Project Online'ı benimseme çalışmanızı Project Management Office (PMO) ile destekleme

Önemli : Bu makale makine çevisidir. Bkz. yasal uyarı. Bu makalenin İngilizce sürümüne buradan ulaşabilirsiniz.

< Daha fazla Project yardımı

PMO nedir?

Şimdi işletmenizde Project Online'ı benimsemek istiyorsunuz. Bunu nasıl kullanmayı veya daha iyi bir yolla çalıştırmayı planlıyorsunuz? Hangi iş sorunlarını çözmeye çalışıyorsunuz? Bazı örnekler verilebilir:

  • Yöneticilerim projelerin durumunun daha görünür olmasını istiyor.

  • Kaynaklarımı yönetmek ve bunları projelerime atamak için daha iyi bir yola ihtiyacım var.

  • Kişilerin görevlerine harcadıkları zamanı kolayca izlemek istiyorum.

  • Proje verilerini izlemek için Excel elektronik tablolarından daha güçlü bir yol istiyorum.

Bunlara benzer iş sorunlarının çözümünde Project Online'ı kullanma konusunda en başarılı olan kuruluşlar, kuruluş içinde projeleri yönetmek için bir dizi standart, süreç ve en iyi yöntem oluşturanlardır. Proje yönetiminin bu kurallarını oluşturan ve yöneten kişi veya gruba bazen Proje Yönetim Ofisi (PMO) adı verilir.

PMO ne yapar?

Büyük şirketlerde PMO, kuruluş genelinde projenin idari yapısı, uygulanması, eğitimi, proje yönetim gereksinimlerinin araştırılması veya yararlı projeler hazırlamanın en iyi yolunun belirlenmesi gibi proje yönetimi sorunlarıyla ilgilenen bir bölümden oluşabilir. Küçük veya orta ölçekli işletmelerde PMO, tek kişiden birkaç kişilik küçük bir gruba kadar değişiklik gösterebilir, ancak büyük işletmelerle aynı sorunları çözmeyi denemek için ölçeklendirilmesi de mümkündür. Öte yandan, tüm PMO'ların ortak hedefleri şunları içerebilir:

  • Proje yönetim sisteminin benimsenmesini destekleme ve yayma.

  • Süreçleri bir araçla otomatik hale getirerek kuruluştaki kullanıcılar için proje yönetimini basitleştirme.

  • Proje yönetim işlevleri çerçevesinde ilkeler, yordamlar ve en iyi yöntemler oluşturma.

  • Tüm proje yönetimi konularında bir ‘Mükemmeliyet Merkezi’ işlevini üstlenerek ve proje yönetimi en iyi yöntemleri ve araçlarıyla ilgili eğitim sağlayarak, proje yönetimi konusunun uzmanları olma.

  • Yöneticilerin önerileri doğrultusunda değişiklikler yapmak ve değişiklikleri zorunlu tutmak için yönetimin desteğiyle güç kazanma.

Hala kafanız karışık mı? Şimdi bir adım geri gidelim ve insanların kendileriyle bağdaştırabileceği bir örnek kullanalım: Ailenin reisi kendi ailesine nasıl bakabilir?

Gereksinim

PMO

Aile

PMO - Bilgi

PMO, proje durumu ve sağlığıyla ilgili raporlarla proje katılımcılarına bilgi vermek için verimli bir yol oluşturmaya yardımcı olur. Bu, raporlama gereksinimlerini araştırmayı, gerekli verileri sisteme taşımayı ve yinelenen raporlar için gereken verilerin sisteme zamanında ulaşmasını sağlayacak iş akışları oluşturmayı içerebilir.

Evin reisinin, işlerin nasıl gittiği konusunda bilgiye ihtiyacı vardır:

  • Çocukların çalışmalarıyla ilgili üç aylık raporlar.

  • Mali durumu göstermek için aylık banka ekstreleri.

  • Aile üyelerinin sağlık durumunu saptamak için yıllık doktor ziyaretleri.

PMO-Kimin ne yaptığı hakkında bilgi

PMO, proje yöneticilerine proje düzeyinde durum bilgisi sağlamak için, doğru verileri proje yönetim sistemine almaya yönelik süreçler oluşturur. Ayrıca, kaynak yönetimi için yol gösterir ve en iyi yöntemleri sağlar.

Ailedeki kişilerin, kimin ne yaptığını bilmesi gerekir. Bu, şunlardan oluşabilir:

  • Bugün çocukları okuldan kim alacak, akşamları köpeği kim gezdirecek, kim yemek yapacak, vb.

  • Biri olağan görevini yerine getiremiyorsa, kimin onun yerini almaya uygun olduğunu bilmeniz gerekir.

  • Herkesin iş ve okul programını ve uygunluk durumunu merkezi bir aile takviminde göstermek yararlı olur. Bu şekilde, kimin zamanını neye ayırabileceğini bilmek kolaylaşır.

PMO - işbirliği forumları

PMO, proje işbirliği siteleri oluşturmaya ve bunları site kullanıcılarının gereksinimlerine en uygun olacak şekilde özelleştirmeye yardımcı olur.

Aile üyelerine, işbirliği yapabilecekleri bir form gerekir:

  • Önemli olayları mutfaktaki duvar takvimine yazabilirler.

  • Her akşam yemek masasında konuşabilirler.

PMO-Değerlendir ve riski azalt

PMO, risk yönetimini işlemek için bir sistem ayarlama sorumluluğunu üstlenir.

Evin reislerinin, riski azaltmak için plan yapması gerekebilir:

  • Sağlık için sigorta gereksinimlerini saptama.

  • Sağlık kurumu üyelikleri satın alma.

  • Emeklilik için yaptıkları tasarruf miktarını artırma.

PMO - Kural ve işlem oluştur

PMO geçerli süreçlere ve iş akışlarına bakarak, uygulamaya konan proje yönetim aracı yoluyla bunları otomatik hale getirmek için bir yöntem bulur. Bunlardan biri, belirli bir bütçe çerçevesinde hangi projelerin ilerletileceğini seçmek için önemli faktörleri belirlemeyi içerebilir (portföy çözümlemesi).

Evin reisleri aile için kurallar ve süreçler oluşturur; örneğin:

  • Çocukların yatma veya uyku saatlerini ayarlama

  • Hangi alışverişlerin yapılacağını saptamak için faktörleri gözden geçirme (örneğin, "Bu yıl bir araba mı almalı, çatıyı mı onarmalı yoksa tatile mi gitmeliyiz?").

  • Çim fıskiyeleri için otomatik bir zamanlama ayarlama.

  • Market alışverişi ve gündelik işler için haftanın belirli bir zamanını seçme.

PMO, aşağıdakiler gibi işler yaparak şirketin daha verimli bir proje yönetimi benimsemesini sağlar:

  • Kuruluşun proje yönetim gereksinimlerinin neler olduğunu tanımlamak için bilgi toplama. Örneğin, kuruluşlarınızın iş gereksinimlerini çözümleme, bu gereksinimlere çözüm getirecek süreçler tasarlama ve sonra bu süreçleri Project Online'daki ayarlar veya iş akışlarıyla eşleme.

  • Hangi verilerin sürekli gözden geçirilecek kadar önemli olduğunu saptama ve Proje yöneticisiyle birlikte çalışarak bu verileri proje katılımcılarıyla paylaşma. Örneğin, katılımcılara devam eden projelerin durum bilgilerini dağıtmak üzere haftalık proje durum raporu oluşturmak için gerekli verileri saptama ve bunları sisteme almak için kullanılacak süreçleri belirleme.

  • Süreçler ve iş akışları için kurallar oluşturma. Örneğin, proje fikirlerinin bir onay sürecinden geçerek Project Online'da projeler haline gelmesi için bir iş akışı oluşturma.

  • Verileri geçerli proje yönetim sisteminizden yeni bir sisteme geçirme. Örneğin, kaynak ve proje verilerini Microsoft Excel elektronik tablolarından Project Online'a veya tek tek kişilerin bilgisayarındaki Project Professional'dan merkezi bir Project Online ortamına geçirmenin en kolay yolunu bulma.

  • Projede öncelik belirleme ve tahmin çalışmalarına yardımcı olmak için proje portföy yönetimi desteği sağlama. Çoğu şirkette olduğu gibi, hayata geçirmek istediğiniz birçok proje olabilir ancak bunların tümü için bütçeniz ve kaynaklarınız sınırlı kalabilir. Hangi projelerde ilerleyeceğinizi saptamak için bir yola ihtiyacınız vardır. PMO'lar, geleceğe dönük yatırımların kuruluşun stratejik hedefleri ve büyüme vizyonuyla uyumlu olmasını sağlamak için proje ve program seçim sürecini yönlendirebilir.

  • Kullanıcıların şu anda kullandıkları ve alışkın oldukları proje yönetim sisteminden yenisine geçerken karşılaşabilecekleri duygusal değişimleri yönetme. Örneğin, proje yöneticilerine proje dosyalarını Project Online'da yayımlamanın avantajlarını göstererek, onları eskiden kullandıkları proje dosyalarını sabit sürücülerine kaydetme ve başkalarıyla paylaşma sürecini değiştirme yönünde incelikle etkileme. PMO, önce daha fazla zaman ayırıp daha çok proje yöneticisini ikna ederek ve değişimin önünü açmaya yardımcı olmak için onların diğer proje yöneticilerini de etkilemesini umarak bunu yapabilir.

  • Önemli eğitim seçenekleri sunarak değişimin getirdiği teknik güçlükleri yönetme.

PMO bana neden gerekli?

Aile örneğinde, bazı gereksinimleri karşılamamanın sonuçları vahim olabilir. Örneğin, çocuğun okuldan gelen raporu zamanında gözden geçirilmediğinde, aslında çalışma saatlerinin artırılması veya özel öğretmen bulunması gerekirken, işlerin iyi gittiği varsayımına neden olabilir. Aynı şekilde, standartlaştırma ve benimseme konusunda yardımcı olacak bir varlık olmaksızın Project Online'ın dağıtılması da vahim sonuçlar verebilir. PMO'nun oluşturulması, Project Online dağıtımınızın başarı şansını artırmaya yardımcı olacaktır. Hedeflerinize bağlı olarak bu, proje yönetiminde daha yüksek verimlilik (örneğin, daha fazla projenin zamanında tamamlanması) anlamına gelebilir ve bunun sonucu çoğunlukla proje yönetiminin maliyetini düşürmeye (örneğin, daha fazla projenin bütçeyi aşmadan veya bütçenin altında kalarak tamamlanması) olanak tanır.

PMO'yu oluşturmanın ilk adımları nelerdir?

Bu makaleyi bulmak için çaba harcadıysanız, PMO'yu oluşturmanın ilk adımlarını zaten geçmişsinizdir. Project Online'a geçme konusu ilginizi çekiyorsa, çok büyük olasılıkla bunun şirketinizde verimliliği nasıl artırabileceği veya bir sorunu nasıl çözebileceği konusunda bir fikriniz vardır. PMO'nuzu resmileştirmek için bir yol hazırlarken, aşağıdakileri dikkate almalısınız:

PMO'nuzun ne yapmasını istediğinizi tanımlama

Ana amacı PMO'NUZDA, belirli iş sorunu gidermenin olacak? Örneğin, sıkı denetim maliyetleri çözümlemesinin almak için bir zaman çizelgesi sistem uygulamak isteyebilirsiniz. Veya verileri iki veya üç bile farklı uygulamaları duyurmak ve projeleri yürütülmesi iyi yansıtabilir sağlamak için yardımcı olan tek bir sistem verileri bir araya getirmek istediğiniz projenizi sahip olabilirsiniz. Veya proje yöneticisi eğitim gereksinimlerine ve devam eden proje yönetimi kılavuzunu sağlamak için olabilir. PMO'nuzu neden gerekli olduğunu anlamalarına sonra gereksinimleri kurma ve bunu koruyarak nelerdir kapsam çok daha kolay olacaktır.

Yönetici desteği elde etme

Üst düzey yöneticilerden birinin sizi desteklediğinden emin olun. PMO'nuzun yönetici desteğine sahip olması önemlidir, çünkü PMO'ların başarısız olmasının başlıca nedenlerinden biri yönetici desteğinin eksik olmasıdır. Yapmaya çalıştıklarınızın avantajlarını ve önemini zaten bilen bir yöneticiniz varsa, harika! Yoksa, yöneticileri kendi tarafınıza çekmenin en iyi yollarından biri, onlara Project Online gibi bir proje yönetim sistemine geçmenin avantajlarını göstermektir. Bunu yapmak için, onlara çözülecek olan iş sorununu gösterebilirsiniz. Project Online'ı ilk kez değerlendirirken bunu zaten bir dereceye kadar yapmış olabilirsiniz, ancak bir pilot ortamda kendi verilerinizle nasıl çalıştığını yönetim kadrosuna göstererek bu yöneticiler arasından gerçekten taraftar toplayabilirsiniz. Yönetim desteğini almak için kazanç elde etmek temel önem taşır.

Kullanıcıların alıştıkları sistemden Project Online gibi yeni bir proje yönetim sistemine geçme konusunda gösterebilecekleri direncin üstesinden gelmek için, güçlü bir yönetim desteği yararlı olabilir. Kazançların üst düzey proje yöneticileri gibi diğer etkili katılımcılara yayılması ve tanıtılması, geçiş yaptığınız eski sistemle duygusal bağı olan diğer kullanıcıların bu bağını koparmaya da yardımcı olabilir.

Ekibinizi oluşturma

İster büyük ister küçük bir şirkette PMO'yu oluşturmaya çalışıyor olun, PMO'nuzda rolleri üstlenen kişilerin aşağıdaki sorumlulukları da üstlenmesi gerekir:

Rol

Açıklama

Project Online benimseme planını yürütme

Genel planı Project Onlineuygulama sürecinde varsa, bunu sürücü birisine gerekiyor. Herhangi bir proje gibi yalnızca gerekli görevleri tam kadro katılım ve tamamlanan emin olmak için bir sahip benimseme planını gerekiyor.

Proje yönetim gereksinimlerini araştırma

Bu kişi, kuruluşunuzun proje yönetim gereksinimlerini değerlendirir. Bu kişinin tüm şirkette, çeşitli bölümlerdeki kullanıcılarla konuşması; şu anda projelerini nasıl yönettiklerini, ne tür gereksinimleri olacağını ve Project Online'ın hayata geçirilmesiyle bunların nasıl geliştirilebileceğini öğrenmesi gerekir. Bu gereksinimler, Project Online'da düzgün bir şekilde uygulanmaları için Proje yöneticilerine açıklanmalıdır. Bu kişi gelişmiş proje yönetim becerilerine sahip olmalı ve aynı zamanda iletişimi de iyi olmalıdır. Şirkettekilerin, geride bırakmaya çalıştığınız süreçle duygusal bağları olması çok büyük bir olasılıktır. Dolayısıyla bu kişinin, yeni sistemin onların hayatını nasıl kolaylaştıracağını göstererek bu duygusal bağlarla başa çıkabilmesi gerekir.

Eğitim, belgeler ve destek

Bu kişi kullanıcıların beceri düzeyini değerlendirmelidir ve ürünü başarılı bir şekilde kullanmak için gereken eğitim kaynaklarını sağlamaktan sorumludur. Bu görev, Proje yöneticileri, proje müdürleri, ekip liderleri ve ekip üyeleri için role dayalı eğitim oluşturmayı içerebilir. Çabalarınızın büyük bölümü proje müdürleri veya yöneticileri için gereken eğitimi bir araya getirmeye yönelik olabilir; ekip liderleri ve ekip üyeleri kendileri için hızlı başvuru kartlarını, ipucu sayfalarını, denetim listelerini ve kısa öğreticileri çok daha etkili bulabilir. Ayrıca, kullanıcılarınıza şirket içinde destek vermenin ve daha karmaşık sorunları düzgün yollarla üst mercilere aktarma yöntemi sağlamanın da bir yolunu bulmanız gerekir.

BT bölümüyle bağlantı

BT bölümünüzü Project Online'ın kaydı, kurulumu ve yapılandırmasında yardımcı olmaya yönlendirmek için, bu bölümle işbirliği yapmak çok önemlidir. Henüz Project Online'ı değerlendirme sürecindeyseniz, bu değerlendirme BT bölümünüzden biri tarafından Project Online'ı kullanmaya başlama belgelerine bakarak çok zorlanmadan yapılabilir.

Şu iki alanla ilgilenmek için PMO'nun BT bölümünüzle birlikte çalışması gerekir:

  • Office 365 yönetimi: PMO'nun kullanıcıları ve lisansları atamak için Office 365 yöneticisiyle birlikte çalışması gerekir.

  • Project Online yönetimi: PMO'nun özel alanlar, kaynaklar ve zaman çizelgesi yapılandırması gibi konularda Project Online yöneticisiyle birlikte çalışması gerekir. Ayrıca, iş akışları aracılığıyla süreçleri Project Online'a uygulamak için de PMO'yla birlikte çalışmaları gerekebilir.

Daha büyük şirketlerdeki bazı PMO'ların, yardım gerektiren belirli projelere yol göstermesi için atanabilecek proje yöneticileri de olabilir. Bu yardım, projenin kapsamına göre proje sahibine danışmanlık yapmaktan proje sahipliğini üstlenmeye kadar değişebilir.

PMO'nuz için görev bildirimi oluşturma

Tüm PMO'ların bir görev bildirimi olmalıdır. PMO'nuz için gereksinimleri önceden değerlendirdiyseniz, bunu oluşturmak çok daha kolay olur. Şirketinizin var olan görev bildirimini gözden geçirin ve onunla uyumlu bir bildirim oluşturmayı deneyin. Aşırı karmaşık olması gerekmez; PMO'nun neden var olduğunun ve şirketinizdeki rolünün tümüyle basitçe anlaşılmasını sağlayan bir bildirim yeterlidir.

PMO'nuzu oluşturmak için plan yapma

PMO'nuzu oluşturmak için gereken görevlerin kapsamını belirledikten sonra, bunun için bir üst düzey proje planı hazırlamak isteyebilirsiniz. PMO'nuzu oluşturma işlemini, ilişkili görevleri, süreleri ve atamaları olan büyük bir proje olarak düşünün. Ortamınızı değerlendirme gibi bazı başlangıç görevlerinde ilerledikçe, proje planınız daha tanımlı hale gelir. Proje planı PMO'nuza bir oluşturma zamanlaması sağlamaya yardımcı olur. Böylece neler yaptığınızı, ne üzerinde çalıştığınızı ve PMO'nuzu oluştururken daha neler yapmanız gerektiğini izleyebilirsiniz. Örneğin, bir Project Online proje planında çeşitli PMO oluşturma görevleri şöyle görünebilir:

Project Online'da PMO projesi planı

PMO'lar hakkında daha fazla bilgi

Henüz PMO'nuz yoksa, bir PMO başlatma düşüncesi biraz gözünüzü korkutabilir. Şirketinizin ihtiyaçları ve gereksinimleri PMO'yu yönlendirecek olsa da, PMO'nuzu kurmak ve geliştirmek için kullanılacak çerçeveyi nasıl oluşturacağınızı öğrenmelisiniz. Hedeflerinize bağlı olarak, çeşitli PMO süreçleri ve endüstri yöntemleri konusunda araştırma yapmak veya hangi PMO modeline yakın olduğunuzu görmek isteyebilirsiniz. PMO'ları oluşturma ve yönetme konusunda, çalışmalarınızda size yardımcı olabilecek bir çok kitap, eğitim ve çevrimiçi kaynak vardır.

PMO'yu ayarlamaya çalışıyor ve yardıma gerek duyuyorsanız, Microsoft Sertifikalı İş Ortağına veya Microsoft Danışmanlık Hizmetleri'ne başvurmak isteyebilirsiniz. Ayrıca Microsoft'ta çalışan ve küçük, orta ölçekli ve büyük şirketlerde PMO'ların ayarlanması konusunda mükemmel deneyim sahibi olan uzmanlarımız da vardır.

Şimdi sırada ne var?

Peki, kendi PMO'nuzu başlatmaya hazır mısınız? Bu makaleyi okuduktan sonra, bir PMO başlatmanın harcadığınız zamana ve çabaya değen bir yatırım olduğunu fark ettiğinizi umuyoruz. Şirketinizdeki çalışanlarla çok fazla işbirliği yapmanız gerekir ve yönetim kadrosunda bir “taraftarınız” olması çok önemlidir. Ayrıca, kullanılabilir birçok kaynak içinde PMO'yu ayarlamak konusunda daha fazla araştırma yapmak için de yatırım yapılmalıdır. Yardıma gerek duymanız durumunda da, hem Microsoft Sertifikalı İş Ortaklarına hem de Microsoft Danışmanlık Hizmetleri'ne başvurabilirsiniz.

Küçük bir şirketteyseniz, tüm bunların kapsamı size biraz bunaltıcı gelebilir. “Ekibinizi oluşturma” tablosunda belirtilen her PMO rolü için eleman işe almaya yetecek kaynaklarınız olmayabilir ve bu gerekli de değildir. Bu sorumlulukların herhangi bir anda ve sizin ihtiyaçlarınıza uygun bir düzeyde üstlenilmesi gerekebileceğini bilmeniz yeterlidir. Ayrıca, gereken çaba şirketinizin boyutu ve hedeflerine göre ölçeklendirilebilir. Küçük bir şirkette PMO'nun gereksinimleri saptamak için yalnızca şirketteki birkaç üst düzey proje yöneticisiyle görüşmesi yeterli olabilir; buna karşılık daha büyük bir şirkette çeşitli gereksinimleri olan çok sayıda bölüm vardır.

PMO oluşturmak, Project Online başarınızı ileri taşımaya yardımcı olabilir ve Project Online kullanmak da PMO başarınızı ileri taşıyabilir. Uygulamanızda iyi şanslar!

Not : Makine Çevirisi Yasal Uyarısı: Bu makale, insan müdahalesi olmadan bir bilgisayar sistemi tarafından çevrilmiştir. Microsoft bu makine çevirilerini İngilizce bilmeyen kullanıcıların Microsoft ürünleri, hizmetleri ve teknolojileriyle ilgili içeriklerden yararlanmasına yardımcı olmak için sunar. Bu makale makine çevirisi olduğundan sözcük, cümle dizilimi ve gramer hataları içerebilir.

Yeteneklerinizi geliştirin
Eğitimleri keşfedin
Yeni özellikleri ilk olarak siz edinin
Office Insider Programına Katılın

Bu bilgi yararlı oldu mu?

Görüşleriniz için teşekkür ederiz!

Geri bildiriminiz için teşekkürler! Office destek temsilcilerimizden biriyle görüşmeniz yararlı olabilir.

×