Raporları tasarlama için Kılavuzu

Önemli : Bu makale makine çevisidir. Bkz. yasal uyarı. Bu makalenin İngilizce sürümüne buradan ulaşabilirsiniz.

Access verileri en iyi kullanıcılarının gereksinimlerine uygun bir şekilde sunma çekici, kolay okunur raporlar hızlı bir şekilde oluşturmanıza yardımcı olacak araçlar pek çok sağlar. Tek bir tıklatmayla basit bir rapor oluşturmak için Oluştur sekmesinde komutlarını kullanabilirsiniz. Daha karmaşık bir rapor oluşturmak için Rapor Sihirbazı'nı kullanabilir veya tüm verileri ekleme ve öğeleri kendiniz biçimlendirme, rapor oluşturabilirsiniz. Seçtiğiniz, hangi yöntemi en az birkaç değişiklik yapmak için ona verileri istediğiniz şekilde görüntülemek için tasarım raporun büyük olasılıkla hissedeceğiniz. Bu makalede, genel bir rapor tasarlama işlemi alınmakta ve sonra belirli tasarım öğelerini raporunuza eklemek nasıl gösterir.

Bu makalede

Raporunuzu düzenlemek nasıl karar verme

Verilerinizi hizalamak için Denetim düzenleri kullanma

Rapor veya sayfa üstbilgi ve altbilgi bölüm eklemek veya kaldırmak

Farklı veri türlerini biçimlendirme ipuçları

Raporunuzu düzenlemek nasıl karar verme

Raporu tasarlarken, ilk sayfada yerleştirilmiş verilerin görüntülenme ve veritabanında veriler nasıl saklanır düşünmelisiniz. Tasarım işlemi sırasında bile tablodaki verileri düzenlemesini istediğiniz raporu oluşturmak izin vermez olduğunu fark edebilirsiniz. Bu tabloları değil normalleştirilmiş bir gösterge olabilir; bu verileri en verimli bir şekilde depolanan değil anlamına gelir.

Raporunuzun bir taslağa yapma

Bu adım gerekli değildir; Access Rapor Sihirbazı'nı bulabileceğiniz veya (bunların hiçbiri Oluştur sekmesinin Raporlar grubunda kullanılabilir) Rapor Aracı raporunuz için yeterli başlangıç tasarım sağlar. Bu araçlar kullanmadan raporunuzu tasarlamak karar verirseniz, ancak her alanın yere gider bir kutu çizerek ve her kutusunda alan adını yazma raporunuzu bir kağıt üzerinde kaba bir taslağını yapmak yararlı. Alternatif olarak, Word veya Visio gibi programları bir mockup rapor oluşturmak için kullanabilirsiniz. Kullanın, hangi yöntemi verileri nasıl yineler belirtmek için yeterli satırları eklediğinizden emin olun.

Tamamlanmış form örtüşen ön taslak

Örneğin, ürün için ürün bilgileri satır ve sonra bu ürünün satışının için bazı yinelenen satırları ve son olarak satış toplamlar satırını kullanabilirsiniz. Sonra sıralı sonraki ürün için raporun sonuna kadar ve benzeri yineler. Veya belki de raporunuzu içindeki verileri tablonun basit bir listesi bulunmaktadır, bu durumda, Taslak satırları ve sütunları yalnızca bir dizi içerebilir.

Not : Bu tekniği ayrıca başka biri için bir raporu tasarlarken varsa kullanışlıdır. Bu durumda, diğer kişinin iş başlamadan önce taslak çizebilirsiniz.

Taslak oluşturduktan sonra hangi tablonun veya tabloların raporda görüntülemek istediğiniz verileri içeren belirleyin. Tüm verileri içeriyorsa tek bir tabloda, raporunuzu doğrudan o tabloyu temel dayandırabilirsiniz. İstediğiniz verileri daha sık raporda görüntüleyebilmek için önce birlikte bir sorgu, çıkarabilir gereken birkaç tablolarda depolanır. Sorgu raporun kayıt kaynağı özelliğindeki eklenebilir veya ayrı, kaydedilmiş bir sorgu oluşturun ve raporu, üzerinde dayandırmak.

Her bir rapor bölümünde getirmek için hangi veri karar verme

Her bir raporu bir veya birden çok rapor bölümü vardır. Her raporunda var olan bir bölümde ayrıntı bölümdür. Bu bölümde tablo veya raporun temel aldığı sorguyu her kayıt için bir kez yineler. Diğer bölümlere sıklıkta isteğe bağlı ve daha az yineleme ve genellikle bir grup kayıt, rapor veya tüm raporla bir sayfa için ortak olan bilgileri görüntülemek için kullanılır.

Aşağıdaki tabloda, her bölümün bulunduğu ve bölüm genellikle nasıl kullanıldığı açıklanmaktadır.

Bölüm

Konum

Tipik içeriği

Rapor üstbilgisi bölümü

Yalnızca bir kez, raporu ilk sayfanın üst kısmında görünür.

  • Rapor başlığını

  • Logosu

  • Geçerli tarih

Rapor altbilgisi bölümü

Son satırın son sayfasında raporun sayfa altbilgisi bölümünde yukarıda veri sonra görüntülenir.

Rapor toplamlarını (toplamlar, sayıları, ortalamaları ve benzeri)

Sayfa üstbilgi bölümü

Raporun her sayfasının en üstünde görüntülenir.

  • Rapor başlığını

  • Sayfa numarası

Sayfa altbilgi bölümü

Raporun her sayfasının en altında görünür.

  • Geçerli tarih

  • Sayfa numarası

Grup üstbilgisi bölümü

Bir kayıt grubunun hemen önceki görüntülenir.

Üzerinde gruplandırılmış alanı

Grup altbilgisi bölümü

Kayıt grubunun hemen sonra görüntülenir.

Grup toplamlarını (toplamlar, sayıları, ortalamaları ve benzeri)

Ekleme veya raporu üstbilgi ve altbilgi bölümleri veya sayfa üstbilgi ve altbilgi bölümleri kaldırma hakkında daha fazla bilgi için bu makaledeki Ekle veya Kaldır rapor veya sayfa üstbilgi ve altbilgi bölüm bölümüne bakın. Gruplandırma, sıralama ve toplam bölmesi Düzen görünümü veya Tasarım Görünümü'nde kullanarak grubunda üstbilgi ve altbilgi bölümleri ekleyebilirsiniz.

Grubun ayrıntı verilerini düzenlemek nasıl karar verme

Çoğu raporları bir tablolu veya yığın düzeninde içinde düzenlenir, ancak Access , kullanmak istediğiniz alanlar ve kayıtlar hemen her düzenlemesi için esneklik sağlar.

Sekme düzeni    Sekme düzeni bir elektronik tabloya benzer. Etiketleri üst kısımda olan ve veri etiketleri altındaki sütunlarda hizalanır. Sekmeli verileri tablo benzeri görünümünü için ifade eder. Bu raporu türüdür Oluştur sekmesinin Raporlar grubunda rapor tıklattığınızda, o Access oluşturur. Raporunuzu basit liste biçiminde görüntülenmesini istediğiniz alanları görece daha az sayıda varsa kullanmak için iyi bir sekme düzeni olur. Aşağıdaki çizimde, sekme düzeni kullanılarak oluşturulan bir çalışan raporu gösterilir.

Tablo düzeninde çalışanlar raporu

Yığılmış Düzen    Yığın düzeninde banka hesabınızı açtığınızda veya Office'i çevrimiçi bir perakende satış mağazasından satın alma, dolduracağı bir form benzer. Her parça veri etiketli ve alanları birbirinin dizilir. Bu düzen sekmeli biçimde görüntülemek için çok fazla alan içeren raporlar için yararlı olabilir; yani, sütunların genişliğini raporu genişliğini aşan. Yığın düzeninde kullanılarak oluşturulan bir çalışan raporu aşağıda gösterilmektedir.

Yığılmış düzende çalışanlar raporu

Not : Rapor Sihirbazı'nda, bu düzen sütunlu Düzen adlandırılır.

Karma düzenin    Tablolu ve Yığılmış düzenleri öğelerini karıştırabilirsiniz. Örneğin, her kayıt için bazı alanlar ayrıntı bölümünün üst kısmında yatay bir satırda düzenlemek ve diğer alanlardan en az bir yığılmış düzenlerle beraber üst satırı aynı kayıtta düzenleyin. Karma düzenin kullanılarak oluşturulan bir çalışan raporu aşağıda gösterilmektedir. Kimliği, Soyadı ve ad alanları sekmeli denetim düzeni içinde düzenlenir ve iş unvanı ve iş telefonu alanları bir yığılmış düzende düzenlenir. Bu örnekte, bir görsel ayrımı alanlarının her çalışan için sağlamak için kılavuz çizgilerini kullanılır.

Karma düzenin kullanıldığı çalışan raporu

İki yana düzeni    Raporunuzu oluşturmak için Rapor Sihirbazı'nı kullanıyorsanız, iki yana yaslanmış düzenin kullanılacağını seçebilirsiniz. Bu düzende tam sayfa genişliğini kayıtları mümkün olduğunca sıkı bir şekilde görüntülemek için kullanılır. Şüphesiz, Rapor Sihirbazı'nı kullanmadan aynı sonuçları elde edebilirsiniz, ancak alanların tam olarak hizalamak için painstaking işlemi olabilir. Rapor Sihirbazı'nın iki yana yaslanmış düzenin kullanılarak oluşturulan bir çalışan raporu aşağıda gösterilmektedir.

İki yana yaslanmış düzenin kullanıldığı çalışan raporu

İki yana yaslanmış düzenin rapor üzerinde çok sayıda alanları görüntülüyorsanız kullanmak için iyi bir düzendir. Aynı verileri görüntülemek için sekme düzeni kullanıyorsanız, yukarıdaki örnekte, sayfa kenarına alanları uzatma. Yığın düzeninde kullanırsanız, her kaydın hangi kağıt boşa kullanır ve rapor okunmasını zorlaştırır çok daha fazla dikey alanı, kaplar.

Sayfanın Başı

Verilerinizi hizalamak için Denetim düzenleri kullanma

Denetim düzenleri Düzen görünümü veya Tasarım görünümünde açıkken, rapora ekleyebileceğiniz kılavuzları alır. Access denetim düzenleri bir rapor oluşturmak için Rapor Sihirbazı'nı kullandığınızda veya Oluştur sekmesinin Raporlar grubunda rapor tıklatarak Rapor oluştururken otomatik olarak ekler. Denetim düzenini biri her hücreye bir etiket, metin kutusu veya başka türde bir denetim içerebilir bir tablo gibi olur. Aşağıdaki çizimde sekmeli denetim düzeni raporda gösterilir.

Basit sekmeli denetim düzeni

Satırları ve sütunları denetim düzeni turuncu satırlar gösterir ve yalnızca raporu Düzen görünümü veya Tasarım görünümünde açıkken, bunlar görünür. Denetim düzenleri, bir Tekdüzen satır ve sütunlarda veri hizalamasını elde etmek Yardım ve bunların ekleme, yeniden boyutlandırma veya alanları kaldırmak kolaylaştırır. Düzenle sekmesinin Tablo ve Konum gruplarındaki araçları kullanarak (Düzen görünümü veya Tasarım görünümünde kullanılabilir), bir tür denetim düzeni diğerine değiştirebileceğiniz ve böylece yerleştirebilir denetimleri düzenleri de kaldırabilirsiniz Rapor üzerinde istediğiniz yerde denetler.

Not : Access 2007 kullanıyorsanız, bu Araçlar Düzenle sekmesinin Denetim düzeni grubundaki bulabilirsiniz.

Sayfanın Başı

Rapor veya sayfa üstbilgi ve altbilgi bölüm eklemek veya kaldırmak

Bu makalede daha önce de bahsedildiği gibi üstbilgiler ve altbilgiler raporunun tamamı veya bir raporun her sayfa için ortak olan bilgileri görüntülemek için kullanabileceğiniz rapor bölümleridir. Örneğin, sayfa numarası her sayfanın alt kısmında görüntülemek için sayfa altbilgisi bölüm ekleyebilir veya raporunun tamamı için bir başlık görüntülemek için rapor üstbilgi bölümü ekleyebilirsiniz.

Rapor veya sayfa üstbilgi ve altbilgi bölüm ekleme

  1. Gezinti Bölmesi'nde, değiştirmek istediğiniz rapora sağ tıklayın ve kısayol menüsünde Tasarım Görünümü'ne tıklayın.

  2. Rapor üzerinde zaten hangi bölümleri olduğunu doğrulayın. Bölümler bölümünde seçicileradlı gölgeli yatay çubuğa tarafından ayrılır. Her bölüm seçicisini etikette ne hemen altındaki bölüm olduğunu gösterir.

    Tasarım görünümünde rapor

    Her rapor ayrıntı bölümü vardır ve rapor üstbilgisi, sayfa üstbilgisi, sayfa altbilgisi ve rapor altbilgisi bölümleri de içerebilir. Ayrıca, rapora Gruplandırma düzeyleri varsa, grup üstbilgileri veya altbilgileri (örneğin Yukarıdaki çizimde gösterilen Dosya olarak üstbilgi ) görebilirsiniz. Varsayılan olarak, grup üstbilgileri ve altbilgileri, alan adını veya grup temelini ifade kullanarak adlandırılmış klasörlerdir. Bu durumda, gruplandırma alanı "Olarak dosya." adı

  3. Sayfa üstbilgi ve altbilgi bölümleri veya rapor üstbilgi ve altbilgi bölümleri raporunuza eklemek için herhangi bir bölüm seçicisini sağ tıklatın ve sonra kısayol menüsünde Sayfa üstbilgi/altbilgi veya Rapor üstbilgi/altbilgi ' ı tıklatın.

    Dikkat : Rapor üzerinde bölüm zaten varsa, Access, onu varılan bölüme ve içerdiği denetimleri siler sizi uyarır.

    Şimdi, varolan denetimleri taşıma veya yeni bölümler için yeni denetimler ekleme.

Access her zaman çiftler halinde sayfa ve rapor üstbilgi ve altbilgi bölümleri ekler. Başka bir deyişle, karşılık gelen altbilgi bölümüne eklemeden bir sayfa veya raporu üstbilgi bölümü ekleyemezsiniz. Her iki bölümde gerekmiyorsa, bir bölümü silemezsiniz, ancak yüksekliği kullanılmayan bölümüne (raporunuza fazla dikey boşluk ekleme engellemek için sıfır 0) yeniden boyutlandırabilirsiniz. Çift yönlü ok bir çift başlı oka dönüşene kadar işaretçiyi kullanılmayan bölümün sonuna getirin ve bölüm gizli kadar yukarı doğru sürükleyin. Bölümünde herhangi bir denetim varsa, bölüm tam olarak gizleyebilirsiniz önce silmeniz gerekir.

Rapor veya sayfa üstbilgi ve altbilgi bölüm kaldırma

  1. Gezinti Bölmesi'nde, değiştirmek istediğiniz rapora sağ tıklayın ve kısayol menüsünde Tasarım Görünümü'ne tıklayın.

  2. Herhangi bir bölüm seçicisini sağ tıklatın ve sonra kısayol menüsünde Sayfa üstbilgi/altbilgi veya Rapor üstbilgi/altbilgi ' ı tıklatın.

Üstbilgi ve altbilgi çifti kaldırdığınız ve bu bölümlerin denetimleri içerir, Access bölümleri silmesini kazandırır, denetimleri silin ve siz eylemi geri almak açamazsınız olduğundan sizi uyarır. Bölümler kaldırmak ve denetimleri silmek için Evet'i tıklatın veya işlemi iptal etmek için Hayır ' ı tıklatın.

Sayfanın Başı

Farklı veri türlerini biçimlendirme ipuçları

( Oluştur sekmesinin Raporlar grubunda kullanılabilir) rapor aracını kullanarak ya da Rapor Sihirbazı'nı kullanarak bir raporu oluşturduğunuzda, Access alanları rapora sizin için eklediği ve görüntülemek için en uygun denetimi oluşturur alanın veri türüne bağlı olarak her alanı. Alanları rapora kendiniz ekliyorsanız, tercih edilen yöntem her alanın Alan listesi rapora sürüklemektir. Olarak alanın veri türüne bağlı olarak her alan için en uygun denetimi Access Rapor Sihirbazı'nı veya rapor aracı ile oluşturur. Veri türlerinin çoğunda kullanmak için en uygun (varsayılan) metin kutusunu denetimidir.

Aşağıdaki bölümlerde, bazı özel büyük/küçük harf veri türlerine biçimlendirme hakkında ipuçları sağlar.

Birden çok değerli alanlar    Birleşik giriş kutusu birden çok değerli bir alan için varsayılan denetimidir. Raporunda birleşik giriş kutusu üzerindeki oku'ı tıklatın, çünkü bu gibi garip seçim bir rapordaki bir denetim için görünebilir. Bununla birlikte, bir rapor bağlamında, birleşik giriş kutusu gibi bir metin kutusu davranır. Ok yalnızca Tasarım Görünümü'nde görünür durumdadır.

Alanda birden çok değer varsa, bu değerler virgüllerle ayrılır. Birleşik giriş kutusunu bir satır ve CanGrow özelliği tüm değerleri görüntülemek için geniş değilse, birleşik giriş kutusunu Evetolarak ayarlanmışsa, bir sonraki satıra değerleri kaydırma. Aksi takdirde, değerleri yuvarlanır. Bir denetim CanGrow özelliğini ayarlamak için raporu Tasarım görünümünde veya düzen görünümünde açın, denetimi tıklatın ve sonra denetimin özellik sayfasını görüntülemek için F4 tuşuna basın. Biçim sekmesi hem de denetimi için özellik sayfasının Tümü sekmesini CanGrow özellik bulunur.

Zengin metin alanları    Zengin metin alanı için varsayılan bir metin kutusu denetimidir. Metin kutusunu bir satır ve CanGrow özelliği tüm değerleri görüntülemek için geniş değilse, metin kutusunu Evetolarak ayarlanmışsa, bir sonraki satıra değerleri kaydırma. Aksi takdirde, değerleri yuvarlanır. Bir denetim CanGrow özelliğini ayarlamak için raporu Tasarım görünümünde veya düzen görünümünde açın, denetimi tıklatın ve sonra denetimin özellik sayfasını görüntülemek için F4 tuşuna basın. Biçim sekmesi hem de denetimi için özellik sayfasının Tümü sekmesini CanGrow özellik bulunur.

Zengin metin alanı, çeşitli yollarla metni biçimlendirmek için yardımcı olur. Örneğin, bir alanda birden fazla sözcük altı çizili ve italik olarak aynı alanda birkaç sözcük olabilir. Bununla birlikte, yine de zengin metin içeren metin kutusunu genel bir biçimlendirme stili ayarlayabilirsiniz. Yalnızca özel olarak zengin metin biçimlendirmesi kullanarak biçimlendirilmemiş metni metin kutusunda biçimlendirme uygulanır.

Biçimlendirme, zengin metin alanı gösteren bir metin kutusu stilleri ayarlama

  1. Gezinti Bölmesi'nde raporu sağ tıklatın ve kısayol menüsünden Düzen görünümü ' nü tıklatın.

  2. Zengin metin alanı görüntüleyen metin kutusunu tıklatın ve sonra Biçim sekmesinde, yazı tipi grubunda, uygulamak istediğiniz biçimlendirme stili tıklatın.

    Access zaten veri girişini destekleyen bir görünümde uygulanan biçimlendirmenin bu türü (ancak değer değil) bir tablo veya sorgu için veri sayfası görünümü veya form için Form görünümü gibi aldığını değil zengin metin alanında metnin tümüne biçimlendirme uygular. Örneğin, metin alanına bir kısmını kırmızı yazı tipi rengiyle biçimlendirilmiş ve metin kutusuna bir mavi yazı tipi rengi uygulamak isterseniz, Access tüm metnin ayrı ayrı olarak kırmızı olarak biçimlendirilmiş hangisi dışında mavi kapatır. Başka bir örnek olarak, metin alanına bir kısmını bir 11 punto yazı tipi boyutu ile biçimlendirilmiş ve metin kutusuna, 14 punto yazı tipi boyutu uygularsanız Access 14 punto yazı tipi boyutunu ayrı ayrı olarak 11 poin biçimlendirilmiş metin, dışında tüm geçerlidir TS.

    Ek alanları    Ek alanları, herhangi bir veri türü için kullanılmaz özel bir denetim kullanın. Tek bir ek alanı kullanarak birden çok dosyayı bir kayda ekleyebileceğiniz, ancak alanı bir kerede yalnızca bir eki hakkında bilgi görüntüleyebilirsiniz. Varsayılan olarak, ek denetimini bir simge veya denetim tarafından şu anda görüntülenen ekin dosya türüne bağlı olarak bir resim görüntüler. İsterseniz, böylece tüm ekli dosyalar simgeleri görüntülenir veya alanı yalnızca bir ataş simgesi ve ek sayısını görüntüler böylece ek denetimi özelliklerini ayarlayabilirsiniz. Raporunuzu ek denetimini zaten kullandığınız varsayılarak, farklı kullanımlar denetimin denetim özelliklerini ayarlamak için aşağıdaki yordamı kullanabilirsiniz.

Ek alanı görüntü özelliklerini ayarlama

  1. Gezinti Bölmesi'nde raporu sağ tıklatın ve kısayol menüsünden Düzen görünümü ' nü tıklatın.

  2. Ek denetimini tıklatın. Özellik sayfası zaten görüntülenmiyorsa, görüntülenmesi için F4 tuşuna basın. Özellik sayfasında, Biçim sekmesini tıklatın.

    Aşağıdaki tabloda, eki denetimin özelliklerini ayarlamak için kılavuz olarak kullanın.

    Özellik

    Ayar

    Olarak görüntüleme

    • Resim simge grafikleri, resimleri ve diğer dosyaları simge olarak olarak görüntüler. Bu varsayılan ayardır.

    • Simge tüm dosyalar simgeleri görüntüler.

    • Ataş parantez içinde ek sayısını arkasından bir ataş simgesi görüntülenir.

    Varsayılan resim

    Varsayılan resim olduğunda hiçbir ekli dosyalar içinde ek denetimi görüntülenmiyorsa, Oluşturucu düğmesi özellik kutusuna tıklatın sağlamak için istediğiniz ve sonra ' ı resme göz atın.

    Not : Ataşiçin Görüntü olarak özelliği ayarlanmışsa, varsayılan resim görüntülenmez.

    Resim hizalama

    İstediğiniz hizalamayı listeden seçin. Merkezivarsayılan ayardır. Bu ayar ayarlamayı Resim boyutu modu özelliği ayarına bağlı olarak beklenmeyen sonuçlar doğurabilir.

    Resim boyutu modu

    Bu ayar yalnızca Resim simgeOlarak görüntüleme özelliği ayarlanmışsa kullanılabilir.

    • Küçük resmi gerçek boyutunda görüntüler. Denetim içinde sığmayacak kadar büyük değilse görüntü kırpılır.

    • Böylece tüm denetimi doldurur Uzat görüntüyü genişletir.

      Not : Görüntüyü tam olarak aynı boyutta ek denetimi olmadığı sürece bu ayarı kullanarak dikey veya yatay olarak uzatılmış görünmesini iyice görüntü deforme.

    • Yakınlaştırma mümkün olduğunca büyük resmi kırpma veya resim bozulur görüntüler. Bu varsayılan ayardır.

  3. Grafik görüntülemek için denetimi kullanıyorsanız, istediğiniz ayrıntı miktarını görebilmeniz için ek denetimi boyutunu ayarlayın.

Sayfanın Başı

Not : Makine Çevirisi Yasal Uyarısı: Bu makale, insan müdahalesi olmadan bir bilgisayar sistemi tarafından çevrilmiştir. Microsoft bu makine çevirilerini İngilizce bilmeyen kullanıcıların Microsoft ürünleri, hizmetleri ve teknolojileriyle ilgili içeriklerden yararlanmasına yardımcı olmak için sunar. Bu makale makine çevirisi olduğundan sözcük, cümle dizilimi ve gramer hataları içerebilir.

Yeteneklerinizi geliştirin
Eğitimleri keşfedin
Yeni özellikleri ilk olarak siz edinin
Office Insider Programına Katılın

Bu bilgi yararlı oldu mu?

Görüşleriniz için teşekkür ederiz!

Geri bildiriminiz için teşekkürler! Office destek temsilcilerimizden biriyle görüşmeniz yararlı olabilir.

×