Імпортування або створення зв’язку з даними в іншій базі даних Access

Імпортування або створення зв’язку з даними в іншій базі даних Access

Є багато способів перенесення даних з однієї бази даних Access до іншої. Копіювання та вставлення — це найпростіший метод, але імпортування та створення зв’язку надають більше можливостей керування даними й способом їх перенесення до цільової бази даних та є гнучкішими.

У цій статті описано способи імпортування та створення зв’язку з даними в іншій базі даних Access.

Можливі дії

Імпортування або створення зв’язку з даними в іншій базі даних Access

Імпортування даних з іншої бази даних Access

Створення зв’язку з даними в іншій базі даних Access

Імпортування або створення зв’язку з даними в іншій базі даних Access

Під час імпорту з іншої бази даних Access створюється копія даних або об'єктів у цільовій базі даних без змінення джерела. Під час операції імпортування можна вибирати об’єкти, які слід копіювати, керувати способом імпортування таблиць і запитів, вибирати імпорт зв’язків між таблицями тощо.

Типові сценарії імпортування даних або об’єктів з бази даних Access

Зазвичай дані імпортуються через такі причини:

  • Потрібно об’єднати дві бази даних, копіюючи всі об'єкти однієї бази даних до іншої. Під час імпортування можна копіювати всі таблиці, запити, форми, звіти, макроси та модулі разом зі зв’язками таблиць до іншої бази даних за допомогою однієї дії.

  • Потрібно створити таблиці, схожі на таблиці в іншій базі даних. Можна скопіювати всю таблицю або лише визначення таблиці, щоб не створювати кожну з цих таблиць вручну. Якщо вибрано імпортування лише визначень таблиці, отримується пуста таблиця. Тобто до цільової бази даних копіюються поля та їх властивості, а не дані таблиці. Ще однією перевагою імпортування (порівняно з операцією копіювання та вставлення) є можливість вибрати імпортування зв’язків між таблицями разом із власне таблицями.

  • Потрібно скопіювати набір пов’язаних об’єктів в іншу базу даних. Наприклад, потрібно скопіювати таблицю «Працівники» та форму «Працівники» до другої бази даних. Імпортування дає можливість скопіювати об’єкт та всі пов’язані з ним об’єкти до другої бази даних за допомогою однієї дії.

Примітка : Якщо потрібно додати записи з однієї бази даних до наявної таблиці в другій базі даних, можна імпортувати записи до нової таблиці та створити запит на додавання. Не можна додавати записи до наявної таблиці під час імпортування. Для отримання додаткових відомостей про запити на додавання див. статтю Створення запиту на додавання.

Типові сценарії створення зв’язку з таблицею в базі даних Access

Зв’язок із даними рекомендовано створювати, якщо:

  • В установі використовуються кілька баз даних Access, але дані в певних таблицях, наприклад «Працівники», потрібно використовувати спільно між кількома базами даних. Замість копіювання таблиці в кожну таку базу даних можна зберігати таблицю в одній базі даних і зв’язати її з іншими базами даних.

  • Потрібно надати іншій робочій групі або відділу можливість додавати та використовувати дані з бази даних, але не надавати доступу до структури таблиць.

У наступних розділах описано імпортування та створення зв’язку з об’єктами бази даних.

Вгорі сторінки

Імпортування даних з іншої бази даних Access

Процес імпортування даних складається з таких основних кроків:

  • Підготовка до імпорту

  • Запуск майстра імпорту

  • Збереження параметрів імпорту як специфікації імпортування для повторного використання (необов’язково)

У наступних розділах докладно описано виконання кожної дії.

Підготовка до імпорту

  1. Знайдіть вихідну базу даних і визначте об’єкт, який слід імпортувати.

    Якщо вихідна база даних є файлом MDB або ACCDB, можна імпортувати таблиці, запити, форми, звіти, макроси та модулі. Якщо це файл MDE або ACCDE, можна імпортувати лише таблиці.

  2. Якщо імпортування даних з бази даних Access виконується вперше, зверніться до наведеної нижче таблиці для отримання корисних порад.

Елемент

Опис

Кілька об’єктів

Кілька об’єктів можна імпортувати за допомогою однієї дії.

Новий об’єкт

Кожна операція імпортування створює новий об’єкт у цільовій базі даних. Не можна перезаписати наявний об’єкт або додати записи до наявної таблиці, використовуючи операцію імпортування.

Імпортування зв’язаної таблиці

Якщо вихідна таблиця (наприклад, «Працівники1» у базі даних «Продажі») є зв’язаною таблицею (з таблицею «Працівники» у базі даних «Виплати»), поточну операцію імпортування буде замінено на операцію зв’язування. Після завершення операції відобразиться таблиця (наприклад, «Працівники1»), зв’язана з вихідною таблицею («Працівники» у базі даних «Виплати»).

Пропускання полів і записів

Під час імпортування даних з таблиці або запиту не можна пропустити певні поля або записи. Однак, якщо до таблиці не потрібно імпортувати жодні поля, можна вибрати імпортування визначення таблиці.

Зв’язки

Можна вибрати імпортування зв’язків між вихідними таблицями.

Визначення таблиці

Можна вибрати імпортування всієї таблиці або лише визначення таблиці. Під час імпортування лише визначення у програмі Access створюється таблиця з такими ж полями, як і у вихідній, але без даних.

Вихідні об’єкти записів

Під час імпорту запиту, форми або звіту базові джерела записів не імпортуються. Потрібно імпортувати всі базові джерела записів, інакше запит, форма або звіт не функціонуватимуть.

Поля підстановки

Якщо поле у вихідній таблиці шукає значення в іншій таблиці або запиті, потрібно імпортувати пов’язану таблицю або запит, щоб цільове поле відображало значення підстановки. Якщо пов’язану таблицю або запит не імпортувати, у цільовому полі відображатимуться ідентифікатори підстановки.

Підформи, підзвіти

Під час імпорту підформи та підзвіти форми або звіту не імпортуються автоматично. Щоб форма або звіт працювали в цільовій базі даних, потрібно імпортувати кожну підформу, підзвіт і базові джерела записів.

Запити

Запит можна імпортувати як запит або таблицю. Якщо запит імпортувати як запит, потрібно імпортувати базові таблиці.

  1. Закрийте вихідну базу даних. Переконайтеся, що її не відкрито жодним користувачем в монопольному режимі.

  2. Відкрийте цільову базу даних. Переконайтеся, що цільова база даних доступна не лише для читання та ви маєте всі потрібні дозволи для додавання об’єктів і даних до бази даних.

    Якщо вихідну базу даних захищено паролем, потрібно буде вводити пароль щоразу за її використання як джерела імпорту.

    Примітка : Якщо потрібно імпортувати дані до нової бази даних, перед початком імпортування потрібно створити пусту базу даних, яка не міститиме жодних таблиць, форм або звітів. Натисніть кнопку Microsoft Office Зображення кнопки і виберіть пункт Створити.

    Операція імпорту не перезаписує та не змінює жодної з наявних таблиць або об’єктів. Якщо об’єкт з іменем, аналогічним імені вихідного об’єкта, уже існує в цільовій базі даних, програмою Access додається номер (1, 2, 3 тощо) до імені об’єкта, який імпортується. Наприклад, під час імпортування таблиці «Завдання» до бази даних, в якій уже міститься таблиця з назвою «Завдання», імпортована таблиця матиме назву «Завдання1». Якщо ім’я «Завдання1» уже використовується, нова таблиця матиме назву «Завдання2» тощо.

    Пам’ятайте: якщо потрібно додати записи з вихідної таблиці до таблиці в цільовій базі даних, слід використати запит на додавання замість імпорту. Для отримання додаткової інформації про запити на додавання див. статтю Створення запиту на додавання.

Імпорт даних

  1. На вкладці Зовнішні дані у групі Імпорт клацніть елемент Access. Зображення кнопки

    Примітка : Вкладка Зовнішні дані доступна лише за відкритої бази даних.

  2. У текстовому полі Ім’я файлу введіть ім’я вихідної бази даних або натисніть кнопку Огляд, щоб відобразити діалогове вікно Відкриття файлу.

  3. Виберіть пункт Імпортувати таблиці, запити, форми, звіти, макроси та модулі до поточної бази даних і натисніть кнопку ОК.

  4. У діалоговому вікні Імпортувати об’єкти виберіть потрібні об’єкти на кожній вкладці.

    Щоб скасувати вибір об’єкта, клацніть його ще раз.

  5. Натисніть кнопку Параметри, щоб указати додаткові параметри.

    У наведеній нижче таблиці описано вплив кожного параметру на результати операції.

Елемент

Опис

Прапорець Зв’язки

Виберіть цей параметр для імпорту зв’язків між вибраними таблицями.

Прапорець Меню та панелі інструментів

Виберіть цей параметр для імпорту настроюваних меню та панелей інструментів, наявних у вихідній базі даних. Меню та панелі інструментів відображаються на вкладці Надбудови.

Прапорець Специфікації імпорту/експорту

Виберіть цей параметр для імпорту збережених специфікацій імпорту або експорту, наявних у вихідній базі даних.

Прапорець Групи області переходів

Виберіть цей параметр для імпорту настроюваних груп області переходів, наявних у вихідній базі даних.

Перемикач Визначення та дані

Виберіть цей параметр для імпорту структури та даних усіх вибраних таблиць.

Перемикач Лише визначення

Виберіть цей параметр для імпорту лише полів вибраних таблиць. Вихідні записи не імпортуються.

Перемикач Як запити

Виберіть цей параметр для імпорту вибраних запитів як запитів. Не забудьте імпортувати всі базові таблиці разом із запитами.

Перемикач Як таблиці

Виберіть цей параметр для імпорту запитів як таблиць. Імпортувати базові таблиці не потрібно.

  1. Натисніть кнопку ОК, щоб завершити операцію.

    Дані копіюються програмою Access, у разі виникнення помилки відображається повідомлення. Якщо операцію виконано успішно, на останній сторінці майстра можна зберегти відомості про операцію як специфікацію імпорту для повторного використання. Нижче описано збереження відомостей операції як специфікації.

Збереження специфікації імпорту

  1. Виберіть пункт Зберегти етапи імпортування, щоб зберегти відомості про операцію.

    Збереження відомостей допомагає виконати операцію пізніше, не повторюючи щоразу всі кроки майстра.

  2. У полі Зберегти як введіть ім’я специфікації імпорту. За бажанням введіть опис у полі Опис.

  3. Установіть прапорець Створити завдання Outlook, якщо потрібно виконувати операцію через визначені проміжки часу, наприклад щотижня або щомісяця.

    Створюється завдання Microsoft Office Outlook 2007, яке дає змогу запускати специфікацію.

  4. Натисніть кнопку Зберегти дані імпортування.

    Якщо прапорець Створити завдання Outlook не встановлено, специфікація імпорту зберігається, визначені користувачем об’єкти імпортуються програмою Access. Тепер можна переглянути імпортовані таблиці та інші об’єкти, щоб переконатися у правильності імпорту.

Якщо прапорець Створити завдання Outlook встановлено, запускається програма Outlook. Скористайтеся цією процедурою, щоб завершити наведені нижче кроки.

Примітка : Якщо програму Outlook не інстальовано, відобразиться повідомлення про помилку. Якщо програму Outlook не настроєно належним чином, запускається майстер настроювання Outlook. Дотримуйтеся вказівок майстра, щоб настроїти програму Outlook.

  1. У програмі Outlook перегляньте та змініть параметри завдання, наприклад Термін і Нагадування.

    Щоб зробити завдання повторюваним, виберіть елемент Повторення. На рисунку зображено планувальник завдань із певними типовими параметрами:

    Планувальник завдань Outlook

    Для отримання додаткових відомостей про планування завдань Outlook див. статтю Планування операцій імпорту або експорту.

  2. Виберіть елемент Зберегти й закрити.

    Щоб запустити специфікацію пізніше, відкрийте завдання у програмі Outlook, на вкладці Завдання у групі Microsoft Office Access виберіть елемент Виконати імпорт Зображення кнопки .

  3. У програмі Access перевірте імпортовані таблиці й інші об’єкти та переконайтеся, що всі дані та об’єкти скопійовано.

Вгорі сторінки

Створення зв’язку з даними в іншій базі даних Access

Створення зв’язку дає змогу підключитися до даних в іншій базі даних, не імпортуючи їх, для перегляду та змінення останніх даних у вихідній і цільовій базах даних без створення та зберігання двох копій однакових даних. Можна підключитися лише до таблиць в іншій базі даних Access. Не можна підключитися до запитів, форм, звітів, макросів або модулів.

Під час підключення до таблиці в базі даних Access створюється нова таблиця, яка називається «зв’язаною», за допомогою якої підтримується зв’язок із вихідними записами та полями. Будь-які зміни даних, внесені у вихідній базі даних, відображаються у зв’язаній таблиці цільової бази даних і навпаки. Однак структуру зв’язаної таблиці в цільовій базі даних не можна змінювати. Тобто не можна змінювати зв’язану таблицю, наприклад додавати, видаляти поля або змінювати тип даних поля.

Підготовка до зв’язування таблиць у базі даних Access

  1. Знайдіть вихідну базу даних.

    Це може бути файл формату MDB, MDE, ACCDB або ACCDE. Якщо вихідну базу даних захищено паролем, потрібно буде вводити пароль під час операції зв’язування.

  2. Укажіть таблиці, до яких потрібно підключитися.

    Можна підключатися до таблиць, але не можна підключатися до запитів, форм, звітів, макросів або модулів.

    Якщо підключення до таблиць іншої бази даних Access виконується вперше, зверніться до наведеної нижче таблиці для отримання корисних порад.

Елемент

Опис

Кілька об’єктів

Можна створити зв’язок із кількома таблицями за допомогою однієї операції зв’язування. Зв’язана таблиця створюється для кожної вихідної таблиці.

Зв’язані таблиці як джерело

Не можна підключитися до таблиці, яка вже є зв’язаною таблицею у вихідній базі даних.

Наприклад, якщо таблиця «Працівники1» у базі даних «Продажі», з якою потрібно зв’язати, уже є зв’язаною з таблицею «Працівники» в базі даних «Виплати», її не можна використати як вихідну таблицю. Замість цього потрібно зв’язати безпосередньо з таблицею «Працівники» в базі даних «Виплати».

Нова або наявна таблиця

Кожна операція зв’язування створює нову зв’язану таблицю для кожної вихідної таблиці. Не можна перезаписувати або додавати до наявної таблиці, використовуючи операцію зв’язування.

Зв’язки

Якщо вибрано кілька вихідних таблиць, зв’язки між таблицями автоматично переносяться до цільової бази даних. Однак у цільовій базі даних не можна змінювати або видаляти зв’язки.

Поля підстановки

Якщо поле у вихідній таблиці шукає значення в іншій таблиці, необхідно обов’язково підключитися до пов’язаної таблиці, щоб в цільовому полі відображалося значення підстановки. Якщо не підключитися до пов’язаної таблиці або запиту, у цільовому полі відображатимуться лише ідентифікатори підстановки.

  1. Закрийте вихідну базу даних. Переконайтеся, що її не відкрито жодним користувачем в монопольному режимі.

  2. Відкрийте цільову базу даних. Переконайтеся, що цільова база даних доступна не лише для читання та ви маєте всі потрібні дозволи для додавання об’єктів і даних до бази даних.

    Примітка : Якщо потрібно створити зв’язки в новій базі даних, перед початком імпортування слід створити пусту базу даних (яка не містить таблиць, форм або звітів).

    Натисніть кнопку Microsoft Office Зображення кнопки і виберіть пункт Створити.

    Операція не перезаписує та не змінює жодної з наявних таблиць або об’єктів. Якщо об’єкт з іменем, аналогічним імені вихідного об’єкта, уже існує в цільовій базі даних, програмою Access додається номер (1, 2, 3 тощо) до імені зв’язаної таблиці. Наприклад, якщо створюється зв’язок із таблицею «Завдання» з бази даних, в якій уже міститься таблиця з назвою «Завдання», зв’язана таблиця матиме назву «Завдання1». Якщо ім’я «Завдання1» уже використовується, нова таблиця матиме назву «Завдання2» тощо.

    Пам’ятайте: якщо потрібно додати записи з вихідної таблиці до таблиці в цільовій базі даних, слід використати запит на додавання замість зв’язування.

    Для отримання додаткової інформації про запити на додавання див. статтю Створення запиту на додавання.

Створення зв’язку з даними

  1. На вкладці Зовнішні дані у групі Імпорт клацніть елемент Access. Зображення кнопки

    Примітка : Вкладка Зовнішні дані доступна лише за відкритої бази даних.

  2. У текстовому полі Ім’я файлу введіть ім’я вихідної бази даних або натисніть кнопку Огляд, щоб відобразити діалогове вікно Відкриття файлу.

  3. Виберіть пункт Підключитися до джерела даних за допомогою створення пов’язаної таблиці та натисніть кнопку ОК.

  4. У діалоговому вікні Зв’язок із таблицями виберіть таблиці, з якими потрібно зв’язати.

    Щоб скасувати вибір, клацніть таблицю ще раз.

  5. Натисніть кнопку ОК, щоб завершити дію.

    Створюються зв’язані таблиці.

  6. Відкрийте зв’язані таблиці в поданні таблиці, щоб переконатися у правильному відображенні даних.

Вгорі сторінки

Отримуйте нові функції раніше за інших
Приєднайтеся до оцінювачів Office

Ця інформація корисна?

Дякуємо за ваш відгук!

Дякуємо за відгук! Схоже, вам може стати в нагоді допомога одного з наших спеціалістів служби підтримки Office, з яким ми вас можемо з’єднати.

×