|
|
Microsoft Project'i açmadan önce planlamanıza başlamak akıllıca olur. Projenizin hedefleriyle ilgili ilk fikirlerinizi yakalamak için Word, Excel, OneNote veya Outlook gibi bir uygulama kullanın. Herkes fikirlerinizi aldıktan sonra Project ile zamanlamanızı planlamaya başlayabilirsiniz. Proje yönetiminin öğretildiği diğer makaleler için Proje Yol Haritası sayfasına geri dönün. |
Başlamadan önce proje yönetimiyle ilgili ipuçları . . .
-
Bir projeniz olduğundan emin olun Düşündüğünüzün gerçek bir proje olduğundan emin olun. Bir projenin üç özelliği vardır:
-
Geçici ve benzersizdir Otomobil fabrikası tasarlamak bir kerelik bir faaliyet olduğundan bir projedir. Fabrikada otomobil üretimiyse yinelenen bir faaliyetler dizisidir ve bu nedenle bir proje değildir.
-
Teslim edilebilirleri net bir şekilde tanımlamıştır Teslim edilebilirler projeye bir odak ve amaç kazandırır. Teslim edilebilirler açıkça beyan edilmediği takdirde paydaşlar proje yatırımlarının işe yarar olduğuna inanmayacaklardır.
-
Bir başlangıcı ve sonu vardır Proje bitiş tarihi olmadan, paydaşlar ve yatırımcılar projenin sonuçlarını ve yatırımlarının mümkün kıldığı avantajları göremeyeceklerdir.
İşte size bir projeniz olup olmadığına karar vermede yardımcı olacak bazı örnekler.
-
|
Proje olmayan faaliyetler |
Açıkça tanımlanmış projeler |
|---|---|
|
Otomobil üretimi |
|
|
Rekabet kaynaklı riski azaltma |
|
-
Proje kısıtlamalarını tanımlama Kısıtlamalar, proje yöneticisinin proje tasarımı ve yönetimi seçeneklerini sınırlayan faktörlerdir. Çoğu projenin üç kısıtlaması vardır:
-
Sınırlı zaman aralığı Belli başlı teslim edilebilirlerin bitiş tarihleri genellikle projenin toplam uzunluğunu belirler.
-
Sınırlı insan kaynakları ve diğer kaynaklar Proje yöneticilerinin bir projede çalıştıracakları kişilerin sayısı veya bütçeleri genellikle sınırlıdır.
-
Küçük kapsam Projeler genellikle ekibin başarabileceği iş miktarıyla kısıtlıdır. Projede çok fazla teslim edilebilir öğe veya özellik varsa, planlamaya göre bunlarının tümünün yapılması için yeterli zaman olmayabilir.
-
Bir kısıtlamadaki değişiklik genellikle diğer ikisini ve genel kaliteyi etkileyebilir. Örneğin, projenin süresini kısaltmak proje yöneticisini proje teslim edilebilirlerinin tamamlanması için gereken işçi sayısına karar vermeye zorlar. Yeterince işçi yoksa, projenin süresinin kısaltılması projenin kapsamını daraltmak gibi diğer ödünleri beraberinde getirebilir.
-
Paydaşlarınızı baştan belirleme Kritik paydaşları ve bu paydaşlarla en iyi nasıl iletişim kurulacağını belirleyememiş olmak projeye en büyük zararı verir. Proje başladıktan sonra kritik bir paydaşı belirleyememiş olursanız, proje durma noktasına gelebilir veya yeni proje hedefleri ve yöntemleri öne sürüldükçe bütçeyi aşabilir.
1. Adım: İlk fikirlerinizi yakalama
|
Projenizi ve bu projeyle neleri başarmak istediğinizi düşünürken, OneNote ile hızlı notlar alın. Bu notlarınız arasında e-postalar, web sitelerinin bağlantıları, videolar veya ilk belirlemeler yer alabilir. |
|
|
Projeler bazen Excel'deki basit listelerle başlar. Ancak büyüdüklerinde, projeyi düzenleyebileceğiniz ve görevleri daha etkili zamanlayabileceğiniz Project uygulamasına içeri aktarın. |
|
|
Proje notlarını her yerde yakalamak için microsoft 365'i herhangi bir bilgisayarda kullanma |
Microsoft 365 kullanarak erken proje özellikleriyle çalışın. Internet bağlantısı olan bir bilgisayarda çalıştığınız sürece, istediğiniz zaman ve istediğiniz yerde Word, Excel, PowerPoint veya OneNote uygulamalarının tam sürümlerini kullanarak belgeleriniz üzerinde işlem yapabilirsiniz. |
|
Microsoft 365 olmadan Web için Office ile çalışın. Bir Microsoft Hesabınız olduğu sürece, projenizle ilgili ilk fikirlerinizi yakalamak için Word, Excel, PowerPoint veya OneNote uygulamalarının web sürümlerini kullanabilirsiniz. |
2. Adım: Paydaşlarınızla iletişim halinde olma
|
Proje planlamasında hangi konumda olursanız olun, iyi sunulan bir rapor proje teslim edilebilirleriyle ilgili olarak paydaşların kabulünü almaya yardımcı olur. |
|
|
Paydaşlar yanınızda bulunamıyorlarsa, bağlantı kurmak için çevrimiçi toplantıları kullanın. PowerPoint slaytlarını, Excel sayfalarını veya OneNote notlarını paylaşarak ilk proje planlarını tartışın. Kişiler, Microsoft Teams çevrimiçi toplantılarına ofislerinde, yolda veya mobil cihazlarında katılabilir. |
|
|
Bir proje zamanlaması üzerinde çalışırken sorular geldiğinde Teams'i kullanarak çevrimiçi sohbet edin. |
3. Adım: Proje başlatma
|
Word, Outlook veya PowerPoint’ten Project'e kopyalayıp yapıştırma |
Word, Outlook veya PowerPoint'teki görevlerin listesini kopyalayıp Project'e yapıştırarak zamanlamanın hızlı bir şekilde başlatılmasını sağlayın. Project ana hat yapısını ve biçimlendirmesini (yalnızca Project 2013 ve sonraki sürümlerde) tutar. |
|
Sizinkilere benzer projelerdeki görevlerle önceden doldurulmuş bir şablonu temel alarak yeni proje oluşturun. Endüstri uzmanları, hızla işe koyulmanıza yardımcı olmak için bu projelerin çoğunu oluşturmuşlardır. |
|
|
Excel'de başlatılmış bir görev listesini Project'e taşıyın. Project anahat yapısını ve biçimlendirmesini koruyacaktır. |
|
|
Projeler bazen SharePoint'te Project olmayan kişilerle paylaşmak için görev listeleri olarak başlar. Görev listesi büyüyüp belirli bir boyuta ulaştığında, Project'e aktararak buradan çalışmaya devam edebilirsiniz. |
|
|
Projenizi Project'te başlattıktan sonra görevler eklemeye, bunları düzenlemeye, birbirine bağlamaya, kişi eklemeye vb. başlayabilirsiniz. |
Proje Yol Haritası konusuna dönün
