Genel bakış: kişilerin ekip sitenizi kullanımını yönetmek için en iyi yöntemler

Genel bakış: kişilerin ekip sitenizi kullanımını yönetmek için en iyi yöntemler

Bir ekip sitesi sahibiyseniz, sitenizin ilkelerine, süreçlerine, rollerine ve sorumluluklarına yönelik bir yönetim modeli oluşturmak iyi bir fikirdir. Böyle bir model, kişilerin sitenizi nasıl kullandığını denetlemenize yardımcı olur. Örneğin, birden çok kişinin bir dosyayı aynı anda düzenlemesini engellemek için dosyaların kullanıma alınmasını zorunlu kılabilirsiniz. Veya yalnızca belirli kişilerin alt site oluşturmasına izin verebilirsiniz. Bu makale, böyle bir model oluştururken göz önünde bulundurmanız gerekenler ve en iyi uygulamalar hakkında genel bir özet sunar.

Not: Site oluşturma adımlarını arıyorsanız bkz. SharePoint sitesi oluşturma.

Bu makalede

Yönetim nedir?

Yönetim modelinin öğeleri

Alt site oluşturma

İzin yönetimi

Bilgi mimarisi

Dosyaların kullanma alınmasını zorunlu kılma

Sürümleri izleme

Belge onayı gerektirme

Değişikliklerle ilgili bilgilendirilme

İş akışı oluşturma

İçerik türleri tanımlama

Denetim İzleme

Sitenin kullanım ömrü ve kullanımdan kaldırılması

Depolama sınırları

Özelleştirme

Gezinme

Arama

Siteyi desteklemeye yönelik roller ve sorumluluklar

Veri koruması

Yönetim nedir?

Tüm sitelerin önemli ama gizli bir parçası yönetim modelidir; yönetim modeli, grubunuzdaki kişilerin SharePoint'i nasıl kullanacağını belirlemek için oluşturduğunuz ilkeler, roller, sorumluluklar ve süreçlerdir.

Çoğu kuruluşta, siteler için Merkezi Yönetim veya site koleksiyonu düzeyinde bir yönetim modeli kullanılır ve bu yönetim modeli Bilişim Teknolojileri (BT) departmanı ya da ekibi tarafından oluşturulup kullanılabilir.

Bir site koleksiyonundaki ekip sitesi gibi bir alt sitenin sahibiyseniz, sizinle ilgili özel konular için kendi yönetim modelinizi oluşturmanız iyi bir fikirdir.

Yönetim modeli şunları kolaylaştırır:

  • Bir liste veya başka bir site içeriği oluşturmaktan farklı olarak, site kullanıcılarının ne zaman yeni bir alt site oluşturmaları gerektiğini bilmelerini sağlayın.

  • Artık kullanılmayan alt sitelerin ve içeriğin depolama alanınızı kullanmasına ve arama sonuçlarınızı karmaşıklaştırmasına izin vermek yerine onları kullanımdan kaldırın.

  • Doğru kişilerin doğru içeriğe erişimi olmasını sağlayın.

  • Alt site sahiplerinin hangi şablonları ve temaları kullanabileceklerini bildiklerinden emin olun.

  • Site sahipliğini bir kişiden bir başkasına sorunsuz bir şekilde geçirin.

Yönetim modelinin öğeleri

Yönetim modelinizin aşağıdaki konulara değinmesi gerekir:

  • Site oluşturma

  • İzin yönetimi

  • Bilgi mimarisi

  • Sitenin kullanım ömrü ve kullanımdan kaldırılması

  • Depolama sınırları

  • Bilgilerin sınıflandırılması

  • Özelleştirme

  • Veri koruması

  • Gezinti

  • Arama

  • Siteyi desteklemeye yönelik roller ve sorumluluklar

Sitenizde ne kadar depolama alanı olduğu ya da sitenin görünümünde ve kullanımında yapabileceğiniz özelleştirmeler gibi bazı soruların yanıtları için site koleksiyonu veya kuruluş düzeyinde yönetim modelinde sizin adınıza zaten karar verilmiş olabilir. Bazı sorular, ekip sitenizin ne kadar karmaşık olduğuna ve kaç kişi tarafından kullanıldığına bağlı olarak sizinle ilgili olmayabilir. Ancak bu konularda karar almanız gerekmiyor olsa da, site kullanıcılarınızı bilgilendirebilmeniz ve ilkeleri doğru şekilde uygulayabilmeniz için hangi kararların alınmış olduğunu bilmeniz iyi bir fikirdir.

Aşağıda, yeni bir site kurarken göz önünde bulundurmanız gereken noktalar yer almaktadır.

Alt site oluşturma

Ekip üyelerinizin belirli projelerde kullanmak üzere ekip sitesi altında alt siteler oluşturabilmelerini isteyebilirsiniz.

Yeni alt siteleri kendi başına oluşturabilmek grup açısından oldukça faydalı olabilir, ancak sınırsız şekilde site oluşturulması kontrolden çıkabilir. Alt siteler serbest bir şekilde arttığında sorunlar oluşmaya başlayabilir. Örneğin:

  • Kullanıcıların doğru alt siteyi bulmaları ya da bulduklarından emin olmaları zorlaşır.

  • Bilgiler birkaç alt sitede yinelenerek yüksek maliyetli depolama alanını kullanabilir ve bakım çalışmaları için ek çaba harcanması gerekebilir.

  • Alt sitelerdeki güncel olmayan bilgiler yıllar boyunca arama sonuçlarında görünebilir. Hangi bilgi sürümünün güncel olduğunu anlamak zorlaşabilir.

  • Çok sayıda alt site için izinlerin yönetimi oldukça zorlaşabilir ve kullanıcılar normalde erişimleri olmaması gereken bilgilere yanlışlıkla erişebilir.

  • Çalışanlar gruptan ayrıldıkça, onların oluşturdukları alt siteler boşalacağı için karışıklığa yol açabilir ve geri kalan site kullanıcıları için arama sonuçları zor anlaşılır bir hal alabilir.

Aşağıdaki konularda site oluşturmaya yönelik bazı ilkeler ayarlarsanız zaman ve enerjiden tasarruf edebilirsiniz:

  • Kimlerin alt site oluşturmasına izin veriliyor?

  • Yeni alt sitelerin önceden onaylanması gerekiyor mu? Öyleyse, onaylama ölçütleri nelerdir ve bunları kim onaylamaktadır?

  • Yeni alt sitelerde daha önceden oluşturulmuş şablonlar ve temalar mı kullanılmalıdır?

  • Sitede ne kadar bilgi depolanabilir? Yani, sunucuda ne kadar disk alanı kaplayabilirler?

  • Sitede gezinti stratejileri kullanmayla ilgili kurallar nelerdir?

  • Alt sitelerdeki bilgiler silininceye ya da arşivleninceye kadar ne kadar sürekle saklanmalıdır?

Daha fazla bilgi için bkz. Site veya alt site oluşturma.

İzin yönetimi

Kuruluşunuzun iş açısından kritik bilgilerinin bütünlüğü, güvenilirliği ve gizliliği sitenizi ne kadar güvenli hale getirdiğinize, özellikle de kimlerin sitenize erişimine izni vermeyi seçtiğinize bağlıdır.

Sitenize erişim verme ve erişimi kısıtlama işlemine izin yönetimi adı verilir ve site sahibinin en önemli sorumluluklarından biridir.

Aşağıda, bir izin stratejisi geliştirirken göz önünde bulundurulması gereken bazı ipuçları yer almaktadır.

  • En Düşük Öncelik İlkesine Uyun: Kişilerin kendilerine atanan görevleri gerçekleştirmeleri için onlara en düşük izin düzeylerini verin.

  • Kişileri standart, varsayılan gruplara (Üyeler, Ziyaretçiler, Sahipler gibi) ekleyerek onlara erişim verin. Çoğu kişiyi Üyeler veya Ziyaretçiler grubuna ekleyin, Sahipler grubundaki kişi sayısını kısıtlayın.

  • Anlaşılır ve kolayca görselleştirilen bir hiyerarşi oluşturmak için izin devralmayı kullanın. Bir başka deyişle, kişilere izin atamak yerine gruplarla çalışmayı tercih edin. Mümkünse, alt sitelerin benzersiz izinler kullanması yerine, izinlerini ekip sitenizden devralmasını sağlayın.

  • İzin devralmanın avantajlarından yararlanmak için içeriğinizi düzenleyin: İçeriğinizi güvenlik düzeyine göre bölün; büyük bir kitaplıkta dağıtıp benzersiz izinlerle korumak yerine, hassas belgeler için özel bir site veya kitaplık oluşturun.

İzinleri ayarlama hakkında bilgi için bkz. SharePoint izin düzeylerini anlama veya Liste, kitaplık veya kişisel öğe izinlerini düzenleme.

Bilgi mimarisi

Bir sitenin bilgi mimarisi, bir kitabın içindekiler bölümü gibidir: web sayfaları, belgeler, listeler ve veriler gibi sitede yer alan bilgilerin nasıl düzene koyulduğunu ve sitenin kullanıcılarına sunulduğunu belirler. Bilgi mimarisi genellikle site içeriğinin, arama anahtar sözcüklerinin, veri türlerinin ve diğer kavramların yer aldığı hiyerarşik bir liste olarak kaydedilir.

Bilgi mimarisi oluşturmak için, sitede sunulacak bilgileri çözümlemeniz gerekir. Aşağıda, bilgi mimarisi geliştirmek için kullanabileceğiniz bazı sorular yer almaktadır:

  • Sitede ne tür içerik olacak? Bu içerik alt sitelere, listelere, kitaplıklara, vb nasıl çevrilecek?

  • Bilgiler sitede nasıl sunulacak?

  • Site kullanıcıları sitede nasıl gezinecek?

  • Bilgiler hedef kitlelere nasıl yönlendirilecek?

  • Arama nasıl yapılandırılacak ve en iyi duruma getirilecek?

Bilgi mimarinizin bir parçası olarak bilgilerin sınıflandırmasını da içerebilirsiniz.

Söz konusu bilgiler şirket açısından çok değerliyse, özel güvenlik önlemleri gerektiriyorsa veya bu bilgiler için mevzuata uygunluk kuralları geçerliyse, dikkatlice yönetilmesi gereken içerik türlerini tanımlamak üzere bir sınıflandırma düzeni oluşturabilirsiniz.

Bilgileri belirli listelerde ve kitaplıklarda düzene koyduktan sonra, yönetim özelliklerini kullanarak içeriğin yönetilme şeklini yönetebilirsiniz. Örneğin:

Dosyaların kullanıma alınmasını zorunlu kılma

Bir dosyayı kullanıma almanız zorunlu tutulduğunda, dosya iade edilene kadar tek bir kişinin düzenleyebileceğinden emin olursunuz. Belgelerin kullanıma alınmasını zorunlu tutma, birden çok kişinin aynı anda değişiklikler yapıp düzenleme çakışmalarına ve karışıklığa neden olmasını önler. Kullanıma almayı zorunlu tutma, ekip üyelerine bir dosyayı iade ettiklerinde açıklama eklemelerini anımsatmaya da yardımcı olabilir; böylece her sürümde nelerin değiştiğini daha kolay izleyebilirsiniz. Daha fazla bilgi için bkz. Kitaplığı dosyaların kullanıma alınmasını gerektirecek şekilde ayarlama.

Sürümleri izleme

Dosyaların önceki sürümlerini saklamanız gerekiyorsa, kitaplıklar dosyaları izlemenize, depolamanıza ve geri yüklemenize yardımcı olur. Aynı şekilde tüm sürümleri izlemeyi seçebilirsiniz. İsterseniz, kılavuza yeni bölüm ekleme gibi işlemler için bazı sürümleri ana sürüm olarak ve yazım hatası düzeltme gibi işlemler için de bazılarını alt sürüm olarak belirleyebilirsiniz. Depolama alanını yönetmenize yardımcı olması için her sürüm türünde depolamak istediğiniz sürüm sayısını da seçebilirsiniz. Sürüm oluşturma hakkında daha fazla bilgi için bkz. Sürüm oluşturma liste veya kitaplıkta nasıl çalışır?

Belge için onay gerektiğini belirtebilirsiniz. Belgeyi onaylama veya reddetme yetkisi olan biri bu işlemleri yapana kadar belgeler askıya alınır. Belge onaylanmadan önce bunu hangi kullanıcı gruplarının görebileceğini denetleyebilirsiniz. Kitaplığınızda başkaları görmeden önce son halini alması gereken önemli yönergeler ve yordamlar varsa, bu özellik yararlı olabilir. Belge onayı hakkında daha fazla bilgi için bkz. Site listesinde veya kitaplıkta öğelerin onaylanmasını gerekli kılma.

Kitaplıklar RSS teknolojisini desteklediğinden çalışma grubunuzun üyeleri güncelleştirmeleri veya haber ve bilgi akışlarını birleştirilmiş bir konumda otomatik olarak alabilir ve görüntüleyebilirler. Kitaplıkta depolanan dosyaların değişmesi gibi kitaplık üzerinde herhangi bir değişiklik yapıldığında uyarı almak için RSS teknolojisini kullanabilirsiniz. RSS akışları çalışma grubunuzun üyelerinin değiştirilmiş dosyaların birleşik bir listesini görmesini sağlar. Ayrıca dosya değiştiğinde size bildirilmesi için e-posta uyarıları da oluşturabilirsiniz. RSS akışları hakkında daha fazla bilgi için bkz. Site veya site koleksiyonu için RSS akışlarını yönetme.

Belge kitaplığı veya içerik türü, belge onayı veya gözden geçirmesi gibi iş süreçleri için kuruluşunuzun tanımladığı iş akışlarını kullanabilir. Grubunuz iş akışı olarak bilinen iş süreçlerini kendi belgelerine uygulayabilirler; böylece, belgelerin onaylanması veya çevrilmesi gibi belirli bir sırayla yapılması gereken eylemler belirtilebilir. İş akışı, sıralanmış eylemler veya görevler arasında belgeleri veya öğeleri taşımanın otomatik bir yoludur. Varsayılan olarak kitaplıklar için üç iş akışı vardır: Onay iş akışı belgeyi onaylanması için bir grup kişiye yönlendirir; Geri Bildirim Toplama iş akışı belgeyi geri bildirim almak için bir grup kişiye yönlendirir ve belgeyi derlenmek üzere iş akışını başlatan kişiye geri döndürür; İmzaları Toplama iş akışı da belgeyi dijital imzalarını toplamak için bir grup kişiye yönlendirir. İş akışları hakkında daha fazla bilgi için bkz. SharePoint'teki iş akışlarına genel bakış

Grubunuz çalışma sayfaları, sunular ve belgeler gibi çeşitli dosya türleriyle çalışıyorsa, birden çok içerik türünü etkinleştirerek ve tanımlayarak kitaplığınızın işlevselliğini genişletebilirsiniz. İçerik türleri birden çok kitaplık arasında esneklik ve tutarlılık sağlar. Her içerik türü bir şablon, hatta iş akışı süreçleri belirtebilir. Şablonlar söz konusu türdeki belgelere uygulanacak biçimlendirme, ortak metin (bölüm adı veya sözleşme numarası gibi) ve özellikler için başlangıç noktası işlevi görür. İçerik türleri hakkında daha fazla bilgi için bkz. İçerik türlerine ve içerik türü yayımlamaya giriş

Bir grup önemli dosyanız varsa ve belgelerin nasıl kullanıldığını bilmeniz yararlı olacaksa değişiklik, kopyalama veya silme gibi olaylar için 'Denetim' izlemesini etkinleştirmenize olanak tanıyan bir ilke tanımlayabilirsiniz. Denetim ayarlama hakkında daha fazla bilgi için bkz. Site koleksiyonu için denetim ayarlarını yapılandırma

Sitenin kullanım ömrü ve kullanımdan kaldırılması

Belge çalışma siteleri ve tartışma siteleri gibi siteler artık kullanışlı olmasalar da saklanırlar ve bu nedenle de yüksek maliyetli depolama alanını kullanmaya ve arama sonuçlarını zor anlaşılır hale getirebilirler. Sitelerin ve bunların içeriğinin korunmaları gerekip gerekmediğini yılda en az bir kez incelemek iyi bir fikirdir.

Kuruluşunuzun daha geniş yönetim modelinin eski siteleri de gözetim altında tutabileceğini unutmayın. Örneğin, 90 gün boyunca dokunulmayan siteleri yönetici otomatik olarak silebilir. Site sahibi olarak size de bunun yapılacağını belirten bir e-posta gönderilebilir. Kullanım ömrü ve kullanımdan kaldırma ilkeleri hakkında daha fazla bilgi için bkz. Site kapatma ilkeleri.

Depolama sınırları

Bir yönetici, grubunuzun kullanabileceği disk depolama alanı miktarı için bir sınır ayarlamış olabilir. Bir sınır belirlenmiş olup olmadığını bulmanız ve belirlenmişse bu sınırı siteleriniz, sayfalarınız ve kitaplıklarınız arasında nasıl paylaştıracağınıza karar vermeniz gerekir.

SharePoint Server varsayılan olarak, bir belge kitaplığına yüklenebilecek tek bir belgenin boyutu için 50 MB sınırını uygular. Yine varsayılan olarak, depolama alanı belirlenen kotanın %90'ına ulaştığında Ekip sitesi sahipleri uyarı alırlar.

Sınırlarınızı öğrendikten sonra, sürüm ya da denetim izleme gibi özellikleri kullanarak sitenizin bu sınırlar dahilinde kalmasını sağlayabilirsiniz. Daha fazla bilgi için bkz. Site koleksiyonu depolama alanı sınırlarını yönetme.

Özelleştirme

Kuruluşunuzda tercih edilen veya gerekli olan bazı standart markalama öğeleri, site şablonları veya site düzenleri kullanılıyor olabilir. Kullanıcılar kendi sitelerinin veya sayfalarının görünümünü ne ölçüde özelleştirebilir?

Özelleştirmeyi denetlemek için, ekibinizde kimlerin özelleştirme izni olacağına karar verebilir veya belirli gereksinimlerin yerine getirildiğinden emin olmak için tüm sitelerin sol üst köşesinde site sahibinin görüntülenmesi gibi standart sayfalar düzenleri kullanmayı seçebilirsiniz.

Kişilerin kendi alt sitelerinde kullanabilecekleri işlevler ile ilgili yönergeler de ayarlayabilirsiniz. Örneğin, kişilerin özel kodlama gerektiren Web Bölümleri kullanmamalarını istiyor olabilirsiniz.

Bunların tam aksine, ekibinizdeki herkesin SharePoint Designer kullanmasını sağlayarak, istedikleri tüm değişiklikleri yapmalarına izin verebilirsiniz.

Site özelleştirme hakkında daha fazla bilgi için bkz. Ekip sitenizi özelleştirme veya Siteleri ve sayfaları özelleştirmeye giriş.

Gezinti

Gezinti öğeleri kişilerin gereksinim duyduğu içeriği bulmasına yardımcı olur. Özelleştirebileceğiniz iki gezinti öğesi üst bağlantı çubuğu ve Hızlı Başlat'tır.

Her liste veya kitaplık için ayarlar sayfasını kullanarak, Hızlı Başlat'ta görünecek listeleri ve kitaplıkları seçebilirsiniz. Ayrıca bağlantıların sırasını değiştirebilir, bağlantıları ve bağlantıların düzenlendiği bölümleri ekleyip silebilirsiniz. Örneğin, Liste bölümünde çok fazla listeniz varsa, görev listelerinizin bağlantılarını yerleştirebileceğiniz yeni bir Görev Listeleri bölümü ekleyebilirsiniz.

Üst bağlantı çubuğu, sitedeki her sayfanın üstünde sekmelerin bulunduğu bir satır görüntüleyerek sitenizi kullanan kişilerin, site koleksiyonu içerisindeki başka sitelere erişebilmeleri için bir yol sunar. Yeni bir site oluştururken, bu siteyi üst sitenin üst gezinti çubuğuna ekleyip eklememeyi ve üst sitede yer alan gezinti çubuğunu kullanıp kullanmamayı seçebilirsiniz.

Site gezintisi hakkında daha fazla bilgi için bkz. Site gezintisine giriş veya Ekip sitenizde gezintiyi özelleştirme

Arama

Siteler, listeler, kitaplıklar, Web Bölümleri ve sütunlar gibi birçok yerde içerik görünür. Varsayılan olarak, sitenizde arama yapıldığında alt sitelerdeki tüm içerik Arama sonuçlarında görünür.

Site sahibi olarak, sitenizdeki içeriğin arama sonuçlarında görünüp görünmeyeceğini belirleyebilirsiniz. Site içeriğinin arama sonuçlarında görünmesini engellediğinizde, tüm alt sitelerindeki içeriğin arama sonuçlarında görünmesi de engellenir.

Varsayılan olarak, erişimi izinlerle kısıtlanmış içerik, onu okumak için gerekli izinleri olmayan kullanıcılar için arama sonuçlarında görünmez. Bu ayarı, arama sonuçlarında kısıtlanmış içerik görünecek şekilde değiştirebilirsiniz; ancak kullanıcılar gerekli izinleri bulunmayan içeriği açamayacaktır.

Arama hakkında daha fazla bilgi için bkz. SharePoint Online arama yönetimine genel bakış veya SharePoint'te İçerik Arama Web Bölümü yapılandırma.

Siteyi desteklemeye yönelik roller ve sorumluluklar

Ekip üyeleri ekibe dahil oldukça veya ekipten ayrıldıkça sitede oluşan karışıklığı azaltmak için roller ve sorumluluklar tanımlamak iyi bir fikirdir. Aşağıda, sitenizde kimlerin nelerden sorumlu olduğunu belirlemek için yapabilecekleriniz açıklanmaktadır:

  • Eğitim: Genel gezinti yapısı, arama ve belge yönetimi eğitimi, ürün konusunda deneyimli olmayan kişiler için oldukça kullanışlı olabilir.

  • Destek: Ekibinizde, sorunları gidermek ve yönetici ile birlikte çalışmak üzere adanmış bir uzman olmasını isteyebilirsiniz.

  • Yasal veya kurumsal yönergelerle uyumluluk: Bazı durumlarda, ilgili yönergelerin güncel bağlantılarının bulunması yeterli olacaktır; ancak bu işten sorumlu bir kişinin olması uygun olacaktır.

Roller hakkında daha fazla bilgi için bkz. Siteleri planlama ve kullanıcıları yönetme veya Site koleksiyonu yöneticilerini yönetme.

Veri koruması

Yedekleme ve kurtarma özellikleri, verilerinizin yanlışlıkla kaybolmasını önler. Yedekleme sıklığı ve kurtarma hızı ve düzeyi, yönetici tarafından belirlenir. Bkz. SharePoint’te yedekleme ve kurtarmaya genel bakış veya SharePoint Online site koleksiyonunun Geri Dönüşüm Kutusunu yönetme

Office yeteneklerinizi geliştirin
Eğitimleri keşfedin
Yeni özellikleri ilk olarak siz edinin
Office Insider Programına Katılın

Bu bilgi yararlı oldu mu?

Görüşleriniz için teşekkür ederiz!

Geri bildiriminiz için teşekkürler! Office destek temsilcilerimizden biriyle görüşmeniz yararlı olabilir.

×