Автоархівація старих елементів

Повідомлення електронної пошти заповнюють поштову скриньку в програмі Outlook досить швидко, адже нові повідомлення, відповіді та пересилання надходять щодня. Поштова скринька може налічувати тисячі нових повідомлень. Керуйте нею та її вмістом, переміщаючи старі елементи, які потрібно зберегти, в архів. Для цього використовуйте функцію автоархівації.

Можна змінювати частоту запуску автоархівації, місце зберігання заархівованих елементів та як довго програма Outlook зберігатиме елементи перед їх архівацією.

  1. На вкладці Файл виберіть команду Параметри > Додатково.

  2. У розділі Автоархівація натисніть кнопку Настройки автоархівації.

  3. Установіть прапорець Автоархівація кожні n днів і вкажіть частоту автоархівації.

  4. Виберіть інші параметри за бажанням, наприклад видалення старих елементів у програмі Outlook замість їх архівації.

    Порада : Команди «Архівація" та «Автоархівація" можуть бути недоступні, якщо профіль електронної пошти підключений до сервера Exchange. Можливо також, що політика збереження електронної пошти, яка використовується в організації, блокує автоархівацію. Для отримання докладних відомостей зверніться до адміністратора.

Щоб отримати додаткові відомості про параметри автоархівації, див. цю статтю.

Змінення настройок автоархівації для окремої папки

  1. У списку папок в області переходів клацніть правою кнопкою миші папку, яку потрібно змінити, і в контекстному меню виберіть пунктВластивості.

  2. У діалоговому вікні Автоархівація виберіть потрібні параметри.

Автоархівація в Outlook активується за замовчуванням і виконується кожні 14 днів. Ви можете змінити частоту автоархівації, указати файл даних Outlook (PST-файл), що використовується для зберігання архівованих елементів, і визначити умови, за яких мають архівуватись елементи в папках Outlook.

  1. Виберіть Знаряддя > Параметри, а потім перейдіть на вкладку Інші.

  2. Виберіть Автоархівація.

    автоархівація в діалоговому вікні «параметри»

  3. Установіть прапорець Автоархівація кожні n днів і вкажіть частоту автоархівації.

  4. Виберіть потрібні параметри.

    • Автоархівація кожні   Виберіть частоту автоархівації. Одночасна архівація великої кількості елементів може знизити продуктивність комп’ютера. Тому варто вибрати період часу, який скоротить процес автоархівації. Відрегулюйте інтервал часу, враховуючи кількість елементів, які зазвичай поступають за відповідний період. Запит перед автоархівацією    Виберіть цей параметр, щоб у програмі Outlook відображалося повідомлення з нагадуванням, перш ніж функція автоархівації почне обробляти елементи. Коли ви побачите це повідомлення, то можете натиснути кнопку Ні, щоб скасувати відповідний сеанс автоархівації.

    • видаляти прострочені елементи (лише пошта)   За замовчуванням цей параметр не вибрано. Якщо вибрати цей параметр, повідомлення електронної пошти, термін зберігання яких завершився, видалятимуться. Стандартний період для елементів у папках "Чернетка" та "Вхідні" – шість місяців, а для папки "Надіслані" – три місяці, але ви можете змінити ці значення за допомогою параметра Видаляти елементи старші.

    • архівувати або видаляти старі елементи   Виберіть цей параметр, щоб під час автоархівації видалялися певні або всі елементи, термін дії яких завершився. Цей параметр активує інші параметри, що дають змогу визначити, які елементи потрібно архівувати, а які – видаляти. Потім виберіть додаткові параметри, які потрібно застосувати до архівації та видалення.

      Примітка : У діалоговому вікні Автоархівація "папки" – це основні функціональні області Outlook, наприклад папки Календар і Завдання, а також окремі папки електронної пошти. Це пов’язано з тим, що елементи календаря та завдання зберігаються у відповідних папках Календар і Завдання.

    • показувати папку архіву у списку папок   Виберіть цей параметр, щоб папка архіву відображалася разом з іншими робочими папками в області переходів. В основній папці Архів можна відкривати вкладені папки та переглядати архівовані елементи. Переглядаючи архівовані елементи, ви можете перевірити, чи архівовано правильні елементи, а також перетягнути потрібні елементи назад до робочої папки.

    • Видаляти елементи старші    Укажіть стандартний інтервал часу, після завершення якого потрібно архівувати елементи (у днях, тижнях або місяцях). Ви можете вибрати значення від одного дня до 60 місяців. "Видаляти" значить архівувати (або зберігати) елементи. Елементи видалятимуться по-справжньому, лише якщо для папки встановлено відповідний параметр.

    • Перемістити старі елементи до папки    В операційних системах Microsoft Windows Vista та Windows XP використовуються різні стандартні значення для цього розташування.

      Windows Vista: C:\Users\user\AppData\Local\Microsoft\Outlook\Archive.pst.

      Windows XP: C:\Documents and Settings\user \Local Settings\Application Data\Microsoft\Outlook\Archive.pst.

      Щоб установити інше призначення для архівованих елементів, перейдіть до іншого розташування та призначте його. Елементи буде переміщено до цього розташування, коли термін їх зберігання завершиться.

      Примітка : Елементи, які архівуються в папку, вибрану користувачем, не видалятимуться автоматично. Вам знадобиться відкрити папку та видалити їх вручну.

    • Остаточно видалити елементи   Цей параметр дає змогу негайно видалити елементи, термін дії яких завершився, а не переміщувати їх до стандартного розташування, вибраної папки чи папки "Видалені".

    • Застосувати настройки до папки    Цей параметр застосовує параметри автоархівації, зокрема ваші зміни, до всіх папок. Щоб указати різні параметри для однієї або кількох папок, не використовуйте цей параметр. Натомість дотримуйтесь інструкцій, наведених під кнопкою. Ці інструкції також включено в наступний розділ "Змінення параметрів автоархівації для окремої папки". Зміни, внесені в певні папки, застосовуються лише до цих папок.

    • Відомості про політику збереження    У вашій організації системний адміністратор може встановити політики збереження, які визначають час і спосіб автоархівації елементів поштових скриньок. Тут ви можете переглянути політики, але не зможете змінити їх без відповідних дозволів.

  5. Натисніть кнопку OK.

Змінення параметрів автоархівації для окремої папки

  1. У списку папок в області переходів клацніть правою кнопкою миші папку, яку потрібно змінити, а потім виберіть Властивості в контекстному меню.

  2. Перейдіть на вкладку Автоархівація.

  3. Виберіть потрібні параметри.

    Примітка : Докладні відомості про параметри наведено вище в кроці 4 розділу "Перегляд або змінення стандартних параметрів автоархівації".

  4. Натисніть кнопку OK.

Отримуйте нові функції раніше за інших
Приєднайтеся до оцінювачів Office

Ця інформація корисна?

Дякуємо за ваш відгук!

Дякуємо за відгук! Схоже, вам може стати в нагоді допомога одного з наших спеціалістів служби підтримки Office, з яким ми вас можемо з’єднати.

×