Varyans verilerini gelecek projelere uygulamak için öncü uygulamalar

Önemli: Bu makale makine çevisidir. Bkz. yasal uyarı. Bu makalenin İngilizce sürümüne buradan ulaşabilirsiniz.

Yazan: Jane Suchan, PMP

Geçen sonbaharda mutfağımı yeniden düzenlemek için bir müteahhitle dolaplar, zemin, araçlar, aydınlatma ve armatürlerin maliyetini hesaplamak için uzun süre çalıştık.    Çatı katına çıktığında eski sigorta kutuma bir göz attı. Ardından ayrıntılı bir iş planı ve işçilik ve malzemeler için maliyet tahminini sundu. Tahminleri harcamak istediğim rakama çok yakındı. Bir ay içinde başlayıp tatilden önce işi bitirebilirdi. Anlaşmayı imzaladım. İşe başlamıştık.

Daha sonra evlerini yeniden düzenleyen arkadaşlarımla konuşmaya başladım: “Bütçenin en az yüzde 50’si üzerinden plan yap.” “Duvarları ve yerleri kırmaya başladıklarında altından ne çıkacağını kim bilir.” “Evinde aylarca tadilat yapılacak.”

Müteahhidi yakın bir arkadaşım önermişti ve onu konuştuğum birkaç müteahhit arasından seçmiştim. Belki de referanslarını kontrol etmek ve portföyüne bakmak yeterli değildi. Belki de ben doğru soruları sormamıştım.

Bir proje yöneticisi daha iyisini bilmelidir

Aslında müteahhidin üzerinde çalıştığı diğer projelerdeki özgün süre ve maliyet tahminleriyle gerçekte maliyetin ne kadar çıktığını ve ne kadar sürdüğünü sormam gerekirdi. Proje yönetimi açısından temel zamanlama ve maliyetle önceki projeleri için gerçek zamanlama ve maliyet varyanslarını sormam gerekirdi. Varyans, beklenen ve gerçek değer arasındaki farktır.

Tüm deneyimli proje yöneticilerinin katılacağı gibi geçmişinden ders almayanlar aynı hataları yapmaya devam eder. Proje geri dönüşleriyle ve belgeleme derslerinin önemiyle ilgili iyi bir nedenle yazılmış çok sayıda makale vardır. Yeni bir projeye geçtiğinizde önceki projede öğrendiklerinizi sonrakilere uygulayabilmeniz için hatırlamanız zorlaşır.

Geçerli projeniz için varyans verilerini toplamaya ve çözümlemeye odaklanarak sonraki projelerde daha iyi zaman ve maliyet hesaplamaları yapabilirsiniz. Bu sayede zaman alıcı ve maliyetli değişiklik isteklerinden sakınabilirsiniz.

En iyi varyans verilerini belirleme

Varyans verilerini toplamak için bu önemli uygulamaları göz önünde bulundurun:

  • Varyans verilerini toplayarak geleceğe yatırım yapın.    Planlama projesinin başlarında hangi varyans verilerinin toplanacağına karar verin. Bu veriler çok belirgin olabilirler, ancak sık sık proje ölçümleri kısa vadeli hedefler düşünülerek tanımlanır ve uzun vadeli avantajlar (daha iyi tahminler gibi) için veri toplamak sık sık göz ardı edilir. Proje başarısı ölçütlerine ve ölçülerine eklemek istediğiniz verileri belirleyin: Para birimleri, ulaşılan zamanlama kilometre taşları veya kalite sonuçlarındaki ilerleme performansını değerlendirmek, hesaplamak veya belirlemek için kullanılacak miktar ölçüleri. Varyans verileri, proje ölçülerinin bir alt kümesidir.

  • Hangi varyansları izlemeniz gerektiğini belirlemek için proje katılımcılarıyla birlikte çalışın.    Hangi varyansların hangi ayrıntı düzeyinde yakalanacağını belirlemek için proje sponsorunuzu ve ekip üyelerinizi dahil edin. Ne kadar çok varyans bilginiz olursa proje zamanlaması ve bütçe hakkında o kadar fazla bilgi sağlayabilirsiniz. Rapor ve izleme mekanizmanızın sağlamlığı, bu ayrıntıların ne kadar iyi sağlandığıyla doğrudan ilişkilidir. Ayrıca projenizin gerektirdiği ve ekibinizden almanız gereken desteği kazanmak için de zaman ayırın. Sponsorunuzdan hedefinize ulaşmanıza yardım etmesini istemeniz gerekebilir.

  • Zamanlama ve maliyet için planlanan değer ile gerçek değeri karşılaştırmaya odaklanın.    Çoğu proje yöneticisi planlanan ile gerçek varyans değerlerinin karşılaştırmasına odaklanır.

    • Zamanlama varyansı, gerçek ilerleme durumuyla proje zamanlaması arasındaki farktır. Bu varyans proje, aşama, kilometre taşı veya görev düzeyinde izlenebilir.

    • Maliyet varyansı, gerçekleştirilen çalışmanın fiili maliyetiyle proje bütçesi arasındaki farktır. Bu varyans da maliyet temeline bağlı olarak proje, aşama, kilometre taşı veya görev düzeyinde ölçülebilir.

      Bu varyanslar temel veriler ile proje yürütüldüğünde toplanan veriler arasındaki farktır. Planlanan değerle gerçek değeri karşılaştırarak proje ilerledikçe ortaya çıkan değişiklikleri görebilirsiniz. Bu varyans verilerini düzenli durum raporlarıyla proje sponsorunuza ve proje katılımcınıza bildirmeniz gerekir.

  • Maliyet ve zamanlama tahminlerini planlarla birlikte izleyin.    Bu veri, projenin onaylanmasını sağlayan maliyet ve zamanlama tahminleriyle, proje planı tamamlandığında veya başlatıldığında ortaya çıkan maliyet ve zamanlama farkıdır. Temel zamanlama ve maliyetinizi belirledikten sonra ek zaman ya da kaynağa ihtiyacınız olduğunu fark ederseniz bunu ne kadar erken dile getirirseniz o kadar iyi olur. Yüksek düzeyde bile olsa bu varyansa bakarak proje öncesi planlamaya yatırım yapmanız gerektiğini görebilirsiniz. En iyi tahminlerden yola çıkarak, ayrıntılı bir plan yapılmadan veya işi yapacak kişilere danışılmadan yapılan hesaplamalardan sakının.

Sayfanın Başı

Varyans verilerinden öğrendiklerinizi uygulama

Yapabileceğiniz en faydalı şeylerden biri de varyans verilerini inceleyip kendinize farklılıkların neden oluştuğunu sormaktır. Değişikliklere proje ekibi, müşteri, satıcılar veya yeni düzenlemeler gibi ortamdaki bir değişiklik neden olabilir. Neden ne olursa olsun sorunları tanımlamak ve sonraki projeler için azaltma stratejileri geliştirmek için bu değişiklikleri çözümlemeniz gerekir. Varyansların nedenleri hakkında ne kadar çok bilgi sahibi olursanız sonraki projede bu sorunları önlemeniz o kadar kolay olur.

  • Gelecekteki varyansları önlemek için beyin fırtınası yapın.    Proje ekibinin varyanslar hakkındaki görüşünü alın. Verilere ve gerçeklere bağlı kalın ve kimseyi suçlamaya çalışmayın.

  • Varyansların etkilerini belirlemek için ekibinizle konuşun.    Her alanı göremiyor olabilirsiniz, ancak daha fazla bilgi sahibi olarak farkındalığınızı artırabilirsiniz.

  • Projeye geriye dönük bakışınıza tüm varyans verilerinizi dahil edin.    Sonuçlarınızı faydalanmaları için iş arkadaşlarınızla da paylaşın.

  • Sonraki projenizi hesaplarken varyans verilerini temel alın.    Bu temel veriler özellikle projeler benzerse veya aynı proje ekibi üyeleriyle yeniden çalışacaksanız faydalıdır. Yeni proje tahminleriniz çok daha doğru olur.

  • Varyans verilerinizi sonraki projeleri daha doğru hesaplamak için kullanın.    Bir ön zamanlama veya maliyet hesaplaması yaparken büyük ihtimalle projenin daha hızlı ve daha az ücretle tamamlanmasını isteyen bir proje katılımcısı veya sponsorla karşılaşırsınız. Hesaplamalarınızı destekleyecek verilere sahip olduğunuzda işi şansa bırakmadan projeyi başarıyla tamamlayabilirsiniz.

Sayfanın Başı

Gelecekte başarılı olacağınızı garantilemek için şansı değil, stratejiyi temel alın

Mutfağı yeniden düzenlediğimde nasıl mı oldu? İş zamanında ve bütçenin biraz üzerinde tamamlandı. Sanırım şanslıydım. Ancak projelerinizde şansa güvenmemeniz gerekir. Şu an ve gelecekte başarıyı garantilemek için erkenden varyans izlemeye başlayın. Proje yaşam döngüsü boyunca veriler toplayın, geriye dönük bakışın bir parçası olarak bu verileri çözümleyin ve öğrendiğiniz dersleri sonraki projenize uygulayın.

Proje yönetimi yönteminizde varyans verilerini toplama ve uygulamayla ilgili bu önemli uygulamalardan faydalanarak daha iyi tahminler elde eder, varyanslara neden olan durumlardan sakınır ve daha az proje değişikliğine sahip olursunuz.

Sayfanın Başı

Yazar hakkında     Jane Suchan, kurumsal iş girişimlerini yönetme ve proje yönetim metodolojileri geliştirme konusunda deneyimli bir program yöneticisidir. Jane, Seattle, Washington'da yaşamaktadır.

Not: Makine Çevirisi Yasal Uyarısı: Bu makale, insan müdahalesi olmadan bir bilgisayar sistemi tarafından çevrilmiştir. Microsoft bu makine çevirilerini İngilizce bilmeyen kullanıcıların Microsoft ürünleri, hizmetleri ve teknolojileriyle ilgili içeriklerden yararlanmasına yardımcı olmak için sunar. Bu makale makine çevirisi olduğundan sözcük, cümle dizilimi ve gramer hataları içerebilir.

Yeteneklerinizi geliştirin
Eğitimleri keşfedin
Yeni özellikleri ilk olarak siz edinin
Office Insider Programına Katılın

Bu bilgi yararlı oldu mu?

Görüşleriniz için teşekkür ederiz!

Geri bildiriminiz için teşekkürler! Office destek temsilcilerimizden biriyle görüşmeniz yararlı olabilir.

×