Projenizin bütçeye uygun olup olmadığını nasıl anlayabilirsiniz? Project 'de maliyet izleme aracılığıyla. özgün maliyet tahminlerini, gerçek maliyetleri, öngörülen maliyetleri karşılaştırmak ve maliyetler arasındaki farkları istediğiniz zaman ve ayrıntı düzeyinde görmek için Project kullanın.
Bu makalenin başlıkları
Maliyet izleme işlemi nedir?
Maliyetleri en iyi şekilde izlemek için, önce proje özet görevi atanan bütçe kaynakları için maliyet değerleri oluşturup girerek bir bütçe oluşturmanız gerekir. Ardından, izlemek ve bütçe kaynaklarına göre ölçmek istediğiniz diğer kaynakları ve görev maliyetlerini belirleyebilirsiniz. Görevler, kaynaklar ve gerekirse atamalar için ödeme ücretlerini, kullanım başına ve sabit maliyetleri girebilirsiniz. Ardından, görevler için tahmini çalışma veya süre belirtin ve görevlere kaynak atayın.
Yalnızca bu adımların tümü tamamlandığında projenin toplam tahmini maliyetlerini Project hesaplayabilirsiniz. Daha sonra tahminlerinizi daraltmak isteyebilirsiniz. İşiniz bittiğinde, tüm kaynakları kategorilere ayırıp gruplandırarak bütçelenen maliyetlerle karşılaştırabilirsiniz. Ayrıca, bütçelenen maliyetlerle bir temel ayarlayabilir ve projeniz ilerledikçe gerçek maliyetlerle karşılaştırmak için bunu kullanabilirsiniz.
Proje başlatıldıktan sonra görev ilerleme durumunu ( görevlerde yapılan çalışma miktarı veya tamamlanan görevlerin yüzdesi) güncelleştirirsiniz. Project, görev ilerleme durumunu temel alarak sizin için maliyetleri hesaplar.
Not: Ayrıca, otomatik maliyet hesaplamasını kapatmayı ve görev ilerleme durumunun yanı sıra gerçek maliyetleri kendiniz girmeyi de seçebilirsiniz.
Tamamlanan çalışmanın gerçek maliyetlerini kalan çalışma için tahmini maliyetlerle birleştirerek Project zamanlanmış (öngörülen) maliyetleri hesaplar. Daha da önemlisi, zamanlanan ve temel maliyetler arasındaki farkı hesaplar. Bu fark veya maliyet farkı, projenizin bütçeye uygun olup olmadığını size bildirir.
Görevler, kaynaklar, atamalar ve proje için gerçek ve zamanlanmış (öngörülen) maliyetleri görüntüleyerek basit maliyet izleme yapabilirsiniz.
Bir temel aracılığıyla bütçe oluşturduysanız, gerçek ve zamanlanmış maliyetleri temel maliyetlerle karşılaştırarak daha kapsamlı izleme yapabilirsiniz.
Bütçede olup olmadığınızı belirlemek için, zamanlanmış maliyetlerle temel maliyetler arasındaki maliyet farklarını görüntüleyebilirsiniz. Örneğin, bir görev 50 ABD doları maliyete bütçelenmişse, ancak görev yarı yolluysa ve zaten 35 TL'ye mal oluyorsa, zamanlanan maliyet 60 TL'dir (bugüne kadarki 35 ABD doları gerçek maliyet ve görevdeki kalan çalışma için beklenen 25 ABD doları maliyet). Maliyet farkı 10 ABD dolarıdır (gerçek maliyetin 60 ABD doları eksi 50 ABD doları bütçe maliyeti).
Maliyet farklarını düzenli olarak izleyerek, projenizin bütçesine yakın kaldığından emin olmak için adımlar atabilirsiniz.
Not: Maliyet farklarını yalnızca ilk maliyetleri girip bir temel kaydettiyseniz görüntüleyebilirsiniz. Örneğin, temeli kaydetmeden önce bir kaynağın ücretlerini girmediyseniz, bu kaynağın maliyet farklarını görüntüleyemezsiniz.
Maliyet izleme örneği verebilir misiniz?
Proje planınıza "Programı test et" adlı görevi girebilir ve göreve saat başına 40 TL'den bir sözleşme sınayıcısı atayabilirsiniz (test edenin ödemesinin görev maliyetine tek katkı olduğunu varsayalım). 10 günlük bir süre (günde 8 saat) girer ve ardından bir taban çizgisi kaydedersiniz.
5 günün sonunda görevin yarı bittiğini belirlersiniz ve görevi Project %50 tamamlandı olarak işaretlersiniz. Görev Sayfası görünümünde Maliyet tablosunu uygularsınız ve aşağıdakileri görürsünüz:
-
Temel alanında, Project görevin 3.200 TL olan temel maliyetini görüntüler. Bu maliyet, özgün süre tahmininizin 10 gün (veya 80 saat) değerini test edenin standart saat başına 40 TL'lik fiyatıyla çarparak hesaplanır.
-
Görev ilk 5 gün içinde planlanmamış maliyetlere neden olmadığından, Fiili alanı bugüne kadar tahakkuk eden gerçek maliyeti doğru bir şekilde görüntüler. Bu durumda, fiili çalışma Fiili Çalışma * Standart Oran = Gerçek Maliyet veya 40 saat * saat başına 40 TL = 1.600 TL formülüyle hesaplanır. (Fazla mesai, kullanım başına maliyetler ve sabit maliyetler bu örnekte yer almasa da gerçek maliyete dahil edilebilir.)
-
Kalan maliyet, Kalan Çalışma * Standart Oran = Kalan Maliyet veya 40 saat * saatte 40 TL = 1.600 TL formülüyle hesaplanır.
-
Toplam Maliyet alanında, Project zamanlanmış maliyeti görüntüler. Bu, Fiili Maliyet + Kalan Maliyet = Zamanlanmış Maliyet veya 1.600 TL + 1.600 TL = 3.200 TL formülüne göre hesaplar. Zamanlanan maliyet temel maliyete eşit olduğundan, Varyans alanında 0 TL'lik bir maliyet varyansı (CV) görüntülenir ve bu da görevin tam olarak bütçede olduğu anlamına gelir.
Maliyet bilgilerini nerede görüntüleyebilirim?
Project 'da görevler, kaynaklar ve atamaların maliyetlerini görebilirsiniz. Ayrıca, genellikle bu daha ayrıntılı maliyetleri temel alan proje maliyetini de görebilirsiniz. Zaman içinde dağıtılan maliyetler olan toplam maliyetleri ve zaman aşamalı maliyetleri görüntüleyebilirsiniz.
Project 'da maliyet bilgilerini görüntülemeye yönelik ayrıntılar ve adım adım yordamlar için bkz. Proje maliyet toplamlarını görüntüleme.
