Kayıtların nasıl depolanacağını ve yönetileceğini seçme

Kayıt Merkezi

Kuruluştaki tüm içerik Kayıt Merkezi'ne gönderilebilir, ardından da son kullanım ve denetleme gibi doğru izinler ve ilkelerin seçildiği uygun yere yönlendirilebilir.

Meta veriler veya veriler hakkında bilgiler bilgileri yönetmeye yardımcı olma ve daha sonra bu bilgileri almada önemli bir rol oynar. İçerik türleri, içerik düzenleyicisi ve sanal klasörler meta verilerin kullanımını desteklemeye yardımcı olur.

Kayıt Merkezi'nin özellikleri şunları içerir:

• Belge Kimliği    Her belge, arşivlendiğinde bile belgede kalan benzersiz bir tanımlayıcıya atanabilir. Bu, belgenin nereye taşındığına bakılmaksızın kayıtlara kimlik ile kolayca başvurulabilmesini sağlar.

• Çok Aşamalı Bekletme    Bekletme ilkelerinde, belge yaşam döngünüzün tamamını belirtmenize olanak veren birden çok aşama olabilir (örn. Sözleşmeleri her yıl gözden geçirme ve 7 yıl sonra silme)

• Öğe Başına Denetleme Raporları    Bireysel bir kayıtla ilgili özelleştirilmiş bir denetim raporu oluşturabilirsiniz.

• Hiyerarşik Dosya Planları    Derin, hiyerarşik klasör yapıları oluşturabilir ve hiyerarşideki her klasörde bulunan bekletmeyi yönetebilirsiniz (veya ana klasörlerden devralabilirsiniz).

• Dosya planı raporu    Her düğümü planında bekletme ilkelerinin toplama birlikte dosya planı her aşamadaki öğelerin sayısını gösteren durum raporları oluşturabilir. Taksonomi ve merkezi içerik türleri: Arşiv kuruluş genelinde taksonomiler ve içerik türleri, işbirliğine dayalı boşluklar ve Arşiv arasında tutarlılığı ve bağlam aktarımı olduktan tüketicisi olacaktır. Biz gelecekte gönderileri bizim 2010 Taksonomi Yatırımlar hakkında daha fazla Konuşmayı.

• Taksonomi ve Taksonomi ve Merkezi İçerik Türleri    Arşiv, işbirliğine dayalı alanlar ve arşiv arasındaki tutarlılık ve bağlam aktarımını sağlayan kuruluş çapında taksonomiler ve içerik türlerinin bir tüketicisi olacaktır. Daha sonraki gönderilerde 2010 taksonomi yatırımlarımız hakkında daha fazla bilgi vereceğiz.

• İçerik Düzenleyicisi    Kayıt yönlendiricisi, meta verileri hiyerarşik dosya planında doğru yere yönlendirerek kullanabilir. Örneğin, "Satın Alma Sözleşmesi Alfa Projesi ile etiketlenirse, Alfa Sözleşmeleri alt klasörüne gönder ve bu klasörün bekletme ilkesini öğeye uygula" gibi gönderilen içerikteki kuralları otomatik olarak uygulamanızı sağlar.

• Sanal klasörler   : depo yönetme ancak çoğunlukla saat için mükemmel bir yol değil gidin ve aradığınız içeriği bulmak için kullanmak istediğiniz dosya planıdır. SharePoint 2010 Kayıt Merkezi sanal klasörler anahtar meta verileri göstermek izin veren dayalı meta veri gezinme adlı yeni bir özellik u kullanır:

Sayfanın Başı

Yerinde kayıtlar yönetimi

Yerinde kayıt yönetimi için herhangi bir site etkinleştirilebilir, kayıt yönetimi sistemi olarak yapılandırılabilir. Kayıt Yönetimi'nden farklı olarak bu tür bir sistemde işbirliği alanındaki etkin belgelerle birlikte kayıt yönetimini de depolayabilirsiniz.

Yerinde yönetim işbirliği alanındaki içeriği denetlemenize olanak tanır. Bu bazı SharePoint belgelerinin (veya web günlüklerinin, wiki'lerin, web sayfalarının ve liste öğelerinin) kayıt olarak bildirilmesini sağlar. Sistem, gerekirse kuruluşunuzun kayıt tanımına göre kayıtların silinmesini ve düzenlenmesini önleyebilir.

Denetleme, Bekletme, Sona Erme, Raporlama, Kayıt İş Akışları, eBulma ve Yasal Tutma SharePoint'in son kullanıcılar için değeri ve bilgi yönetimi gereksinimi arasında bir denge oluşturmaya çalışırken işbirliği alanında kullanabileceğiniz tüm özelliklerdir.

Kayıtlar iş akışında daha büyük bir işlemin parçası olarak el ile veya belge bekletmenin zamanlanmış bölümü olarak örneğin 2 yıl sonra bildirilebilir. Önemli olan, bir kayıt bildirildiğinde içerik bir arşive taşınmaz, olduğu yerde kalır, böylece son kullanıcılar hala içeriği bulabilir ve bu içerikle etkileşim içinde olabilir.

Yerinde kayıt yönetimini kullanmanın ek avantajlarından bazıları şunlardır:

• Kayıtlar birden fazla sitede bulunabilir ve yönetilebilir.

• Sürüm oluşturma etkinleştirildiğinde, kayıt sürümleri otomatik olarak saklanır.

• Arama, aynı anda hem kayıtlara hem de etkin belgelere karşı yürütülebilir.

• Kuruluşunuzda belgelerin işlevi ve kayıt oluşturabilecek kişiler üzerinde daha geniş denetim.

Sayfanın Başı

Bir çözüm planlarken dikkat edilmesi gereken noktalar

Kayıtları ayrı bir kayıt merkezinde mi yoksa belgelerin kaydedildiği ayrı işbirliği sitesinde mi yöneteceğinizi düşünürken aşağıdaki soruları gözden geçirin:

• İşbirliği sitesinin yönetimi kayıtları yönetme için uygun mudur?

• Sektörünüz, kayıtların etkin belgelerden ayrılmasını zorunlu kılan yasal gereksinimlere tabi midir?

• İşbirliği sitesinin yöneticisi kayıtları içeren bir siteyi yönetecek kadar güvenilir midir?

• İşbirliği sitesinden daha kısıtlı erişim kullanan bir sitede veya farklı bir zamanlamada desteklenen bir sitede kayıtları depolamak isteyebilirsiniz.

• İşbirliği sitesi ne kadar süre boyunca kullanımda olacak? Kayıtların devam eden projeden daha uzun süre tutulması gerekiyorsa, yerinde kayıt yönetimi stratejisi seçme, artık kullanılmadığında bile işbirliği sitesini koruyacağınız anlamına gelecektir.

• Belgeler kayda dönüştükten sonra proje üyeleri bu belgelere sık sık erişecek mi? Yerinde yaklaşım kullanıyorsanız, proje yöneticileri belgelerin etkin veya kayıt olup olmadığına bakmadan belgelere aynı şekilde erişebilir.

• Kuruluşunuzdaki kayıt yöneticileri yalnızca kayıtlardan mı yoksa belgenin etkin veya kayıt olup olmadığına bakmadan tüm bilgilerden mi sorumludur? Kayıt yöneticileri yalnızca resmi kayıtlardan sorumluysa, ayrı bir kayıt merkezi onlar için daha kolay olabilir.

Sayfanın Başı