Veritabanlarını kullanmaya başlama

Tasarımınızın odaklanmış olmasını sağlamak için veritabanının amacını özetleyin ve bu özete sık sık başvurun. Örneğin ev ofis biçimindeki işletmeniz için küçük bir veritabanı istiyorsanız, şöyle bir şey yazabilirsiniz: “Müşteri veritabanında posta ve rapor oluşturma amaçlı müşteri bilgileri listesi bulunuyor.” Kurumsal bir veritabanı için farklı rollere sahip kişilerin veritabanını ve veritabanındaki verileri ne zaman ve nasıl kullanacağını açıklayan birden fazla paragrafa ihtiyacınız olabilir. Tasarım işlemi sırasında başvurmak için net ve ayrıntılı bir hedef tanımı oluşturun.

Mevcut bilgilerinizi ve izleme yöntemlerinizi kullanarak başlayın. Örneğin, şu anda satın alma siparişlerini bir deftere kaydediyor veya müşteri bilgilerini kağıt formlarda tutuyor olabilirsiniz. Bu kaynakları kullanarak şu anda topladığınız bilgileri listeleyin (örneğin formlarınızdaki bütün kutular). Şu anda toplamadığınız önemli bilgiler konusunda, hangi ayrık bilgilere ihtiyacınız olduğunu düşünün. Her veri türü veritabanınızda bir alan olur.

İlk listenizi mükemmel yapmak için endişelenmeyin; zamanla ince ayar da ekleyebilirsiniz. Ancak, bu bilgileri kullanan tüm kişilerin dikkate almak ve onların fikirlerini almak istiyorum.

Sonra, veritabanından ne istediğinizi, hangi tür rapor veya postalar üretmek istediğinizi düşünün. Ardından, bu amaçları karşılayan bilgileri topladığınızdan emin olun. Örneğin, bölgeye göre satışları gösteren bir rapor oluşturmak istiyorsanız, satış verilerini bölge düzeyinde toplamalısınız. Gerçek bilgiler kullanarak raporun görmek istediğiniz şekildeki bir taslağını oluşturmaya çalışın. Ardından, raporu oluşturmak için ihtiyacınız olan verileri listeleyin. Veritabanından istediğiniz posta veya diğer çıktılar için de aynı işlemi yapın.

Örnek

Müşterilere düzenli e-posta güncelleştirmelerini kabul etme (veya geri çevirme) izni verdiğinizi ve kabul eden kişilerin bir listesini yazdırmak istediğinizi varsayalım. Müşteri tablosunda Evet ve Hayır değerleri bulunan bir E-posta Gönder sütunu olması gerekir.

E-posta almak isteyenlerin e-posta adresine ihtiyacı vardır ve bu da bir alan gerektirir. Uygun bir selamlama eklemek için (Bay, Sayın veya Ms. gibi), Selamlama alanı dahil etmek. Müşterilere e-postalarda adlarıyla hitap etmek için bir Ad alanı ekleyin.

Gerekli bilgilerin listesini oluşturduktan sonra verilerinizi düzenlemeniz gereken ana varlıkları (veya konuları) belirleyin. Varlıklar arasında verileri çoğaltmaktan kaçının. Örneğin, bir ürün satış veritabanının listesi başlangıçta şöyle görünebilir:

Ana varlıklar şunlardır: müşteriler, tedarikçiler, ürünler ve siparişler. Bu nedenle ilk önce bu dört tabloyla çalışmaya başlayın: müşterilerle ilgili bilgiler için bir tablo, tedarikçilerle ilgili bilgiler için bir tablo daha ve diğerleri. Bu tasarımınızın son hali olmayabilir, ancak iyi bir başlangıçtır.

Birden çok tablo kullanmanın az sayıda tablo kullanmaktan daha iyi olmasının nedenini anlamak için şu tabloyu inceleyin:

Her satırda hem ürün hem de tedarikçisi hakkında bilgi bulunuyor. Aynı tedarikçinin birçok ürünü olabileceğinden, tedarikçi ad ve adres bilgilerinin birkaç kez tekrarlanması gerekir. Bu işlem gereksiz yer kullanır. Bunun yerine, tedarikçi bilgisini ayrı bir Tedarikçiler tablosuna yalnızca bir kez kaydedin ve bu tabloyla Ürünler tablosu arasında bir bağlantı oluşturun.

Bu tasarımla ilgili diğer bir sorun ise tedarikçiyle ilgili bilgileri değiştirmeniz gerektiğinde ortaya çıkar. Bir tedarikçinin adresini değiştirmeniz gerektiğini varsayalım. Bu bilgi birçok yerde bulunduğundan, adresi bir yerde değiştirip diğer yerlerde değiştirmeyi unutabilirsiniz. Tedarikçinin adres bilgisini tek bir yerde kaydetmek bu sorunu çözer.

Son olarak, Coho Winery tarafından sağlanan tek bir ürün olduğunu ve ürünü silmek, ancak sağlayıcının ad ve adres bilgilerini korumak istediğinizi varsayalım. Bu tasarımla, sağlayıcı bilgilerini kaybetmeden ürün kaydını nasıl silersiniz? Silemezsiniz. Her kayıtta bir ürünle ilgili bilgilerle birlikte sağlayıcıyla ilgili bilgiler de olduğundan, diğer kaydı silmeden silmek imkansızdır. Bu bilgileri ayrı tutmak için, bu tabloyu ikiye bölün: ilk tablo ürün bilgileri için ve ikincisi de sağlayıcı bilgileri için. Daha sonra bir ürün kaydını silebilirsiniz; sağlayıcıyla ilgili bilgileri değil, yalnızca ürünle ilgili bilgileri silersiniz.

Veritabanı tablosu için bir konu seçildikten sonra, tablodaki sütunlar yalnızca o konu hakkında bilgi depolamalıdır. Örneğin, bir ürün tablosunda tedarikçi bilgileri değil, yalnızca ürün bilgileri bulunmalıdır.

Tabloda hangi bilgiyi izleyeceğinize karar vermek için önceden oluşturduğunuz listeyi kullanın. Örneğin, Müşteriler tablosunda şunlar bulunabilir: Ad, Soyadı, Adres, E-posta Gönder, Selamlama ve E-posta Adresi. Tablodaki her kayıt (müşteri) aynı sütun kümesine sahiptir, böylece her müşteri için aynı türden bilgiyi depolarsınız.

İlk listenizi oluşturun, sonra gözden geçirin ve geliştirin. Bilgileri mümkün olan en küçük alanlara kesmeyi unutmayın. Örneğin, ilk listenizin alanı Adres ise, bu alanı Sokak Adresi, Şehir, Eyalet ve Posta Kodu olarak ya da müşterileriniz küreselse daha da fazla alana ayrılın. Bu şekilde, örneğin postalamaları uygun biçimde veya eyalete göre siparişler üzerinde raporlaabilirsiniz.

Her tablodaki sütunları iyileştirdikten sonra, tabloların birincil anahtarlarını seçebilirsiniz.

Her tablodaki her satırı benzersiz bir şekilde tanımlamak için bir yol bulmalısınız. İki müşterinin de aynı ada sahip olduğu örneği hatırlıyor musunuz? Adları aynı olduğundan ikisini ayırt etmek için bir yol bulmanız gerekiyordu.

Bu yüzden her tablo, her satırı benzersiz bir şekilde tanımlayan sütun (veya sütunlar kümesi) içermelidir. Bu birincil anahtar olarak adlandırılır ve bu anahtar genellikle çalışan kimlik numarası veya seri numarası gibi benzersiz bir numaradır. Access, birincil anahtarları, birden çok tablodan aldığı verileri hızla ilişkilendirmek ve verileri sizin için bir araya getirmek için kullanır.

Bazen birincil anahtar iki veya daha çok alandan oluşur. Örneğin, siparişlerin satır öğelerini depo kullanan Sipariş Ayrıntıları tablosu birincil anahtarında şu iki sütunu kullanıyor olabilir: Sipariş Kimliği ve Ürün Kimliği. Birincil anahtar birden çok sütun olduğunda, buna bileşik anahtar da denir.

Tablodaki bilgiler için, kataloğunuzdaki her ürünü benzersiz bir şekilde tanımlayan ürün numarası gibi benzersiz bir tanımlayıcınız varsa ve değerler şu birincil anahtar kurallarını karşılıyorsa bunu kullanabilirsiniz:

• Tanımlayıcı her zaman her kayıt için farklı olacaktır. Birincil anahtarda yinelenen değerler kullanılamaz.

• Öğe için her zaman bir değer vardır. Tablodaki her kaydın bir birincil anahtarı olması gerekir. Anahtarı oluşturmak için birden çok sütun kullanıyorsanız (Parça Aile ve Parça Numarası gibi), her iki değerin de mevcut olması gerekir.

• Birincil anahtar değişmeyen bir değerdir. Anahtarlara diğer tablolarda da başvurulduğundan, bir tabloda birincil anahtarın değişmesi, anahtarın başvurulduğu diğer yerlerde de değişeceği anlamına gelir. Sık yapılan değişiklikler hata riskini artırır.

Belirgin bir tanımlayıcınız yoksa, birincil anahtar olarak rastgele, benzersiz bir numara kullanın. Örneğin, her siparişe, siparişi kolayca tanımlayabilmek için benzersiz bir sipariş numarası verebilirsiniz.