Outlook en iyi uygulamalar: mükemmel e-posta yazma

Outlook en iyi uygulamalar: mükemmel e-posta yazma

Not:  En güncel yardım içeriklerini, mümkün olduğunca hızlı biçimde kendi dilinizde size sunmak için çalışıyoruz. Bu sayfanın çevirisi otomasyon aracılığıyla yapılmıştır ve bu nedenle hatalı veya yanlış dil bilgisi kullanımları içerebilir. Amacımız, bu içeriğin sizin için faydalı olabilmesini sağlamaktır. Buradaki bilgilerin faydalı olup olmadığını bu sayfanın sonunda bize bildirebilir misiniz? Kolayca başvurabilmek için İngilizce makaleye buradan ulaşabilirsiniz .

Bu makalede

Yapılması gerekenler

Yapılmaması gerekenler

Kişi grupları (DL) ve dağıtım listeleri kullanma

Satır içi açıklamaları kullanma

Gizli satırının kullanılacağı durumlar

Tatil için hazırlama

Yapılması gerekenler

Aşağıdaki kuralları profesyonel bir görünüm ve iletinizi alma e-postalarınızın yardımcı olur.

  1. İletinizi göndermeden önce okuyun.

  2. Açıklayıcı ve eylem yönelimli Konunuzu yapma. Örneğin: "yöneticileri: Lütfen Panosu Retreat tarihlerinizi Gönder" Alıcılar hızla ne yapmaları gerektiğini anlayabilirsiniz böylece her iki gruplandırma ve eylem adını içerir. Diğer yararlı önekleri ekle "Bilginize:" ve "Eylem gerekli."

  3. Eylemi, gerekirse ne belirtin. Konu satırında istediğiniz.

  4. Konuşmanın konusu değişirse iletinin konusunu değiştirin.

  5. Tüm iletileri kısa ve özlü tutun.

  6. İleti en önemli içeriği Düzenle küçüğe.

  7. Önemli bilgileri kalın yazı tipinde göz önünde bulundurun.

  8. Eylem öğelerini veya soruları ayrı satırlara koyun ve böylece göze çarpmaları ve dikkat çekici.

  9. Sorular soran zaman Kalın kişilerin adları. Örneğin: "Recep: project? durumunu nedir" Outlook 2016 kullanıyorsanız, Office 365 ile @Mentions kullanmayı düşünün.

  10. Bir iletiyi okuması gereken olanların gönderdiğiniz kişi sayısını sınırlayın .

    • Bilgi satırında bilgilendirilmesi gereken kişileri koyun.

    • Yanıtlaması veya eylem Kime satırında gerçekleştirmesi gereken kişileri koyun.

  11. Kullanım bir imza uygun olduğu durumlarda, ancak imza basit, kısa, profesyonel tutmak ve mümkünse grafik içermemesini sağlayın.

  12. Hemen bir yanıt istiyorsanız, e-posta gönderme. Telefon veya anlık ileti gönderme.

  13. Bir çözüm olmadan 10'dan fazla iletileri olan bir e-posta konuşması üzerinde olup olmadığını aramak ya da sorunu ele almak için bir toplantısı ayarlama düşünün. E-posta, her zaman karmaşık sorunları çözmek için verimli bir ortam değildir.

  14. Gerektiren daha kapsamlı bir yanıt iletilerini kabul. Tam bir Yanıtla hemen yanıt vermek için çok meşgul ise, izin ver gönderen sorunla karşılaşmadan aradığınız ve belirli bir saat veya tarih yanıt bilirsiniz. Daha sonra yanıtlamak için anımsatacak bayrağı ileti.

  15. Yüksek önem derecesi kullanma ( Outlook’ta Yüksek Önem simgesi ) ölçülü.

    Not: Geciken Gönder kural ayarlama olsa bile, bir iletiyi Yüksek öneme sahip olarak işaretleme hemen gönderilmek üzere neden olur.

  16. Soru sormaya ve yanıt verebilir birkaç kişiler, yalnızca tek bir kişi seçin sorunuzu gruba göndermek yerine varsa.

İyi e-posta iletileri yazma alıcılarınızın ile empathize için anahtardır. Bu e-posta görgü kuralları daha derin bir bakış için bkz: makale.

İzleme: Gönderildiğinde bayrakla işaretleme

Birisine, yanıt almanız gereken bir ileti gönderirken aşağıdakileri yapın:

  1. Bayrak üzerinde kendinize gönderin.

  2. İzleile başlatmak için Yapılacaklar Çubuğu'nda bayrak eklenmiş e-posta görevin adını değiştirin.

  3. Bunu @Waiting kategorisi ile işaretleyin.

Bu üç adımı gerçekleştirdiğinizde, sonraki eyleminizin başka bir ileti göndermek veya yanıt aramak için olduğunu bilirsiniz.

İpucu    Başka bir ileti göndermek için kendi başınıza anımsatan olduğu çoğunlukla daha fazla alıcınızın iletiyi bayrakla işaretleme daha etkili. İletide bir şeyler yapmaları amacıyla taahhüt açtığınızda, böylece görev gerektiğini size hatırlatması için Yapılacaklar Çubuğu'nda sahip benzer şekilde, kendiniz için bayrak ekleme.

Sayfanın Başı

Yapılmaması gerekenler

  1. Kullanmayın ileti örneği.

  2. Yoksa yöneticiniz gönderdiğiniz her iletiye ekleyin.

  3. Gönderme bir ileti angry olduğunda. Bunu Taslaklar klasörünüze kaydedin, yazmak için daha iyi ve için daha sonra geri dönebilirsiniz.

  4. Yoksa beklediğiniz hızlı yanıt uzun iletiler (iki paragraftan fazla) gönderirken.

  5. İzleme ileti ilk iletiyi sonra bir güne azını yoksa Gönder. Geri zamanında duymuyorsanız, telefon veya anlık ileti kullanmayı deneyin.

  6. Okundu veya teslim bilgileri gönderdiğiniz her iletiye yoksa kullan okuyun. Yalnızca, alıcılarınızın iletiyi alır mı emin değilseniz, bunları kullanın.

  7. Yoksa iliştirin bayrakları veya yüksek öneme sahip Outlook’ta Yüksek Önem simgesi gönderdiğiniz her iletiye. Alıcılarınızın onları yoksaymak öğreneceksiniz.

  8. Yoksa , tümü büyük harf BİÇİMİNİ kullanın.

  9. Ekleri gönderme — bağlantılar gönderin.

  10. Yoksa , dağıtım listeleri genişletme veya kişi grupları. Dağıtım listeleri genişletme iletileri okuma zorlaştırır ve onları yanlış posta klasörler halinde gitmek neden olur.

  11. Yoksa alaycı düşünceleri kullanın. Sizin mizah yanlış anlaşılabilir.

  12. Yoksa yazma bir şey okumak için şirketinizdeki herkes istemezsiniz. E-posta iletinizi nerede bitirebilirsiniz hiç bilirsiniz.

  13. Yoksa okunması zor el yazısı veya üst düzeyde Artistik yazı tiplerini kullanın.

  14. Kullanmayın kırmızı yazı tipleri, bunlar zordur ve kritik öneme sahip olarak yorumlanabilir okuyun.

  15. Bir dağıtım listesine Tümünü Yanıtla göndermeyin veya gruptan çıkarılmayı isteyen ileti başvurun. Şimdiye kadar.

Sayfanın Başı

Kişi grupları ve dağıtım listeleri (DL) kuralları

  • Büyük bir kişi grubunu yanıtlıyorsanız, tüm e-posta Dos ve yapılmaması izleyin.

  • Tek bir kişi'dan daha fazla bilgiye ihtiyaç veya sorunu ayrı ayrı araştırma, herkes, yanıt bildiğiniz ve ardından için ayrı ayrı ayrı olarak yanıt vermek için tüm dağıtım listesine yanıtlayın. Sorunu çözümleme ile çözümlendikten sonra dağıtım listesine yanıt emin olun. Böylece, dağıtım listesinin diğer kişiler tarafından başvurulacak çözünürlüğü sağlar.

Kişileri yönlendirme

Birinin üyesi olan ve iletiyi daha iyi başkası veya başka bir dağıtım listesi tarafından yanıtlanmasını dağıtım listesine bir ileti gönderirse, aşağıdakileri yapın:

  1. Doğru dağıtım listesi veya kişiyi Kime satırına ekleyerek yanıtlayın.

  2. Yanıtları gönder doğru dağıtım listesi veya kişi.

  3. Özgün dağıtım listesi gizli satırındaki yerleştirmeyin iletinizi diğer kişilerin kurallara göre filtrelenmiş değil çünkü. Daha çok dağıtım listesi Kime veya bilgi satırında bırakın.

Bir DL kaldırılma

Posta dağıtım listesinden olmasını istemediğiniz alırsanız, ileti göndermek için ağ yöneticinize veya dağıtım listesi sahibine ve kaldırılması isteyin. Tüm dağıtım listesine yanıtlamayın. DL listenin sahibi bulmak için dağıtım listesinin adını çift tıklatın.

Sayfanın Başı

Satır içi açıklamaları kullanma

E-posta satır içi açıklamaları ekleme alma soruları yanıtlayın ve doğrudan sorunları için yanıt vermek için kullanışlı bir yoldur. Aşağıdakileri yapmak için en iyi uygulama olduğu kabul edilir:

  1. İletinizde, satır içi açıklama yaptığınızı belirtin. Örneğin, "Ek açıklamaları aşağıda bulabilirsiniz" ifadesine yer verin.

  2. Metninizi özgün iletiden ayırın. Bazı öneriler şunlardır:

    • Yazı tipi rengini değiştirme

    • Önceden Beklemede adı veya baş harfleri ayraç, örneğin, [Melissa], [MM]

    • İtalik veya kalın yazı tipini değiştirme veya her ikisini de

  3. Sizin yazmadığınız hiçbir şeyi silmeyin.

Eklenen açıklamanın önüne gönderinin adının eklendiği bir örnek
Satır içi açıklama Outlook iletisinde fig. 1 örneği

Satır içi açıklama Outlook iletisinde fig. 1 örneği

Sayfanın Başı

Gizli satırının kullanılacağı durumlar

Düşündüğünüzde veya konuşma konusu değiştiğinde, bunlar ek e-posta artık gerek kişilerin e-posta konuşması çıkarmak için Gizli özelliğini kullanın.

Örneğin, dört başkalarına Gizli satır ve şuna benzer durum soru alan beş kişilerin biridir ve bunu yanıtlamak istediğiniz, taşıma "Bcc'ing ALi, Jeff, James ve Jennifer. İşte yanıt..." Gelecekteki iletiler yalnızca siz ve özgün göndereni arasında yer alır.

Gizli bir üçüncü taraf duyarlı bir ileti hakkında bilmem (örneğin, yöneticiniz) izin vermek için kullanmayın. Gizli alıcı oluşturmuşsa Gizli aldı ve herkes oluşturmuşsa Gizlialınan sergilemek yanıt verebilir bilmiyor olabilirler. Bu sneaky davranışı üzerinde bölümünüze olsun.

Konusunda bilgilendirmek için Gizli satırını kullanmak yerine bir üçüncü taraf bir sorun, siz gönderdikten sonra iletiyi iletir.

Sayfanın Başı

Tatil için hazırlama

Outlook ile Office 365, Outlook.com, Hotmail.com veya Live.com hesabı veya Microsoft Exchange hesabı kullanıyorsanız, kuruluşunuz içindeki kullanıcıların artık bilmelerini sağlamak için bir ofis dışında iletisi ayarlayabilirsiniz.

En iyi yöntem, konumda önerileri izleyin Çalışma arkadaşlarınızın Outlook takvimlerini için zaman işyeri eklemek.

Siz veya yöneticiniz paylaşılan tatil takvimi oluşturduysa, tatil orada göndermenin emin olun. Herkes paylaşılan takvim kullanıyorsa, herkes dışarıda, daha önce başvurulan makaleyi öneren; ancak e-posta iletisi iyi bir anımsatıcı davranabilir olarak olduğunu bildiğiniz izin vermek için ayrı bir toplantı isteği göndermek gerekmez.

Yazar hakkında

Outlook için müşteri adayı içerik yazan Patricia Eddy olur. Outlook Masaüstü için müşteri adayı içerik yazan Patricia Eddy olur. Bulduğundan eski Outlook MVP ve çeşitli defterleri Outlook çok eski sürümlerinde yazarıyla olur. Bulduğundan nerede bulduğundan okuma ve guitar yürütmeyi özgürlüğüne Seattle durur.

Sayfanın Başı

Office yeteneklerinizi geliştirin
Eğitimleri keşfedin
Yeni özellikleri ilk olarak siz edinin
Office Insider Programına Katılın

Bu bilgi yararlı oldu mu?

Görüşleriniz için teşekkür ederiz!

Geri bildiriminiz için teşekkürler! Office destek temsilcilerimizden biriyle görüşmeniz yararlı olabilir.

×