Raporları tasarlama Kılavuzu

Not: En güncel yardım içeriklerini, mümkün olduğunca hızlı biçimde kendi dilinizde size sunmak için çalışıyoruz. Bu sayfanın çevirisi otomasyon aracılığıyla yapılmıştır ve bu nedenle hatalı veya yanlış dil bilgisi kullanımları içerebilir. Amacımız, bu içeriğin sizin için faydalı olabilmesini sağlamaktır. Buradaki bilgilerin faydalı olup olmadığını bu sayfanın sonunda bize bildirebilir misiniz? Kolayca başvurabilmek için İngilizce makaleye buradan ulaşabilirsiniz.

Access, kullanıcıların ihtiyaçlarına en iyi şekilde sahip olduğu bir şekilde verileri sunan bir dizi kolay okuma raporunu hızlı bir şekilde oluşturmanıza yardımcı olan çeşitli araçlar sunar. Tek tıklamayla basit bir rapor oluşturmak için Oluştur sekmesindeki komutları kullanabilirsiniz. Rapor Sihirbazı 'nı kullanarak daha karmaşık bir rapor oluşturabilir veya tüm verileri ve biçimlendirme öğelerini kendiniz ekleyerek rapor oluşturabilirsiniz. Hangi yöntemi seçerseniz, büyük olasılıkla verilerin istediğiniz gibi görüntülenmesini sağlamak için raporun tasarımında en az birkaç değişiklik yapmanız gerekir. Bu makalede, rapor tasarlama genel süreci anlatılmakta ve raporunuza belirli tasarım öğelerini nasıl ekleyeceğiniz gösterilmektedir.

Bu makalede

Raporunuzu nasıl yerleşeceğinize karar verme

Verilerinizi hizalamak için denetim düzenlerini kullanma

Rapor veya sayfa üst bilgisi ve alt bilgi bölümlerini ekleme veya kaldırma

Farklı veri türlerini biçimlendirmeye yönelik Ipuçları

Raporunuzu nasıl yerleşeceğinize karar verme

Bir rapor tasarladığınızda, öncelikle verilerin sayfada nasıl düzenlenmesini ve verilerin veritabanında nasıl depolandığını düşünmelisiniz. Tasarım işlemi sırasında, tablolardaki verilerin düzenlemesini istediğiniz raporu oluşturmanıza izin vermeyebileceğinizi fark edebilirsiniz. Bu, tabloların normalleştirilmediği anlamına gelir; bu, verilerin en etkili şekilde depolanmadığını belirtir.

Raporunuzun taslağını oluşturma

Bu adım gerekli değildir-Access Rapor Sihirbazı 'nı veya rapor aracı 'nı (hem Oluştur sekmesinin raporlar grubunda kullanılabilen), raporunuz için yeterli bir başlangıç tasarımı sağlar. Bununla birlikte, raporunuzu bu araçları kullanmadan tasarlamada karar verirseniz, her alanın bulunduğu yere bir kutu çizerek ve her kutuda alan adını yazarak, raporunuzun kabaca bir taslağını oluşturabilirsiniz. Alternatif olarak, rapor için Word veya Visio gibi programları kullanabilirsiniz. Hangi yöntemi kullanırsanız, verilerin nasıl yinelendiğinden emin olmak için yeterince satır eklediğinizden emin olun.

ön taslakla örtüşen tamamlanmış form

Örneğin, ürün bilgileri için bir satır kullanabilir, bu ürünün satışları için birkaç tekrarlanan satır ve son olarak ürün için bir dizi satış toplamı kullanabilirsiniz. Ardından, bir sonraki ürünle ilgili olarak dizi yinelenir ve raporun sonuna kadar. Ya da raporunuz, tablodaki verilerin basit bir listesi olabilir; bu durumda taslağın yalnızca bir dizi satır ve sütunu olabilir.

Not: Başka birisi için rapor tasarlıyorsanız bu teknik çok kullanışlıdır. Bu durumda, çalışmaya başlamadan önce diğer kişi taslak çizebilir.

Taslağı oluşturduktan sonra, raporda görüntülemek istediğiniz verileri içeren tabloyu veya tabloları saptayın. Tüm veriler tek bir tabloda yer alıyorsa, raporunuzu doğrudan o tabloya dayandırabilirsiniz. Daha fazla bilgi için, istediğiniz veriler, raporda görüntüleyebilmeniz için bir sorguda birlikte bir araya gelmesi gereken birkaç tabloda depolanır. Sorgu raporun RecordSource özelliğine gömülebilir veya ayrı, kaydedilmiş bir sorgu oluşturup bu raporu temel alan bir rapor oluşturabilirsiniz.

Her rapor bölümüne hangi verilerin koyululacağını belirleyin

Her raporun bir veya daha fazla rapor bölümü vardır. Her raporda bulunan tek bölüm ayrıntı bölümüdür. Bu bölüm, raporun dayandığı tablo veya sorgudaki her kayıt için bir kez yinelenir. Diğer bölümler isteğe bağlıdır ve sık sık yinelenir ve genellikle bir grup kaydı, raporun sayfası veya raporun tamamı için ortak olan bilgileri görüntülemek için kullanılır.

Aşağıdaki tabloda, her bölümün nerede bulunduğu ve bölümün genellikle nasıl kullanıldığı açıklanır.

Bölüm

Konum

Normal içerik

Rapor üst bilgisi bölümü

Raporun ilk sayfasının üst kısmında yalnızca bir kez görünür.

  • Rapor başlığı

  • Logosunun

  • Geçerli tarih

Rapor alt bilgisi bölümü

Son veri satırından sonra, raporun son sayfasındaki sayfa altbilgisi bölümünün üstünde görüntülenir.

Rapor toplamları (toplamlar, sayar, ortalamalar vb.)

Sayfa üst bilgisi bölümü

Raporun her sayfasının üst kısmında görünür.

  • Rapor başlığı

  • Sayfa numarası

Sayfa altbilgisi bölümü

Raporun her sayfasının en altında görünür.

  • Geçerli tarih

  • Sayfa numarası

Grup üst bilgisi bölümü

Bir kayıt grubunun hemen öncesinde görünür.

Gruplandırılmakta olan alan

Grup altbilgisi bölümü

Bir kayıt grubundan hemen sonra görüntülenir.

Grup toplamları (toplamlar, sayar, ortalamalar vb.)

Rapor üst bilgi ve alt bilgi bölümlerini veya sayfa üst bilgisi ve alt bilgi bölümlerini ekleme veya kaldırma hakkında bilgi Için, bu makaledeki rapor veya sayfa üst bilgi ve alt bilgi bölümlerini ekleme veya kaldırma bölümüne bakın. Düzen görünümünde veya Tasarım görünümünde Grup, Sırala ve toplam bölmesini kullanarak Grup üst bilgisini ve alt bilgi bölümlerini ekleyebilirsiniz.

Ayrıntı verilerini düzenlemeyi belirleme

Çoğu rapor, sekmeli veya yığılmış düzende düzenlenir, ancak Access size istediğiniz tüm kayıt ve alan düzenlemeleri hakkında size esneklik sağlar.

Sekmeli düzen    Sekmeli düzen, elektronik tabloya benzer. Etiketler en üstte ve veriler etiketlerin altındaki sütunlarda hizalanır. Tablo, verilerin tablo benzeri görünümüne başvurur. Bu, Oluştur sekmesinin raporlar grubunda rapor 'ı tıklattığınızda Access 'in oluşturduğu rapor türüdür. Sekmeli düzen, raporunuzda basit bir liste biçiminde görüntülemek istediğiniz görece az sayıda alan varsa kullanmak için iyi bir seçimdir. Aşağıdaki çizimde, sekmeli düzen kullanılarak oluşturulmuş bir çalışan raporu gösterilmektedir.

Tablo düzeninde çalışanlar raporu

Yığılmış düzen    Yığılmış düzen, banka hesabını açtığınızda veya çevrimiçi satıcıdan satın alma yaptığınızda doldurduğunuz bir forma benzer. Her veri parçası etiketlidir ve alanlar birbirinin üzerine yığılır. Bu düzen tablo biçiminde görüntülenecek çok fazla alan içeren raporlar için iyi bir deyişle, sütunların genişliği raporun genişliğini aşacaktır. Aşağıdaki çizimde, yığılmış düzen kullanılarak oluşturulmuş bir çalışan raporu gösterilmektedir.

Yığılmış düzende çalışanlar raporu

Not: Rapor sihirbazında, bu düzene sütun düzeni denir.

Karma düzen    Tablolu ve yığılmış düzenlerle ilgili öğeleri karıştırabilirsiniz. Örneğin, her kayıt için, ayrıntı bölümünün üst kısmındaki bir yatay satırda alanların bir bölümünü düzenleyebilir ve üst satırın altındaki bir veya birden çok yığılmış düzende aynı kayıttaki diğer alanları düzenleyebilirsiniz. Aşağıdaki çizimde karma düzen kullanılarak oluşturulmuş bir çalışan raporu gösterilmektedir. KIMLIK, soyadı ve ad alanları sekmeli Denetim düzeninde düzenlenir; Iş unvanı ve Iş telefonu alanları yığılmış düzende düzenlenir. Bu örnekte, her çalışan için alanların görsel bir ayrım sağlaması için kılavuz çizgileri kullanılır.

Karma düzenin kullanıldığı çalışan raporu

Bloklanmış düzen    Raporunuzu oluşturmak için Rapor Sihirbazı 'nı kullanıyorsanız, bloklanmış düzen kullanmayı seçebilirsiniz. Bu düzen, kayıtları mümkün olduğunca compactly olarak görüntülemek için sayfanın tam genişliğini kullanır. Kuşkusuz, rapor Sihirbazı 'nı kullanmadan aynı sonuçları elde edebilirsiniz, ancak alanları tam olarak hizalamak için bir dizi olabilir. Aşağıdaki çizimde, rapor Sihirbazı 'nın bloklanmış düzeni kullanılarak oluşturulmuş bir çalışan raporu gösterilmektedir.

İki yana yaslanmış düzenin kullanıldığı çalışan raporu

Bloklanmış düzen, raporda çok sayıda alan görüntülerseniz kullanmak için iyi bir düzendir. Önceki örnekte, aynı verileri görüntülemek için sekmeli düzen kullanıyorsanız, alanlar sayfanın kenarına genişler. Yığılmış düzen kullanıyorsanız, her kayıt çok daha fazla dikey alan kaplar ve bu da daha fazla dikey alan kaplar ve raporun daha kolay okunmasını sağlar.

Sayfanın Başı

Verilerinizi hizalamak için denetim düzenlerini kullanma

Denetim düzenleri, Düzen görünümünde veya Tasarım görünümünde açıkken rapora ekleyebileceğiniz kılavuzlardır. Access rapor oluşturmak Için rapor Sihirbazı 'nı kullandığınızda veya Oluştur sekmesinin raporlar grubunda raporu tıklatarak rapor oluştururken otomatik olarak Denetim düzenleri ekler. Denetim düzeni tablo gibidir, her hücre etiket, metin kutusu veya başka bir denetim türü içerebilir. Aşağıdaki çizimde, raporda sekmeli Denetim düzeni gösterilmektedir.

Basit sekmeli denetim düzeni

Turuncu çizgiler, denetim düzeninin satırlarını ve sütunlarını gösterir ve yalnızca rapor düzen görünümünde veya Tasarım görünümünde açıldığında görünür. Denetim düzenleri satır ve sütunlarda verilerin tekdüze hizalamasını elde etmenize yardımcı olur ve alanları eklemeyi, yeniden boyutlandırmayı veya kaldırmayı kolaylaştırır. Düzenle sekmesindeki tablo ve konum gruplarındaki araçları kullanarak (Düzen görünümünde veya Tasarım görünümünde kullanılabilir), bir denetim düzeni türünü başka bir türe dönüştürebilirsiniz; böylece, Raporda istediğiniz her yerde denetimleri denetler.

Sayfanın Başı

Rapor veya sayfa üst bilgisi ve alt bilgi bölümlerini ekleme veya kaldırma

Bu makalede daha önce bahsedildiği gibi, üstbilgiler ve altbilgiler, raporun tamamında ortak olan veya raporun her sayfasında yaygın olan bilgileri görüntülemek için kullanabileceğiniz rapor bölümlerdir. Örneğin, her sayfanın en altında sayfa numarasını görüntülemek için sayfa altbilgisi bölümü ekleyebilirsiniz veya raporun tamamı için bir başlık görüntülemek üzere rapor üstbilgisi bölümü ekleyebilirsiniz.

Rapor veya sayfa üst bilgisi ve alt bilgi bölümleri ekleme

  1. Gezinti Bölmesi'nde, değiştirmek istediğiniz rapora sağ tıklayın ve kısayol menüsünde Tasarım Görünümü'ne tıklayın.

  2. Raporda hangi bölümlerin olduğunu doğrulayın. Bölümler, bölüm seçicileriadındaki gölgeli yatay çubuklarla ayrılır. Her bölüm seçicisindeki etiket, bölümün hemen altındaki bölümü gösterir.

    Tasarım görünümünde rapor

    Her raporun bir ayrıntı bölümü vardır ve aynı zamanda rapor üst bilgisi, sayfa üstbilgisi, sayfa altbilgisi ve rapor altbilgisi bölümleri de içerebilir. Ayrıca, raporda gruplandırma düzeyleri varsa, Grup üst bilgilerini veya alt bilgilerini (Yukarıdaki çizimde gösterilen dosya üstbilgisi gibi) görebilirsiniz. Varsayılan olarak, Grup üst bilgileri ve alt bilgileri, grubun temeli olan alan adı veya ifade kullanılarak adlandırılır. Bu durumda, gruplandırma alanının adı "dosya olarak" olur.

  3. Raporunuza sayfa üst bilgisi ve alt bilgi bölümleri veya rapor üst bilgi ve alt bilgi bölümleri eklemek Için, herhangi bir bölüm seçiciyi sağ tıklatın ve kısayol menüsünde sayfa üstbilgisi/altbilgisi veya rapor üst bilgisi/altbilgisi 'nı tıklatın.

    Dikkat: Bölüm raporda zaten varsa, Access varolan bölümü ve içerdiği denetimleri silecek konusunda sizi uyarır.

    Artık varolan denetimleri taşıyabilir veya yeni bölümlere yeni denetimler ekleyebilirsiniz.

Access her zaman çiftler halinde sayfa ve rapor üst bilgi ve alt bilgi bölümleri ekler. Yani, buna karşılık gelen alt bilgi bölümünü eklemeden sayfa veya rapor üst bilgi bölümü ekleyemezsiniz. Her iki bölüme de ihtiyacınız yoksa, bir bölümü silemezsiniz, ancak daha fazla dikey Aralık eklemeyi önlemek için kullanılmayan bölümü sıfır (0) yüksekliğini yeniden boyutlandırabilirsiniz. İşaretçiyi, çift başlı ok Çift yönlü ok öğesine ulaşana kadar kullanılmayan bölümün altına getirin ve sonra bölüm gizlenene kadar yukarı doğru sürükleyin. Bölümde herhangi bir denetim varsa, bölümü tümüyle gizleyebilmek için önce bunları silmelisiniz.

Raporu veya sayfa üst bilgi ve alt bilgi bölümlerini kaldırma

  1. Gezinti Bölmesi'nde, değiştirmek istediğiniz rapora sağ tıklayın ve kısayol menüsünde Tasarım Görünümü'ne tıklayın.

  2. Herhangi bir bölüm seçiciyi sağ tıklatın ve kısayol menüsünde sayfa üstbilgisi/altbilgisi veya rapor üst bilgisi/altbilgisi 'nı tıklatın.

Bir üst bilgi ve alt bilgi çiftini kaldırıyorsanız ve bu bölümlerde denetimler yer alıyorsa, Access, bölümleri silmenin denetimleri de sileceği ve eylemin geri alameyeceği konusunda sizi uyarır. Bölümleri kaldırmak ve denetimleri silmek için Evet 'e tıklayın veya işlemi iptal etmek için Hayır 'a tıklayın.

Sayfanın Başı

Farklı veri türlerini biçimlendirmeye yönelik Ipuçları

Rapor aracını kullanarak rapor oluşturduğunuzda ( Oluştur sekmesinde , raporlar grubunda) veya rapor Sihirbazı 'nı kullanarak, Access sizin için alanları rapora ekler ve görüntülenecek en uygun denetimi oluşturur alanın veri türüne göre her alan. Bir rapora kendiniz alan ekliyorsanız, tercih edilen yöntem, alan listesinden her alanı rapora sürüklemektir. Rapor sihirbazında veya rapor aracında olduğu gibi, Access, alanın veri türüne bağlı olarak, her alan için en uygun denetimi oluşturur. Veri türlerinin çoğunda en uygun (varsayılan) denetim kullanılacak.

Aşağıdaki bölümlerde bazı özel durum veri türlerinin formatlarıyla ilgili ipuçları sağlanmaktadır.

Birden çok değerli alanlar    Birden çok değerli alan için varsayılan denetim Birleşik giriş kutusudur. Raporda denetim için garip bir seçim olabilir, çünkü rapordaki Birleşik giriş kutusundaki oku tıklayabiliriz. Bununla birlikte, rapor bağlamında Birleşik giriş kutusu metin kutusu gibi davranır. Ok yalnızca Tasarım görünümünde görünür.

Alanda birden çok değer varsa, bu değerler virgüllerle ayrılır. Birleşik giriş kutusu bir satırdaki tüm değerleri görüntüleyecek kadar geniş değilse ve Birleşik giriş kutusunun CanGrow özelliği Evetolarak ayarlandığında, değerler sonraki çizgiye kaydırılır. Aksi takdirde değerler atılır. Denetimin CanGrow özelliğini ayarlamak için, raporu Tasarım görünümünde veya Düzen görünümünde açın, denetimi tıklatın ve ardından F4 tuşuna basarak denetimin özellik sayfasını görüntüleyin. CanGrow özelliği, denetimin özellik sayfasının hem Biçim hem de Tüm sekmesinde bulunur.

Zengin metin alanları    Zengin metin alanı için varsayılan denetim metin kutusudur. Metin kutusu bir satırdaki değerlerin tümünü görüntüleyecek kadar geniş değilse ve metin kutusunun CanGrow özelliği Evetolarak ayarlandığında, değerler sonraki çizgiye kaydırılır. Aksi takdirde değerler atılır. Denetimin CanGrow özelliğini ayarlamak için, raporu Tasarım görünümünde veya Düzen görünümünde açın, denetimi tıklatın ve ardından F4 tuşuna basarak denetimin özellik sayfasını görüntüleyin. CanGrow özelliği, denetimin özellik sayfasının hem Biçim hem de Tüm sekmesinde bulunur.

Zengin metin alanı, metni çeşitli yollarla biçimlendirmenize yardımcı olur. Örneğin, bir alandaki birkaç sözcüğün altı çizilecektir ve aynı alandaki diğer sözcükler italik olarak olabilir. Ancak, zengin metni içeren metin kutusu için genel biçimlendirme stilini ayarlayabilirsiniz. Metin kutusu biçimlendirmesi yalnızca zengin metin biçimlendirmesi kullanılarak özellikle biçimlendirilmediği metinlere uygulanır.

Zengin metin alanı görüntüleyen bir metin kutusunun biçimlendirme stillerini ayarlama

  1. Gezinti Bölmesi 'nde rapora sağ tıklayın ve sonra kısayol menüsünde Düzen görünümü 'ne tıklayın.

  2. Zengin metin alanını görüntüleyen metin kutusunu tıklatın ve Biçim sekmesinin yazı tipi grubunda, uygulamak istediğiniz biçimlendirme stiline tıklayın.

    Access biçimlendirmeyi zengin metin alanında, bir tablo veya sorgunun veri sayfası görünümü veya bir formun form görünümü gibi veri girişini destekleyen bir görünüme uygulanan biçimlendirme (ancak değer yok) içeren tüm metinlere uygular. Örneğin, alandaki metnin bir kısmı kırmızı yazı tipi rengiyle biçimlendirilmişse ve metin kutusuna mavi bir yazı tipi rengi uygularsanız, Access, tümü kırmızı olarak biçimlendirilmiş olan tüm mavi metin Başka bir örnek olarak, alandaki metnin bir kısmı 11 punto yazı tipi boyutuyla biçimlendirilmişse ve metin kutusuna bir 14 punto yazı tipi boyutu uygularsanız, Access, 14 punto yazı tipi boyutunu 11 ' in içinde tek tek biçimlendirilmiş Daire.

    Ek alanları    Ek alanları diğer veri türleri için kullanılmayan özel bir denetim kullanır. Tek bir ek alanı kullanarak bir kayda birden çok dosya iliştirebilirsiniz, ancak alan bir kerede yalnızca bir ek hakkında bilgi görüntüleyebilir. Varsayılan olarak, ek denetimi, denetim tarafından görüntülenmekte olan ekin türüne bağlı olarak bir simge veya resim görüntüler. İsterseniz, tüm eklenen dosyaların simge olarak görüntülenmesi için ek denetiminin özelliklerini ayarlayabilirsiniz veya alanda yalnızca bir ataç simgesi ve ek sayısını görüntüler. Raporunuzda ek denetimi kullandığınız varsayılarak, denetimin farklı kullanımkullanımları için denetimin özelliklerini ayarlamak için aşağıdaki yordamı kullanabilirsiniz.

Ek alanı için görüntü özelliklerini ayarlama

  1. Gezinti Bölmesi 'nde rapora sağ tıklayın ve sonra kısayol menüsünde Düzen görünümü 'ne tıklayın.

  2. Ek denetimini tıklatın. Özellik sayfası şimdiye kadar görüntülenmediyse, F4 tuşuna basarak görüntüleyin. Özellik sayfasında Biçim sekmesine tıklayın.

    Ek denetiminin özelliklerini ayarlamak için aşağıdaki tabloyu kullanın.

    Özellik

    Ayar

    Görüntüleme türü

    • Resim/simge grafikleri resim olarak ve diğer tüm dosyaları simge olarak görüntüler. Bu, varsayılan ayardır.

    • Simge tüm dosyaları simge olarak görüntüler.

    • Ataç , bir ataç simgesi ve ardından parantez içindeki ek sayısını görüntüler.

    Varsayılan resim

    Ekli dosya olmadığında, ek denetiminde varsayılan resmin görünmesi Için, özellik kutusunda Oluşturucu düğmesi öğesine tıklayın, istediğiniz resme gidin ve 'a tıklayın.

    Not: As özelliği ataşolarak ayarlandığında varsayılan resim görüntülenmez.

    Resim hizalama

    Listeden istediğiniz hizalamayı seçin. Varsayılan ayar Ortaolur. Bu ayarı ayarlamak, resim boyutu modu özelliğinin ayarına bağlı olarak, beklenmeyen sonuçlar oluşturabilir.

    Resim boyutu modu

    Bu ayar yalnızca as özelliği görüntü/simgeolarak ayarlandığında kullanılabilir.

    • CLIP resmi gerçek boyutunda görüntüler. Resim, denetimin içine sığmayacak kadar büyükse kırpılır.

    • Uzat , tüm denetimi kaplayacak şekilde görüntüyü uzatır.

      Not: Ek denetimi resimle aynı tam boyutta olmadıkça, bu ayar kullanıldığında resim deforme edilir ve dikey veya yatay olarak uzatılmaya başlar.

    • Yakınlaştır , Görüntüyü kırpmadan veya deforme etmeden resmi en büyük boyutta görüntüler. Bu, varsayılan ayardır.

  3. Denetimi grafikleri görüntülemek için kullanıyorsanız, istediğiniz ayrıntı miktarını görebilmeniz için ek denetiminin boyutunu ayarlayın.

Sayfanın Başı

Office yeteneklerinizi geliştirin
Eğitimleri keşfedin
Yeni özellikleri ilk olarak siz edinin
Office Insider Programına Katılın

Bu bilgi yararlı oldu mu?

Görüşleriniz için teşekkür ederiz!

Geri bildiriminiz için teşekkürler! Office destek temsilcilerimizden biriyle görüşmeniz yararlı olabilir.

×