Verileri yönetmek için Access'i veya Excel'i kullanma

Düz ve ilişkisel veriler    Verilerinizi depolamak için en uygun programın hangisi olduğuna karar vermek için kendinize şu soruyu sorun: Veri ilişkisel mi, değil mi? Tek bir tablo veya çalışma sayfasında verimli bir şekilde içerilebilen veriler düz veya ilişkisel olmayan veriler olarak adlandırılır. Örneğin, her müşteri için yalnızca bir adres ve ilgili kişiyle basit bir müşteri listesi oluşturmak istiyorsanız, Excel daha iyi bir seçim olabilir. Ancak, her müşteri için faturalama ve sevkiyat adreslerini veya her müşteri için birden çok ilgili kişiyi içeren daha karmaşık bir müşteri listesi depolamak istiyorsanız, Access daha iyi bir çözümdür.

ilişkili veritabanı, bilgilerinizi birden çok tablo halinde düzenlersiniz. İyi tasarlanmış bir ilişkisel veritabanında her tablo düzdür ve yalnızca bir veri türü hakkında bilgi içerir. Örneğin, bir müşteri veritabanı oluşturursanız, müşterilerin adları tek bir tabloda depolanırken, bu müşterilerin faturalama ve sevkiyat adresleri ayrı bir tabloda depolanmalıdır. Adresleri adlardan ayrı depolamak iyi bir fikirdir çünkü her müşterinin birden fazla adresi olabilir ve her bir adres için müşteri adını yeniden girmek zorunda kalmadan her müşteri için birden çok adres girebilmek istersiniz.

Yerel ve dış veri karşılaştırması    Access'i kullanarak çeşitli dış veri kaynaklarından verilere bağlanarak verileri içeri aktarmanıza gerek kalmadan görüntüleyebilir, sorgulayabilir ve düzenleyebilirsiniz. Örneğin, Access microsoft SQL Server veritabanındaki, dBASE dosyasındaki veya Outlook klasöründeki mevcut verilere ve diğer birçok veri kaynağına bağlanmaya yönelik komutlar sağlar. Access, SQL Server ve Analysis Services veritabanları, metin ve XML dosyaları ve ODBC ve OLE DB veri kaynakları gibi çok çeşitli veri kaynaklarına bağlanmak için Excel'i kullanabilirsiniz. Ancak, Excel kullanıcı arabirimi aracılığıyla kaynak verileri değiştirmek için verileri düzenleyemezsiniz.

Hem Access hem de Excel, Windows SharePoint Services listelerindeki verilere bağlanmak için komutlar sağlar. Ancak Excel, SharePoint listelerine yalnızca salt okunur bir bağlantı sağlar; Access ise SharePoint listelerinden veri okumanızı ve bu listelere veri yazmanızı sağlar.

Veri bütünlüğü ile esneklik karşılaştırması    Benzersiz tanımlayıcılar verilerinizin bütünlüğünü korumaya yardımcı olur ve iki satırın (veya kaydın) tam olarak aynı verileri içermemesini sağlar. Benzersiz tanımlayıcılar, verilerinizi ararken veya sıralarken verileri almak için en hızlı yolu da sağlar. Access'te Otomatik Sayı veri türünü kullanarak her kayıt için otomatik olarak benzersiz bir tanımlayıcı oluşturabilirsiniz. Daha sonra, bir tablodaki kayıtları başka bir tablodaki bir veya daha fazla kayıtla ilişkilendirmek için bu tanımlayıcıları kullanabilirsiniz.

Access'in verilerinize uyguladığı yapı, veri bütünlüğünün sağlanmasına yardımcı olur. Access, bir tablodaki yeni kayıtların farklı bir tabloda karşılık gelen bir değere sahip olmasını gerektirebilir, böylece "yalnız bırakılmış" kayıtlar oluşturamazsınız. Örneğin, müşteri bilgilerini içermeyen bir siparişiniz olmasını istemezsiniz. Access, Siparişler tablonuzdaki her yeni kaydın Müşteriler tablonuzda karşılık gelen bir müşteri değerine sahip olmasını gerektirebilir. Değerlerin bu gerekli yazışması başvuru bütünlüğü olarak adlandırılır.

Verilerin doğru girildiğinden emin olmak için kendi kısıtlamalarınızı ve kurallarınızı da uygulayabilirsiniz. Excel verileri daha serbest biçimli bir şekilde girmenize olanak tanır, ancak Excel ilişkisel verileri desteklemediğinden bilgi tutarlılığını destekleyemez. Ancak, Excel'de veri girişini denetlemek için Veri Doğrulama komutunu kullanabilirsiniz.

Sorgulama    Verilerinizi değişen koşullara veya olaylara bağlı olarak çeşitli yollarla görüntülemeniz gerekirse, Access verilerinizi depolamak ve bunlarla çalışmak için daha iyi bir seçim olabilir. Access, Yapılandırılmış Sorgu Dili (SQL) sorgularını kullanarak yalnızca istediğiniz veri satırlarını ve sütunlarını (verilerin tek bir tabloda veya çok sayıda tabloda yer alması fark etmeksizin) hızlı bir şekilde almanızı sağlar. Hesaplanmış alanlar oluşturmak için sorgulardaki ifadeleri de kullanabilirsiniz. Access'te ifade kullanmak, Excel'de değerleri hesaplamak için formül kullanma işlemine benzer. Access sorgularını verileri özetlemek ve toplamlar, ortalamalar ve sayımlar gibi toplama değerlerini sunmak için de kullanabilirsiniz.

Modelleme    Excel'de, çalışma sayfası modelinin sonucunu tahmin etmek için benzetim çözümlemesi araçlarını kullanabilirsiniz. Durum analizi, verileriniz üzerinde en iyi durum ve en kötü durum senaryoları gibi farklı senaryolar çalıştırmanıza ve özet rapordaki çeşitli senaryoların elde edilen verilerini karşılaştırmanıza olanak tanır. Access'te benzer bir özellik yoktur.

Özetleme ve grafik oluşturma    Her iki programda da PivotTable raporları ve PivotTable grafikleri oluşturabilirsiniz. Ancak Excel, Access'ten daha gelişmiş PivotTable raporlama ve grafik özellikleri sağlar. Kapsamlı PivotTable raporları oluşturmayı veya düzenli olarak profesyonel görünümlü grafikler sağlamayı planlıyorsanız, Access'teki aynı özellikler yerine Excel'de PivotTable raporlama veya PivotTable grafiğini kullanmanız gerekir.

Hem Access hem de Excel, Windows SharePoint Services ve ağ dosya paylaşımları gibi işbirliğine dayalı ortamlarda kullanılabilir, ancak verilere birden çok kullanıcı tarafından erişilebileceği şekilde farklılıklar vardır.

Verilere birden çok kullanıcı erişimi    Normal çalışma altında, Access birden çok kullanıcının aynı anda tek bir veritabanı açmasına olanak tanır; Access yalnızca düzenlenmekte olan verileri kilitlediğinden bu iyi çalışır; sonuç olarak, diğer kullanıcılar farklı kayıtları çakışma olmadan düzenleyebilir. Excel'de, çalışma kitabını diğer kullanıcılarla paylaşabilirsiniz, ancak çok kullanıcılı işbirliği en iyi kullanıcılar çalışma kitabındaki veriler üzerinde aynı anda çalışmak yerine farklı zamanlarda çalıştığında çalışır. Access veritabanının kullanıcıları bir veri kümesi üzerinde ve Excel çalışma kitabının kullanıcıları da belge üzerinde işbirliği yaparak çalışır.

İşbirliği için Windows SharePoint Services kullanma    Her iki program da SharePoint listeleri ve belge kitaplıkları gibi Microsoft Windows SharePoint Services teknolojileriyle tümleşir.

Access, bir SharePoint sitesinde birden çok kullanıcıyla işbirliği yapmak için çeşitli yollar sağlar. Örneğin, bir Windows SharePoint Services belge kitaplığına tam veritabanı yükleyebilir, form ve raporları Windows SharePoint Services görünüm olarak kullanılabilir yapabilir ve bir veritabanını SharePoint listelerinde depolanan verilere bağlayabilirsiniz.

Excel, sharepoint hizmetleri sitesinde birden çok kullanıcıyla işbirliği yapmak için tek bir yol sağlar. Tek tek kullanıcıların değişiklik yapmak için çalışma kitabını kullanıma aldığı ve diğer kullanıcıların çalışma kitabını aynı anda değiştirmesini engelleyebilecekleri belge kitaplıklarına Windows SharePoint Services çalışma kitabı yükleyebilirsiniz. Kullanıcılar bir çalışma kitabını belge kitaplığından kullanıma almadan düzenleyebilir ve bu durumda veri çakışmalarını önlemek için diğer kullanıcılarla birlikte çalışmalıdır.

İşbirliği için ağ klasörlerini kullanma    Access veritabanını paylaşılan bir ağ klasöründe depolarsanız, birden çok kullanıcı veritabanını açabilir ve verileriyle aynı anda çalışabilir. Kullanıcı bunları düzenlediğinde tek tek kayıtlar kilitlenir. Bir Excel çalışma kitabını paylaşılan bir ağ klasöründe depolarsanız, çalışma kitabını aynı anda yalnızca bir kullanıcı düzenleyebilir. Görüntüleme amacıyla, çalışma kitabını başka bir kullanıcı düzenlerken birden çok kullanıcı açabilir, ancak çalışma kitabını düzenleyen kullanıcı kapatana kadar bu kullanıcılar verilerde hiçbir değişiklik yapamaz.

Her iki program da veri kaybını önlemenize ve verilerinizi yetkisiz erişime karşı korumanıza yardımcı olabilecek benzer özellikler (parolalar ve şifreleme) sağlar. Ancak, Access ile Excel arasında kullanıcı düzeyinde veri korumanın nasıl çalıştığı konusunda bazı farklılıklar vardır.

Veri kaybını önleme    Access'te, çalışmanız sürekli olarak kaydedilir, böylece beklenmeyen bir hata durumunda çok fazla iş kaybetme olasılığınız düşüktür (varsa). Ancak, Access çalışmanızı sürekli kaydettiği için, daha sonra işlemek istemediğinize karar vereceğiniz değişiklikler de yapabilirsiniz. Veritabanınızı istediğiniz şekilde geri yükleyebilmenizi sağlamak için, veritabanı dosyasının yedek kopyasını ihtiyaçlarınıza uygun bir zamanlamaya göre oluşturmanız gerekir. Veritabanının tamamını yedekten kurtarabilir veya yalnızca ihtiyacınız olan tabloyu veya başka bir veritabanı nesnesini geri yükleyebilirsiniz. Dosya sistemi yedekleme yardımcı programı kullanıyorsanız, verilerinizi geri yüklemek için dosya sistemi yedeklemesinden veritabanının bir kopyasını da kullanabilirsiniz. Excel'de, verilerinizi güncelleştirirken otomatik kurtarma bilgilerini belirli aralıklarla kaydedebilirsiniz.

Kullanıcı düzeyinde veri koruması    Excel'de, veri sütunlarını ve satırlarını gizleyerek kritik veya özel verileri görünümden kaldırabilir ve ardından gizli verilere kullanıcı erişimini denetlemek için çalışma sayfasının tamamını koruyabilirsiniz. Çalışma sayfasını ve öğelerini korumaya ek olarak, diğer kullanıcıların istemeden önemli verileri değiştirmesini önlemek için çalışma sayfasındaki hücreleri kilitleyebilir ve kilidini açabilirsiniz.

Dosya düzeyinde güvenlik    Dosya düzeyinde, yetkisiz kullanıcıların verileri görmesini önlemek için her iki programda da şifreleme kullanabilirsiniz. Veritabanı dosyasını veya çalışma kitabını açmak için bir parola girilmesi de gerekebilir. Ayrıca, bir dijital imza kullanarak veritabanı dosyasının veya çalışma kitabının güvenliğini sağlamaya yardımcı olabilirsiniz.

Verilere kısıtlı erişim    Excel'de verilere erişmek için kullanıcı tabanlı izinler belirtebilir veya diğer kullanıcıların erişim sahibi oldukları verilerde değişiklik yapmasını engelleyen salt okunur haklar ayarlayabilirsiniz. Access kullanıcı düzeyinde güvenlik özellikleri sağlamaz, ancak Access bağlandığı herhangi bir veritabanı sunucusunun kullanıcı güvenlik modelini destekler. Örneğin, bir SharePoint listesine bağlantı verirseniz, Access SharePoint listesi için kullanıcı izinlerini alır. Yetkisiz kullanıcıları Access verilerinizden uzak tutmak istiyorsanız, bir parola ayarlayarak veritabanınızı şifreleyebilirsiniz. Kullanıcılar, Excel gibi başka bir program kullanarak erişseler bile veritabanındaki verileri okumak için parolayı girmelidir.

Verilerinizi korumaya yardımcı olmak hakkında daha fazla bilgi için bkz . Access 2007 veya üzeri sürümlerde Access 2003 kullanıcı düzeyinde güvenliği ayarlama veya değiştirmeve Excel'de koruma ve güvenlik.

• Kişileri yönetme    Kişilerinizi ve posta adreslerinizi yönetebilir ve access'te raporlar oluşturabilir veya form mektuplarını, zarfları veya posta etiketlerini yazdırmak için verileri Microsoft Office Word ile birleştirebilirsiniz.

• Stok ve Varlık izleme    Evinizdeki veya iş yerinizdeki öğelerin stoğunu oluşturabilir ve verilerle birlikte fotoğrafları ve diğer ilgili belgeleri de depolayabilirsiniz.

• Sipariş izleme    Ürünler, müşteriler ve siparişler hakkındaki bilgileri girebilir ve sonra çalışana göre, bölgeye göre, zaman aralığına göre veya başka bir değere göre satışları gösteren raporlar oluşturabilirsiniz.

• Görev izleme    Bir grup kişinin görevlerini izleyebilir ve diğer kişiler aynı veritabanında var olan görevlerini güncelleştirirken aynı anda siz de yeni görevler girebilirsiniz.

• Ödünç verme kitaplıklarını düzenleme    Access'i kullanarak kitaplarınız ve CD'leriniz hakkındaki verileri depolayabilir ve bunları kime ödünç aldığınızı izleyebilirsiniz.

• Olay Planlama    Etkinlik tarihleri, yerleri ve katılımcıları hakkındaki bilgileri girebilir ve sonra etkinliklerle ilgili zamanlamaları veya özetleri yazdırabilirsiniz.

• Beslenme izleme    Yemek tariflerini takip edin, diyet ve egzersiz etkinliklerini günlüğe kaydedin.

• Finansal    Excel'in güçlü hesaplama özelliklerini birçok finansal muhasebe hesabında kullanabilirsiniz; örneğin, nakit akışı tablosu, gelir tablosu veya kar ve zarar tablosu.

• Bütçeleme    İhtiyaçlarınız ister kişisel ister işle ilgili olsun, Excel'de pazarlama bütçesi planı, etkinlik bütçesi veya kullanımdan kaldırma bütçesi gibi herhangi bir bütçe türü oluşturabilirsiniz.

• Faturalama ve satış    Excel faturalama ve satış verilerini yönetmek için de kullanışlıdır ve ihtiyacınız olan formları (örneğin, satış faturaları, sevk irsaliyeleri veya satınalma siparişleri) kolayca oluşturabilirsiniz.

• Raporlama    Excel'de veri çözümlemenizi yansıtan veya verilerinizi özetleyen çeşitli raporlar oluşturabilirsiniz; örneğin, proje performansını ölçen, verileri tahmin eden, verileri özetleyen veya varyans verilerini sunan raporlar.

• Planlama    Excel, haftalık sınıf planı, pazarlama araştırma planı, yıl sonu vergi planı veya haftalık yemekler, partiler veya tatiller planlamanıza yardımcı olan planlayıcılar gibi profesyonel planlar veya yararlı planlayıcılar oluşturmak için harika bir araçtır.

• Izleme    Excel'i bir zaman çizelgesindeki veya listedeki verileri izlemek için kullanabilirsiniz; örneğin, çalışmayı izlemeye yönelik bir zaman çizelgesi veya ekipmanı takip eden bir envanter listesi.

• Takvimleri kullanma    Kılavuz benzeri doğası nedeniyle Excel, herhangi bir takvim türü (örneğin, okul yılı boyunca etkinlikleri izlemek için akademik bir takvim veya iş olaylarını ve kilometre taşlarını izlemek için bir mali yıl takvimi) oluşturmaya çok yardımcı olur.

Bu kategorilerden herhangi birinde bulunan kullanışlı Excel şablonları için bkz. Microsoft Office Online'da Excel şablonları .