Імпорт даних з іншої бази даних Access або створення зв’язку з ними

Імпорт даних з іншої бази даних Access або створення зв’язку з ними

Існує багато способів перенести дані з однієї бази даних Access до іншої. Хоча найпростіше скопіювати їх і вставити, імпорт і зв’язування передбачають ширші та гнучкіші можливості вибору як даних, так і способу їх перенесення до кінцевої бази даних.

З цієї статті ви дізнаєтеся, як імпортувати дані з іншої бази даних Access або створити зв’язок із ними.

У цій статті

Загальні відомості про імпорт даних з іншої бази даних Access і зв’язування з ними

Імпорт даних з іншої бази даних Access

Зв’язування з даними в іншій базі даних Access

Загальні відомості про імпорт даних з іншої бази даних Access і зв’язування з ними

Під час імпорту даних з іншої бази даних Access створює їх копію в кінцевій базі даних, не змінюючи джерела. Налаштовуючи операцію імпорту, ви можете вибрати об’єкти, які потрібно скопіювати, установити спосіб імпорту таблиць і запитів, указати, чи слід імпортувати зв’язки між таблицями, тощо.

Припустімо, потрібно створити таблиці на зразок таблиць в іншій базі даних. У такому разі дані можна імпортувати. Щоб не проектувати кожну з цих таблиць вручну, ви можете скопіювати всю таблицю або лише її визначення. Якщо імпортувати лише визначення таблиці, створиться пуста таблиця. Іншими словами, до кінцевої бази даних скопіюються поля та їхні властивості, але не дані в таблиці. Ще одна перевага імпорту (порівняно з копіюванням і вставленням) полягає в тому, що разом із таблицями можна імпортувати зв’язки між ними.

Якщо ваша мета – додати записи з однієї бази даних до наявної таблиці в іншій базі даних, імпортуйте записи до нової таблиці, а потім створіть запит на додавання. Під час імпорту додавати записи до наявної таблиці не можна. Докладні відомості про запити на додавання див. в статті Додавання записів до таблиці за допомогою запиту на додавання.

Ви також можете створити зв’язок із даними в іншій базі даних Access, якщо ваша організація має кілька баз даних Access і в деяких із них потрібно спільно використовувати дані з певних таблиць, як-от "Працівники". Замість того щоб дублювати таблицю в кожній базі даних, її можна зберегти в одній такій базі та додати посилання на неї в інших. Ви збережете право власності на структуру таблиць, але іншій робочій групі або відділу знадобиться надати дозвіл на додавання даних до вашої бази даних і їх використання.

Імпорт даних з іншої бази даних Access

Імпорт даних складається з таких загальних кроків:

  • Підготовка до імпорту

  • Запуск майстра імпорту

  • Збереження параметрів імпорту як специфікації для повторного використання (необов’язково)

Нижче наведено набори вказівок із виконання цих кроків.

Підготовка до імпорту

  1. Знайдіть вихідну базу даних і визначте об’єкти, які потрібно імпортувати.

    Якщо вихідна база даних має формат файлу MDB або ACCDB, ви можете імпортувати таблиці, запити, форми, звіти, макроси й модулі. З файлів формату MDE або ACCDE можна імпортувати лише таблиці.

  2. Якщо ви вперше імпортуєте дані з бази даних Access, див. корисні поради в таблиці нижче.

    Елемент

    Опис

    Кілька об’єктів

    Ви можете імпортувати кілька об’єктів одночасно.

    Новий об’єкт

    Під час кожної операції імпорту в кінцевій базі даних створюється новий об’єкт. Імпорт не дає змоги перезаписати наявний об’єкт або додати записи до наявної таблиці.

    Імпорт зв’язаної таблиці

    Якщо вихідна таблиця, наприклад "Працівники1" у базі даних "Збут", зв’язана (має зв’язок із таблицею "Працівники" в базі даних "Заробітна плата"), поточна операція імпорту замінюється на зв’язування. Щойно операція завершиться, відобразиться зв’язана таблиця, наприклад "Працівники1", що має зв’язок із вихідною таблицею-джерелом ("Працівники" в базі даних "Заробітна плата").

    Пропускання полів і записів

    Під час імпорту даних із таблиці або запиту пропускати певні поля або записи не можна. Однак якщо імпортувати певні записи з таблиці не потрібно, можна імпортувати лише визначення таблиці.

    Зв’язки

    Ви можете імпортувати зв’язки між вихідними таблицями.

    Визначення таблиці

    Ви можете імпортувати всю таблицю або лише її визначення. Коли імпортується лише визначення, Access створює таблицю з полями вихідної таблиці, але без її даних.

    Поля підстановки

    Якщо поле вихідної таблиці містить значення, знайдені в іншій таблиці або запиті, і вам потрібно відобразити ці значення у відповідному полі кінцевої бази даних, знадобиться також імпортувати цю пов’язану таблицю або запит. Інакше це поле міститиме лише ідентифікатори підстановки.

    Запити

    Запит можна імпортувати як запит або як таблицю. Якщо імпортувати його як запит, знадобиться також імпортувати відповідні таблиці.

  3. Закрийте вихідну базу даних. Переконайтеся, що жоден користувач не відкрив її в монопольному режимі.

  4. Відкрийте кінцеву базу даних. Переконайтеся, що її не призначено лише для читання та ви маєте необхідні дозволи на додавання об’єктів і даних до цієї бази.

    Якщо вихідну базу даних захищено паролем, запит на його введення відображатиметься щоразу, коли ви використовуватимете цю базу як джерело для імпорту.

    Примітка.: Якщо ви плануєте імпортувати дані до нової бази даних, спочатку потрібно створити пусту базу даних без жодних таблиць, форм і звітів.

    Під час імпорту жодні наявні таблиці або об’єкти не перезаписуються та не змінюються. Якщо в кінцевій базі даних є об’єкт з іменем об’єкта вихідної бази даних, Access додає до імені імпортованого об’єкта число (1, 2, 3 тощо). Наприклад, якщо імпортувати таблицю "Проблеми" до бази даних, яка вже містить таблицю з таким ім’ям, імпортована таблиця отримає ім’я "Проблеми1". Якщо ім’я "Проблеми1" також використовується, нова таблиця матиме ім’я "Проблеми2" тощо.

    Зверніть увагу: щоб додати записи з вихідної таблиці до таблиці в кінцевій базі даних, замість імпорту слід виконати запит на додавання. Докладні відомості про запити на додавання див. в статті Додавання записів до таблиці за допомогою запиту на додавання.

Імпорт даних

  1. Залежно від версії Access розташування майстра імпорту може дещо відрізнятися. Виконайте дії для своєї версії Access:

    • Якщо ви використовуєте Access останньої версії за передплатою на Office 365, на вкладці Зовнішні дані в групі Імпорт і зв’язування виберіть Нове джерело даних > Із бази даних > Access.

    • Якщо ви використовуєте Access 2016, 2013 або 2010, на вкладці Зовнішні дані в групі Імпорт і зв’язування виберіть Access.

    • Якщо ви використовуєте Access 2007, на вкладці Зовнішні дані в групі Імпорт натисніть кнопку Access.

  2. Відкриється майстер імпорту та зв’язування Отримати зовнішні дані – База даних Access.

    Знімок екрана: майстер імпорту "Отримати зовнішні дані – База даних Access"

  3. У текстове поле Ім’я файлу введіть ім’я вихідної бази даних. Ви також можете натиснути кнопку Огляд, щоб відобразити діалогове вікно Відкриття файлу.

  4. Виберіть Імпортувати таблиці, запити, форми, звіти, макроси та модулі до поточної бази даних і натисніть кнопку OK.

    Відкриється діалогове вікно Імпортувати об’єкти.

    У діалоговому вікні "Імпортувати об’єкти" виберіть об’єкти, які потрібно імпортувати.

  5. У діалоговому вікні Імпортувати об’єкти на вкладці Таблиці виберіть таблиці, які потрібно імпортувати. Щоб імпортувати запити, перейдіть на вкладку Запити та виберіть потрібні.

    Щоб скасувати вибір об’єкта, клацніть його ще раз.

  6. Щоб вибрати додаткові параметри, натисніть кнопку Параметри.

    У таблиці нижче описано, як кожен параметр впливає на результати операції.

    Елемент

    Опис

    Прапорець Зв’язки

    Установіть, щоб імпортувати зв’язки між вибраними таблицями.

    Прапорець Меню та панелі інструментів

    Установіть, щоб імпортувати будь-які меню та панелі інструментів, які налаштовано у вихідній базі даних. Меню та панелі інструментів відображаються на вкладці Надбудови.

    Прапорець Специфікації імпорту/експорту

    Установіть, щоб імпортувати будь-які специфікації імпорту або експорту, які збережено у вихідній базі даних.

    Прапорець Групи області переходів

    Установіть, щоб імпортувати будь-які групи області переходів, які налаштовано у вихідній базі даних.

    Перемикач Визначення та дані

    Установіть, щоб імпортувати структуру та дані всіх вибраних таблиць.

    Перемикач Лише визначення

    Установіть, щоб імпортувати лише поля вибраних таблиць. Вихідні записи не імпортуються.

    Перемикач Як запити

    Установіть, щоб імпортувати вибрані запити як запити. У такому разі обов’язково імпортуйте разом із запитами всі відповідні таблиці.

    Перемикач Як таблиці

    Установіть, щоб імпортувати запити як таблиці. У такому разі непотрібно імпортувати відповідні таблиці.

  7. Натисніть кнопку OK, щоб завершити операцію.

    Access копіює дані та, якщо виникають проблеми, відображає повідомлення про помилку. Якщо імпорт даних завершено успішно, на останній сторінці майстра можна зберегти відомості про операцію у вигляді специфікації імпорту для подальшого використання.

Зв’язування з даними в іншій базі даних Access

Зв’язування дає змогу підключатися до даних в іншій базі даних, не імпортуючи їх. Таким чином можна переглядати й змінювати найновіші дані як у вихідній базі даних, так і в кінцевій. При цьому не потрібно створювати та обслуговувати дві копії однакових даних. Створити зв’язок можна лише з таблицями в іншій базі даних Access. Зв’язок із запитами, формами, звітами, макросами або модулями створити не можна.

Під час установлення зв’язку з таблицею в базі даних Access програма створює нову таблицю (зв’язана таблиця), яка містить зв’язок із вихідними записами та полями. Будь-які зміни, унесені до даних у вихідній базі даних, відображаються у зв’язаній таблиці кінцевої бази даних і навпаки. Однак структуру зв’язаної таблиці в кінцевій базі даних змінити не можна. Іншими словами, ви не можете вносити зміни до зв’язаної таблиці, наприклад додавати або видаляти поля чи змінювати їх тип даних.

Зв’язування з даними в іншій базі даних Access складається з таких загальних кроків:

  • Підготовка до зв’язування

  • Запуск майстра зв’язування

Нижче наведено набори вказівок із виконання цих кроків.

Підготовка до зв’язування таблиць у базі даних Access

  1. Знайдіть вихідну базу даних.

    Припустимі формати файлів – MDB, MDE, ACCDB та ACCDE. Якщо вихідну базу даних захищено паролем, під час зв’язування вам буде запропоновано ввести його.

  2. Визначте таблиці, з якими потрібно створити зв’язок. Зв’язок можна створити з таблицями, але не із запитами, формами, звітами, макросами або модулями. Якщо ви вперше створюєте зв’язок із таблицями в іншій базі даних Access, див. корисні поради в таблиці нижче.

    Елемент

    Опис

    Кілька об’єктів

    Ви можете створити зв’язки відразу з кількома таблицями одночасно. Для кожної вихідної таблиці створюється зв’язана таблиця.

    Використання зв’язаних таблиць як джерела

    Створити зв’язок зі зв’язаною таблицею у вихідній базі даних не можна.

    Наприклад, таблицю "Працівники1" у базі даних "Збут" не можна використовувати як джерело, якщо її вже зв’язано з таблицею "Працівники" в базі даних "Заробітна плата". Натомість потрібно створити зв’язок безпосередньо з таблицею "Працівники" в базі даних "Заробітна плата".

    Нова або наявна таблиця

    Під час кожної операції зв’язування для кожної вихідної таблиці створюється нова зв’язана таблиця. За допомогою зв’язування не можна перезаписати наявну таблицю або додати до неї дані.

    Зв’язки

    Якщо вибрати кілька вихідних таблиць, зв’язки між ними автоматично переносяться до кінцевої бази даних. Однак змінити або видалити зв’язок у кінцевій базі даних не можна.

    Поля підстановки

    Якщо поле вихідної таблиці містить значення, знайдені в іншій таблиці, і вам потрібно відобразити ці значення у відповідному полі в кінцевій базі даних, знадобиться також створити зв’язок із цією пов’язаною таблицею. Інакше це поле міститиме лише індикатори підстановки.

  3. Закрийте вихідну базу даних. Переконайтеся, що жоден інший користувач не відкрив її в монопольному режимі.

  4. Відкрийте кінцеву базу даних. Переконайтеся, що її не призначено лише для читання та ви маєте необхідні дозволи на додавання об’єктів і даних до цієї бази.

    Примітка.: Якщо ви плануєте створити зв’язки в новій базі даних, спочатку потрібно створити пусту базу даних без жодних таблиць, форм і звітів.

    Під час виконання цієї операції жодні наявні таблиці або об’єкти не перезаписуються та не змінюються. Якщо в кінцевій базі даних є об’єкт з іменем об’єкта вихідної бази даних, Access додає до імені зв’язаної таблиці число (1, 2, 3 тощо). Наприклад, якщо створювати зв’язок із таблицею "Проблеми" з бази даних, яка вже містить таблицю з таким ім’ям, зв’язана таблиця отримає ім’я "Проблеми1". Якщо ім’я "Проблеми1" також використовується, нова таблиця матиме ім’я "Проблеми2" тощо.

    Пам’ятайте: щоб додати записи з вихідної таблиці до таблиці в кінцевій базі даних, замість зв’язування слід використовувати запит на додавання.

    Докладні відомості про запити на додавання див. в статті Додавання записів до таблиці за допомогою запиту на додавання.

Зв’язування з даними

  1. Залежно від версії Access розташування майстра зв’язування дещо відрізняється. Виконайте дії для своєї версії Access.

    • Якщо ви використовуєте Access останньої версії за передплатою на Office 365, на вкладці Зовнішні дані в групі Імпорт і зв’язування виберіть Нове джерело даних > Із бази даних > Access.

    • Якщо ви використовуєте Access 2016, 2013 або 2010, на вкладці Зовнішні дані в групі Імпорт і зв’язування виберіть Access.

    • Якщо ви використовуєте Access 2007, на вкладці Зовнішні дані в групі Імпорт натисніть кнопку Access.

  2. Відкриється майстер імпорту та зв’язування Отримати зовнішні дані – База даних Access.

    Знімок екрана: майстер імпорту "Отримати зовнішні дані – База даних Access"

  3. У текстове поле Ім’я файлу введіть ім’я вихідної бази даних. Ви також можете натиснути кнопку Огляд, щоб відобразити діалогове вікно Відкриття файлу.

  4. Виберіть Підключитися до джерела даних за допомогою створення пов’язаної таблиці та натисніть кнопку OK.

    Відкриється діалогове вікно Зв’язок із таблицями.

    У діалоговому вікні "Зв’язок із таблицями" виберіть таблицю, з якою потрібно створити зв’язок.

  5. У діалоговому вікні Зв’язок із таблицями виберіть таблиці, з якими потрібно створити зв’язок.

    Щоб скасувати вибір, клацніть відповідну таблицю ще раз.

  6. Щоб завершити операцію, натисніть кнопку OK.

    Access створить зв’язані таблиці.

  7. Відкрийте зв’язані таблиці у вікні табличного подання даних і переконайтеся, що дані мають потрібний вигляд.

Додаткова інформація

На початок сторінки

Удосконалення навичок роботи з Office
Ознайомтеся з навчальними матеріалами
Отримуйте нові функції раніше за інших
Приєднайтеся до оцінювачів Office

Ця інформація корисна?

Дякуємо за ваш відгук!

Дякуємо за відгук! Схоже, вам може стати в нагоді допомога одного з наших спеціалістів служби підтримки Office, з яким ми вас можемо з’єднати.

×