|
|
Projenizde çalışacak kişileri yerleştirirken iki şeyi aklınızdan çıkarmayın:
Bu fark, herhangi bir proje yönetimi yazılımıyla çalışırken genellikle karışıklığa neden olur. Bu yönergeli proje yönetimi kılavuzları serisindeki diğer makaleler için bkz. Proje yönetimi yol haritası. |
Başlamadan önce proje yönetimiyle ilgili ipuçları . . .
Proje yönetimini yeni kullanıyorsanız Proje yönetiminde yeniyseniz, görev eklemekten başka, görevlere kaç kişi yerleştirileceği, insanların tatil ve gezi zamanlarının nasıl hesaba katılacağı, telefon numaraları, e-posta adresleri, maaş bilgileri gibi kişisel bilgilerin nereye ve nasıl yerleştirileceği gibi düşünülmesi gereken başka şeyler olduğunu da fark etmiş olabilirsiniz.
Başlamanız için bazı ipuçları şunlardır.
-
Görevlere ne tür kaynaklar atayabileceğinizi öğrenin. Proje görevleriyle ilgili olarak gereksinim duyduğunuz bilgileri topladıktan sonra, size gerekecek kaynak türlerini tanımlayın.
-
İnsan kaynaklar Bunlar normalde görevlerde çalışanlar olarak düşündüğümüz kaynaklardır. Proje yöneticileri bazen bu kaynakları malzeme ve ekipmanın tersine iş kaynakları olarak adlandırır.
-
Kuruluş kaynakları Bu kaynaklar bir kuruluş kapsamında yönetilen ve paylaşılan çalışma kaynaklarıdır. Kuruluş kaynakları Project Professional ile kullanılır.
-
Malzeme kaynakları Bu kaynaklar, görevlerdeki çalışmayı gerçekleştirmek için kullanılan bilgisayar veya makineleri kapsar.
-
Genel kaynaklar Bu kaynaklar, marangozlar veya geliştiriciler gibi, belirli kişileri değil, görevler için personel gereksinimlerini belirtir.
-
-
Kaynak sayısının süre değiştirerek nasıl değiştiğini göz önünde bulundurun Göreve birden çok kaynak yerleştirdiğinizde, görevin süresinin kısaltılması bekliyebilirsiniz. Ancak çoğu durumda, bir göreve kişi eklemek tam tersi bir etkiye sahip olabilir. Ek maliyetler, ek iletişim ve diğer verimliliksizlikler ekleyebilir. Örneğin, projedeki mimar sayısını ikiye katlarsanız, yeni ücretli köprü tasarımı muhtemelen daha hızlı gitmez. Project, görevlere ekledikten sonra görev sürelerine ne olacağını denetlemenize olanak tanır.
-
Bir kişinin özelliklerinin görev sürelerini nasıl etkilediğini göz önünde bulundurun Bir kişinin deneyimi görevin süresini doğrudan etkileyebilir. Beş yıllık deneyimi olan bir kişinin bir görevi iki yıllık birinden daha kısa sürede tamamlanmasını bekleyebilirsiniz.
Deneyimli bir proje yöneticisiyseniz Projeler büyüdükçe, düşünülecek şeylerin sayısı da artar. Artık başka departmanlardan kaynak kullanmak, müteahhit çalıştırmak, yüzlerce kişinin çalışmasını izlemek, yöneticiler için raporlar oluşturmak ve henüz hiç aklınıza gelmeyen başka birçok karmaşık şey kaygılarınız arasına girer. Neyse ki Microsoft Project'te size gereken uzman araçları vardır.
Uzmanlığınızı geliştirecek bazı ipuçlarını aşağıda bulabilirsiniz.
-
Süre tahminlerini gözden geçirme ve geliştirme Süre tahminlerinizi geliştirmek için, geçerli projeniz ve benzer projeler hakkında topladığınız bilgileri kullanın. Kaynak gereksinimleri (ve nihai proje maliyetleri) için tahminlerinizin doğruluğu, büyük ölçüde görev süresini tahminlerinizin doğruluğuna bağlıdır.
-
Kaynak ilerleme durumunu izleme Projenizdeki kişilerin düzenli olarak görev durumu güncelleştirmeleri gönderdiğinden emin olun. Microsoft Project'teki görünümler ve raporlar, herkesin neler yaptığını takip etmenize yardımcı olur.
-
Kaynak fazla yükleme sorunlarını belirleme Project, kişilerin aynı anda çok fazla görev üzerinde ne zaman çalıştığını belirlemenize yardımcı olabilir.
-
Bir gözünüz taban çizgilerinde olsun Taban çizgileri, güncel ilerleme durumunu başlangıçta planladıklarınızla karşılaştırabilmeniz için size projenizin anlık görüntüsünü verir.
-
Çalışmayı seviyelendirmeyle dağıtma İnsanlar aynı anda çok fazla görevde çalışmaya başladığında, Project atamaları daha gerçekçi bir iş yüküne göre ayarlayabilir. kaynak atamalarını seviyelendirmek, yükü eşit dağıtmanın bir yoludur.
-
Proje verilerini daha fazla çözümleme için Excel’e aktarma Proje bilgilerini daha fazla çözümlemeniz gerektiğinde Excel size yardımcı olabilir. Örneğin, görev ve kaynak bilgilerini gelişmiş kazanılan değer raporları için Excel’e aktarabilir ve giderlerin tamamlanan işe göre nasıl harcandığını görmek için bilgileri mini grafikler kullanarak görüntüleyebilirsiniz.
Çalışanları yeni becerilerle eğitme Büyük kuruluşlar çalışanlarını yeni beceriler için ve farklı ortamlarda çalışabilmeleri için eğitmek amacıyla zaman ve para harcar. Yeni kişiler almaktansa mevcut çalışanlar, performansın artırılmasında uygun maliyetli olabilir.
1. Adım: Projenize kişi ekleme
|
Kişileri ve diğer kaynakları görevlerdeki çalışmalara atayabilmek için önce eklemeniz gerekir. Diğer kaynaklar çimento ve boya gibi malzeme kaynaklarını ya da uçak bileti veya iş yemeği gibi maliyet kaynaklarını içerebilir. |
|
|
Bir projeye kişileri ekledikten sonra, çalışma zamanlarını dikkate alacak şekilde çalışma takvimlerini değiştirin. Project, çoğu kişinin pazartesiden cumaya, 08:00 ile 17:00 arasında standart bir hafta çalıştığını varsayar. Ama bu çalışma programına bağlı kalmana gerek yok. |
|
|
Hepimizin tatile ihtiyacı vardır. Hepimiz hastalanabiliriz. Ve hepimiz bayramları severiz. Bu zamanlanmamış zamanları zamanlamanıza nasıl ekleyeceğinizi öğrenin. |
|
|
Projenize bir kaynak havuzundan kişi ekleyebilirsiniz. Kaynak havuzu kişilerle ilgili tüm bilgileri ana projenin bir parçası olarak kullanılan tek bir Project dosyasında tutmanıza olanak sağlar. |
|
|
Bir projeye maaşlar ve telefon numaraları gibi hassas bilgileri ekleyebilir, ancak bu bilgileri kaybetmeden görünümlerden gizleyebilirsiniz. |
2. Adım: Kişileri ve başka kaynakları görevlere atama
|
Zamanlamanıza görevler ekledikten sonra, bu görevlerde çalışacak kişileri atamaya başlayabilirsiniz. |
|
|
Bir projede veya projeler arasında fazla yüklenmiş veya yetersiz ayrılmış kaynakları bulabilir ve yaptığınız atamaların herhangi bir çakışmaya neden olup olmadığını görebilirsiniz. |
|
|
Gantt çubuklarını, yanlarında görev adları görünürse daha kolay anlayabilirsiniz. Bu, raporlarda ve toplantılarda kolaylık sağlar. |
|
|
Bir projeye kişileri eklerken, bunların maliyetlerini eklersiniz. Böylece, görevlerde çalışacak kişileri atadığınızda, Microsoft Project projenin maliyetini otomatik olarak hesaplar. |
|
|
Kişiler çalışma durumlarını Project Web App'e girdiyse, Project'te zamanlamada yapılan değişiklikleri görebilirsiniz. |
|
|
İnsanlar projelerden ayrılır, şirketten ayrılır veya bir adı yanlış yazabilirsiniz ve dolayısıyla aslında ilk yerinde hiçbir zaman var olmamıştır. Tüm bu nedenlerle, bir projeden kişileri kaldırmanız gerekebilir. |
3. Adım: Kişileri ve diğer kaynakları yönetme
|
Kişileri görevlere atadıktan ve çalışma başladıktan sonra, bunların ilerleme durumunu görmek ve zamanlamada değişiklikler yapmak için Project'teki birçok görünümü kullanabilirsiniz. |
|
|
İş yükü sorunlarını ele almanın bir yöntemi görev sürelerini kısaltmaktır. |
|
|
Projenizdeki kişiler aynı anda çok fazla atamada çalışmaya başladıklarında, Project'in çalışmayı daha dengeli dağıtmasını sağlayabilirsiniz. |
|
|
Bir göreve kişi ekleyip çıkardığınızda, Project görevin süresini uzatır veya kısaltır. Bu efor kullanımlı zamanlamadır. Sürenin değişmesini istemezseniz, görevin efor kullanım ayarını değiştirebilirsiniz. |
|
|
Bir projedeki çalışmayı izlemek, yalnızca projenizin zamanında bitmesini sağlamak için kritik öneme sahip değildir. Ayrıca bir projedeki hatalardan ve başarılardan ders çıkarmanızı sağlar. |
|
|
İşvereniniz projenizin asıl planla karşılaştırıldığında nasıl gittiğini sorduğunda, söylemek istediğiniz son şey “bilmiyorum” olacaktır. Projeniz başlamadan önce asıl zamanlamanızın bir anlık görüntüsünü temel olarak ayarlayarak bundan kaçınabilirsiniz. |
|
|
Kişilerin ilerleme durumunu gösteren proje raporunu görüntüleme |
Projenin ilerleme durumunu gösteren grafik raporlar oluşturup özelleştirebilirsiniz. Bu raporları Project'te görüntüleyebilir ya da PowerPoint, Word veya Excel gibi başka uygulamalara aktarabilirsiniz. |
