Office, з яким ми вас можемо з’єднати.

×