Імпортування та зв’язування із даними в текстовому файлі

Імпортування та зв’язування із даними в текстовому файлі

Увага! : Цю статтю перекладено за допомогою служби машинного перекладу; див. застереження. Версію цієї статті англійською мовою див. тут для отримання довідки.

Існує два способи перенесення даних із текстового файлу до програми Microsoft Office Access 2007. Якщо потрібно створити копію даних, яку можна редагувати у програмі Access, можна імпортувати файл до нової або наявної таблиці за допомогою майстра імпорту тексту. Якщо потрібно просто переглянути найновіші вихідні дані у програмі Access із метою отримання більших можливостей для створення запитів і звітів, створіть зв’язок із текстовим файлом у базі даних за допомогою майстра зв’язування текстових файлів.

У цій статті пояснюється, як імпортувати і зв’язувати дані в текстовому файлі за допомогою цих майстрів.

У цій статті

Про текстових файлів і формати, які підтримуються

Імпорт даних із текстового файлу

Виправлення неполадок із відсутніми або неправильними значеннями в імпортовані таблиці

Посилання на текстового файлу

Усунення несправностей #Num! і неправильних значень у зв'язаній таблиці


Про текстові файли й підтримувані формати

Текстовий файл містить неформатовані символи, доступні для читання, наприклад букви і числа, а також спеціальні символи, наприклад знаки табуляції, символи переведення рядка й повернення каретки. Програма Access підтримує такі розширення імен файлів:  .txt, .csv, .asc і .tab.

Для використання текстового файлу як джерела для імпортування або зв’язування вміст файлу має бути впорядковано таким чином, щоб за допомогою майстрів імпортування та зв’язування можна було поділити вміст на сукупність записів (рядків), а кожен запис — на сукупність полів (стовпців). Існує два основних типи впорядкованих текстових файлів:

  • Файли з роздільниками    У файлі з роздільниками кожен запис відображено в окремому рядку, а поля розділено символом, який називається роздільником. Роздільником може бути будь-який символ, якого немає у значеннях полів, наприклад символ табуляції, крапка з комою, кома, пробіл тощо. Нижче наведено приклад тексту, розділеного комами.

    1,Company A,Anna,Bedecs,Owner
    2,Company C,Thomas,Axen,Purchasing Rep
    3,Company D,Christina,Lee,Purchasing Mgr.
    4,Company E,Martin,O’Donnell,Owner
    5,Company F,Francisco,Pérez-Olaeta,Purchasing Mgr.
    6,Company G,Ming-Yang,Xie,Owner
    7,Company H,Elizabeth,Andersen,Purchasing Rep
    8,Company I,Sven,Mortensen,Purchasing Mgr.
    9,Company J,Roland,Wacker,Purchasing Mgr.
    10,Company K,Peter,Krschne,Purchasing Mgr.
    11,Company L,John,Edwards,Purchasing Mgr.
    12,Company M,Andre,Ludo,Purchasing Rep
    13,Company N,Carlos,Grilo,Purchasing Rep
  • Файли з фіксованою шириною    У файлі фіксованої ширини кожен запис відображено в окремому рядку, а ширина кожного поля узгоджується через записи. Наприклад, перше поле кожного запису завжди сім символів, другого поля кожного запису завжди 12 символів довго, і так далі. Якщо фактична тривалість значення поля, може залежати від записів із пробіли наприкінці має заповнення значень, які не відповідають потрібної ширини. Нижче наведено приклад фіксованої ширини тексту.

    1   Company A   Anna       Bedecs         Owner            
    2 Company C Thomas Axen Purchasing Rep
    3 Company D Christina Lee Purchasing Mgr.
    4 Company E Martin O’Donnell Owner
    5 Company F Francisco Pérez-Olaeta Purchasing Mgr.
    6 Company G Ming-Yang Xie Owner
    7 Company H Elizabeth Andersen Purchasing Rep
    8 Company I Sven Mortensen Purchasing Mgr.
    9 Company J Roland Wacker Purchasing Mgr.
    10 Company K Peter Krschne Purchasing Mgr.
    11 Company L John Edwards Purchasing Mgr.
    12 Company M Andre Ludo Purchasing Rep
    13 Company N Carlos Grilo Purchasing Rep

На початок сторінки

Імпортування даних із текстового файлу

Якщо потрібно зберігати деякі або всі дані з текстового файлу в базі даних Access, слід імпортувати вміст файлу до нової таблиці або додати дані до наявної таблиці. Імпортовані дані можна переглядати й редагувати, зміни, внесені до даних, не вплинуть на вихідний текстовий файл.

Під час операції імпортування можна визначити спосіб упорядкування вихідного файлу, а також вибрати створення нової таблиці або додавання даних до наявної таблиці.

Порада : Якщо ви не знайомі з таблиці або структуру бази даних, читайте у статті створення таблиць у базі даних або основи розробки баз даних.

В кінці операції імпортування можна вибрати збереження відомостей про імпортування як специфікацію. Специфікація імпорту допоможе повторити операцію пізніше без проходження кожного разу етапів майстра імпорту текстових файлів.

Типові сценарії для імпортування текстового файлу до програми Access

Зазвичай текстові файли імпортують до програми Access із таких причин:

  • Деякі дані мають формат, який не розпізнається програмою Access, але їх потрібно використати в одній із баз даних. Можна спочатку експортувати вихідні дані як текстовий файл, а потім імпортувати вміст текстового файлу до таблиці Access.

  • Програма Access використовується для керування даними, але дані регулярно отримуються в текстовому форматі від користувачів інших програм. Дані імпортуються регулярно, і потрібно прискорити процес імпортування для економії часу й зусиль.

Примітка : Під час відкриття текстового файлу у програмі Access (натисніть Кнопку Microsoft Office Зображення кнопки Office , натисніть кнопку Відкритиі в діалоговому вікні Відкрити змінення списку Тип файлів до Всіх файлів і виберіть потрібний текстовий файл), Access Запуститься майстер текст, який дає змогу створити посилання до текстового файлу замість імпорту її вміст. Посилання на файл відрізняється від імпорту її вміст. Додаткові відомості про посилання у розділі зв'язати з текстового файлу, далі в цій статті.

Підготовка вихідного файлу

  1. Відкрийте вихідний файл у текстовому редакторі, наприклад у «Блокноті».

    Примітка : Під час операції імпортування можна імпортувати лише один файл. Для імпортування кількох файлів повторіть операцію імпортування для кожного файлу.

  2. Перегляньте вміст вихідного файлу й виконайте відповідну дію, як описано в нижченаведеній таблиці.

Елемент

Опис

Роздільник чи фіксована ширина

Переконайтесь, що файл точно відповідає одному з форматів. Якщо це файл із роздільником, визначте роздільник. Якщо файл із полями фіксованої ширини, переконайтесь, що ширина полів однакова в усіх записах.

Обмежувачі рядків

Деякі файли з роздільниками можуть містити значення полів, які взято в одинарні або подвійні лапки, як наведено тут:

  • "Антон Шевченко",25,4.5.2006,"Київ"

  • "Роман Ткаченко",27,2000,"Харків"

Символи, які оточують значення поля, називаються обмежувачами рядків. Обмежувачі рядків не є обов’язковими, але їх наявність важлива в таких випадках:

  • Роздільник полів відображається як частина значення поля. Наприклад, якщо кома використовується як розділювач полів, а Київ, Харків є припустимим значенням, потрібно оточувати значення парою обмежувачів, наприклад таким чином: "Київ, Харків"

  • Потрібно позначити нетекстові значення, наприклад 0452934 і 0034539, як текстові значення та зберігати їх у текстовому полі.

Під час операції імпортування можна визначити, чи потрібно використовувати обмежувачі, і якщо так, визначити символ, який використовуватиметься як обмежувач.

Потрібно переконатися, що в усьому файлі використовується однаковий обмежувач рядків і що в пари обмежувачів взято лише текстові значення.

Кількість полів

Кількість вихідних полів не має перевищувати 255 — програма Access не підтримує більш ніж 255 полів у таблиці.

Пропускання записів і значень

Якщо потрібно використати лише частину текстового файлу, потрібно відредагувати його перед початком операції імпортування. Пропустити записи під час імпортування не можна.

У разі, якщо дані додаються до нової таблиці, можна пропустити деякі поля, але цей варіант неможливий у разі, якщо вміст додається до наявної таблиці. Під час додавання даних до наявної таблиці структура вихідних даних має співпадати зі структурою цільової таблиці. Інакше кажучи, вихідні дані повинні мати таку саму кількість стовпців, як і цільова таблиця, а типи вихідних даних повинні співпадати з типами даних цільової таблиці.

Пусті рядки й поля

Видаліть усі непотрібні пусті рядки у файлі. Якщо зустрічаються пусті поля, спробуйте додати відсутні дані. Якщо планується додати записи до наявної таблиці, переконайтесь, що відповідні поля в таблиці дозволяють значення null. Значення null буде дозволено, якщо властивість поля Обов’язково має значення Ні, а значення властивості Правило перевірки не забороняє значення null.

Зайві символи

Перегляньте файл і видаліть зайві символи, наприклад символи табуляції, символи переведення рядка й символи переведення каретки.

Типи даних

Щоб уникнути помилок під час імпортування, переконайтесь, що кожне вихідне поле містить однаковий тип даних у кожному рядку. Програма Access сканує перші 25 рядків файлу для визначення типу даних у полях таблиці. Рекомендовано переконатись, що перші 25 рядків вихідного файлу не містять різні типи даних у жодному з полів. Також переконайтесь, що нетекстові значення, які вважаються текстовими значеннями, взято в одинарні або подвійні лапки.

Якщо вихідний файл містить мішані значення в рядках після 25 рядок, під час операції імпортування може ще пропустити їх або перетворювати їх неправильно. Відомості про виправлення неполадок, у розділі Виправлення неполадок із відсутніми або неправильними значеннями, далі в цій статті.

Імена полів

Для текстових файлів із роздільниками, якщо файл не містить імен полів, рекомендовано розташувати їх у першому рядку. Під час операції імпортування можна визначити, що потрібно розглядати перший рядок як імена полів. Під час імпортування текстових файлів із фіксованою шириною полів програма Access не дозволяє використання значень у першому рядку як імен полів.

Примітка : Під час додавання тексту з роздільниками до наявної таблиці, переконайтесь, що ім’я кожного стовпця точно співпадає з іменем відповідного поля. Якщо ім’я стовпця відрізняється від імені відповідного поля в таблиці, операцію імпортування виконати не вдасться. Щоб знайти імена полів, відкрийте цільову таблицю в поданні конструктора.

  1. Закрийте вихідний файл, якщо його відкрито. Перебування вихідного файлу у відкритому стані може призвести до помилок перетворення під час операції імпортування.

Запуск процесу імпортування у програмі Access

  1. Відкрийте базу даних Access, у якій зберігатимуться імпортовані дані.

    Якщо зберігати дані в жодній з наявних баз даних не потрібно, створіть пусту базу даних.

    Створення пустої бази даних

    Натисніть кнопку Microsoft Office Зображення кнопки Office і виберіть пункт Створити.

  2. Перед початком операції імпортування слід вибрати, де потрібно зберігати дані: у новій або в наявній таблиці.

    • Створення нової таблиці    Якщо вибрано зберігання даних у новій таблиці, у програмі Access буде створено таблицю й додано до неї імпортовані дані. Якщо таблиця з визначеним ім’ям уже існує, її вміст буде перезаписано імпортованими даними.

    • Додавання до наявної таблиці    У разі додавання даних до наявної таблиці, у процесі імпортування дані додаються до визначеної таблиці.

      Пам’ятайте, що більшість операцій додавання завершуються невдало через невідповідність вихідних даних структурі й типам даних цільової таблиці. Щоб уникнути помилок, відкрийте подання конструктора й перегляньте такі подробиці:

      • Перший рядок    Якщо перший рядок вихідного тексту не містить імен полів, переконайтесь, що розташування й тип даних кожного стовпця відповідає полям таблиці. Для текстових файлів із роздільниками, якщо перший стовпець містить заголовки стовпців, порядок стовпців і полів може не збігатися, але ім’я і тип даних для кожного стовпця має точно збігатися з аналогічними параметрами відповідного поля. Під час імпортування текстових файлів із фіксованою шириною полів у програмі Access не надається можливість використання значень у першому рядку як імен полів.

      • Відсутні або зайві поля    Якщо одне або кілька полів відсутнє в цільовій таблиці, їх потрібно додати перед початком операції імпортування. Проте, якщо цільова таблиця містить поля, відсутні у вихідному файлі, видаляти їх не потрібно, якщо вони можуть приймати значення null.

        Порада : Значення null буде дозволено, якщо його властивість Обов’язково має значення Ні, а властивість Правило перевірки не забороняє значення null.

      • Первинний ключ    Якщо таблиця містить поле первинного ключа, вихідний файл має містити стовпець зі значеннями, сумісними з полем первинного ключа. Крім того, імпортовані значення ключа мають бути унікальними. Якщо імпортований запис містить значення первинного ключа, яке вже існує в цільовій таблиці, під час операції імпортування буде відображено повідомлення про помилку. Необхідно відредагувати вихідні дані таким чином, щоб вони містили унікальні первинні ключі, а потім повторити операцію імпортування.

      • Індексовані поля    Якщо властивість поля в таблиці має значення так (Без повторень), відповідний стовпець вихідного текстового файлу має містити унікальні значення.

  3. На вкладці Зовнішні дані у групі Імпорт виберіть Текстовий файл. Зображення кнопки

    Примітка : Команди групи Імпорт доступні, лише якщо базу даних відкрито.

  4. У діалоговому вікні Отримати зовнішні дані - Текстовий файл у полі Ім'я файлу введіть назву вихідного файлу.

  5. Визначте, як потрібно зберігати імпортовані дані.

    • Для зберігання даних у новій таблиці виберіть Імпортувати дані джерела до нової таблиці в поточній базі даних. Пізніше потрібно буде надати ім’я для цієї таблиці.

    • Для додавання даних до наявної таблиці виберіть Додати копію записів до таблиці, а потім виберіть таблицю з розкривного списку.

      Примітка : Щоб створити посилання на джерело даних за допомогою створення пов'язаної таблиці, у розділі зв'язати з текстового файлу, далі в цій статті.

  6. Натисніть кнопку OK.

    Access сканує вміст файлу і рекомендує як Упорядкувати файл. У файлі використовується роздільник для відокремлення полів, переконайтеся, що вибрано параметр з роздільниками . Якщо файл містить поля фіксованої ширини, переконайтеся, що вибрано параметр з Фіксованою шириною . Якщо невідомо про чи файл має фіксованої ширини або з роздільниками полів, у розділі попередній, підготовка вихідного файлу.

    Примітка : Якщо вихідний файл містить символи табуляції або інші спеціальні символи, вони відображаються в майстрі імпорту текстових файлів як невеликі поля між стовпцями даних.

  7. Натисніть кнопку Далі.

    Інформація, яку відображає майстер, залежить від вибору параметра «З розділенням» або «З фіксованою шириною».

    Розділений комами

    Виберіть або визначте символ, який розділяє значення полів. Якщо у файлі використовується обмежувач рядка, у полі Обмежувач рядка виберіть подвійні лапки (") або одинарні лапки ('). Якщо перший рядок вихідного файлу містить імена полів, установіть прапорець Перший рядок містить імена полів. Натисніть кнопку Далі.

    Фіксована сторінка

    У майстрі відображається вміст файлу. Якщо програма Access виявляє структуру стовпців даних, для відділення полів у даних буде розміщено вертикальні лінії. Перегляньте структуру, запропоновану майстром, і, якщо потрібно, виконайте вказівки на сторінці майстра для додавання, видалення або змінювання ліній, а потім натисніть кнопку Далі.

  8. Якщо було вибрано додавання даних, перейдіть до кроку 12. У разі імпортування даних до нової таблиці натисніть кнопку Далі. На цьому етапі слід переглянути властивості полів, відображені в майстрі.

    Примітка : Сторінку майстра, на якій можна визначити інформацію про поля, що імпортуються, не буде відображено, якщо дані додаються до наявної таблиці.

  9. Клацніть стовпець у нижній частині сторінки майстра для відображення властивостей відповідного поля. Слід переглянути й змінити, якщо потрібно, ім’я і тип даних цільового поля.

    Доступ до Відгуки перші 25 рядків у кожному стовпці, що тип даних за промовчанням для відповідних полів. Якщо існують різні типи значень, наприклад текст і числові значення, в перші 25 рядків на стовпці, запропонований майстром сумісна з усіма або більшістю значень у стовпці тип даних – це часто текстовий тип даних. Хоча можна вибрати інший тип даних, пам'ятайте, що значення, які не сумісні з типом даних, вибрати або проігноровано або неправильно перетворено. Додаткові відомості про те, як виправити відсутніми або неправильними значеннями у розділі Виправлення неполадок із відсутніми або неправильними значеннями, далі в цій статті.

  10. Для створення індексу поля виберіть для властивості Індексовано значення Так. Для пропускання вихідного стовпця встановіть прапорець Не імпортувати поле (пропустити). Натисніть кнопку Далі.

  11. Якщо записи додаються до нової таблиці, майстер запропонує визначити первинний ключ для таблиці. Якщо вибрати Дозволити Access додати первинний ключ, програма Access додасть поле «Автонумерація» як перше поле цільової таблиці й автоматично заповнить його унікальними ідентифікаторами, починаючи з 1. Натисніть кнопку Далі.

    Примітка : Сторінку майстра, на якій можна визначити інформацію про поля, що імпортуються, не буде відображено, якщо дані додаються до наявної таблиці.

  12. У програмі Access відобразиться остання сторінка майстра. У разі імпортування записів до нової таблиці визначте ім’я цільової таблиці. У полі Імпортувати до таблиці введіть ім’я таблиці. Якщо таблиця вже існує, буде відображено запит на перезапис наявного вмісту таблиці. Натисніть кнопку Так для продовження, або Ні для визначення іншого імені цільової таблиці.

    Для чого використовується кнопка « Додатково »?

    Кнопка Додатково в майстрі імпорту текстових файлів дозволяє створювати або відкривати специфікації імпорту у форматі попередніх версій програми Access. Якщо не потрібно використовувати специфікації імпорту з попередніх версій програми Access, які потрібно використати у програмі Office Access 2007, використовувати кнопку Додатково не рекомендовано. Якщо потрібно зберегти подробиці операції імпортування, слід продовжити виконання кроків від 13 до 20. Специфікації імпорту, створені в попередніх версіях програми Access, не сумісні зі створеними у програмі Office Access 2007 специфікаціями.

  13. Для запуску операції імпортування натисніть кнопку Готово.

    У програмі Access буде виконано спробу імпортувати дані. Якщо деякі дані буде імпортовано, майстер відобразить діалогове вікно, у якому відображатиметься стан операції імпортування. Якщо операцію не вдалося виконати, у програмі Access відобразиться повідомлення Під час імпортування файлу сталася помилка.

  14. Відкрийте цільову таблицю в поданні таблиці. Порівняйте дані в таблиці з вихідним файлом, і переконайтесь, що дані імпортовано правильно.

Збереження параметрів імпортування як специфікації

  1. На останній сторінці майстра імпорту текстових файлів установіть прапорець Зберегти етапи імпортування.

    Відобразиться набір додаткових елементів керування.

  2. У полі Зберегти як введіть ім’я специфікації імпорту.

  3. За потреби введіть опис у поле Опис.

  4. Натисніть кнопку Зберегти дані імпортування.

    або

    Для запуску операції імпортування через певний проміжок часу (наприклад щотижня або щомісяця), встановіть прапорець Створити завдання Outlook і натисніть кнопку Зберегти дані імпортування. Буде створено завдання програми Microsoft Office Outlook 2007, яке дозволить запускати специфікацію в майбутньому.

Якщо не потрібно створювати завдання Office Outlook 2007 , Access зберігає специфікації. Якщо ви вирішили створити завдання Outlook і Outlook інстальовано та настроєно на вашому комп'ютері, Access зберігає специфікації і відобразиться діалогове вікно Імпорт ім'я - завдання . Перейдіть до наступних кроків, щоб отримати відомості про використання цього діалогового вікна.

Примітка : Якщо програму Outlook не інстальовано, після натискання кнопки Зберегти дані імпортування буде відображено повідомлення про помилку. Якщо Outlook не настроєно належним чином, буде запущено майстер настроювання програми Outlook. Виконайте інструкції майстра для настроювання програми Outlook.

Створення завдання Outlook

  1. У діалоговому вікні Імпорт ім'я - завдання у програмі Outlook перегляньте та змініть параметри завдання, наприклад термін і нагадування.

    Щоб зробити завдання повторюваним, виберіть елемент Повторення. На рисунку зображено планувальник завдань із певними типовими параметрами:

    планувальник завдань outlook

    Щоб отримати відомості про планування завдання Outlook перегляньте статтю планування імпортування або експортування.

  2. Натисніть кнопку Зберегти й закрити.

Запуск збереженого завдання

  1. В області переходів програми Outlook натисніть Завдання, відтак двічі клацніть завдання, яке потрібно запустити.

  2. На вкладці завдання у групі Microsoft Office Access натисніть кнопку Виконати імпорт Малюнок на кнопці .

  3. Відкрийте таблицю й перевірте вміст.

Див. нижченаведений розділ для отримання відомостей про виправлення неполадок із відсутніми та неправильними значеннями.

На початок сторінки

Виправлення неполадок із відсутніми та неправильними значеннями в імпортованій таблиці

Якщо відображається повідомлення Під час імпортування файлу сталася помилка, операцію імпортування виконати не вдалося. І навпаки, якщо відображається сторінка із запитом на збереження подробиць операції, це означає, що деякі (або всі) дані вдалося імпортувати. У повідомленні про стан також відображається ім’я таблиці журналу помилок, яка містить опис усіх помилок, які сталися під час операції імпортування.

Важливо пам’ятати, що навіть якщо повідомлення про стан відображає успішне виконання операції, перед використанням таблиці слід переглянути її вміст і структуру, щоб переконатися, що дані імпортовано правильно.

Відкрийте цільову таблицю в поданні таблиці, щоб переглянути, чи всі дані було успішно додано до таблиці. Потім слід відкрити таблицю в поданні конструктора для перегляду типів даних та інших параметрів полів.

У наведеній нижче таблиці описано кроки, які потрібно виконати для виправлення відсутніх або неправильних значень.

Порада : Якщо під час виправлення помилок було знайдено лише кілька відсутніх значень, їх можна додати до таблиці безпосередньо в поданні таблиці. З іншого боку, якщо знайдено цілі стовпці або велику кількість відсутніх або неправильно імпортованих значень, слід виправити неполадку у вихідному файлі. Після виправлення всіх видимих неполадок повторіть операцію імпортування.

Проблема

Вирішення

Значення -1 або 0

Якщо до вихідного файлу входить поле, яке містить лише значення «True» або «False» або лише значення «Так» або «Ні» і було вибрано тип даних для поля «Так/Ні», в таблиці буде відображено значення -1 і 0. Відкрийте таблицю в поданні конструктора, і встановіть для властивості Формат значення True/False або Так/Ні.

Багатозначні поля

У програмі Access не підтримується імпортування кількох значень в одному полі. Список значень розглядається як одне значення, розташовується в текстовому полі та відокремлюється крапкою з комою.

Скорочені дані

Якщо значення в стовпці виглядають скороченими, спробуйте збільшити ширину стовпця в поданні таблиці. Якщо збільшення ширини не вирішує проблему, можливо, причиною є те, що тип даних полів із числами має значення Довге ціле число, тоді як слід встановити значення Подвійне значення.

Відсутні дані в полях первинного ключа або індексованих полях.

Записи, які імпортуються, містять повторювані значення, які не можна використовувати в полях первинного ключа цільової таблиці або в полях, властивість Індексовано яких має значення Так (Без повторень) у базі даних Access. Видаліть повторювані значення у вихідному файлі й повторіть операцію імпортування.

Значення Null

Під час перегляду таблиці в поданні таблиці деякі поля можуть виявитися пустими. Для видалення або зменшення кількості значень null у таблиці виконайте такі дії:

  • Якщо перші 25 вихідних рядків містять значення різних типів, відкрийте вихідний файл і змініть порядок рядків так, щоб перші 25 рядків не містили мішаних даних у жодному полі. Потім повторіть операцію імпортування.

  • Усі нетекстові значення, які потрібно зберігати як текстові значення, слід взяти в одинарні або подвійні лапки.

  • Під час операції імпортування виберіть відповідний тип даних для кожного поля. Якщо тип даних неправильний, у вихідному стовпці може бути відображено значення null або неправильні значення.

Окрім того, можна переглянути журнал помилок на останній сторінці майстра в поданні таблиці. Таблиця має три поля — «Помилка», «Поле» і «Рядок». Кожен рядок містить інформацію про окрему помилку. Вміст поля «Помилка» може допомогти у виправленні неполадки.

Повний список рядки з помилками та поради щодо їх виправлення

Помилка

Опис

Скорочення поля

Значення у файлі надто велике для значення властивості Розмір поля цього поля.

Помилка перетворення типів

Значення в текстовому файлі або аркуші не є правильним типом даних для цього поля. Значення в цільовому полі відсутнє або неправильне. Перегляньте записи в попередній таблиці для отримання додаткових відомостей щодо вирішення цієї проблеми.

Порушення ключа

Первинний ключ цього запису повторюється, тобто вже існує в таблиці.

Помилка правила перевірки

Значення не відповідає правилу, встановленому властивістю Правило перевірки цього поля або таблиці.

Значення Null в обов’язковому полі

Значення null не дозволяється в цьому полі, оскільки властивість Обов’язково має значення Так.

Значення Null у полі «Автонумерація»

Було виконано спробу приєднати значення null, які містять імпортовані дані, до поля «Автонумерація».

Запис, який не можна проаналізувати

Текстове значення містить символ роздільника (зазвичай подвійні лапки). Якщо значення містить символ роздільника, цей символ потрібно повторити двічі, наприклад:

10 - 3 1/2"" диски/поле


На початок сторінки

Створення зв’язку із текстовим файлом

Зв’язування використовується для з’єднання із даними в іншому файлі без імпортування цього файлу — таким чином, можна переглядати найновіші дані як у вихідній програмі, так і у файлі Access, не створюючи та не зберігаючи копію даних у програмі Access. Якщо копіювати вміст текстового файлу до бази даних Access не потрібно, але потрібно використовувати запити й генерувати звіти на основі цих даних, слід створити зв’язок із текстовим файлом замість імпортування цього файлу.

Під час створення зв’язку з текстовим файлом у програмі Access створюється нова таблиця, зв’язана з вихідним файлом. Усі зміни, внесені до вихідного файлу, біде відображено у зв’язаній таблиці, однак редагування відповідної таблиці у програмі Access буде неможливим. Якщо потрібно внести зміни до вмісту або структури даних, слід відкрити вихідний файл і внести зміни до нього.

Типові сценарії створення зв’язку з текстовим файлом у програмі Access

  • Використовується програма, вихідні дані якої мають текстовий формат, але для аналізу й створення звітів використовуються інші програми, зокрема програма Access.

  • Дані, з якими потрібно працювати, належать іншому відділу або робочій групі. Потрібно переглянути останні дані, але не потрібно редагувати або зберігати власну копію цих даних.

Якщо зв’язок із текстовим файлом створюється вперше

  • Під час створення зв’язку з текстовим файлом у програмі Access створюється нова таблиця, яку часто називають зв’язаною таблицею. Зв’язана таблиця відображає дані з вихідного файлу, але насправді не зберігає дані в базі даних.

  • Не можна зв’язати текстовий файл із наявною таблицею в базі даних. Тобто не можна додати дані до наявної таблиці за допомогою операції зв’язування.

  • База даних може містити кілька зв’язаних таблиць.

  • Усі зміни, внесені до вихідного файлу, автоматично відображаються у зв’язаній таблиці. Однак вміст і структура зв’язаної таблиці у програмі Access доступні лише для читання.

  • Під час відкриття текстового файлу в програмі Access буде створено пусту базу даних і автоматично запущено майстер зв’язування текстових файлів.

Кроки для створення зв’язку із текстовим файлом

  1. Знайдіть текстовий файл і відкрийте його в текстовому редакторі, наприклад у програмі Word або у Блокноті.

    Зверніть увагу, що під час операції зв’язування одночасно можна створити зв’язок лише з одним текстовим файлом. Для зв’язування кількох текстових файлів повторіть операцію зв’язування для кожного файлу.

  2. Перегляньте вміст вихідного файлу й виконайте дії, наведені в таблиці:

Елемент

Опис

З роздільником або з фіксованою шириною

Переконайтесь, що файл точно відповідає одному з форматів. Якщо це файл із роздільниками, визначте символ роздільника. Якщо файл має фіксовану ширину полів, переконайтеся, що кожне поле має однакову ширину в усіх записах.

Обмежувачі рядків

Деякі файли з роздільниками можуть містити значення полів, які взято в одинарні або подвійні лапки, як наведено тут:

"Антон Шевченко",25,4.5.2006,"Київ"

"Роман Ткаченко",27,2000,"Харків"

Символи, які оточують значення поля, називають обмежувачами рядків. Обмежувачі рядків не є обов’язковими, але їх наявність важлива в таких випадках:

  • Роздільник полів відображається як частина значення поля. Наприклад, якщо кома використовується як розділювач полів, а Київ, Харків є припустимим значенням, потрібно оточувати значення парою обмежувачів, наприклад таким чином: "Київ, Харків"

  • Потрібно позначити нетекстові значення, наприклад 0452934 і 0034539, як текстові значення та зберігати їх у текстовому полі.

Під час операції зв’язування можна визначити, чи потрібно використовувати обмежувачі, і якщо так, визначити символ, який використовуватиметься як обмежувач.

Потрібно переконатися, що в усьому файлі використовується однаковий обмежувач рядків і що в пари обмежувачів взято лише текстові значення.

Кількість полів

Кількість вихідних полів не може перевищувати 255 — програма Access не підтримує більш ніж 255 полів у таблиці.

Пропускання записів і полів

Існує можливість пропустити деякі поля, але пропустити записи не можна.

Пусті рядки й поля

Видаліть усі непотрібні пусті рядки у файлі. Якщо файл містить пусті поля, спробуйте додати відсутні дані.

Зайві символи

Перегляньте файл і видаліть зайві символи, наприклад символи табуляції, символи переведення рядка й символи переведення каретки.

Типи даних

Щоб уникнути помилок під час створення зв’язку, переконайтесь, що кожне вихідне поле містить однаковий тип даних у кожному рядку. Програма Access сканує перші 25 рядків файлу для визначення типу даних у полях таблиці. Рекомендовано переконатись, що перші 25 рядків вихідного файлу не містять різні типи даних у жодному з полів. Також переконайтесь, що нетекстові значення, які вважаються текстовими значеннями, взято в одинарні або подвійні лапки.

Якщо вихідний файл містить мішані значення в рядках після 25 рядок, під час операції імпортування може відображати значення помилок або перетворення їх неправильно. Відомості про виправлення неполадок, наведено в розділі Виправлення неполадок #Num! і неправильних значень у зв'язаній таблиці, пізніше в цій статті.

Імена полів

Для текстових файлів із роздільниками, якщо файл не містить імен полів, рекомендовано розташувати їх у першому рядку. Під час операції зв’язування можна визначити, що потрібно розглядати перший рядок як імена полів. Під час зв’язування текстових файлів із фіксованою шириною полів програма Access не дозволяє використання значень у першому рядку як імен полів.

  1. Закрийте файл, якщо його відкрито.

  2. Відкрийте базу даних, у якій потрібно створити зв’язок. Переконайтеся, що базу даних не призначено лише для читання, а також переконайтеся в наявності дозволів на внесення змін.

    Якщо зберігати зв’язок у жодній з наявних баз даних не потрібно, створіть пусту базу даних.

    Створення пустої бази даних

    Натисніть кнопку Microsoft Office Зображення кнопки Office і виберіть пункт Створити.

  3. На вкладці Зовнішні дані у групі Імпорт виберіть Текстовий файл. Зображення кнопки

    Примітка : Команди групи Імпорт доступні, лише якщо базу даних відкрито.

  4. У діалоговому вікні Отримати зовнішні дані — Текстовий файл у полі Ім'я файлу вкажіть ім’я текстового файлу, який містить дані, з якими потрібно створити зв’язок.

  5. Виберіть пункт Підключитися до джерела даних за допомогою створення пов’язаної таблиці й натисніть кнопку ОК.

    Буде запущено майстер зв’язування текстових файлів, який допоможе виконати операцію зв’язування.

  6. Програма Access сканує вміст файлу і пропонує спосіб упорядкування файлу. Якщо у файлі для відокремлення полів використовуються символи роздільників, слід переконатися, що встановлено параметр З розділенням. Якщо файл містить поля з фіксованою шириною, переконайтесь, що встановлено параметр З фіксованою шириною.

  7. Натисніть кнопку Далі.

  8. Відображення наступної сторінки майстра залежить від вибору параметра «З розділенням» або «З фіксованою шириною».

    Файли з роздільниками    Виберіть або визначте символ, який розділяє значення полів. Якщо у файлі використовується обмежувач рядка, у полі Обмежувач рядка виберіть подвійні лапки (") або одинарні лапки ('). Якщо перший рядок вихідного файлу містить імена полів, установіть прапорець Перший рядок містить імена полів. Натисніть кнопку Далі.

    Файли з полями фіксованої ширини     У майстрі відображається вміст файлу. Якщо програма Access виявляє структуру стовпців даних, для відділення полів у даних буде розміщено вертикальні лінії. Перегляньте структуру, запропоновану майстром, і, якщо потрібно, виконайте вказівки на сторінці майстра для додавання, видалення або змінювання ліній, а потім натисніть кнопку Далі.

  9. На наступній сторінці майстра буде відображено властивості полів. Клацніть стовпець у нижній частині сторінки майстра для відображення властивостей відповідного поля. Слід переглянути й змінити, якщо потрібно, ім’я і тип даних цільового поля.

    Доступ до Відгуки перші 25 рядків у кожному стовпці, що тип даних за промовчанням для відповідних полів. Якщо існують різні типи значень, наприклад текст і числові значення, в перші 25 рядків на стовпці, запропонований майстром сумісна з усіма або більшістю значень у стовпці тип даних. У більшості випадків це текстовий тип даних. Хоча можна вибрати інший тип даних, пам'ятайте, що значення, які не сумісні з вибраною даних типу буде будь-який результат у значення помилок або неправильно перетворено. Додаткові відомості можна знайти в наступному розділі Виправлення неполадок #Num! і неправильних значень у зв'язаній таблиці.

    Для чого використовується кнопка « Додатково »?

    Кнопка Додатково в майстрі імпорту тексту дозволяє створювати або відкривати специфікації зв’язування у форматі попередніх версій програми Access. Програма Office Access 2007 не надає способу збереження специфікації зв’язування, на відміну від операцій імпортування та експортування, тому для збереження подробиць операції зв’язування натисніть кнопку Додатково, встановіть потрібні параметри й натисніть кнопку Зберегти як.

  10. Натисніть кнопку Далі.

  11. На останній сторінці майстра визначте ім’я зв’язаної таблиці й натисніть кнопку Готово. Якщо таблиця з таким іменем уже існує, буде відображено запит на перезапис наявної таблиці. Натисніть кнопку Так, якщо потрібно перезаписати, або Ні, щоб визначити іншу назву таблиці.

    У програмі Access буде виконано спробу створити зв’язану таблицю. Після успішного створення таблиці відобразиться повідомлення Зв’язування таблиці завершено.... Відкрийте зв’язану таблицю й перегляньте поля і дані, щоб переконатися, що в усіх полях знаходяться відповідні дані.

На початок сторінки

Виправлення помилки #Num! і неправильних значень у зв’язаній таблиці

Навіть після відображення повідомлення Зв’язування таблиці завершено слід відкрити таблицю в поданні таблиці, щоб переконатися, що всі рядки та стовпці містять правильні дані.

За наявності в таблиці помилок або неправильних даних виконайте дії, описані в цій таблиці, і повторіть операцію зв’язування. Пам’ятайте, що значення не можна додати безпосередньо до зв’язаної таблиці, тому що її призначено лише для читання.

Проблема

Вирішення

Значення -1 або 0

Якщо до вихідного файлу входить поле, яке містить лише значення «True» або «False» або лише значення «Так» або «Ні», і було вибрано тип даних для поля Так/Ні , у таблиці буде відображено значення -1 або 0. Відкрийте таблицю в поданні конструктора і встановіть для властивості Формат значення True/False або Так/Ні.

Багатозначні поля

У програмі Access не підтримується імпортування кількох значень до одного поля. Список значень розглядається як одне значення, розташовується в текстовому полі та відокремлюється крапкою з комою.

Скорочені дані

Якщо значення в стовпці виглядають скороченими, спробуйте збільшити ширину стовпця в поданні таблиці. Якщо збільшення ширини не вирішує проблему, можливо, причиною є те, що тип даних полів із числами має значення «Довге ціле число», тоді як слід встановити значення «Подвійне значення».

#Num!

Якщо в таблиці, яку відкрито в поданні таблиці, деякі поля містять «#Num!» замість дійсних значень, для видалення або зменшення кількості значень null у таблиці виконайте такі дії:

  • Усі нетекстові значення, які потрібно зберігати як текстові значення, слід взяти в одинарні або подвійні лапки.

  • Під час операції зв’язування виберіть відповідний тип даних для кожного поля. Якщо визначено неправильний тип даних, увесь стовпець може містити лише значення #Num! у всіх рядках.

У цій таблиці наведено випадки, коли у полях буде відображено помилку #Num!:

Тип відсутніх значень

Тип цільового поля

Дії

Текст

Числовий або дата

Замініть усі текстові значення значеннями, які відповідають типові даних цільового поля, і повторіть операцію зв’язування.

Дата

Числовий

Замініть усі значення дати числовими значеннями й повторіть операцію зв’язування.

Числовий

Дата

Замініть усі числові значення значеннями дати й повторіть операцію зв’язування.

На початок сторінки

Примітка : Застереження про машинний переклад: Цю статтю перекладено комп’ютерною системою без втручання людини. Корпорація Майкрософт пропонує таку послугу, щоб іншомовні користувачі могли дізнаватися про продукти, служби й технології Microsoft. Оскільки статтю перекладено за допомогою служби машинного перекладу, вона може містити смислові, синтаксичні або граматичні помилки.

Отримуйте нові функції раніше за інших
Приєднайтеся до оцінювачів Office

Ця інформація корисна?

Дякуємо за ваш відгук!

Дякуємо за відгук! Схоже, вам може стати в нагоді допомога одного з наших спеціалістів служби підтримки Office, з яким ми вас можемо з’єднати.

×