Імпорт даних зі списку SharePoint і зв’язування даних із цим списком

Імпорт даних зі списку SharePoint і зв’язування даних із цим списком

Увага! : Цю статтю перекладено за допомогою служби машинного перекладу; див. застереження. Версію цієї статті англійською мовою див. тут для отримання довідки.

Примітка : Ця стаття не стосується веб-програм Access – виду бази даних, яку можна створити за допомогою програми Access і опублікувати в Інтернеті. Докладні відомості див. в статті Створення веб-програми Access.

Дані, отримані з SharePoint у програму Access можна перенести двома способами: шляхом імпортування та шляхом зв’язування.

У процесі імпорту в базі даних Access створюється копія списку SharePoint. Під час виконання операції імпорту можна вказати списки, які необхідно скопіювати. Для кожного з цих списків можна зазначити, що сам слід імпортувати: увесь список чи певне подання.

У процесі зв’язування створюється з’єднання з даними в іншій програмі, що дає змогу переглядати та редагувати останні дані як у службі SharePoint, так і у програмі Access без створення та збереження копії даних у програмі Access. Якщо копіювати список SharePoint до бази даних Access не бажано, але натомість потрібно виконати запити та створити звіти на основі вмісту відповідного списку, слід скористатися зв’язуванням із даними.

У цій статті описуються обидві процедури: імпортування зі списку SharePoint та зв’язування з цим списком.

У цій статті

Імпорт списку SharePoint

Зв’язування зі списком SharePoint

Імпорт списку SharePoint

Під час імпортування даних застосунок Access створює таблицю та копіює стовпці й елементи з вихідного списку (або подання) до цієї таблиці у вигляді полів і записів. У кінці операції імпортування відомості про неї можна зберегти як специфікацію. Специфікація імпорту допоможе пізніше повторити операцію імпортування, не виконуючи щоразу всі кроки майстра імпорту.

Нижче наведено поширені причини для імпортування списку SharePoint до бази даних Access.

  • Для остаточного переміщення даних, наприклад списку контактів, до бази даних Access у зв’язку з тим, що ці відомості більше не потрібні на сайті SharePoint. У такому разі можна імпортувати список до застосунку Access, а потім видалити із сайту SharePoint.

  • У зв’язку з тим, що підрозділ або робоча група використовує застосунок Access, однак іноді доводиться звертатися до списку SharePoint, щоб отримати додаткові відомості, які необхідно перенести в одну з баз даних.

Перед імпортом списку зробіть ось що.

  1. Знайдіть сайт SharePoint, що містить список, який необхідно скопіювати, і занотуйте адресу сайту.

    Припустима адреса сайту починається з http:// або https:// слідує ім'я сервера та шлях до певного сайту на сервері.

  2. Укажіть списки, які необхідно скопіювати до бази даних, а потім визначте, що саме слід копіювати: увесь список чи лише певні подання. За одну операцію імпорту можна імпортувати кілька списків одразу, але в кожному списку можна імпортувати лише одне подання. У разі потреби створіть подання, яке міститиме лише необхідні стовпці й елементи, які вас цікавлять.

  3. Перегляньте стовпців у вихідному списку або поданні.

    У таблиці нижче наведено деякі зауваження, які слід враховувати під час імпортування різних елементів.

    Елемент

    Зауваження

    Стовпці

    Застосунок Access імпортує лише перші 256 стовпців, оскільки він підтримує лише 256 полів у таблиці. Щоб уникнути цієї проблеми, створіть подання та додайте до нього лише потрібні стовпці, прослідкувавши за тим, щоб їх загальна кількість не перевищувала 256.

    Папки

    Кожна папка у списку SharePoint перетворюється на запис у таблиці Access. Елементи папки також відображаються як записи та розташовуються безпосередньо під записом, який відповідає цій папці.

    Стовпці підстановки

    Якщо значення вихідного стовпця підставляються з іншого списку, у вас є два варіанти.

    • Імпортувати відображувані значення як частину самого поля. У цьому разі пов’язаний список імпортувати не потрібно.

    • Призначити поле призначення для підстановки з іншої таблиці. У цьому разі якщо база даних не містить таблицю, з якої можна отримувати значення для підстановки, потрібно також імпортувати пов’язаний список.

    Примітка : Вихідний стовпець типу ''Особа'' або ­''Група'' – це особливий тип стовпця підстановки. Його значення підставляються зі списку відомостей про користувача, тому слід визначити, чи потрібно імпортувати список відомостей про користувача разом із іншими списками.

    Обчислювані стовпці

    Результати в обчислюваних стовпцях копіюються до поля, тип даних якого залежить від типу даних обчисленого результату. Вираз, який виконує обчислення, не копіюється.

    Вкладення

    Стовпець вкладення у списку копіюється як поле з іменем ''Вкладення''.

    Багатозначні стовпці

    Стовпець із типом ''Вибір'' або ''Підстановка'' може містити кілька значень. Під час імпорту стовпця, що підтримує кілька значень, програма Access створює стовпець, який підтримує кілька значень.

    Текст у форматі RTF.

    Стовпці, які містять текст у форматі RTF, імпортуються до програми Access як поля типу ''Memo''. Для властивості Формат тексту поля типу Memo задається значення Формат RTF, і форматування зберігається.

    Зв’язки

    Програма Access не створює зв’язки між пов’язаними таблицями автоматично наприкінці операції імпорту. Зв’язки між новими та наявними таблицями необхідно створювати вручну за допомогою параметрів на вкладці Зв’язки. Щоб відкрити вкладку Зв’язки на вкладці Знаряддя бази даних у групі Зв’язки натисніть кнопку Зв’язки зображення кнопки .

  4. Визначте базу даних, до якої потрібно імпортувати списки.

    Переконайтеся, що у вас є необхідні дозволи, щоб додати дані до бази даних. Якщо ви не хочете зберігати дані в будь-який з існуючих баз даних, створити пусту базу даних, натиснувши на файл вкладки, новийа потім Пуста база даних.

  5. Перегляньте таблиці в базі даних.

    Під час операції імпортування створюється таблиця з таким самим іменем, як у списку SharePoint. Якщо таке ім’я вже використовується, у програмі Access до імені нової таблиці додається ''1'' . Наприклад, якщо таблиця ''Контакти1'' також уже використовується, програма Access створить таблицю ''Контакти2'' і так далі.

Примітка : Програма Access не перезапису таблицю в базі даних у процесі виконання операції імпорту, і приєднати вміст списку до наявного таблиці або переглянути його в ній неможливо.

Імпорт списку

  1. Відкрийте базу даних призначення і виберіть на вкладці Зовнішні дані у групі Імпорт і зв’язування пункт Додатково, а потім – Список SharePoint.

  2. Укажіть у майстрі адресу вихідного сайту.

  3. Виберіть параметр Імпортувати дані джерела до нової таблиці в поточній базі даних і натисніть кнопку Далі.

  4. У списку, що відображається в майстрі, виберіть списки, які потрібно імпортувати.

  5. У стовпці Елементи для імпортування виберіть подання, яке слід використовувати для кожного вибраного списку.

  6. За допомогою прапорця Імпортувати відображувані значення замість ідентифікаторів для полів, які підставляють значення, збережені в іншому списку можна контролювати дані, які імпортуються для стовпців підстановки у вибраних списках. Виконайте одну з наведених нижче дій.

    • Щоб імпортувати відображувані значення як частину самого поля, установіть цей прапорець. У такому разі значення не підставлятимуться в поле з іншої таблиці.

    • Щоб у поле призначення підставлялися значення з іншої таблиці, зніміть прапорець. У цьому разі в поле призначення буде скопійовано ідентифікатори рядків відображуваних значень. Ідентифікатори потрібні для визначення поля підстановки в застосунку Access.

    Під час імпорту ідентифікаторів слід імпортувати списки, з яких наразі отримуються значення для стовпців підстановки (крім випадків, коли в базі даних призначення вже є таблиці, які можуть виконувати функцію таблиць підстановки).

    У результаті операції імпорту ідентифікатори розміщуються у відповідному полі, але для нього не задано всі властивості, необхідні, щоб поле функціонувало як поле підстановки. Процедура настройки властивостей підстановки для такого поля описана в розділі Настроювання полів підстановки цієї статті.

  7. Натисніть кнопку OK.

Програма Access імпортує списки, а потім відображає стан операції на останній сторінці майстра. Якщо операцію імпорту планується повторювати пізніше, можна зберегти відомості як специфікацію імпорту. Щоб завершити завдання, перейдіть до наступного кроку.

Можливість збереження параметрів імпорту

Якщо операція імпорту, можливо, виконуватися в майбутньому, можна зберегти параметри імпорту. Якщо імпорт потрібно виконувати регулярного з певною періодичністю, можна також призначити операцію імпорту як завдання в застосунку Outlook. Ось як можна зберегти ці параметри.

  1. На останній сторінці майстра установіть прапорець Зберегти етапи імпортування.

    Відобразиться набір додаткових елементів керування.

  2. У полі Зберегти як введіть ім’я специфікації імпорту. За потреби введіть опис у полі Опис.

  3. Якщо цю операцію потрібно виконувати через визначені проміжки часу (наприклад, щотижня або щомісяця), установіть прапорець Створити завдання Outlook. Унаслідок цього буде створено завдання Microsoft Outlook 2013, за допомогою якого в майбутньому можна повторно виконувати таку саму операцію імпортування.

  4. Натисніть кнопку Зберегти дані імпортування.

Настроювання завдання Outlook

Якщо встановлено прапорець Створити завдання Outlook на попередньому кроці, доступ починається Outlook і відображає нове завдання. Виконайте такі дії, щоб настроїти завдання.

Увага! : Якщо Outlook не встановлено, не Access відображає повідомлення про помилку. Якщо Outlook не настроєно належним чином, Outlook буде запущено Майстер настроювання. Дотримуйтесь інструкцій майстра настроювання Outlook.

  1. У вікні Імпорт-Ім’я-Завдання у програмі Outlook перегляньте та змініть параметри завдання, наприклад Дата завершення та Нагадування.

    Щоб перетворити його на повторюване завдання, на вкладці Завдання у групі Повторення натисніть кнопку Повторення.

  2. Коли настройки будуть задані, натисніть кнопку Зберегти й закрити.

Запуск збереженого завдання

  1. В області переходів програми Outlook клацніть пункт Завдання, яке слід виконати.

  2. На вкладці Завдання у групі Microsoft Office Access натисніть кнопку Виконати імпорт.

  3. Поверніться до застосунку Access і відкрийте імпортовану таблицю у вікні табличного подання даних. Переконайтеся, що всі поля та записи імпортовано й помилки відсутні. Перейдіть до вікна табличного подання даних, щоб переглянути тип даних та інші властивості поля.

Пов’язані завдання

Після завершення операції імпортування радимо виконати кілька додаткових завдань.

Перевірка типів даних   Access вибирає відповідний тип даних для кожного поля, яке відповідає вихідному стовпцю. Щоб переглянути список як Access і типів даних SharePoint співставлення один одного під час імпортування або зв'язування, та які настройки поля ввозиться для кожного типу даних. 

Розслідування додаткові поля    Залежно від типу списку, на якому базується на таблиці можна також помітити, присутність в таблиці кілька додаткових полів (наприклад, редагування, змінено та типу). Для отримання додаткових відомостей про ці поля та інформації, які вони містять у довідці SharePoint. Якщо вам не потрібні ці поля в базі Access , ви можете видалити їх.

Настроювання полів підстановки    Якщо для стовпців підстановки імпортовано ідентифікатори, властивості підстановки відповідних полів слід задати вручну.

  1. У режимі конструктора таблиці у списку Тип даних поля виберіть пункт Майстер підстановок.

  2. У майстрі підстановок прийміть установлений за промовчанням перемикач Стовпець має шукати значення в таблиці або звіті та натисніть кнопку Далі.

  3. Виберіть таблицю або звіт, з якого підставлятимуться значення до поля, і натисніть кнопку Далі.

Примітка : Це може бути щойно імпортована або наявна таблиця.

  1. В області Список полів виберіть поле ідентифікатора, а також поле, яке містить відображувані значення, а потім натисніть кнопку Далі.

  2. Визначте порядок сортування та натисніть кнопку Далі.

  3. Натисніть кнопку Готово.

На початок сторінки

Зв’язування зі списком SharePoint

Під час зв’язування зі списком SharePoint застосунок Access створює нову таблицю (її часто називають зв’язаною), яка відтворює структуру вмісту вихідного списку. На відміну від імпортування, зв’язування призводить до створення зв’язку лише зі списком, а не з його конкретним поданням.

Зв’язування є ефективнішим, ніж імпорт, з двох причин.

  • Додавання й оновлення даних    Можна змінювати до даних або перегляду на сайті SharePoint, або працює в поданні таблиці або форми в рамках Access. Зміни, внесені в одному місці відображені в іншій. Але якщо ви хочете зробити структурних змін, наприклад, видалення або змінення стовпця, ви повинні робити це, відкривши список на сайті SharePoint. Не можна додати, видалити або змінювати поля у зв'язаній таблиці під час роботи в Access.

  • Таблиць підстановки    Під час зв'язування зі списком SharePoint, Access автоматично створить зв'язані таблиці для всіх списків підстановки (якщо ці списки вже зв'язано з базою даних). Якщо ці списки містять стовпці, які підставляють інші списки, ці списки також включені в операцію зв'язування, так що перелік кожен зв'язану таблицю підстановки має відповідні зв'язану таблицю в базі даних. Access також створюються зв'язки між цими зв'язаними таблицями.

Типові сценарії зв’язування зі списком SharePoint

Зазвичай зв’язування зі списком SharePoint із бази даних Access здійснюється з таких причин.

  • Ваш підрозділ або робоча група використовує широкі можливості програми Access для створення звітів і запитів, а служби Windows SharePoint Services – для спільної роботи групи та зв’язку. Окремі групи можуть створювати списки для відстеження різноманітних даних (наприклад контактів і проблем), однак для агрегації та створення звітів ці дані списку необхідно перенести до бази даних. У такому разі доцільно використовувати функцію зв’язування, оскільки вона дає змогу користувачам сайту SharePoint і бази даних Access додавати, оновлювати, а також переглядати найновіші дані та працювати з ними.

  • Ви користуєтеся програмою Access, а нещодавно спробували працювати зі службами Windows SharePoint Services. Ви перенесли кілька баз даних на сайт SharePoint. Більшість таблиць у цих базах даних зв’язані. Відтепер, замість створення локальних таблиць ви створюватимете списки SharePoint, а потім зв’язуватимете з цими списками свою базу даних.

  • Ви хочете продовжувати зберігати дані у списках на сайтах SharePoint, а з останніми даними працювати у програмі Access, щоб мати змогу виконувати запити та друкувати звіти

Підготовка до зв’язування зі списком SharePoint

  1. Знайдіть сайт SharePoint, що містить списки, з якими необхідно зв’язати базу даних, і занотуйте адресу сайту.

    Припустима адреса сайту починається з http:// або https:// слідує ім'я сервера та шлях до певного сайту на сервері.

  2. Визначте списки, з якими потрібно створити зв’язок. За одну операцію зв’язування можна зв’язати кілька списків одразу, але створити зв’язування з певним поданням будь-якого списку неможливо.

    Примітка : Неможливо також створити зв’язування з опитуваннями та обговореннями.

  3. Перегляд стовпців у вихідному списку. У таблиці нижче наведено деякі зауваження, які слід враховувати під час імпортування різних елементів.

    Елемент

    Зауваження

    Стовпці

    Застосунок Access підтримує не більше 256 полів у таблиці, тому зв’язана таблиця включає лише перші 256 стовпців.

    Папки

    Кожна папка у списку SharePoint відображається як запис у таблиці Access. Елементи папки також відображаються як записи та розташовуються безпосередньо під записом, який відповідає цій папці.

    Стовпці підстановки

    Якщо значення у вихідний стовпець підставляються з іншого списку, а цей пов’язаний список не міститься в базі даних, програма Access автоматично створить зв’язані таблиці для пов’язаних списків.

    Примітка : Стовпець ''Користувач'' або ''Група'' – особливий тип стовпців підстановки, який підставляє значення зі списку відомостей про користувачів. Якщо створити зв’язок зі списком, який містить стовпець ''Користувач'' або ''Група'', програма Access автоматично створить зв’язану таблицю для списку відомостей про користувачів.

    Обчислювані стовпці

    Результати обчислюваних стовпців відображаються у відповідному полі, однак формулу не можна переглядати або змінювати у програмі Access.

    Вкладення

    Стовпець вкладення у списку відображається як поле з іменем ''Вкладення''.

    Стовпці, доступні лише для читання

    Стовпці, які у списку SharePoint доступні лише для читання, зберігають цю властивість у програмі Access. Крім того, у програмі Access не можна додавати, видаляти або змінювати стовпці.

    Багатозначні стовпці

    Стовпець із типом ''Вибір'' або ''Підстановка'' може містити кілька значень. Для таких стовпців під час операції зв’язування створюються поля, які підтримують кілька значень. Багатозначні стовпці підстановки створюються у зв’язаній таблиці, якщо вихідний стовпець – це стовпець підстановки.

  4. Визначте базу даних, у якій слід створити зв’язану таблицю. Переконайтеся, що маєте необхідні дозволи на додавання даних до цієї бази даних. Якщо ви не хочете зберігати дані в жодній із наявних баз даних, створіть нову пусту базу даних.

  5. Перегляньте таблиці в базі даних. Під час імпорту списку SharePoint буде створено таблиця з таким самим іменем, як у вихідного списку SharePoint. Якщо таке ім’я вже використовується, у програмі Access до імені нової таблиці буде додано ''1'' . (Якщо таблиця ''Контакти1'' також уже використовується, програма Access створить таблицю ''Контакти2'' і так далі). Аналогічне правило застосовується до пов’язаних списків.

    Примітка : Не забувайте, що під час операції імпортування у програмі Access таблиця в базі даних ніколи не перезаписується. Також не можна додавати вміст списку SharePoint до наявної таблиці.

Зв’язування з даними

  1. Відкрийте цільову базу даних.

  2. На вкладці Зовнішні дані у групі Імпорт і зв’язування натисніть кнопку Більше.

  3. Виберіть елемент Список SharePoint.

  4. Укажіть у майстрі адресу вихідного сайту.

  5. Виберіть пункт Підключитися до джерела даних за допомогою створення пов’язаної таблиці та натисніть кнопку Далі.

    У майстрі відобразяться списки, доступні для зв’язування.

  6. Виберіть списки, які потрібно зв’язати а потім натисніть кнопку OK.

    Примітка :  Якщо деякі списки вже зв’язані з поточною базою даних, поло цих списків будуть установлені прапорці. Щоб видалити будь-який зв’язок, зніміть розташований поруч із ним прапорець.

    Застосунок Access спробує створити зв’язані таблиці, як для списку, вибраного під час цієї операції, так і для кожного пов’язаного з ним списку. Крім того, застосунок Access спробує оновити зв’язані таблиці, що відповідають вибраним у майстрі спискам. Застосунок Access також створює зв’язки між таблицями. На відміну від операції імпорту, операція зв’язування забезпечує збереження властивостей підстановки в полі підстановки та пов’язаній таблиці. Тому властивості поля підстановки не потрібно задавати вручну в режимі конструктора таблиці.

  7. Перегляньте нові зв’язані таблиці у вікні табличного подання даних. Переконайтеся, що всі поля та записи відображаються правильно.

    Застосунок Access вибирає правильний тип даних для кожного поля, яке відповідає вихідному стовпцю. Важливо пам’ятати, що під час кожного відкриття зв’язаної таблиці або вихідного списку в них відображатимуться оновлені дані. Але структурні зміни, внесені до списку, не відображаються у зв’язаній таблиці автоматично. Щоб оновити зв’язану таблицю, застосувавши найновішу структуру списку, в області переходів клацніть правою кнопкою миші таблицю, наведіть вказівник миші на пункт Параметри списку SharePoint та виберіть команду Оновити список зображення кнопки .

На початок сторінки

Примітка : Застереження про машинний переклад: Цю статтю перекладено комп’ютерною системою без втручання людини. Корпорація Майкрософт пропонує таку послугу, щоб іншомовні користувачі могли дізнаватися про продукти, служби й технології Microsoft. Оскільки статтю перекладено за допомогою служби машинного перекладу, вона може містити смислові, синтаксичні або граматичні помилки.

Отримуйте нові функції раніше за інших
Приєднайтеся до оцінювачів Office

Ця інформація корисна?

Дякуємо за ваш відгук!

Дякуємо за відгук! Схоже, вам може стати в нагоді допомога одного з наших спеціалістів служби підтримки Office, з яким ми вас можемо з’єднати.

×