Імпорт даних із бази даних SQL Server або створення зв’язку з ними

Імпорт даних із бази даних SQL Server або створення зв’язку з ними

Ви можете імпортувати дані з бази даних SQL (високопродуктивної керованої бази даних для критично важливих застосувань) або створити зв’язок із ними. Докладні відомості див. на домашній сторінці SQL Server 2016.

  • Коли ви зв’язуєте дані, програма Access створює двосторонній зв’язок, який синхронізує зміни до даних у програмі Access і базі даних SQL.

  • Коли ви імпортуєте дані, програма Access створює одноразову копію даних, і тому зміни, внесені до даних у програмі Access або базі даних SQL, не синхронізуються.

Загальні відомості про підключення Access до SQL Server

Підготовка

Щоб усе пройшло якнайкраще, виконайте наведені нижче підготовчі дії, перш ніж зв’язувати чи імпортувати дані.

  • Знайдіть ім’я сервера бази даних SQL Server, з’ясуйте інформацію, необхідну для підключення, і виберіть спосіб автентифікації (Windows або SQL Server). Докладні відомості про способи автентифікації див. в статтях Підключення до сервера (ядра бази даних) і Захист бази даних SQL.

  • Визначте таблиці або подання, які потрібно зв’язати чи імпортувати, і поля з унікальними значеннями для зв’язаних таблиць. Ви можете зв’язати або імпортувати кілька таблиць чи подань за одну дію.

  • Врахуйте кількість стовпців у кожній таблиці або поданні. Access підтримує щонайбільше 255 полів у таблиці, тож зв’язує або імпортує лише перші 255 стовпців. Щоб обійти це обмеження й отримати доступ до інших стовпців, можна створити подання в базі даних SQL Server.

  • Визначте загальний обсяг даних, що імпортуються. Максимальний розмір бази даних Access – 2 ГБ, враховуючи простір, необхідний для системних об’єктів. Якщо база даних SQL Server містить великі таблиці, імовірно, ви не зможете імпортувати їх усіх до однієї бази даних Access. У такому разі радимо зв’язати дані, а не імпортувати їх.

  • Захистіть свою базу даних Access і відомості про підключення, яке вона містить, використовуючи надійне розташування та пароль бази даних Access. Це особливо важливо, якщо ви вирішили зберегти пароль SQL Server в Access.

  • Сплануйте додаткові зв’язки. Зв’язки між пов’язаними таблицями наприкінці операції імпорту не створюються в Access автоматично. Ви можете вручну створити зв’язки між новими та наявними таблицями за допомогою вікна "Зв’язки". Докладні відомості див. в статтях Загальні відомості про вікно "Зв’язки" та Створення, редагування й видалення зв’язків.

Етап 1. Початок роботи

  1. Виберіть Зовнішні дані > Нове джерело даних > Із бази даних > З SQL Server.

  2. У діалоговому вікні Отримати зовнішні дані – База даних ODBC виконайте одну з таких дій:

    • Щоб імпортувати дані, виберіть Імпортувати дані джерела до нової таблиці в поточній базі даних.

    • Щоб зв’язати дані, виберіть Підключитися до джерела даних за допомогою створення пов’язаної таблиці.

  3. Натисніть кнопку OK.

Етап 2. Створення та повторне використання файлу DSN

Ви можете створити файл DSN або повторно використати наявний. Файл DSN стане в пригоді, коли потрібно використовувати ті самі відомості про підключення для різних операцій зв’язування й імпорту або коли потрібно використовувати їх в іншій програмі, яка також використовує файли DSN. Ви можете створити файл DSN за допомогою диспетчера підключення даних. Докладні відомості див. в статті Адміністрування джерел даних ODBC.

Хоча ви й надалі можете використовувати попередні версії драйвера SQL ODBC, ми радимо використовувати версію 13.1 із численними вдосконаленнями, у якій підтримуються нові функції SQL Server 2016. Докладні відомості див. в статті Microsoft ODBC Driver для SQL Server у Windows.

  1. Виконайте одну з таких дій:

    • Якщо потрібний файл DSN уже існує, виберіть його зі списку.

      Діалогове вікно "Вибір джерела даних"

      Залежно від способу автентифікації, вибраного в параметрах підключення, може знадобитися повторно ввести пароль.

    • Щоб створити новий файл DSN:

      1. Виберіть Створити.

        Діалогове вікно "Створення джерела даних"
      2. Виберіть Драйвер ODBC 13 для SQL Server, а потім натисніть кнопку Далі.

      3. Введіть ім’я файлу DSN або натисніть кнопку Огляд, щоб створити файл в іншому розташуванні.

  2. Натисніть кнопку Далі, щоб переглянути зведені дані, а потім натисніть кнопку Готово.

Етап 3. Використання майстра "Створення джерела даних для SQL Server"

У майстрі Створення джерела даних для SQL Server виконайте такі дії:

  1. На першій сторінці введіть відомості для ідентифікації:

    • У полі Опис за бажання введіть документальні відомості про файл DSN.

    • У поле Сервер введіть ім’я сервера SQL Server. Не клацайте стрілку вниз.

  2. На другій сторінці виберіть один із таких методів автентифікації:

    • Інтегрована автентифікація Windows    Підключення через обліковий запис користувача Windows. За потреби введіть ім’я учасника-служби (SPN). Докладні відомості див. в статті Імена учасників служби (SPN) у клієнтських підключеннях (ODBC).

    • Автентифікація SQL Server.    Підключення за допомогою облікових даних, збережених у базі даних як ідентифікатор входу та пароль.

  3. На третій і четвертій сторінках налаштуйте підключення, вибравши різні параметри. Докладні відомості про ці параметри див. в статті Microsoft ODBC Driver для SQL Server.

  4. Відобразиться екран, на якому потрібно підтвердити вибір параметрів. Виберіть Перевірити джерело даних, щоб підтвердити підключення.

  5. Вам може знадобитися ввійти до бази даних. У діалоговому вікні Вхід на SQL-сервер введіть ідентифікатор входу та пароль. Щоб змінити додаткові параметри, виберіть елемент Параметри.

Етап 4. Вибір таблиць для імпорту або зв’язування

  1. У діалоговому вікні Зв’язок із таблицями або Імпортувати об’єкти в розділі Таблиці виділіть кожну таблицю або подання, яке потрібно зв’язати чи імпортувати, а потім натисніть кнопку OK.

    Список таблиць для імпорту або зв’язування
  2. Під час операції зв’язування потрібно вирішити, чи зберігати пароль.

    Безпека    Якщо вибрати цей параметр, вам не потрібно буде вводити облікові дані щоразу, коли ви відкриваєте Access і використовуєте дані. Однак у базі даних Access буде збережено незашифрований пароль, а це означає, що користувачі, які можуть отримати доступ до вмісту джерела, зможуть переглянути ім’я користувача та пароль. Якщо ви вирішите вибрати цей параметр, ми радимо зберігати базу даних Access в надійному розташуванні та створити пароль для бази даних Access. Докладні відомості див. в статтях Критерії надійності бази даних і Шифрування бази даних за допомогою пароля бази даних.

Етап 5. Створення специфікацій і завдань (лише для імпорту)

Результати

Після того як операція зв’язування або імпорту завершиться, в області переходів відобразяться таблиці, імена яких складатимуться з імені відповідної таблиці або подання SQL Server, а також імені власника. Наприклад, якщо ім’я SQL – dbo.Product, то ім’я Access – dbo_Product. Якщо таке ім’я вже використовується, до імені нової таблиці буде додано "1", наприклад, dbo_Product1. Якщо dbo_Product1 також уже використовується, буде додано "2" (dbo_Product2) і так далі. Але ви можете змінити ім’я таблиці на змістовніше.

Під час операції імпорту Access ніколи не перезаписує таблицю в базі даних. Хоча дані SQL Server не можна додати безпосередньо до наявної таблиці, ви можете створити запит на додавання даних, після того як імпортуєте дані зі схожих таблиць.

Якщо певні стовпці таблиці SQL Server доступні лише для читання, після зв’язування в Access вони не втрачають цієї властивості.

Порада.    Щоб переглянути рядок підключення, наведіть вказівник миші на таблицю в області переходів Access.

Оновлення макета зв’язаної таблиці

Ви не можете додавати, вилучати й змінювати стовпці або змінювати типи даних у зв’язаній таблиці. Якщо потрібно внести зміни до макета, зробіть це в базі даних SQL Server. Щоб переглянути ці зміни в Access, оновіть зв’язані таблиці:

  1. Виберіть Зовнішні дані > Диспетчер зв’язаних таблиць.

  2. Виділіть кожну зв’язану таблицю, яку потрібно оновити, натисніть кнопку OK, а потім – Закрити.

Порівняння типів даних

Типи даних Access в SQL Server мають інші назви. Наприклад, стовпець SQL Server з типом даних bit імпортується або зв’язується в Access із типом даних Так/Ні. У таблиці нижче порівнюються типи даних SQL Server й Access.

Тип даних SQL Server

Тип даних Access

Розмір поля Access

bigint

Велике число

Див. статтю Використання типу даних "Велике число".

binary (розмір поля)

Двійкове число

Такий самий, як розмір поля SQL Server

bit

Так/Ні

char (розмір поля), коли розмір поля менший або дорівнює 255

Текст

Такий самий, як розмір поля SQL Server

char (розмір поля), коли розмір поля більше 255

Memo

datetime

Дата й час

decimal (точність, масштаб)

Число

Десятковий (властивості Access "Точність" і "Масштаб" збігаються з точністю й масштабом SQL Server).

float

Число

Подвійне значення

image

Об’єкт OLE

int

Число

Довге ціле число

money

Грошова одиниця

nchar (розмір поля), коли розмір поля менший або дорівнює 255

Текст

Такий самий, як розмір поля SQL Server

nchar (розмір поля), коли розмір поля більше 255

Memo

ntext

Memo

numeric (точність, масштаб)

Число

Десятковий (властивості Access "Точність" і "Масштаб" збігаються з точністю й масштабом SQL Server).

nvarchar (розмір поля), коли розмір поля менший або дорівнює 255

Текст

Такий самий, як розмір поля SQL Server

nvarchar (розмір поля), коли розмір поля більше 255

Memo

nvarchar(MAX)

Memo

real

Число

Одинарне значення

smalldatetime

Дата й час

smallint

Число

Ціле число

smallmoney

Грошова одиниця

sql_variant

Текст

255

text

Memo

timestamp

Двійкове число

8

tinyint

Число

Байт

uniqueidentifier

Число

Ідентифікатор реплікації

varbinary

Двійкове число

Такий самий, як розмір поля SQL Server

varbinary (MAX)

Об’єкт OLE

varchar (розмір поля), коли розмір поля менший або дорівнює 255

Текст

Такий самий, як розмір поля SQL Server

varchar (розмір поля), коли розмір поля більше 255

Memo

varchar(MAX)

Memo

xml

Memo

Щоб працювати з даними, які зберігаються на сервері SQL Server, потрібно імпортувати їх до бази даних Access або встановити зв’язок із ними. Зв’язування – оптимальніший варіант, якщо база даних використовується спільно. Оскільки дані зберігаються в централізованому розташуванні й регулярно оновлюються, ви можете переглядати й редагувати їх, додавати власні дані, а також виконувати запити або створювати звіти в Access.

Примітка :  Ця стаття не стосується веб-програм Access – нового виду бази даних, яку можна створити за допомогою програми Access і опублікувати в Інтернеті. Докладні відомості див. в статті Створення веб-програми Access.

Крок 1. Підготовка до зв’язування

  1. Знайдіть базу даних SQL Server, з якою потрібно встановити зв’язок. За потреби зверніться до адміністратора бази даних за відомостями про підключення.

  2. Визначте таблиці або подання, з якими потрібно створити зв’язок у базі даних SQL. За один раз можна зв’язати кілька об’єктів.

Перегляньте джерело даних, пам’ятаючи про таке:

  • Таблиці Access можуть містити щонайбільше 255 полів (стовпців), тому зв’язана таблиця міститиме лише перші 255 полів зв’язаного об’єкта.

  • Стовпці, які в таблиці SQL Server доступні лише для читання, також збережуть цю властивість у застосунку Access.

  1. Щоб створити зв’язану таблицю в новій базі даних, виберіть Файл > Створити > Пуста настільна база даних. Щоб створити зв’язані таблиці в наявній базі даних Access, переконайтеся, що ви маєте необхідні дозволи на додавання даних до неї.

    Примітка :  Зв’язана таблиця, що створюється в наявній базі даних Access, отримує таке саме ім’я, що й вихідний об’єкт. Тому якщо вже існує інша таблиця з таким самим іменем, до імені нової зв’язаної таблиці буде додано цифру 1 , наприклад «Контакти1». (Якщо таблиця «Контакти1» вже існує, програма Access створить таблицю «Контакти2» і так далі).

Крок 2. Зв’язування з даними

Під час створення зв’язку з таблицею або поданням бази даних SQL Server у програмі Access створюється нова таблиця (вона називається зв’язаною), яка має структуру та вміст вихідної таблиці. Дані можна змінювати у програмі SQL Server або в поданні таблиці чи форми програми Access, причому зміни відображаються в обох програмах. Структурні зміни зв’язаних таблиць, наприклад видалення або змінення стовпців, необхідно вносити лише у програмі SQL Server, а не у програмі Access.

  1. Відкрийте цільову базу даних Access.

  2. На вкладці Зовнішні дані натисніть кнопку База даних ODBC.

  3. Виберіть Підключитися до джерела даних за допомогою створення пов’язаної таблиці > OK і дотримуйтеся вказівок майстра. У вікні Вибір джерела даних, якщо необхідний файл DSN існує, клацніть його в списку.

    Створення нового файлу DSN

    У вікні Вибір джерела даних виберіть Створити > SQL Server > Далі.

    1. Введіть ім’я файлу DSN або натисніть кнопку Огляд.

      Примітка : Щоб зберегти файл DSN у вибраній папці, потрібні дозволи на записування в неї.

    2. Натисніть кнопку Далі, щоб переглянути зведені дані, а потім – кнопку Готово.

      Виконайте вказівки майстра Створення джерела даних для SQL Server.

  4. Натисніть кнопку OK і в розділі Таблиці встановить прапорець для кожної таблиці або подання, до яких слід підключитися, після чого натисніть кнопку OK.

Поява діалогового вікна Вибір унікального ідентифікатора запису свідчитиме про те, що програмі Access не вдалося визначити, яке поле (поля) ідентифікує кожен рядок вихідних даних. Просто виберіть поле або сполучення полів, унікальних для кожного рядка. Якщо ви не впевнені, зверніться до адміністратора бази даних SQL Server.

Після завершення операції зв’язування в області переходів відобразиться нова зв’язана таблиця (або таблиці).

Застосування найновішої структури об’єктів SQL Server

Під час відкриття зв’язаної таблиці або об’єкта джерела в них відображатимуться оновлені дані. Однак, якщо до об’єкта SQL Server внесено структурні зміни, буде потрібно оновити зв’язані таблиці, щоб побачити ці зміни.

  1. В області переходів клацніть правою кнопкою миші таблицю й виберіть у контекстному меню пункт Диспетчер зв’язаних таблиць.

  2. Установіть прапорець поруч із кожною зв’язаною таблицею, яку потрібно оновити, або натисніть кнопку Вибрати все, щоб вибрати всі зв’язані таблиці.

  3. Натисніть кнопку OK > Закрити.

Примітка : Оскільки типи даних Access відрізняються від типів даних SQL Server, програма Access зв’язує найбільш відповідні типи даних для кожного стовпця. У програмі Access можна лише переглядати, але не змінювати призначені типи даних.

Докладні відомості див. в статті Методи спільного доступу до локальної бази даних Access.

На початок сторінки

Якщо ваш підрозділ або робоча група використовує Microsoft SQL Server для зберігання даних, імовірно, вам знадобиться працювати з деякими з них в Access.

Дані з об’єктів SQL Server (таблиць або подань) можна перенести в Access за допомогою імпорту або зв’язування. Різницю між цими двома способами описано нижче.

  • Під час імпорту даних Access створює копію даних SQL Server, тому жодні зміни, які ви пізніше внесете до даних в Access, не відображатимуться в базі даних SQL Server. Крім того, жодні зміни, які ви згодом унесете до таблиці або подання SQL Server, не відображатимуться в Access.

  • Під час зв’язування з даними SQL Server ви підключаєтеся просто до вихідних даних, тому всі подальші змінення даних Access відображаються в базі даних SQL Server і навпаки.

У цій статті описано, як імпортувати дані SQL Server або створити зв’язок із ними.

Вибір між імпортом і зв’язуванням

Коли краще вибрати імпорт

Зазвичай імпорт даних SQL Server до бази даних Access виконують за таких обставин:

  • Ви бажаєте остаточно перемістити дані SQL Server до бази даних Access, оскільки вони більше не потрібні в базі даних SQL Server. Дані, імпортовані до Access, можна видалити з бази даних SQL Server.

  • Ваш підрозділ або робоча група використовує Access, однак іноді доводиться звертатися до бази даних SQL Server по додаткові відомості, які необхідно перенести в одну з баз даних Access.

Імпорт даних SQL Server передбачає створення їхніх копій у базі даних Access, тому під час імпорту знадобиться вибрати таблиці або подання, які потрібно скопіювати.

Коли краще вибрати зв’язування

Зазвичай зв’язок із даними SQL Server створюється за таких обставин:

  • Потрібно підключитися просто до вихідних даних, щоб мати змогу переглядати й редагувати найновіші відомості в базах даних SQL Server й Access.

  • База даних SQL Server містить багато великих таблиць, тож неможливо імпортувати їх усіх до одного файлу ACCDB. Максимальний розмір бази даних Access – 2 ГБ, враховуючи простір, необхідний для системних об’єктів.

  • Ви бажаєте виконувати запити та створювати звіти на основі даних SQL Server, не зберігаючи їхніх копій. У такому разі доцільно використовувати зв’язування з SQL Server.

  • Ваш підрозділ або робоча група використовує Access для створення звітів і запитів, а SQL Server – для зберігання даних. Окремі групи можуть створювати таблиці й подання SQL Server для централізованого зберігання, однак для агрегації та створення звітів ці дані часто необхідно переносити до класичних програм. У такому разі доцільно використовувати зв’язування, оскільки це дає змогу користувачам баз даних SQL Server та Access додавати й оновлювати дані, а також переглядати найновіші дані та працювати з ними.

  • Ви використовуєте Access і нещодавно почали працювати з SQL Server. Ви перенесли кілька баз даних до SQL Server. Більшість таблиць у цих базах даних зв’язані. Відтепер замість створення таблиць Access ви створюватимете таблиці й подання SQL Server, а потім зв’язуватимете з ними свої бази даних Access.

  • Ви бажаєте надалі зберігати дані в SQL Server, але працювати з найновішими даними в Access, щоб мати змогу виконувати запити та друкувати звіти, які ви створили в цій програмі.

На початок сторінки

Імпорт даних з SQL Server

Підготовка до імпорту

Під час імпорту Access створює таблицю, а потім копіює до неї дані з бази даних SQL Server. Наприкінці процедури імпорту можна зберегти відомості про неї як специфікацію.

Примітка : Використовуючи специфікацію імпорту, можна виконувати аналогічні операції в майбутньому без повторного запуску майстра імпорту.

  1. Знайдіть базу даних SQL Server, що містить дані, які потрібно імпортувати. Зверніться до адміністратора бази даних по відомості про підключення.

  2. Визначте таблиці або подання, які потрібно імпортувати. Ви можете імпортувати кілька об’єктів одночасно.

  3. Перегляньте вихідні дані, пам’ятаючи про таке:

    • Access підтримує щонайбільше 255 полів у таблиці, тож програма імпортує лише перші 255 стовпців.

    • Максимальний розмір бази даних Access – 2 ГБ, враховуючи простір, необхідний для системних об’єктів. Якщо база даних SQL Server містить багато великих таблиць, імовірно, ви не зможете імпортувати їх усіх до одного файлу ACCDB. У такому разі радимо зв’язати дані з базою даних Access, а не імпортувати їх.

    • Access не створює зв’язки між пов’язаними таблицями автоматично наприкінці операції імпорту. Зв’язки між новими та наявними таблицями необхідно створювати вручну за допомогою параметрів у вікні Зв’язки. Ось як відкрити вікно Зв’язки:

      • на вкладці Файл у розділі Відомості виберіть елемент Зв’язки.

  4. Визначте базу даних Access, до якої потрібно імпортувати дані SQL Server.

    Переконайтеся, що маєте необхідні дозволи на додавання даних до бази даних Access. Якщо не потрібно зберігати дані в жодній із наявних баз даних, створіть нову. Для цього на вкладці Файл виберіть команду Створити, а потім – пункт Пуста база даних.

  5. Перегляньте таблиці (якщо вони існують) у базі даних Access.

    Під час імпорту створюється таблиця з іменем об’єкта SQL Server. Якщо таке ім’я вже використовується, в Access до імені нової таблиці додається "1", наприклад "Контакти1". (Якщо таблиця "Контакти1" вже існує, Access створить таблицю "Контакти2" і т. д.).

    Примітка : Під час імпорту Access не перезаписує жодних таблиць у базі даних, і додати дані SQL Server до наявної таблиці не можна.

Імпорт даних

  1. Відкрийте цільову базу даних.

    На вкладці Зовнішні дані в групі Імпорт і зв’язування натисніть кнопку База даних ODBC.

  2. Установіть перемикач Імпортувати дані джерела до нової таблиці в поточній базі даних і натисніть кнопку OK.

  3. У діалоговому вікні Вибір джерела даних, якщо необхідний файл DSN існує, клацніть його в списку.

    Мені потрібно створити файл DSN

    Примітка : Наведені нижче дії можуть відрізнятися залежно від того, яке програмне забезпечення інстальовано на комп’ютері.

    1. Щоб створити нове ім’я джерела даних (DSN), натисніть кнопку Створити.

      Відкриється майстер "Створення джерела даних".

    2. У майстрі виберіть зі списку драйверів пункт SQL Server, а потім натисніть кнопку Далі.

    3. Введіть ім’я файлу DSN або натисніть кнопку Огляд, щоб зберегти файл в іншому розташуванні.

      Примітка : Щоб зберегти файл DSN у вибраній папці, потрібно мати дозволи на записування в неї.

    4. Натисніть кнопку Далі, перегляньте зведені дані й натисніть кнопку Готово, щоб завершити роботу майстра.

      Відкриється діалогове вікно Створення джерела даних для SQL Server.

    5. Введіть опис джерела даних у поле Опис. Цей крок не обов’язковий.

    6. У розділі До якого сервера необхідно підключитися? введіть або виберіть у полі Сервер ім’я потрібного сервера SQL Server, а потім натисніть кнопку Далі.

    7. Вам можуть знадобитися відомості, по які слід звернутися до адміністратора бази даних SQL Server (наприклад, тип автентифікації, яку потрібно використовувати: Microsoft Windows NT або SQL Server). Щоб продовжити, натисніть кнопку Далі.

    8. Якщо потрібно підключитися до певної бази даних, установіть прапорець Використовувати за замовчуванням базу даних. Потім виберіть потрібну базу даних і натисніть кнопку Далі.

    9. Натисніть кнопку Готово.

    10. Перегляньте зведені дані й натисніть кнопку Перевірити джерело даних.

    11. Перегляньте результати перевірки й натисніть кнопку OK, щоб закрити діалогове вікно.

      Якщо перевірка завершилася вдало, натисніть кнопку OK знову. Щоб змінити параметри, натисніть Скасувати

  4. Натисніть кнопку OK, щоб закрити діалогове вікно Вибір джерела даних.

    В Access відкриється діалогове вікно Імпорт об’єктів.

  5. У розділі Таблиці клацніть кожну таблицю або подання, які потрібно імпортувати, а потім натисніть кнопку OK.

  6. Поява діалогового вікна Вибір унікального ідентифікатора запису свідчитиме про те, що Access не вдалося визначити, яке поле (поля) ідентифікує кожен рядок певного об’єкта. У такому разі виберіть поле або комбінацію полів, унікальну для кожного рядка, і натисніть кнопку OK. Якщо ви не впевнені, зверніться до адміністратора бази даних SQL Server.

    Access імпортує дані. Щоб згодом без зусиль повторити цю процедуру імпорту, збережіть її кроки як специфікацію імпорту. Щоб створити завдання, потрібно мати інстальовану програму Microsoft Office Outlook.

  7. У діалоговому вікні Отримання зовнішніх даних – База даних ODBC в розділі Зберегти етапи імпортування натисніть кнопку Закрити. Access завершить імпорт і відобразить нову таблицю або кілька таблиць в області переходів.

Якщо потрібно зберегти операцію імпорту як завдання для повторного використання, перейдіть до наступного розділу.

На початок сторінки

Збереження й використання параметрів імпорту

Примітка : Щоб створити завдання, потрібно мати інстальовану програму Microsoft Office Outlook.

  1. У діалоговому вікні Отримання зовнішніх даних – База даних ODBC в розділі "Зберегти етапи імпортування" установіть прапорець Зберегти етапи імпортування. Відобразиться набір додаткових елементів керування.

  2. У поле Зберегти як введіть ім’я специфікації імпорту.

  3. Введіть опис у поле Опис. Цей крок не обов’язковий.

  4. Щоб виконувати цю операцію через визначені інтервали (наприклад, щотижня або щомісяця), установіть прапорець Створити завдання Outlook. Так ви створите завдання Microsoft Outlook 2010, за допомогою якого в майбутньому зможете легко запускати цю операцію імпорту.

  5. Натисніть кнопку Зберегти дані імпортування.

Якщо Outlook не інстальовано, коли ви натиснете кнопку Зберегти дані імпортування, в Access з’явиться повідомлення про помилку.

Примітка : Якщо Outlook 2010 не налаштовано належним чином, відкриється майстер запуску Microsoft Outlook 2010. Дотримуйтеся його вказівок, щоб налаштувати Outlook.

За потреби ви можете створити завдання Outlook. Якщо ви плануєте згодом повторити цю операцію імпорту або зробити її регулярною, радимо створити завдання в Outlook. Утім якщо не створити завдання, Access усе одно збереже специфікацію.

Створення завдання Outlook

Якщо ви встановили прапорець Створити завдання Outlook, запуститься Office Outlook 2010 із відкритим новим завданням. Щоб налаштувати завдання, виконайте наведені нижче дії.

Примітка : Якщо Outlook не інстальовано, в Access з’явиться повідомлення про помилку. Якщо Outlook не налаштовано як слід, відкриється майстер налаштування Outlook. Дотримуйтеся його вказівок.

  1. Перегляньте та змініть параметри завдання, як-от Дата початку, Кінцева дата й Нагадування.

    Щоб зробити завдання імпорту повторюваною дією, натисніть кнопку Повторення та введіть потрібні відомості.

  2. Виберіть елемент Зберегти й закрити.

Запуск збереженого завдання

  1. В області переходів програми Outlook натисніть кнопку Завдання та двічі клацніть завдання, яке слід виконати.

  2. На вкладці Завдання в групі Microsoft Access натисніть кнопку Виконати імпорт.

  3. Поверніться до вікна Access і натисніть клавішу F5, щоб оновити область переходів.

  4. Двічі клацніть імпортовану таблицю, щоб відкрити її у вікні табличного подання даних.

  5. Переконайтеся, що всі поля й записи імпортовано та що немає жодних помилок.

  6. В області переходів клацніть імпортовану таблицю правою кнопкою миші та з контекстного меню виберіть команду Конструктор. Перегляньте типи даних та інші властивості полів.

На початок сторінки

Зв’язування з даними SQL Server

Дані зберігаються в таблицях, тому, коли ви створюєте зв’язок із таблицею або поданням у базі даних SQL Server, Access створює нову, так звану зв’язану таблицю, що відображає структуру й вміст вихідного об’єкта. Ви можете змінити дані на сервері SQL Server або в Access (у вікні табличного подання даних або в поданні форми). Зміни, які ви вносите до даних в одному розташуванні, відображаються в іншому. Однак якщо необхідно внести структурні зміни, наприклад видалити або змінити стовпці, знадобиться зробити це безпосередньо в базі даних SQL Server або в підключеному до неї проекті Access. В Access не можна додавати, вилучати й змінювати поля зв’язаної таблиці.

Підготовка до зв’язування

  1. Знайдіть базу даних SQL Server, що містить потрібні дані. Зверніться до адміністратора бази даних по відомості про підключення.

  2. Визначте таблиці й подання, зв’язок із якими потрібно створити. Ви можете зв’язатися з кількома об’єктами одночасно.

  3. Перегляньте вихідні дані, пам’ятаючи про таке:

    • Access підтримує щонайбільше 255 полів у таблиці, тому зв’язана таблиця міститиме лише перші 255 полів вихідного об’єкта.

    • Стовпці, які в об’єкті SQL Server доступні лише для читання, збережуть цю властивість в Access.

    • У зв’язаній таблиці в Access не можна додавати, вилучати й змінювати стовпці.

  4. Визначте базу даних Access, у якій потрібно створити зв’язані таблиці. Переконайтеся, що маєте необхідні дозволи на додавання даних до неї. Якщо ви не хочете зберігати дані в жодній із наявних баз даних, створіть нову: на вкладці Файл виберіть команду Створити, а потім – пункт Пуста база даних.

  5. Перегляньте таблиці в базі даних Access. Під час зв’язування з таблицею або поданням SQL Server в Access створюється зв’язана таблицю з іменем вихідного об’єкта. Якщо таке ім’я вже використовується, в Access до імені нової зв’язаної таблиці додається "1", наприклад "Контакти1". (Якщо таблиця "Контакти1" уже існує, в Access створюється таблиця "Контакти2" й т. д.).

  6. Щоб створити зв’язок із даними, відкрийте цільову базу даних.

  7. На вкладці Зовнішні дані в групі Імпорт і зв’язування натисніть кнопку База даних ODBC.

  8. Виберіть Підключитися до джерела даних за допомогою створення пов’язаної таблиці > Далі.

  9. У діалоговому вікні Вибір джерела даних клацніть потрібний файл DSN або натисніть кнопку Створити, щоб створити нове ім’я джерела даних (DSN).

  10. У діалоговому вікні Вибір джерела даних, якщо потрібний файл DSN існує, клацніть його в списку.

    Мені потрібно створити файл DSN

    Примітка : Наведені нижче дії можуть відрізнятися залежно від того, яке програмне забезпечення інстальовано на комп’ютері.

    1. Щоб створити нове ім’я джерела даних (DSN), натисніть кнопку Створити.

      Відкриється майстер "Створення джерела даних".

    2. У майстрі виберіть зі списку драйверів пункт SQL Server, а потім натисніть кнопку Далі.

    3. Введіть ім’я файлу DSN або натисніть кнопку Огляд, щоб зберегти файл в іншому розташуванні.

      Примітка : Щоб зберегти файл DSN у вибраній папці, потрібно мати дозволи на записування в неї.

    4. Натисніть кнопку Далі, перегляньте зведені дані й натисніть кнопку Готово, щоб завершити роботу майстра "Створення джерела даних".

      Відкриється майстер "Створення джерела даних для SQL Server".

    5. У вікні майстра введіть опис джерела даних у поле Опис. Цей крок не обов’язковий.

    6. У розділі До якого сервера необхідно підключитися? введіть або виберіть у полі Сервер ім’я комп’ютера, на якому працює SQL Server, а потім натисніть кнопку Далі.

    7. На цій сторінці майстра вам можуть знадобитися відомості, по які слід звернутися до адміністратора бази даних SQL Server (наприклад, тип автентифікації, яку потрібно використовувати: Windows NT або SQL Server). Щоб продовжити, натисніть кнопку Далі.

    8. На наступній сторінці майстра вам можуть знадобитися додаткові відомості, по які слід звернутися до адміністратора бази даних SQL Server. Якщо потрібно підключитися до певної бази даних, установіть прапорець Використовувати за замовчуванням базу даних, виберіть потрібну базу даних SQL Server, а потім натисніть кнопку Далі.

    9. Натисніть кнопку Готово. Перегляньте зведені дані, а потім натисніть кнопку Перевірити джерело даних.

    10. Перегляньте результати перевірки, а потім натисніть кнопку OK, щоб закрити діалогове вікно Перевірка джерела даних ODBC для SQL Server.

      Якщо перевірка завершилася вдало, натисніть кнопку OK знову, щоб закрити вікно майстра, або кнопку Скасувати, щоб повернутися до майстра та змінити параметри.

  11. Натисніть кнопку OK.

    В Access відкриється діалогове вікно Зв’язок із таблицями.

  12. У розділі Таблиці клацніть кожну таблицю або подання, з якими потрібно встановити зв’язок, і натисніть кнопку OK.

    1. Поява діалогового вікна Вибір унікального ідентифікатора запису свідчитиме про те, що Access не вдалося визначити, яке поле (поля) ідентифікує кожен рядок вихідних даних. У такому разі виберіть поле або комбінацію полів, унікальну для кожного рядка, і натисніть кнопку OK. Якщо ви не впевнені, зверніться до адміністратора бази даних SQL Server.

Access завершить зв’язування та відобразить нову зв’язану таблицю або кілька таблиць в області переходів.

Увага! : Під час кожного відкриття зв’язаної таблиці або вихідного об’єкта ви бачитимете в них найновіші дані. Утім структурні зміни, унесені до об’єкта SQL Server, автоматично не відображаються у зв’язаній таблиці.

Оновлення зв’язаної таблиці застосуванням найновішої структури об’єктів SQL Server

  1. В області переходів клацніть правою кнопкою миші таблицю й виберіть у контекстному меню пункт Диспетчер зв’язаних таблиць.

  2. Установіть прапорець поруч із кожною зв’язаною таблицею, яку потрібно оновити, або натисніть кнопку Вибрати все, щоб вибрати всі зв’язані таблиці.

  3. Натисніть кнопку OK.

    Якщо оновлення завершилося без помилок, в Access з’явиться відповідне повідомлення. Інакше в Access з’явиться повідомлення про помилку.

  4. Натисніть кнопку Закрити, щоб закрити диспетчер зв’язаних таблиць.

На початок сторінки

Інтерпретація типів даних SQL Server в Access

В Access і SQL Server використовуються різні типи даних, тому Access має визначити найвідповідніший тип для кожного зі стовпців у кожній таблиці або поданні SQL Server, дані з яких потрібно імпортувати або зв’язати. Наприклад, стовпець SQL Server з типом даних bit імпортується або зв’язується в Access із типом даних Так/Ні. Інший приклад: стовпець бази даних SQL Server типу nvarchar(255) (або менше) імпортується або зв’язується з типом даних Текст, але стовпець nvarchar(256) (або більше) імпортується як поле Access типу Memo. Після завершення імпорту або зв’язування можна відкрити таблицю в поданні "Конструктор", щоб дізнатися, які типи даних призначено полям в Access. Ви можете змінювати типи даних полів в імпортованих таблицях. Проте у зв’язаних таблицях робити це можна лише безпосередньо в базі даних SQL Server або в підключеному до неї проекті Access.

У таблиці нижче наведено основні типи даних SQL Server. У другому й третьому стовпцях зазначено, як Access інтерпретує їх.

Тип даних SQL Server

Тип даних Access

Розмір поля Access

bigint

Текст

255

binary ( розмір поля )

Двійкове число

Такий самий, як розмір поля SQL Server

bit

Так/Ні

char ( розмір поля ), коли розмір поля менший або дорівнює 255

Текст

Такий самий, як розмір поля SQL Server

char ( розмір поля ), коли розмір поля більше 255

Memo

datetime

Дата й час

decimal ( точність , масштаб )

Число

Десятковий (властивості Access Точність і Масштаб збігаються з точністю й масштабом SQL Server).

float

Число

Подвійне значення

image

Об’єкт OLE

int

Число

Довге ціле число

money

Грошова одиниця

nchar ( розмір поля ), коли розмір поля менший або дорівнює 255

Текст

Такий самий, як розмір поля SQL Server

nchar ( розмір поля ), коли розмір поля більше 255

Memo

ntext

Memo

numeric ( точність , масштаб )

Число

Десятковий (властивості Access Точність і Масштаб збігаються з точністю й масштабом SQL Server).

nvarchar ( розмір поля ), коли розмір поля менший або дорівнює 255

Текст

Такий самий, як розмір поля SQL Server

nvarchar ( розмір поля ), коли розмір поля більше 255

Memo

nvarchar(MAX)

Memo

real

Число

Одинарне значення

smalldatetime

Дата й час

smallint

Число

Ціле число

smallmoney

Грошова одиниця

sql_variant

Текст

255

text

Memo

timestamp

Двійкове число

8

tinyint

Число

Байт

uniqueidentifier

Число

Ідентифікатор реплікації

varbinary

Двійкове число

Такий самий, як розмір поля SQL Server

varbinary(MAX)

Об’єкт OLE

varchar ( розмір поля ), коли розмір поля менший або дорівнює 255

Текст

Такий самий, як розмір поля SQL Server

varchar ( розмір поля), коли розмір поля більше 255

Memo

varchar(MAX)

Memo

xml

Memo

На початок сторінки

Якщо ваш підрозділ або робоча група використовує Microsoft SQL Server для зберігання даних, імовірно, вам знадобиться працювати з деякими з них в Microsoft Office Access 2007.

Якщо ви не працювали з Microsoft SQL Server, відвідайте домашню сторінку цього продукту, щоб дізнатися більше. Перейдіть за посиланням із розділу Додаткові відомості цієї статті.

Дані з об’єктів SQL Server (таблиць або подань) можна перенести в Office Access 2007 за допомогою імпорту або зв’язування. Під час імпорту дані копіюються до бази даних Access. Жодні зміни, які ви пізніше вноситимете до даних в Access, не відображатимуться в базі даних SQL Server. Так само змінення таблиць або подань SQL Server не відображатиметься в таблицях Access. Натомість, якщо створити зв’язок із даними SQL Server, вони залишаться на комп’ютері, де працює SQL Server, а Access підтримуватиме підключення до них. Усі зміни, які ви пізніше вноситимете до даних у зв’язаній таблиці Access, відображатимуться в базі даних SQL Server і навпаки.

У цій статті описано дві процедури: імпорт даних SQL Server до Access 2007 і зв’язування з ними.

Імпорт даних SQL Server

Імпорт даних з SQL Server передбачає створення їхньої копії в базі даних Access. Під час імпорту можна вибрати таблиці або подання, які потрібно скопіювати.

Імпорт до Access передбачає створення таблиці Access, до якої копіюються дані з бази даних SQL Server. Посилання на додаткові відомості про таблиці та структуру бази даних див. в розділі Додаткові відомості.

Наприкінці процедури імпорту ви зможете зберегти відомості про неї як специфікацію. Використовуючи специфікацію імпорту, можна виконувати аналогічні операції в майбутньому без повторного запуску майстра імпорту.

Типові сценарії імпорту таблиць SQL Server до Access

Зазвичай імпорт даних SQL Server до бази даних Access виконують за таких обставин:

  • Ви бажаєте остаточно перемістити дані SQL Server до бази даних Access, оскільки вони більше не потрібні в базі даних SQL Server. Ви можете імпортувати дані до Access, а потім видалити їх із бази даних SQL Server.

  • Ваш підрозділ або робоча група використовує Access, однак іноді доводиться звертатися до бази даних SQL Server по додаткові відомості, які необхідно перенести в одну з баз даних Access.

Нижче описано процедуру імпорту даних SQL Server до бази даних Access.

Підготовка до імпорту

  1. Знайдіть базу даних SQL Server з даними, які потрібно скопіювати. Зверніться до адміністратора бази даних по відомості про підключення.

  2. Визначте таблиці або подання, які потрібно скопіювати до бази даних Access. Ви можете імпортувати кілька об’єктів одночасно.

  3. Перегляньте вихідні дані, пам’ятаючи про таке:

    • Access підтримує щонайбільше 255 полів у таблиці, тож програма імпортує лише перші 255 стовпців.

    • Максимальний розмір бази даних Access – 2 ГБ, враховуючи простір, необхідний для системних об’єктів. Якщо база даних SQL Server містить багато великих таблиць, імовірно, ви не зможете імпортувати їх усіх до одного файлу ACCDB. У такому разі радимо зв’язати дані з базою даних Access, а не імпортувати їх.

    • Access не створює автоматично зв’язки між пов’язаними таблицями після завершення імпорту. Зв’язки між новими й наявними таблицями потрібно створювати вручну, використовуючи параметри на вкладці Зв’язки. Ось як відобразити вкладку Зв’язки:
      на вкладці Знаряддя бази даних у групі Відобразити або приховати натисніть кнопку Зв’язки. Зображення кнопки

  4. Визначте базу даних Access, до якої потрібно імпортувати дані SQL Server.

    Переконайтеся, що маєте необхідні дозволи на додавання даних до бази даних Access. Якщо не потрібно зберігати дані в жодній із наявних баз даних, створіть нову. Для цього натисніть кнопку Microsoft Office Зображення кнопки Office і виберіть пункт Створити.

  5. Перегляньте таблиці (якщо вони існують) у базі даних Access.

    Під час імпорту створюється таблиця з іменем об’єкта SQL Server. Якщо таке ім’я вже використовується, в Access до імені нової таблиці додається "1", наприклад "Контакти1". (Якщо таблиця "Контакти1" вже існує, Access створить таблицю "Контакти2" і т. д.).

    Примітка : Під час імпорту Access не перезаписує жодних таблиць у базі даних, і додати дані SQL Server до наявної таблиці не можна.

Імпорт даних

  1. Відкрийте цільову базу даних.

    На вкладці Зовнішні дані в групі Імпорт натисніть кнопку Додатково.

  2. Виберіть пункт База даних ODBC Зображення кнопки .

  3. Установіть перемикач Імпортувати дані джерела до нової таблиці в поточній базі даних і натисніть кнопку OK.

  4. У діалоговому вікні Вибір джерела даних, якщо необхідний файл DSN існує, клацніть його в списку.

    Мені потрібно створити файл DSN

    Примітка : Наведені нижче дії можуть відрізнятися залежно від того, яке програмне забезпечення інстальовано на комп’ютері.

    1. Щоб створити нове ім’я джерела даних (DSN), натисніть кнопку Створити.
      Відкриється майстер "Створення джерела даних".

    2. У майстрі виберіть зі списку драйверів пункт SQL Server, а потім натисніть кнопку Далі.

    3. Введіть ім’я файлу DSN або натисніть кнопку Огляд, щоб зберегти файл в іншому розташуванні.

      Примітка : Щоб зберегти файл DSN у вибраній папці, потрібно мати дозволи на записування в неї.

    4. Натисніть кнопку Далі, перегляньте зведені дані й натисніть кнопку Готово, щоб завершити роботу майстра.
      Відкриється майстер "Створення джерела даних для SQL Server".

    5. У вікні майстра введіть опис джерела даних у поле Опис. Цей крок не обов’язковий.

    6. У розділі До якого сервера необхідно підключитися? введіть або виберіть у полі Сервер ім’я потрібного сервера SQL Server, а потім натисніть кнопку Далі.

    7. На цій сторінці майстра вам можуть знадобитися відомості, по які слід звернутися до адміністратора бази даних SQL Server (наприклад, тип автентифікації, яку потрібно використовувати: Microsoft Windows NT або SQL Server). Щоб продовжити, натисніть кнопку Далі.

    8. На наступній сторінці майстра вам можуть знадобитися додаткові відомості, по які слід завчасно звернутися до адміністратора бази даних SQL Server. Якщо потрібно підключитися до певної бази даних, установіть прапорець Використовувати за замовчуванням базу даних. Потім виберіть потрібну базу даних і натисніть кнопку Далі.

    9. Натисніть кнопку Готово. Перегляньте зведені дані, а потім натисніть кнопку Перевірити джерело даних.

    10. Перегляньте результати перевірки, а потім натисніть кнопку OK, щоб закрити діалогове вікно Перевірка джерела даних ODBC для SQL Server.

      Якщо перевірка завершилася вдало, натисніть кнопку OK знову, щоб закрити вікно майстра, або кнопку Скасувати, щоб повернутися до майстра та змінити параметри.

  5. Натисніть кнопку OK, щоб закрити діалогове вікно Вибір джерела даних.

    В Access відкриється діалогове вікно Імпорт об’єктів.

  6. У розділі Таблиці клацніть кожну таблицю або подання, які потрібно імпортувати, а потім натисніть кнопку OK.

  7. Поява діалогового вікна Вибір унікального ідентифікатора запису свідчитиме про те, що Access не вдалося визначити, яке поле (поля) ідентифікує кожен рядок певного об’єкта. У такому разі виберіть поле або комбінацію полів, унікальну для кожного рядка, і натисніть кнопку OK. Якщо ви не впевнені, зверніться до адміністратора бази даних SQL Server.

Access імпортує дані. Щоб згодом без зусиль повторити цю процедуру імпорту, збережіть її кроки як специфікацію імпорту. Докладні вказівки наведено в наступному розділі цієї статті. Якщо не потрібно зберігати відомості про специфікацію імпорту, у діалоговому вікні Отримання зовнішніх даних – База даних ODBC в розділі Зберегти етапи імпортування натисніть кнопку Закрити. Access завершить імпорт і відобразить нову таблицю або кілька таблиць в області переходів.

Збереження кроків імпорту як специфікації

  1. У діалоговому вікні Отримання зовнішніх даних – База даних ODBC в розділі Зберегти етапи імпортування встановіть прапорець Зберегти етапи імпортування.

    Відобразиться набір додаткових елементів керування.

  2. У поле Зберегти як введіть ім’я специфікації імпорту.

  3. Введіть опис у поле Опис. Цей крок не обов’язковий.

  4. Якщо цю операцію потрібно виконувати через визначені проміжки часу (наприклад, щотижня або щомісяця), установіть прапорець Створити завдання Outlook. Унаслідок цього буде створено завдання Microsoft Office Outlook 2007, за допомогою якого в майбутньому можна повторно виконувати таку саму операцію імпортування.

  5. Натисніть кнопку Зберегти дані імпортування.

Настроювання завдання Outlook

Якщо під час попередньої процедури ви встановили прапорець Створити завдання Outlook, запуститься Office Outlook 2007 із відкритим новим завданням. Щоб налаштувати завдання, виконайте наведені нижче дії.

Примітка : Якщо Outlook не інстальовано, в Access з’явиться повідомлення про помилку. Якщо Outlook не налаштовано як слід, відкриється майстер налаштування Outlook. Дотримуйтеся його вказівок.

  1. У вікні завдання Outlook перегляньте та змініть параметри завдання, як-от Кінцева дата й Нагадування.

    Щоб зробити завдання повторюваним, натисніть кнопку Повторення та введіть потрібні відомості.

    На знімку екрана нижче зображено планувальник завдань із певними типовими параметрами.

    Планувальник завдань Outlook

    Докладні відомості про планування завдань Outlook див. в статті Планування специфікації імпорту або експорту.

  2. Налаштувавши параметри завдання в Outlook, на вкладці Завдання в групі Дії натисніть кнопку Зберегти й закрити.

Запуск збереженого завдання

  1. В області переходів програми Outlook натисніть кнопку Завдання та двічі клацніть завдання, яке слід виконати.

  2. На вкладці Завдання в групі Microsoft Office Access натисніть кнопку Виконати імпорт Зображення кнопки .

  3. Поверніться до вікна Access і натисніть клавішу F5, щоб оновити область переходів.

  4. Двічі клацніть імпортовану таблицю, щоб відкрити її у вікні табличного подання даних.

  5. Переконайтеся, що всі поля й записи імпортовано та що немає жодних помилок.

  6. В області переходів клацніть імпортовану таблицю правою кнопкою миші та з контекстного меню виберіть команду Конструктор. Перегляньте типи даних та інші властивості полів.

На початок сторінки

Зв’язування з даними SQL Server

За допомогою зв’язування можна підключитися до даних, не імпортуючи їх. Це дає змогу переглядати й редагувати найновіші дані в базах даних SQL Server й Access без створення й зберігання копій цих даних в Access. Якщо копіювати дані SQL Server до бази даних Access не потрібно, проте ви плануєте виконувати запити та створювати звіти на основі цих даних, радимо встановити з ними зв’язок.

Під час зв’язування з таблицею або поданням у базі даних SQL Server Access створює нову, так звану зв’язану таблицю, що відображає структуру й вміст вихідного об’єкта. Унести зміни до даних можна на сервері SQL Server, а також в Access (у вікні табличного подання даних або в поданні форми). Зміни, які ви вносите до даних в одному місці, відображаються в іншому. Однак якщо необхідно внести структурні зміни, наприклад видалити або змінити стовпці, знадобиться зробити це безпосередньо в базі даних SQL Server або в підключеному до неї проекті Access. В Access не можна додавати, вилучати та змінювати поля зв’язаної таблиці.

Якщо база даних SQL Server містить великий обсяг даних, замість імпорту слід застосувати зв’язування, оскільки максимальний розмір бази даних Access становить 2 ГБ, враховуючи простір, необхідний для системних об’єктів. Імпорт багатьох великих таблиць або подань може призвести до перевищення цього обмеження, натомість створення зв’язку з даними майже не позначиться на розмірі бази даних Access.

Типові сценарії зв’язування з даними SQL Server

Зазвичай зв’язування бази даних Access із таблицею або поданням SQL Server виконують за таких обставин:

  • Ваш підрозділ або робоча група використовує Access для створення звітів і запитів, а SQL Server – для зберігання даних. Окремі групи можуть створювати таблиці й подання SQL Server для централізованого зберігання, однак для агрегації та створення звітів ці дані часто необхідно переносити до класичних програм. У такому разі доцільно використовувати зв’язування, оскільки це дає змогу користувачам баз даних SQL Server та Access додавати й оновлювати дані, а також переглядати найновіші дані та працювати з ними.

  • Ви використовуєте Access і нещодавно почали працювати з SQL Server. Ви перенесли кілька баз даних до SQL Server. Більшість таблиць у цих базах даних зв’язані. Відтепер замість створення таблиць Access ви створюватимете таблиці й подання SQL Server, а потім зв’язуватимете з ними свої бази даних Access.

  • Ви бажаєте надалі зберігати дані в SQL Server, але працювати з найновішими даними в Access, щоб мати змогу виконувати запити та друкувати звіти, які ви створили в цій програмі.

Підготовка до зв’язування з таблицею SQL Server

  1. Знайдіть базу даних SQL Server, що містить потрібні дані. Зверніться до адміністратора бази даних по відомості про підключення.

  2. Визначте таблиці й подання, зв’язок із якими потрібно створити. Ви можете зв’язатися з кількома об’єктами одночасно.

  3. Перегляньте вихідні дані, пам’ятаючи про таке:

    • Access підтримує щонайбільше 255 полів у таблиці, тому зв’язана таблиця міститиме лише перші 255 полів вихідного об’єкта.

    • Стовпці, які в об’єкті SQL Server доступні лише для читання, збережуть цю властивість в Access.

    • У зв’язаній таблиці в Access не можна додавати, вилучати й змінювати стовпці.

  4. Визначте базу даних Access, у якій потрібно створити зв’язані таблиці. Переконайтеся, що маєте необхідні дозволи на додавання даних до неї. Якщо не потрібно зберігати дані в жодній із наявних баз даних, створіть нову за допомогою наведених нижче дій.

    Натисніть кнопку Microsoft Office Зображення кнопки Office і виберіть пункт Створити.

  5. Перегляньте таблиці в базі даних Access. Під час зв’язування з таблицею або поданням SQL Server в Access створюється зв’язана таблицю з іменем вихідного об’єкта. Якщо таке ім’я вже використовується, в Access до імені нової зв’язаної таблиці додається "1", наприклад "Контакти1". (Якщо таблиця "Контакти1" уже існує, в Access створюється таблиця "Контакти2" й т. д.).

Зв’язування з даними

  1. Відкрийте цільову базу даних.

  2. На вкладці Зовнішні дані в групі Імпорт натисніть кнопку Додатково.

  3. Виберіть пункт База даних ODBC.

  4. Виберіть Підключитися до джерела даних за допомогою створення пов’язаної таблиці > Далі.

  5. У діалоговому вікні Вибір джерела даних клацніть потрібний файл DSN або натисніть кнопку Створити, щоб створити нове ім’я джерела даних (DSN).

  6. У діалоговому вікні Вибір джерела даних, якщо потрібний файл DSN існує, клацніть його в списку.

    Мені потрібно створити файл DSN

    Примітка : Наведені нижче дії можуть відрізнятися залежно від того, яке програмне забезпечення інстальовано на комп’ютері.

    1. Щоб створити нове ім’я джерела даних (DSN), натисніть кнопку Створити.
      Відкриється майстер "Створення джерела даних".

    2. У майстрі виберіть зі списку драйверів пункт SQL Server, а потім натисніть кнопку Далі.

    3. Введіть ім’я файлу DSN або натисніть кнопку Огляд, щоб зберегти файл в іншому розташуванні.

      Примітка : Щоб зберегти файл DSN у вибраній папці, потрібно мати дозволи на записування в неї.

    4. Натисніть кнопку Далі, перегляньте зведені дані та натисніть кнопку Готово, щоб завершити роботу майстра "Створення джерела даних".
      Відкриється майстер "Створення джерела даних для SQL Server".

    5. У вікні майстра введіть опис джерела даних у поле Опис. Цей крок не обов’язковий.

    6. У розділі До якого сервера необхідно підключитися? введіть або виберіть у полі Сервер ім’я комп’ютера, на якому працює SQL Server, а потім натисніть кнопку Далі.

    7. На цій сторінці майстра вам можуть знадобитися відомості, по які слід звернутися до адміністратора бази даних SQL Server (наприклад, тип автентифікації, яку потрібно використовувати: Windows NT або SQL Server). Щоб продовжити, натисніть кнопку Далі.

    8. На наступній сторінці майстра вам можуть знадобитися додаткові відомості, по які слід звернутися до адміністратора бази даних SQL Server. Якщо потрібно підключитися до певної бази даних, установіть прапорець Використовувати за замовчуванням базу даних, виберіть потрібну базу даних SQL Server, а потім натисніть кнопку Далі.

    9. Натисніть кнопку Готово. Перегляньте зведені дані, а потім натисніть кнопку Перевірити джерело даних.

    10. Перегляньте результати перевірки, а потім натисніть кнопку OK, щоб закрити діалогове вікно Перевірка джерела даних ODBC для SQL Server.

      Якщо перевірка завершилася вдало, натисніть кнопку OK знову, щоб закрити вікно майстра, або кнопку Скасувати, щоб повернутися до майстра та змінити параметри.

  7. Натисніть кнопку OK.
    В Access відкриється діалогове вікно Зв’язок із таблицями.

  8. У розділі Таблиці клацніть кожну таблицю або подання, з якими потрібно встановити зв’язок, і натисніть кнопку OK.

  9. Поява діалогового вікна Вибір унікального ідентифікатора запису свідчитиме про те, що Access не вдалося визначити, яке поле (поля) ідентифікує кожен рядок вихідних даних. У такому разі виберіть поле або комбінацію полів, унікальну для кожного рядка, і натисніть кнопку OK. Якщо ви не впевнені, зверніться до адміністратора бази даних SQL Server.

Access завершить зв’язування та відобразить нову зв’язану таблицю або кілька таблиць в області переходів.

Увага! : Під час кожного відкриття зв’язаної таблиці або вихідного об’єкта ви бачитимете в них найновіші дані. Утім структурні зміни, унесені до об’єкта SQL Server, автоматично не відображаються у зв’язаній таблиці.


Ось як оновити зв’язану таблицю застосуванням найновішої структури об’єктів SQL Server:

  1. В області переходів клацніть правою кнопкою миші таблицю й виберіть у контекстному меню пункт Диспетчер зв’язаних таблиць.

  2. Установіть прапорець поруч із кожною зв’язаною таблицею, яку потрібно оновити, або натисніть кнопку Вибрати все, щоб вибрати всі зв’язані таблиці.

  3. Натисніть кнопку OK.

    Якщо оновлення завершилося без помилок, в Access з’явиться відповідне повідомлення. Інакше в Access з’явиться повідомлення про помилку.

  4. Натисніть кнопку Закрити, щоб закрити диспетчер зв’язаних таблиць.

На початок сторінки

Відомості про інтерпретацію типів даних SQL Server в Access

В Access і SQL Server використовуються різні типи даних, тому Access має визначити найвідповідніший тип для кожного зі стовпців у кожній таблиці або поданні SQL Server, дані з яких потрібно імпортувати або зв’язати. Наприклад, стовпець SQL Server з типом даних bit імпортується або зв’язується в Access із типом даних Так/Ні. Інший приклад: стовпець бази даних SQL Server типу nvarchar(255) (або менше) імпортується до Access або зв’язується з типом даних Текст, але стовпець типу nvarchar(256) (або більше) імпортується як поле Access типу Memo. Завершивши імпорт або зв’язування, відкрийте таблицю в поданні "Конструктор", щоб дізнатися, які типи даних призначено полям в Access. Ви можете змінювати типи даних полів в імпортованих таблицях. Проте у зв’язаних таблицях це можна робити лише безпосередньо в базі даних SQL Server або в підключеному до неї проекті Access.

У таблиці нижче наведено основні типи даних SQL Server. У другому й третьому стовпцях зазначено, як Access інтерпретує їх.

Тип даних SQL Server

Тип даних Access

Розмір поля Access

bigint

Текст

255

binary ( розмір поля )

Двійкове число

Такий самий, як розмір поля SQL Server

bit

Так/Ні

char ( розмір поля ), коли розмір поля менший або дорівнює 255

Текст

Такий самий, як розмір поля SQL Server

char ( розмір поля ), коли розмір поля більше 255

Memo

datetime

Дата й час

decimal ( точність , масштаб )

Число

Десятковий (властивості Access Точність і Масштаб збігаються з точністю й масштабом SQL Server).

float

Число

Подвійне значення

image

Об’єкт OLE

int

Число

Довге ціле число

money

Грошова одиниця

nchar ( розмір поля ), коли розмір поля менший або дорівнює 255

Текст

Такий самий, як розмір поля SQL Server

nchar ( розмір поля ), коли розмір поля більше 255

Memo

ntext

Memo

numeric ( точність , масштаб )

Число

Десятковий (властивості Access Точність і Масштаб збігаються з точністю й масштабом SQL Server).

nvarchar ( розмір поля ), коли розмір поля менший або дорівнює 255

Текст

Такий самий, як розмір поля SQL Server

nvarchar ( розмір поля ), коли розмір поля більше 255

Memo

nvarchar (MAX)

Memo

real

Число

Одинарне значення

smalldatetime

Дата й час

smallint

Число

Ціле число

smallmoney

Грошова одиниця

sql_variant

Текст

255

text

Memo

timestamp

Двійкове число

8

tinyint

Число

Байт

uniqueidentifier

Число

Ідентифікатор реплікації

varbinary

Двійкове число

Такий самий, як розмір поля SQL Server

varbinary (MAX)

Об’єкт OLE

varchar ( розмір поля ), коли розмір поля менший або дорівнює 255

Текст

Такий самий, як розмір поля SQL Server

varchar ( розмір поля), коли розмір поля більше 255

Memo

varchar (MAX)

Memo

xml

Memo

На початок сторінки

Отримуйте нові функції раніше за інших
Приєднайтеся до оцінювачів Office

Ця інформація корисна?

Дякуємо за ваш відгук!

Дякуємо за відгук! Схоже, вам може стати в нагоді допомога одного з наших спеціалістів служби підтримки Office, з яким ми вас можемо з’єднати.

×