|
|
Durum bilgilerini ekibinizden almayı veya proje durumunu yöneticilere iletmeyi içeren proje bilgilerini iletmek genellikle zordur. Proje bilgilerini ne zaman ve nasıl ileteceğinizi ve bildireceğinizi öğrenin. Aksi takdirde etkili işbirliği zarar görür ve projenizin başarısı risk altında olabilir. Bu yönergeli proje yönetimi kılavuzları serisindeki diğer makaleler için bkz. Proje yönetimi yol haritası. |
Başlamadan önce proje yönetimiyle ilgili ipuçları . . .
-
Paydaşlarınızı listeleme Proje başlamadan önce proje katılımcılarınızın kim olduğunu öğrenin. Projeyi geciktirmek için emin bir yol, projeniz üzerinde git/hiç etkisi olmayan kritik bir paydaşı unutmaktır.
-
Erken giden bir iletişim planı edinin Proje başlamadan önce projenize iletişim stratejileri ve süreçleri tasarlar. Daha da iyisi, iletişim süreçlerinin projenizin ilk satırlarında bir görev olarak görünmesini sağlayın, böylece işbirliğinin bu kritik kısmı herkesin taahhüdü haline gelir.
-
Sık iletişim kurma Görev durumu bilgilerini haftada bir kez toplamak, sorunları yükseltmeden önce kafaya almakla ilgili bir haktır. Bundan daha sık iletişim kurarsanız, ekip üyeleri güncelleştirmeleri hazırlamada fazladan zaman olduğundan güncelleştirmeleri göndermeyi durdurabilir.
-
Sorunları arama Olumsuz bir şey duymadığınız için her şey yolunda gidiyor gibi görünüyorsa, büyük olasılıkla sorunlara doğru gidiyorsunuzdur. En iyi çalıştırma projelerinin bile sorunları vardır. Senin işin, daha büyük sorunlara dönüşmeden onları bulmak.
-
Uygun teknolojiyi kullanma Ekip üyenizin ve paydaşlarınızın iletişim gereksinimlerini anlayın. Örneğin, görev durumunu bildiren ekip üyeleri e-posta veya Project Online kullanmak isteyebilirken, yöneticiler iyi sunulan bir grafiği veya PivotTable'ı tercih edebilir. İletişimde yardımcı olmak için kullanabileceğiniz programların listesi aşağıdadır.
|
Uygulama |
Avantajlar |
Dezavantajlar |
|---|---|---|
|
Project |
|
|
|
Microsoft Project Online |
|
|
|
Excel |
|
|
|
Word |
|
|
|
SharePoint |
|
|
|
PowerPoint |
|
|
|
Visio |
|
|
|
Microsoft Teams |
|
|
Proje bilgilerini iletme
|
Ekibiniz Project Online kullanıyorsa, projenin ilerleme durumu hakkında ekibinizle iletişim kurmadan önce sunucudan görev durumu güncelleştirmelerini indirin. |
|
|
En basitinden en uzmanına, zamanlamanızın ilerleme durumunu izleme |
İlerlemeyi izlemenin basit yolları ve daha karmaşık yolları vardır. Projeniz ve ekibiniz için en uygun yolu bulun. |
|
Kazanılan değer bilgilerini yakalamak daha gelişmiş, ancak çok güçlü bir adımdır ve projenin performansının iyi ve kötü olduğunu keşfetmeye yönelik bir adımdır. Bundan elde ettiğiniz üst düzey gerçekler, paydaşlarınızın görmek istedikleridir. |
|
|
Project ile, başka bir yazılım kullanmadan istediğiniz proje verilerinin çarpıcı grafik raporlarını oluşturabilir ve özelleştirebilirsiniz. Proje üzerinde çalışırken raporlar en son bilgileri yansıtacak şekilde değişir; el ile güncelleştirme gerekmez! |
|
|
Ekip üyeleri SharePoint'te zamanlamayı görüntüleyebilir ve çalışmalarını güncelleştirebilir ve değişiklikleri Project'te görürsünüz. Bunun tersi de olur. |
|
|
Microsoft 365 kullanarak proje bilgilerini iletin. Internet bağlantısı olan bir bilgisayarda çalıştığınız sürece, istediğiniz zaman ve istediğiniz yerde Word, Excel, PowerPoint veya OneNote uygulamalarının tam sürümlerini kullanarak belgeleriniz üzerinde işlem yapabilirsiniz. |
|
|
Görevlerde değişiklik yaptığınızda, herkesin çalışmalarına devam etmek için doğru bilgilere sahip olması için bu değişiklikleri Project Online'de yayımlayın. |
|
|
Kişiler toplantıya gelemiyorsa, proje bilgilerini paylaşmak için Teams'i kullanın. Proje planlarını paylaşmak için PowerPoint slaytlarını, Excel sayfalarını veya OneNote not defterini paylaşın. Kişiler, ofislerinde, evde veya mobil cihazlarını kullanarak çevrimiçi toplantılara katılabilir. |
