Імпорт контактів з адресної книги Outlook або зв’язування з ними

Імпорт контактів з адресної книги Outlook або зв’язування з ними

Access і Outlook – це чудові програми для керування особистими й діловими контактами. Ось чому інколи потрібно імпортувати контактні дані з Outlook до Access або створити з ними зв’язок.

Щоб отримати додаткові відомості про зворотну процедуру (експорт контактів з Access до Outlook) див. статтю Експорт контактів до адресної книги Outlook.

Примітка : Функції імпорту Outlook в Access 2007 не дають змоги імпортувати дані безпосередньо з файлу формату Outlook 2007, а Outlook 2007 не може експортувати дані безпосередньо до бази даних Access 2007. Проте ви можете легко експортувати контакти Outlook до текстового файлу, а потім імпортувати цей файл до Access 2007.

Імпорт контактів Outlook або зв’язування з ними за допомогою майстра Exchange/Outlook

Імпорт контактів за допомогою текстового файлу

Імпорт контактів Outlook або зв’язування з ними за допомогою майстра Exchange/Outlook

Імпортувати контакти Outlook або створити з ними зв’язок можна за допомогою майстра Exchange/Outlook. Якщо імпортувати дані, програма Access створить копію даних Outlook і вставить їх у таблицю Access. Зміни, внесені до даних у будь-якій із програм, не впливають на дані в іншій програмі. Для порівняння: якщо створити зв’язок із даними, програма Access зберігатиме посилання на дані Outlook. Зміни, внесені до даних у програмі Access, відображатимуться в програмі Outlook і навпаки.

  1. Залежно від версії Access розташування майстра імпорту та зв’язування може дещо відрізнятися. Виберіть дії, які відповідають вашій версії Access:

    • Якщо використовується Access останньої версії передплати Office 365, на вкладці Зовнішні дані в групі Імпорт і зв’язування клацніть Нове джерело даних > З інших джерел > Папка Outlook.

    • Якщо використовується Access 2016, Access 2013 або Access 2010, на вкладці Зовнішні дані в групі Імпорт і зв’язування розкрийте список параметрів натиснувши кнопку Додатково, а потім клацніть Папка Outlook.

    • Якщо використовується Access 2007, на вкладці Зовнішні дані в групі Імпорт розкрийте список параметрів натиснувши кнопку Додатково, а потім клацніть Папка Outlook.

  2. У діалоговому вікні Отримати зовнішні дані – Папка Outlook виберіть потрібний параметр і натисніть кнопку OK.

    Ви можете імпортувати дані, додати їх або створити зв’язок із папкою Outlook.

  3. У діалоговому вікні Майстер Exchange/Outlook виберіть папку або адресну книгу, що містить потрібні контакти, а потім натисніть кнопку Далі.

    Майстер підключення Exchange/Outlook

    1. Розгорніть верхню папку в поштовій скриньці.

    2. Виберіть папку, що містить контакти, які потрібно імпортувати до Access.

    Примітка : Залежно від версії Access і Outlook вигляд майстра підключення Exchange/Outlook може дещо відрізнятися. Таким чином, знімок екрана вище може не відповідати вашій програмі.

  4. Дотримуйтеся вказівок на решті сторінок майстра.

Коли ви виконаєте всі вказівки майстра, Access імпортує вказані контактні дані або створить зв’язок із ними.

На початок сторінки

Імпорт контактів за допомогою текстового файлу

Якщо під час використання майстра виникають проблеми (наприклад, якщо майстер не імпортує потрібне поле), ви можете спробувати експортувати контакти з Outlook як текстовий файл, а потім імпортувати цей текстовий файл до Access.

Крок 1. Експорт контактів Outlook до текстового файлу

Виконайте ці кроки в Outlook:

  1. Залежно від версії Outlook розташування майстра експорту може дещо відрізнятися. Виберіть дії, які відповідають вашій версії Outlook:

    • Якщо використовується Outlook 2016 або Outlook 2013, на вкладці Файл клацніть Відкрити та експортувати, а потім – Імпорт або експорт.

    • Якщо використовується Outlook 2010, клацніть Файл > Параметри. У діалоговому вікні "Параметри Outlook" клацніть Додатково, а потім у розділі Експорт натисніть кнопку Експорт.

    • Якщо використовується Outlook 2007, клацніть Файл > Імпорт і експорт.

  2. В Outlook відкриється майстер імпорту й експорту.

  3. У діалоговому вікні Майстер імпорту й експорту виберіть Експорт до файлу та натисніть кнопку Далі.

  4. Виберіть пункт Текстовий, роздільники табуляції (Windows) і натисніть кнопку Далі.

  5. Виберіть папку контактів, яку потрібно експортувати до Access, а потім натисніть кнопку Далі.

  6. Введіть ім’я для файлу з розширенням імені файлу .txt.

    Примітка : За замовчуванням Outlook збереже файл у стандартній папці документів. Якщо потрібно зберегти файл в іншому розташуванні, натисніть кнопку Огляд і виберіть папку, у якій ви хочете зберегти файл.

  7. На наступній сторінці майстра натисніть кнопку Готово.

Програма Outlook експортує вміст вибраної папки до текстового файлу.

Крок 2. Імпорт контактних даних до Access

  1. Відкрийте базу даних Access, до якої потрібно імпортувати дані.

  2. Залежно від версії Access розташування майстра імпорту та зв’язування текстових файлів може дещо відрізнятися. Виберіть дії, які відповідають вашій версії Access:

    • Якщо використовується Access останньої версії передплати Office 365, на вкладці Зовнішні дані в групі Імпорт і зв’язування виберіть Нове джерело даних > З файлу > Текстовий файл.

    • Якщо використовується Access 2016, Access 2013 або Access 2010, на вкладці Зовнішні дані в групі Імпорт і зв’язування виберіть Текстовий файл.

    • Якщо використовується Access 2007, на вкладці Зовнішні дані в групі Імпорт виберіть Текстовий файл.

  3. У діалоговому вікні Отримати зовнішні дані – Текстовий файл натисніть кнопку Огляд.

    Ви можете імпортувати дані, додати їх або створити зв’язок із текстовим файлом.

  4. Виберіть файл, створений під час попередньої процедури, а потім натисніть кнопку Відкрити.

  5. Установіть перемикач Імпортувати дані джерела до нової таблиці в поточній базі даних і натисніть кнопку OK.

  6. У майстрі імпорту текстових файлів виберіть З роздільником, а потім натисніть кнопку Далі.

  7. На наступній сторінці майстра переконайтеся, що параметри налаштовано так, як показано в цій таблиці:

    Параметр

    Значення

    Виберіть символ-роздільник для відокремлення полів

    Табуляція

    Перший рядок містить імена полів

    Вибрано (прапорець установлено)

    Текстовий обмежувач

    " (подвійні лапки)

  8. Дотримуйтеся вказівок на решті сторінок майстра.

    Коли майстер завершить роботу, Access імпортує текстовий файл.

    Докладніші інструкції про те, як імпортувати дані до Access із текстових файлів, див. в статті Імпорт даних і зв’язування з даними в текстовому файлі.

На початок сторінки

Додаткова інформація

На початок сторінки

Отримуйте нові функції раніше за інших
Приєднайтеся до оцінювачів Office

Ця інформація корисна?

Дякуємо за ваш відгук!

Дякуємо за відгук! Схоже, вам може стати в нагоді допомога одного з наших спеціалістів служби підтримки Office, з яким ми вас можемо з’єднати.

×