Tablo oluşturma ve alan ekleme

Tablo oluşturma

Kişi listesi gibi basit bir veritabanında tek bir tablo kullanılabilir. Bununla birlikte, birçok veritabanında çeşitli tablolar kullanılır. Yeni veritabanı oluştururken, bilgisayarınızda yeni bir dosya oluşturursunuz ve bu dosya, tablolar dahil veritabanınızdaki tüm nesneler için bir kapsayıcı işlevi görür.

Yeni bir veritabanı oluşturarak, var olan bir veritabanına tablo ekleyerek ya da başka bir veri kaynağındaki (Microsoft Excel çalışma kitabı, Microsoft Word belgesi, metin dosyası veya başka bir veritabanı gibi) tabloyu içeri aktararak ya da bağlayarak tablo oluşturabilirsiniz. Yeni, boş bir veritabanı oluşturduğunuzda, sizin için yeni bir tablo otomatik olarak eklenir. Bundan sonra, tabloya veri girerek alanlarınızı tanımlamaya başlayabilirsiniz.

Sayfanın Başı

Yeni veritabanında yeni bir tablo oluşturma

1. Dosya > Yeni’ye tıklayın ve Boş masaüstü veritabanı’nı seçin.

2. Dosya Adı kutusuna, veritabanı için bir dosya adı yazın.

3. Farklı bir konuma göz atmak ve veritabanını kaydetmek için klasör simgesine tıklayın.

4. Oluştur'u tıklatın.

   Yeni veritabanı açılır, Tablo1 adıyla yeni bir tablo oluşturulur ve Veri Sayfası görünümünde açılır.

Sayfanın Başı

Varolan veritabanında yeni bir tablo oluşturma

1. Dosya >Aç'a tıklayın, sonra da En Son altında listeleniyorsa veritabanına tıklayın. Listelenmiyorsa, göz atma seçeneklerinden birini kullanarak veritabanını bulun.

2. Aç iletişim kutusunda, açmak istediğiniz veritabanını seçin ve ardından Aç'a tıklayın.

3. Oluştur sekmesinin Tablolar grubunda Tablo'yu tıklatın.

   Veritabanına yeni bir tablo eklenir ve bu tablo Veri Sayfası görünümünde açılır.

Sayfanın Başı

Tablo oluşturmak için içeri aktarma veya bağlama

Başka yerde depolanmış verileri içeri aktararak veya bağlayarak tablo oluşturabilirsiniz. Bir Excel çalışma sayfası, SharePoint listesi, XML dosyası, başka bir Access veritabanı, Microsoft Outlook klasörü gibi ortamlardaki verileri aktarabilir ve bağlayabilirsiniz.

Verileri içeri aktarırken, geçerli veritabanındaki yeni bir tabloda, verilerin kopyasını oluşturursunuz. Kaynak veride bundan sonra yapılacak değişiklikler içeri aktarılan verileri, içeri aktarılan verilerdeki değişiklikler de kaynak veriyi etkilemez. Veri kaynağına bağlanıp verilerini içeri aktardıktan sonra, içeri aktarılan verileri kaynağa bağlanmadan kullanabilirsiniz. İçeri aktarılan tablonun tasarımını değiştirebilirsiniz.

Verilere bağladığınızda, geçerli veritabanında başka yerde depolanmış olan varolan bilgilere canlı bağlantıyı temsil eden bağlı bir tablo oluşturursunuz. Bağlanmış tablodaki verileri değiştirdiğinizde kaynakta değiştirirsiniz. Kaynakta verinin her değiştirilişinde, bu değişiklik bağlanmış tabloda gösterilir. Bağlanmış tabloyu her kullanışınızda veri kaynağına bağlanabilmeniz gerekir. Bağlanmış tablonun tasarımını değiştiremezsiniz.

Sayfanın Başı

Tablonun özelliklerini ayarlama

Alanların özelliklerini ayarlamaya ek olarak, tablonun tamamına veya kayıtların tamamına uygulanacak özellikler de ayarlayabilirsiniz.

1. Özelliklerini ayarlamak istediğiniz tabloyu seçin.

2. Giriş sekmesinin Görünümler grubunda Görünüm'ü, ardından da Tasarım Görünümü'nü tıklatın.

3. Tablo Tasarımı sekmesinin Göster/Gizle grubunda Özellik Sayfası'na tıklayın.

   

   Tablo özellik sayfası görüntülenir.

4. Özellik sayfasında Genel sekmesini tıklatın.

5. Ayarlamak istediğiniz özelliğin solundaki kutuya tıklayın ve ardından özellik için bir ayar girin.

   Değişikliklerinizi kaydetmek için CTRL+S tuşlarına basmayı unutmayın.

   Kullanılacak tablo özelliği	Yapılacak Eylem
   Görünümleri SharePoint Sitesinde Görüntüle	Tabloya dayanan görünümlerin SharePoint sitesinde görüntülenip görüntülenmeyeceğini belirtme. Not: Bu ayarın etkisi Tüm Görünümleri SharePoint Sitesinde Görüntüle veritabanı özelliğinin ayarına bağlıdır.
   Açılmış Alt Veri Sayfası	Tabloyu açtığınızda tüm alt veri sayfalarını genişletme.
   Alt Veri Sayfası Yüksekliği	Aşağıdakilerden birini yapın: Alt veri sayfası penceresinin tüm satırları görüntüleyecek biçimde genişletilmesini istiyorsanız bu özellik ayarını 0" olarak bırakın. Alt veri sayfası yüksekliğini denetlemek istiyorsanız istediğiniz yüksekliği inç cinsinden girin.
   Yönlendirme	Dilinizin soldan sağa veya sağdan sola okunmasına göre görünüm yönelimini ayarlama.
   Açıklama	Tablo açıklamasını sağlama. Bu açıklama tablo için araç ipuçlarında görüntülenir.
   Geçerlilik Kuralı	Her kayıt ekleyişinizde veya her kayıt değiştirişinizde doğru olması gereken bir ifade girme.
   Geçerlilik Metni	Kayıt Geçerlilik Kuralı özelliğindeki ifadeyi ihlal ettiğinde görüntülenecek iletiyi girme.
   Filtre	Veri Sayfası görünümünde yalnızca eşleşen satırları görüntülemek için ölçütler tanımlama.
   Sıralama Ölçütü	Veri Sayfası görünümünde satırların varsayılan sıralama düzenini belirtmek için bir veya daha çok alan seçme.
   Alt Veri Sayfası Adı	Bir alt veri sayfasının Veri Sayfası görünümünde görüntülenmesinin gerekip gerekmediğini, gerekiyorsa, alt veri sayfasındaki satırlara hangi tablonun veya sorgunun veri sağlaması gerektiğini belirtme.
   Alt Alanları Bağla	Tabloyla ilgili belirtilen Ana Alanları Bağla özelliğiyle eşleşen alt veri sayfası için kullanılan tablo veya sorgudaki alanları listeleme.
   Ana Alanları Bağla	Tabloyla ilgili belirtilen Alt Alanları Bağla özelliğiyle eşleşen tablo alanlarını listeleme.
   Yüklerken Filtre Uygula	Tablo Veri Sayfası görünümünde açıldığında, Filtre özelliğindeki filtre ölçütlerini otomatik olarak uygulama (Evet seçeneğine ayarlayarak).
   Yüklerken Sırala	Tablo Veri Sayfası görünümünde açıldığında, Sıralama Öğesi özelliğindeki filtre ölçütlerini otomatik olarak uygulama (Evet seçeneğine ayarlayarak).

   İpucu    Özellik kutusuna bir ayar girmek veya düzenlemek için daha fazla alan sağlamak amacıyla Yakınlaştır kutusunu görüntülemek için SHIFT+F2 tuşlarına basın. İfade için Geçerlilik Kuralı özelliğini ayarlıyorsanız ve bunu oluşturmak için yardıma gereksiniminiz varsa, İfade Oluşturucusu'nu görüntülemek için Geçerlilik Kuralı özellik kutusunun yanındaki düğmesini tıklatın.

Sayfanın Başı

Tablo kaydetme

Tabloyu oluşturduktan veya değiştirdikten sonra, tasarımını kaydetmelisiniz. Tabloyu ilk kez kaydederken, tabloya içindeki verileri açıklayan bir ad verin. Boşluklarla birlikte en çok 64 alfasayısal karakter kullanabilirsiniz. Örneğin, bir tabloyu Müşteriler, Parça Envanteri veya Ürünler olarak adlandırabilirsiniz.

Tablolarınızı adlandırırken Access size büyük bir esneklik sağlar; bununla birlikte, bilmeniz gereken bazı kısıtlamalar da vardır: Tablo adı en çok 64 karakter uzunluğunda olabilir ve harflerin, sayıların, boşlukların ve özel karakterlerin herhangi bir bileşimini içerebilir. Ancak nokta(.), ünlem işareti (!), köşeli ayraç ([]), en başta boşluk, en başta eşittir işareti (=) veya satır başı gibi yazdırılmayan karakterler içeremez. Ad, şu karakterleri de içeremez:` / \ : ; * ? " ' < > | # <TAB> { } % ~ &.

1. Dosya > Kaydet’i seçin veya CTRL+S tuşlarına basın.

2. Tabloyu ilk kez kaydediyorsanız, tablo için bir ad yazın ve Tamam'a tıklayın.

Sayfanın Başı

Birincil anahtarı ayarlama

Birincil anahtar ayarlamamak için belirli bir nedeniniz yoksa, tablonun birincil anahtarını ayarlamalısınız. Access birincil anahtar için otomatik olarak bir dizin oluşturur ve bu dizin veritabanı performansını geliştirmeye yardımcı olur. Ayrıca Access, her kaydın birincil anahtar alanında bir değer bulunmasını ve bu değerin her zaman benzersiz olmasını da güvence altına alır. Benzersiz değerler çok önemlidir, çünkü böyle olmadığında belirli bir satırı diğer satırlardan güvenilir bir şekilde ayırmanın yolu yoktur.

Veri Sayfası görünümünde yeni tablo oluşturduğunuzda, Access birincil anahtarı sizin için otomatik olarak oluşturur; buna Kimlik alan adını ve OtomatikSayı veri türünü atar.

Tasarım görünümünde, birincil anahtarı değiştirebilir veya kaldırabilir ya da daha önce birincil anahtarı olmayan tablo için birincil anahtar atayabilirsiniz.

Sayfanın Başı

Birincil anahtar olarak kullanılacak alanları belirleme

Bazen, zaten birincil anahtar olarak kullanmak istediğiniz verileriniz olabilir. Örneğin, çalışanlarınızın kimlik numaraları olabilir. Çalışan bilgilerini izlemek için bir tablo oluşturursanız, tablonun birincil anahtarı olarak var olan çalışan kimliğini kullanmaya karar verebilirsiniz. Öte yandan, çalışan kimliği ancak bölüm kimliğiyle birlikte kullanıldığında benzersiz olabilir ve birincil anahtar olarak iki alanı birlikte kullanmanız gerekebilir. İyi bir birincil anahtar adayı şu özelliklere sahip olmalıdır:

• Her kaydın alan veya alanlar bileşimi için benzersiz bir değeri vardır.

• Alan veya alanlar bileşimi hiçbir zaman boş veya null olmaz; her zaman bir değer içerir.

• Değerler değişmez.

Birincil anahtar olarak kullanmaya uygun veriler yoksa, birincil anahtar olarak kullanmak üzere yeni bir alan oluşturabilirsiniz. Birincil anahtar olarak kullanılacak yeni bir alan oluşturduğunuzda, bu alanın yukarıdaki listede belirtilen üç özelliğe uymasına yardımcı olmak için veri türünü OtomatikSayı olarak ayarlayın.

Sayfanın Başı

Birincil anahtarı ayarlama veya değiştirme

1. Birincil anahtarını ayarlamak veya değiştirmek istediğiniz tabloyu seçin.

2. Giriş sekmesinin Görünümler grubunda Görünüm'ü, ardından da Tasarım Görünümü'nü tıklatın.

3. Tablo tasarım kılavuzunda, birincil anahtar olarak kullanmak istediğiniz alanı veya alanları seçin.

   Tek bir alan seçmek için, istediğiniz alanın satır seçicine tıklayın.

   Birden fazla alan seçmek için, CTRL tuşunu basılı tutun ve her alanın satır seçicisine tıklayın.

4. Tablo Tasarımı sekmesinin Araçlar grubunda Birincil Anahtar'a tıklayın.

   Birincil anahtar olarak belirttiğiniz alan veya alanların solunda bir anahtar göstergesi görüntülenir.

Sayfanın Başı

Birincil anahtarı kaldırma

1. Birincil anahtarını kaldırmak istediğiniz tabloyu seçin.

2. Giriş sekmesinin Görünümler grubunda Görünüm'ü, ardından da Tasarım Görünümü'nü tıklatın.

3. Geçerli birincil anahtarın satır seçicine tıklayın. Birincil anahtar birden çok alandan oluşuyorsa, CTRL tuşunu basılı tutun ve her alanın satır seçicisine tıklayın.

4. Tablo Tasarımı sekmesinin Araçlar grubunda Birincil Anahtar'a tıklayın.

   Anahtar göstergesi, önceden birincil anahtar olarak belirttiğiniz alan veya alanlardan kaldırılır.

Yeni tabloyu birincil anahtarını ayarlamadan kaydederseniz, Access birincil anahtar için yeni bir alan oluşturulup oluşturulmayacağını sorar. Evet'e tıklarsanız, Access her kayda bir benzersiz değer sağlamak üzere OtomatikSayı veri türünün kullanıldığı bir kimlik alanı oluşturur. Tablonuzda zaten bir OtomatikSayı alanı varsa, Access birincil anahtar olarak o alanı kullanır. Hayır'a tıklarsanız, Access alan eklemez ve birincil anahtar ayarlanmaz.

Sayfanın Başı

Alan ekleme

Belirli bir öğeyle ilgili önceden oluşturduğunuz bir Access tablonuz varsa, bu öğe hakkında yeni bir veri grubu depolamak için mevcut tabloya alan ekleyebilirsiniz. Örneğin her müşterinizin soyadının, adının, e-posta adresinin, telefon numarasının ve posta adresinin depolandığı bir tablonuz olduğunu varsayalım. Her müşteriye ait tercih ettiğiniz iletişim aracını izlemeye başlamak isterseniz, bu veriyi depolamak için bir alan eklersiniz.

İzlemek istediğiniz her veri parçasını alanda depolarsınız. Örneğin, kişiler tablosunda Soyadı, Adı, Telefon Numarası ve Adres için alanlar oluşturabilirsiniz. Ürünler tablosunda Ürün Adı, Ürün Kimliği ve Fiyat için alanlar oluşturabilirsiniz.

Her alanda, tabloda alanı benzersiz olarak tanımlayan ad, verinin doğasını tanımlayan veri türü, verilerde gerçekleştirilebilecek işlemler ve her değer için ne kadar alan ayarlanacağı gibi bazı temel özellikler bulunur.

Alanları oluşturmadan önce verileri kullanışlı en küçük parçalarına bölmeye çalışın. Verileri daha sonra birleştirmek, bunları ayırmaktan çok daha kolay olacaktır. Örneğin, Tam Adı alanı yerine ayrı Ad ve Soyadı alanlarını oluşturmaya göz önünde bulundurun. Ardından Ad, Soyadı veya her ikisiyle birden kolayca arama yapabilir veya sıralayabilirsiniz. Veri öğesiyle ilgili raporlama, sıralama, arama veya hesaplama yapmayı planlıyorsanız bu öğeyi tek başına bir alana koyun.

Alan oluşturduktan sonra görünüşünü ve davranışını denetlemek amacıyla da alan özelliklerini ayarlayabilirsiniz. Örneğin, Biçim özelliği bu alanın bulunduğu veri sayfasında veya formda verilerin nasıl görüneceğini tanımlar.

Sayfanın Başı

Verileri girerek alan ekleme

Veri Sayfası görünümünde yeni tablo oluşturduğunuzda veya varolan tabloyu açtığınızda verileri veri sayfasının Yeni alan ekleyin sütununa girerek alan ekleyebilirsiniz (1). Access, girdiğiniz değer temelinde otomatik olarak bir veri türü atar. Girişinizle başka bir veri türü gösterilmezse Access veri türünü Metin olarak ayarlar, ancak siz bu veri türünü değiştirebilirsiniz.

Yeni Alan Ekleyin sütununa veri girmek için:

1. Gezinti Bölmesi’nde istediğiniz tabloya sağ tıklayarak ve ardından kısayol menüsünde Veri Sayfası görünümü’ne tıklayarak Veri Sayfası görünümünde bir tablo oluşturun veya açın.

2. Yeni Alan Ekle sütununda, oluşturmak istediğiniz alanın adını girin.

   Alanın kolayca tanımlanabilmesi için, açıklayıcı bir ad kullanın.

3. Verileri yeni alana girin.

Sayfanın Başı

Alan şablonunu kullanarak alan ekleme

Bazen, kendiniz bir alan oluşturmak yerine gereksinimlerinize uygun alanı önceden tanımlanmış bir alan listesinden seçmek daha kolay olabilir. Alan şablonları listesinden seçim yapmak için Diğer Alanlar listesini kullanabilirsiniz. Alan şablonu, bir alanı açıklayan ve önceden tanımlanmış özellikler kümesidir. Alan şablonu tanımında bir alan adı, veri türü, alanın Biçim özelliği için bir ayar ve diğer alan özellikleri bulunur.

1. Giriş sekmesinin Görünümler grubunda Görünüm'e, ardından da Veri Sayfası Görünümü'ne tıklayın.

2. Tablo Alanları sekmesinin Sil & Ekle grubunda Diğer Alanlar'a tıklayın.

   

3. Yeni sütun eklemek için Diğer Alanlar listesinde bir alan seçin. Access alanı, o anda imlecinizin bulunduğu sütunun sağına yerleştirir. Hızlı Başlangıç başlığı altındaki alan seçeneklerinden birini (örneğin, Adres) belirtirseniz, Access tablonuzda adresin çeşitli parçalarını içerecek birden çok alan oluşturur.

Sayfanın Başı

Alan özelliklerini ayarlama

Alan oluşturduktan sonra görünüşünü ve davranışını denetlemek amacıyla alan özelliklerini ayarlayabilirsiniz.

Örneğin, alan özelliklerini ayarlayarak şunları yapabilirsiniz:

• Alandaki verilerin görünüşünü denetleme

• Alana yanlış veri girdisinin engellenmesine yardımcı olma

• Alanla ilgili varsayılan değerleri belirtme

• Alanda aramayı ve sıralamayı hızlandırmaya yardımcı olma

Veri Sayfası görünümünde çalıştığınız sırada kullanılabilir alan özelliklerinin bazılarını ayarlayabilirsiniz. Alan özelliklerinin tam listesine erişmek ve onları ayarlamak için yine de Tasarım görünümünü kullanmanız gerekir.

Ayarlayabileceğiniz özellikler alanın veri türüne göre değişir.

Sayfanın Başı

Veri Sayfası görünümünde alan özelliklerini ayarlama

Veri Sayfası görünümünde çalıştığınız sırada alanı yeniden adlandırabilir, veri türünü değiştirebilir, Biçim özelliğini değiştirebilir ve alanın diğer özelliklerinden bazılarını değiştirebilirsiniz.

1. Gezinti Bölmesi'nde, açmak istediğiniz tabloya sağ tıklayın.

2. Kısayol menüsünde, Veri Sayfası görünümü'ne tıklayın.

Sayfanın Başı

Tasarım görünümünde alan özelliklerini ayarlama

Tabloyla Tasarım görünümünde çalışırken tüm alan özelliklerini ayarlayabilirsiniz. Tasarım görünümünde, alanın veri türünü tablo tasarım kılavuzunda ve diğer özelliklerini Alan Özellikleri bölmesinde ayarlarsınız.

1. Gezinti Bölmesi'nde tabloya sağ tıklayın.

2. Kısayol menüsünde Tasarım görünümü'ne tıklayın.

Sayfanın Başı

Alanı taşıma

Alanı taşımak için istediğiniz konuma sürükleyin. Taşımak üzere birden çok birleşik alan seçmek için SHIFT tuşunu basılı tutarak kaldırmak istediğiniz son alanı tıklatın. Artık seçili alan grubunu yeni konuma sürükleyebilirsiniz.

Bir alan sürüklendiğinde Veri Sayfası'ndaki konumu değişir, ancak tablo tasarımında alanların sırası değişmez. Alanlara programlama yoluyla erişiyorsanız özgün sıra geçerlidir. Örneğin bir alanı Veri Sayfası'nda yeni bir konuma sürükler ve daha sonra Form düğmesini kullanarak tablodan bir form oluşturursanız, alan kendi özgün konumunda kalır.

Sayfanın Başı

Ayrıca Bkz:

Tabloya hesaplanmış bir alan ekleme

Form veya rapora alan ekleme