Verileri yönetmek için Access'i veya Excel'i kullanma

Not:  En güncel yardım içeriklerini, mümkün olduğunca hızlı biçimde kendi dilinizde size sunmak için çalışıyoruz. Bu sayfanın çevirisi otomasyon aracılığıyla yapılmıştır ve bu nedenle hatalı veya yanlış dil bilgisi kullanımları içerebilir. Amacımız, bu içeriğin sizin için faydalı olabilmesini sağlamaktır. Buradaki bilgilerin faydalı olup olmadığını bu sayfanın sonunda bize bildirebilir misiniz? Kolayca başvurabilmek için İngilizce makaleye buradan ulaşabilirsiniz .

Microsoft Access ve Microsoft Excel'de zor kullanmanız gerektiğini hangi programı karar vermek yapabileceğiniz birçok benzerlikler sahip. Örneğin, her iki programı büyük miktarlardaki verileri depolamak, güçlü sorgular ve dilimleme ve bu verileri zar çözümleme araçlarını çalışır ve size gereken verileri dönüş karmaşık hesaplamalar gerçekleştirme.

Bununla birlikte, her programı ve bu verilerle yapmak istediğiniz yönettiğiniz veri türüne bağlı olarak Temizle avantajları vardır. Amacınız birden çok kullanıcı tarafından erişilebilen biçiminde veri bütünlüğünü koruma için ise, Excel daha ayrıntılı bir şekilde analiz etmek istediğiniz karmaşık sayısal veriler için uygun olan dilleriyle Örneğin, Access en iyi, seçimdir.

Çoğu durumda, her biri için en uygun olan bir amaçla kullanan her iki programı kullanabilirsiniz. Genel olarak, Access verileri yönetmek için daha iyi:, tutmanız bunu düzenli, arama yapmak kolay ve kullanılabilir aynı anda birden çok kullanıcıya yardımcı olma. Excel verilerini çözümlemek için genellikle daha iyi: karmaşık hesaplamalar gerçekleştirme, olası sonuçları keşfetme ve yüksek kalitede grafikler üretir. Access verilerinizi ve incelemek üzere Excel depolamak için kullanıyorsanız, her iki programı yararları elde edebilirsiniz.

Kullanılacak programı karar vermeden önce size isteyebilirsiniz her programı yararları karşılaştırmak için birini veya diğerini kullanın ve tam olarak istediğiniz sonuçları elde etmek için her iki programlarıyla çalışmak nasıl öğrenmek için en uygun olduğunda öğrenin.

Not: Tüm Microsoft Office paketleri Excel ekleyin, ancak Access tüm paketleri içerir.

Her programı yararları karşılaştırma

Doğru program'ı seçerek erişebilir ve en yüksek performans ve doğruluğunu ile bilgilerinizi güncelleştirmek isterseniz önemlidir. Hangi programı gerçekleştirmek istediğiniz görevler için en uygun olduğunu öğrenmek için bunu her programı ile ilgili veri depolama, veri çözümleme, çok kullanıcılı işbirliği ve güvenlik sunmak için olan avantajları karşılaştırmak için yardımcı olabilir.

Düz ve ilişkisel veriler    Hangi programı verilerinizi saklamak için en iyi seçeneğe karar vermenize yardımcı olmak için kendinize şu soruyu sorun: veri ilişkisel olup? Düz veya ilişkisel olmayan veri bulunabilecek verimli bir şekilde tek bir tablo veya çalışma sayfasında veri adı verilir. Örneğin, her müşteri için yalnızca bir adres ve ilgili kişi ile müşterilerin, basit bir liste oluşturmak isterseniz, Excel daha iyi bir seçim olabilir. Fatura ve her müşterinin ya da her müşteri için birden çok ilgili kişiler için adresleri teslimat içeren daha karmaşık bir müşteri listesi saklamak istediğiniz, ancak Access daha iyi çözüm olur.

Bir ilişkili veritabanı' da, birden çok tablolara bilgilerinizi düzenleyin. İyi tasarlanmış bir ilişkisel veritabanındaki her tablo düz ve tek bir veri türü hakkında bilgiler yer almaktadır. Bir müşteri veritabanı oluşturursanız, bu müşterileri faturalama ve adresler teslimat ayrı bir tabloda depolanması gereken dilleriyle Örneğin, müşteri adlarını bir tabloda depolanması gerekir. Adları ayrı ayrı adreslerinden depolama her müşterinin birden fazla adres olabilir ve birden çok adres her müşterinin her adres için müşteri adı yeniden girmek zorunda kalmadan girebilmelerini istiyorsanız çünkü denetlenebilir.

Yerel ve dış veriler    Access, sorgu, görüntüleyebilir ve bu verileri almak zorunda kalmadan düzenlemek için bir çeşitli dış veri kaynaklarından veri kaynağına bağlanmak için kullanabilirsiniz. Örneğin, Microsoft SQL Server veritabanına, dBASE dosya veya diğer veri kaynakları birçok birlikte bir Outlook klasörünün varolan verilere bağlanmak için komutları erişim sağlar. Çok çeşitli veri kaynaklarına erişim, SQL Server ve Analysis Services veritabanlarını, metin ve XML dosyaları gibi ve ODBC ve OLE DB veri kaynakları için bağlanmak için Excel'i kullanabilirsiniz. Bununla birlikte, Excel kullanıcı arabirimini kullanarak kaynak verileri değiştirmek için verileri düzenleyemezsiniz.

Access'te ve Excel'de Windows SharePoint Services listelerdeki verilere bağlanmak için komutları sağlarlar. Bununla birlikte, Excel, SharePoint listeleri için yalnızca salt okunur bağlantı sağlar; Oysa Access verileri SharePoint listelerine yazma ve Okuma olanak tanır.

Veri bütünlüğü esneklik ve karşılaştırması    Veri bütünlüğünü koruma benzersiz tanımlayıcı Yardım ve hiç iki satır (veya kayıtları) tam olarak aynı veriyi içeren emin olun. Ayrıca, benzersiz tanımlayıcı arayın veya verilerinizi sıralama verileri almak için en hızlı yolu sağlar. Access'te, otomatik sayı veri türünü otomatik olarak her kayıt için benzersiz bir tanımlayıcı oluşturmak için kullanabilirsiniz. Başka bir tablodaki bir veya birden çok kayıt için bir tablodaki kayıtlardan ilişkilendirmek için bu tanımlayıcılar sonra kullanabilirsiniz.

Access verilerinizi için geçerlidir yapısını veri bütünlüğü sağlamaya yardımcı olur. Böylece "sahipsiz" kayıtları oluşturamazsınız access bir tabloda yeni kayıtlar varolan karşılık gelen bir değeri başka bir tablo içinde olduğundan zorunlu tutabilirsiniz. Örneğin, müşteri bilgileri eklemediğiniz sıralı olmasını istediğiniz değil. Access her yeni kayıt, Siparişler tablosunda, Müşteriler tablosunda karşılık gelen bir müşteri değere sahip gerekebilir. Bu yazışmaları değerlerinin başvuru bütünlüğüadlı gerekli.

Ayrıca, kendi kısıtlamaları ve daha ayrıntılı veri doğru girildiğinden emin olmak için kurallar kazandırabilirsiniz. Excel, verileri daha serbest biçimli bir biçimde girin sağlar, ancak Excel ilişkisel veri desteklemediğinden, bilgi tutarlılığını desteklemez. Bununla birlikte, Excel'de veri girişini denetlemek için Veri doğrulama komutunu kullanabilirsiniz.

Sorgulama    Verilerinizi bir koşul veya olaylar, değiştirmesini bağlı olarak, çeşitli şekillerde görmek sık sık varsa, Access depolamak ve verilerle çalışmak için daha iyi bir seçim olabilir. Access veri bir tablo veya tabloları birçok içerdiği olup olmadığını hızla yalnızca satırları ve sütunları, istediğiniz veri almak için yapılandırılmış sorgu dili (SQL) sorguları kullanmanıza olanak sağlar. İfadeleri sorgularda hesaplanan alanlar oluşturmak için de tıklayabilirsiniz. Access'te bir ifade kullanarak değerleri hesaplamak için Excel'de formülleri kullanma işlemi için benzer. Access sorguları verileri özetlemek ve toplamları, ortalamaları ve sayıları gibi toplam değerleri göstermek için de kullanabilirsiniz.

Modelleme    Excel'de, çalışma sayfası modelini sonucunu tahmin etmek için benzetim çözümlemesi araçları kullanabilirsiniz. Durum Çözümlemesi en iyi durum gibi verileriniz üzerinde farklı senaryolara ve en kötü durum senaryoları ve birkaç senaryo Özeti raporunda, sonuçta elde edilen verileri karşılaştırmak sağlar. Benzer özelliği yoktur, Access'te kullanılabilir.

Pivoting ve grafik oluşturma    Her iki programlarında, PivotTable raporları ve PivotTable grafikler oluşturabilirsiniz. Bununla birlikte, Excel, raporlama ve Access daha grafikleme özellikleri daha gelişmiş PivotTable sağlar. Kapsamlı PivotTable raporları oluşturma veya profesyonel arıyorsunuz düzenli olarak grafikler sağlamak planlıyorsanız, PivotTable raporlama ya da aynı özelliği Access'te yerine Excel'de PivotTable grafik kullanmanız gerekir.

Windows SharePoint Services ve ağ dosya paylaşımları gibi işbirliğine dayalı ortamlardaki Access'te ve Excel'de kullanılabilir ancak verileri birden çok kullanıcı tarafından erişilebilen yöntemindeki farklılıkları vardır.

Veri birden çok kullanıcı erişimi    Normal işlem seçeneğinin altında aynı anda tek bir veritabanını açmak birden çok kullanıcı erişimi sağlar; Access yalnızca düzenleniyor verileri de kilitler çünkü bu çalışır; Sonuç olarak, diğer kullanıcıların çakışmaları olmadan farklı kayıtları düzenleyebilirsiniz. Kullanıcıların bu çalışma kitabındaki verileri üzerinde aynı anda yerine farklı zamanlarda çalışırken, Excel'de, çalışma kitabını diğer kullanıcılar, ancak çok kullanıcılı işbirliği işlevleri en iyi ile paylaşabilirsiniz. Aslında, kullanıcılar bir Access veritabanının bir veri kümesiüzerinde işbirliği yapmak ve kullanıcıları içeren bir Excel çalışma kitabı bir Belgeüzerinde birlikte çalışma.

İşbirliği için Windows SharePoint Services kullanma    Microsoft Windows SharePoint Services teknolojileriyle SharePoint listelerini ve belge kitaplıkları gibi her iki programı tümleştirin.

Access bir SharePoint sitesinde birden çok kullanıcılarla işbirliği için çeşitli yollar sağlar. Örneğin, Windows SharePoint Services belge kitaplığına tam bir veritabanı indirebileceğiniz, formlar ve raporlar olarak Windows SharePoint Services görünümler kullanılabilir olun ve depolanan verileri bir veritabanına bağlama SharePoint listelerindeki.

Excel Hizmetleri SharePoint sitesinde birden çok kullanıcılarla işbirliği için tek bir yol sağlar. Windows SharePoint Services belge kitaplıklarına, diğer kullanıcıların çalışma kitabını aynı anda değiştirilmesini önleme tek tek kullanıcılar değişiklikleri yapmak için çalışma kitabını nerede denetleyebilirsiniz çalışma kitabını karşıya yükleyebilirsiniz. Kullanıcıları çalışma kitabını Belge Kitaplığı'ndan denetlemeden durumda bunların Veri çakışmalarının önüne geçmek için diğer kullanıcılarla koordine gerekir düzenleyebilirsiniz.

Ağ klasörlerini işbirliği için kullanma    Bir Access veritabanını paylaşılan ağ klasörde depola, birden çok kullanıcı ile verilerini aynı anda çalışmak ve veritabanını açın. Kayıtları tek tek bir kullanıcı bunları düzenlediğinde kilitlenir. Excel çalışma kitabı paylaşılan ağ klasörde depola, tek bir kullanıcı çalışma kitabını bir kerede düzenleyebilirsiniz. Görüntüleme amacıyla, birden çok kullanıcı çalışma kitabını başka bir kullanıcı düzenleme, ancak bu çalışma kitabını düzenleme kullanıcının kapatana kadar bu kullanıcılar için verileri değişiklik yapamazsınız sırada açabilirsiniz.

Her iki programı benzer özellikler sağlama — parolaları ve şifreleme — size veri kaybını önlemek ve verilerinizi yetkisiz erişime karşı koruma. Bununla birlikte, kullanıcı düzeyi veri koruması works Access ile Excel arasında bazı farklılıklar da vardır.

Veri kaybını önleme    Access'te, kalan çalışma (varsa) kaybetmeyi olası beklenmeyen bir hata durumunda, böylece çalışmanızı sürekli olarak kaydedilir. Access çalışmanızı sürekli olarak kaydettiğinden, Bununla birlikte, ayrıca daha sonra tamamlanmayı istemediğiniz karar değişiklikler yapmak için mümkündür. İstediğiniz şekilde veritabanınızı geri yükleyebileceğinizden emin olmak için veritabanı dosyasını gereksinimlerinizi karşılayan bir zamanlama yedek kopyasını oluşturmanız gerekir. Bir veritabanını yedekten kurtarabilirsiniz veya yalnızca tablo veya gereken başka bir veritabanı nesnesinin geri yükleyebilirsiniz. Bir dosya sistem yedek yardımcı kullanıyorsanız, verilerinizi geri yüklemek için dosya sisteminin yedek veritabanından bir kopyasını de kullanabilirsiniz. Excel'de, verilerinizi güncelleştirirken aralıklarla otomatik kurtarma bilgilerini kaydedebilirsiniz.

Kullanıcı düzeyi veri koruması    Excel'de, sütun ve veri satırları gizleyerek kritik veya özel veri görünümden kaldırın ve sonra gizli verileri kullanıcı erişimini denetlemek için çalışma sayfasının tamamını koruyabilirsiniz. Bir çalışma sayfası ve öğelerini koruma uygulamanın yanı sıra, ayrıca kilitleme ve diğer kullanıcıların önemli verileri yanlışlıkla değiştirmesini önlemek için çalışma sayfasındaki hücrelerin kilidini kaldırma.

Dosya düzeyi güvenliği    Dosya düzeyinde, her iki programda şifreleme yetkisiz kullanıcıların verileri görmesini engellemek için kullanabilirsiniz. Ayrıca bir veritabanı dosyası veya çalışma kitabını açmak için parola girilmesi gerekebilir. Ayrıca, dijital imzakullanarak bir veritabanı dosyası veya çalışma kitabı güvenli yardımcı olabilir.

Kısıtlanmış verilere erişim    Excel'de, veri erişim veya diğer kullanıcılar için erişimleri verilere değişiklik yapmasını engelleyin salt rights ayarlamak için izinleri kullanıcı tabanlı belirtebilirsiniz. Access kullanıcı düzeyi güvenlik özellikleri sağlamaz, ancak Access veritabanı sunucusunun bağlandığı herhangi bir kullanıcı güvenlik modeli destekler. Örneğin, bir SharePoint listesine bağlanma varsa, Access SharePoint listesi için kullanıcı izinlerini heeds. Yetkisiz kullanıcıların Access verilerinizi dışında tutmak istiyorsanız, parola ayarlayarak, veritabanını şifreleme. Excel gibi başka bir program kullanarak erişim bile, kullanıcıların veritabanından verileri okumak için parolayı girmeniz gerekir.

Verilerinizi korunmasına yardımcı olma konusunda daha fazla bilgi için Access 2007 veritabanının güvenliğini sağlama ve koruma ve Excel'deki güvenlikbakın.

Ne zaman Access kullanılır

Siz izlemek ve kayıt veri için düzenli olarak sahip ve sonra görüntülemek, dışarı aktardığınızda, veya bu veri alt kümelerini yazdırma çok genel açısından, Access en iyi seçimdir. Access formları verilerle çalışmak için Excel çalışma değerinden daha rahat bir arabirim sağlar. Access sık gerçekleştirilen eylemleri otomatikleştirmek için kullanabileceğiniz ve Access raporlarına yazılı veya elektronik form içindeki verileri özetlemek olanak verir. Verileriniz için daha fazla yapı erişim sağlar; Örneğin, hangi veri türlerini olabilir denetleyebileceğiniz girilen, ne değerleri girilebilecek ve tek bir tablodaki verileri diğer tablolardaki verileri nasıl ilişkilendirileceğini belirtebilirsiniz. Bu yapı yalnızca doğru türde veri girildiğinden emin olmanıza yardımcı olur.

Access kadar aynı çalışma sayfalarını görünmesini tablolardaki verileri saklar; ancak Access tabloları karmaşık değişimleri başka tablolarda depolanan verileri sorgulamak için tasarlanmıştır.

Aşağıdaki durumlarda Access kullanın:

  • Veritabanında çalışan birçok kişi tahmin ve güvenli bir şekilde kayıt kilitleme ve çakışma çözümleme gibi verilerinize güncelleştirmeleri işleme sağlam seçenekleri istiyorsunuz.

  • Düz veya ilişkisel olmayan tablo olarak geldiği bir veri kümesi için daha fazla tablo eklemek için gerek sıralayacağınızı tahmin ediyorsunuz.

  • Karmaşık sorgular çalıştırmak istiyorsunuz.

  • Çeşitli raporlar veya posta etiketleri oluşturmak istiyorsunuz.

  • Kişileri Yönetme    Kişilerinizi ve posta adresleri, yönetme ve ardından Access'te raporları oluşturma veya verileri form mektupları, zarflar veya posta etiketleri yazdırmak için Microsoft Office Word ile Birleştir.

  • Stok ve varlık izleme    Giriş veya iş yerinizdeki öğelerin stoğunu oluşturabilir ve birlikte fotoğrafları ve diğer ilgili belgeleri verileri depolamak.

  • Sipariş İzleme    Ürünler, müşteriler ve siparişler hakkındaki bilgileri girin ve sonra çalışan, bölge, süre veya başka bir değere göre satışları gösteren raporlar oluşturabilirsiniz.

  • Görev izleme    Bir grup insan görevleri izlemek ve diğerleri aynı veritabanındaki var olan görevlere güncelleştireceğiniz aynı anda yeni görevler girin.

  • Ödünç veren kitaplıkları düzenleme    Kitaplar ve CD'leri hakkında verileri depolamak ve bunlara ödünç kimlere izlemek için Access kullanabilirsiniz.

  • Olay planlama    Olay tarihleri, konumlarını ve katılımcılar hakkındaki bilgileri girin ve sonra zamanlamaları veya olaylar hakkında daha fazla özetlerine yazdırın.

  • Beslenme izleme    Tarifleri izleme ve günlük Diyet ve etkinlikleri icra.

Ne zaman Excel kullanılır

Bir elektronik tablo programı, bir veya daha fazla çalışma sayfasını içeren çalışma kitapları büyük miktarda veriyi Excel depolayabilirsiniz. Bununla birlikte, Access gibi bir veritabanı yönetim sistemi olarak yararlanma yerine Excel veri çözümlemesi ve hesaplama için en iyi duruma getirilmiştir. Verileri çözümlemek için modelleri oluşturmak, bu verileri, Özet verileri istediğiniz gibi herhangi bir şekilde hesaplama yapmak için basit ve karmaşık formüller yazın ve profesyonel görünümlü grafikler çeşitli verileri göstermek için bu esnek programı kullanabilirsiniz.

Aşağıdaki durumlarda Excel kullanın:

  • Verilerinizi birden çok tablo kullanan bir ilişkili veritabanı yerine düz veya ilişkisel olmayan görünümünü gerektirir ve verilerinizi olduğunda çoğunlukla sayısal.

  • Verileriniz üzerinde hesaplamalar ve istatistiksel karşılaştırmalar sık çalıştırın.

  • Hiyerarşik verileri derli toplu ve esnek bir düzende görüntülemek için PivotTable raporları kullanmak istiyorsunuz.

  • Düzenli olarak grafikler oluşturma ve Excel'de kullanılabilen yeni grafik biçimlerini kullanmak istediğiniz planlama.

  • Koşullu biçimlendirme simgeleri, veri çubukları, kullanarak verilerinizi vurgulamak ve renk ölçekleri istiyorsunuz.

  • Verilerinizi istatistik, mühendislik gibi gelişmiş durum çözümlemesi işlemleri istediğiniz ve regresyon çözümlemesi.

  • Basit bir liste, kişisel kullanım veya sınırlı işbirliği amacıyla öğeleri izlemek istiyorsunuz.

  • Finansal    Birçok mali muhasebe raporunda Excel'in güçlü hesaplama özelliklerini kullanabilirsiniz; örneğin, bir nakit akış tablosu, gelir tablosu veya kar ve zarar tablosu.

  • Bütçeleme    Gereksinimlerinizi kişisel ister işle ilgili olarak, Excel'de her tür bütçeyi oluşturabilirsiniz; örneğin, pazarlama bütçe planı, etkinlik bütçesi veya emeklilik bütçesi.

  • Faturalama ve Satışlar    Excel, ayrıca fatura ve satış verileri yönetmek için yararlıdır ve size gereken formları kolayca oluşturabilirsiniz; örneğin, satış faturaları sevk notları veya satınalma siparişini.

  • Raporlama    Excel'de veri çözümlemenizi yansıtan veya verilerinizi özetleyen çeşitli türlerde raporlar oluşturabilirsiniz; örneğin proje performansını ölçen raporları veri tahmin, verileri veya sapma verilerini özetleyebilirsiniz.

  • Planlama    Excel, profesyonel planlar veya kullanışlı planlayıcılar oluşturmak oluşturmak için harika bir aracı; Örneğin, haftalık yemek, parti veya tatil haftalık bir Ders planı, pazarlama araştırması planı, yıl sonu vergi planı veya size yardımcı olacak planlayıcılar gibi planlama.

  • İzleme    Zaman Çizelgesi veya liste verileri izlemek için Excel'i kullanabilirsiniz; örneğin, bir zaman çalışma veya donanım takibini Envanter Listesi izlemek için tablosu.

  • Takvim kullanma    Kılavuza benzer doğası nedeniyle, Excel kendisinde de herhangi bir takvim türü oluşturmak için çok uygundur; Örneğin, etkinlikleri sırasında Okul yılı izlemek için bir akademik takvim veya iş olayları ve kilometre taşlarını izlemek için mali yılı takvimi.

Bu kategoriler herhangi birinde kullanışlı Excel şablonları için Şablonlar Excel için Microsoft Office Online'daki bakın.

Access'te ve Excel'de birlikte kullanma

Her iki programı sunma zorunda avantajlarından yararlanmak için istediğiniz zamanlar olabilir. Örneğin, çalışma hesaplamak ve veri çözümleme Excel'de oluşturulmuş ancak çalışma çok büyük ve karmaşık hale ve diğer birçok kullanıcı verilere erişimi olması gerekir. Bu noktada, içeri aktarmak veya çalışma sayfanızın Access'e bağlama ve bu verilerle Excel'de çalışmaya yerine bir veritabanı olarak kullanmak isteyebilirsiniz. Veya belki de bazı ayrıntılı Excel PivotTable raporları ve profesyonel görünümlü Excel grafikler oluşturmak istediğiniz Access veritabanında verileri vardır.

İlk kullandığınız program hangisi olursa olsun, her zaman verileri bir programdan diğerine, burada ile çalışmaya devam edebilirsiniz aktarabilirsiniz. Olan veya olmayan bir veri bağlantısı, verileri Excel'den (ve tersi) Access'e kopyalama, alma veya vererek getirebilirsiniz.

Her iki program arasında veri değişimi hakkında daha fazla bilgi için verileri Excel'den Access'e taşımakonusuna bakın.

Office yeteneklerinizi geliştirin
Eğitimleri keşfedin
Yeni özellikleri ilk olarak siz edinin
Office Insider Programına Katılın

Bu bilgi yararlı oldu mu?

Görüşleriniz için teşekkür ederiz!

Geri bildiriminiz için teşekkürler! Office destek temsilcilerimizden biriyle görüşmeniz yararlı olabilir.

×