Proje maliyeti ve zamanlama varyansları için doğru eşiği belirleme

Yazan: Bonnie Biafore

Proje zamanlamanızda gecikme olduğunu veya giderlerin bütçenizi aştığını yeterince erken fark edebilirseniz, projenizi yeniden rayına oturmak için gerekli adımları atabilirsiniz.    Hedeflerinizin çoğu, eninde sonunda projenin ne kadar süreceği ve ne kadar mal olacağıyla ilgilidir. Bu nedenle, proje yöneticileri genelde gerçek proje maliyetinin ve zamanlamasının ilgili planla karşılaştırıldığında nasıl ilerlediğini takip eder. Gerçek ve planlanan değerler arasındaki farklar varyans olarak bilinir. Asıl sorun, hikayenin bunlardan ibaret olmamasıdır. Bir projeye hayati bir darbe vuracak varyans değerleri, devasa bir çalışmada ufak bir esinti gibi olabilir.

Ne aradığınızı biliyorsanız, varyansları izleyerek proje durumunu takip etmek çok daha kolaydır. En ufak bir sapma nedeniyle endişelenmektense, proje planlaması sırasında biraz zaman ayırarak projenizin ne kadar varyansı kaldırabileceğine karar verin. Maliyet ve zamanlama varyansları için eşikler ayarlayarak sorunlara ne zaman müdahale etmeniz gerektiğini bilirsiniz. En iyi taktik, gereksiz yere endişelenmemek veya çok geç harekete geçmemek için proje varyanslarınızda doğru eşikleri seçmektir.

Varyanslar proje performansını nasıl gösterir

Proje katılımcıları bir projeyi tamamladığında, tahmini proje performansına ilişkin bütünlüklü bir resme sahip olursunuz. Bireysel görevlere yönelik tahmin edilen iş, süre ve maliyetlerden tutun projenin tamamı için bütçe ve önerilen zamanlamaya kadar her alanda, temel değerleri standart olarak alır ve gerçek performansı bununla karşılaştırırsınız. Bununla birlikte, proje planını yürütmeye başladığınız andan itibaren gerçek değerler ortaya çıkmaya başlar ve bunlar çok ender durumlarda hayal edilenle aynı olur. Maliyet ve zamanlama varyansları, görevlerin veya projenizin tamamının bütçeyi aşıp aşmadığını ya da zamanlamanın gerisinde kalıp kalmadığını belirlemenize yardımcı olur. Bu bilgileri kullanarak projeyi yeniden rayına oturtmak için ne yapmanız gerektiğini belirleyebilirsiniz.

Microsoft Office Project 2007, temel değerleri zamanlamanızdaki geçerli tahmini değerlerden çıkararak varyansları hesaplar. Gerçek değerler izlenmeye başladıktan sonra, Office Project 2007, tamamlanan işlerin gerçek değerlerini kalan işlerin temel değerlerine ekleyerek geçerli tahmini değerleri (zamanlanan değerler) hesaplar. Örneğin, temel sürenin 20 gün olduğunu ve ekibinizin 15 günde işin yüzde 50’sini tamamladığını varsayalım. Şu anki zamanlanan süre 25 gündür: Tamamlanan yüzde 50’lik kısım için gerçek süre olan 15 gün ve geriye kalan yüzde 50’lik kısım için 10 gün olan temel süre.

Bir varyans değeri pozitifse, zamanlanan değer temel değerden daha büyüktür ve projeniz ya bütçeyi aşmıştır ya da zamanlamanın gerisindedir. Varyansın negatif olması, projenin bütçenin altında kaldığını veya zamanlamanın ilerisinde olduğunu gösterir. Kısaca ifade etmek gerekirse, sıfır ve altındaki varyanslar iyiyken, sıfırın üzerindeki varyanslar sorun oluşturabilir.

Sayfanın Başı

Project 2007 ile varyansları izleme

Office Project 2007’de sık kullanılan varyanslar için kullanabileceğiniz alanlar vardır:

  • Maliyet    Bu varyans, zamanlanan ve özgün temel maliyetleriniz arasındaki farktır. Bütçenizi aşıp aşmadığınızı gösterir.

  • Süre    Bu, bir görev veya projenin zamanlanan süresi ile temel süresi arasındaki farktır. Görevlerin planlanandan daha uzun sürüp sürmediğini (bu da proje zamanlamasını etkiler) gösterir.

  • Çalışma    Zamanlanan ve temel çalışma süreleri arasındaki farkı belirler. Çalışma varyansının pozitifi olması, işin tamamlanması için ekip üyelerinizin tahmin ettiğinizden daha çok süre harcadığını gösterir. Çalışma varyansı pozitif olduğunda, diğer tüm varyans alanlarının da pozitif olma ihtimali yüksektir.

  • Başlangıç    Bu, zamanlanan (veya gerçek) ve temel başlangıç tarihi arasındaki zaman farkıdır. Başlangıç farkı pozitifse, gerçek başlangıç tarihi gecikmiştir veya öncül görevler zamanlanan başlangıç tarihinin gecikmesine neden oluyordur.

  • Bitiş    Zamanlanan (veya gerçek) ve temel bitiş tarihleri arasındaki farkı gösterir. Bitiş varyansı pozitifse, görevin bitiş tarihi gecikmiştir.

Sayfanın Başı

Proje varyansları için eşikleri belirleme

Office Project 2007'de pozitif farklar iyiye işaret olmasa da hemen harekete geçek zorunda olmayabilirsiniz. Bazıları kıymetli vaktinize değmeyecek kadar önemsizdir. Asıl tehlikeli olan, küçük varyansları düzelteyim diye uğraşırken gerçekten baş ağrıtabilecek sorunları göz ardı etmektir. Nelerin önemli olduğunu ya da sapmaların ne zaman gerçekten bir sorun haline geldiğini hatırlamaya çalışmaktansa, proje maliyeti ve zamanlama varyansları için anımsatıcılar halinde eşikler ayarlayabilirsiniz. Daha sonra, varyansların kendilerine karşılık gelen eşikleri aşıp aşmadığını kontrol ederek harekete geçebilirsiniz.

Sayfanın Başı

Boyutlandırma varyansı eşikleri

Köpeğinizin 5 kilo alması ciddi bir sorun gibi görünmeyebilir; tabi köpeğiniz Chihuahua değilse. Benzer şekilde, varyans eşikleri ayarlanırken projenin boyutu da bariz bir etmendir. Köpek cinsleri gibi projeler de birçok farklı şekil ve boyutta olabileceğinden, proje boyutundan bağımsız olarak yüzdelik oranların kullanılmasıyla güvenilir göstergeler elde edilebilir. Örneğin, yüzde 10’luk bir varyans, zamanlamanızın teslim tarihini 5 hafta veya 50 hafta aştığını gösterebilir. Öte yandan, 10 milyon ABD Doları bütçeye sahip bir projede bütçenin 30.000 Dolar aşılması, yönetimin ayırdığı yedek kaynaklardan %0,3’lük bir ısırık alma anlamına gelir; ancak 20.000 ABD Doları tutması gereken bir projede, bütçenin tam %150 aşıldığını gösterir.

Sayfanın Başı

Varyans eşiklerini belirleme yönergeleri

Şirketten şirkete farklılık gösteren varyans eşikleri, bir kurumun kullandığı risk stratejilerine ve yönetime ayrılan yedek kaynaklara bağlıdır ve genellikle %10-15 arası değişir. İş hedeflerinin ne kadar kritik olduğuna bağlı olarak eşikler projeden projeye de farklılık gösterebilir.

Kılavuz olarak kullanabileceğiniz bazı yaygın eşik yüzdeleri burada verilmiştir; ancak bunları projenizin koşullarına göre uyarlamanız gerekebilir.

  • Yüzde 5’ten az (düşük risk toleransı)    Yüzde 5’in altındaki maliyet veya zamanlama varyansları, potansiyel sorunlar için erken bir uyarıdır.

  • Yüzde 5 ile 10 arası (orta düzeyli risk)    Bu varyans aralığı harekete geçmenizi gerektirir.

  • Yüzde 10’dan çok (yüksek risk)    Yüzde 10’un üzerindeki tüm değerler için anında ve kapsamlı bir eylem gerekir.

Bu yönergeler, bitiş tarihini doğrudan etkilediği için kritik yoldaki zamanlama varyansları için idealdir. Görevlerin maliyeti bir projenin nihai harcamalarını etkilediğinden, bu yönergeler maliyet varyansları için de uygundur. Kritik olmayan yol görevlerinde zamanlama varyansları için daha yüksek eşikler (örneğin, yukarıdaki değerlere yüzde 5 ekleme) ayarlayabilirsiniz. Eşiklerin daha yüksek olması, derhal harekete geçmenizin gerekmediği, ancak bu görevlerin kritik yoldaki görevleri etkileyecek kadar gecikmesini de istemediğiniz anlamına gelir.

Not : Office Project 2007 varyanslar için ayrılan alanlar içerse de bu eşikleri belirlemek için sizin de üzerinize düşeni yapmanız gerekir. Değerleri depolamak için özel alanlar ayarlayabilir ve eşikleriniz arasındaki farkı ve varyansı hesaplayabilirsiniz. Alternatif olarak, Microsoft Office Excel 2007 ve Office Project 2007’deki Görsel Raporlar özelliği, varyansların ve eşiklerin hesaplanması ve değerlendirilmesi için kullanılabilecek işlevlere sahiptir.

Sayfanın Başı

Proje varyansı eşiklerine yön veren etmenler nelerdir?

Sorunlara yol açan varyans değerleri yalnızca projeden projeye değil, görevden göreve de farklılık gösterir. Her proje benzersizdir ve farklı hedefleri gerçekleştirir. Ayrıca, bazı hedefler diğerlerinden daha önemlidir ve bazı varyanslar için daha katı eşikler ayarlanmasını gerektirir. Pazara sürme süresi, dar bütçe veya kısıtlı kaynaklar gibi ticari hedefler, maliyet ve zamanlama varyanslarında farklı eşiklere yol açabilir. Planlama aşamasında, proje katılımcılarıyla birlikte çalışarak hedefleri belirleyin. Varyans eşiklerinin belirlenmesine yardımcı olması için aynı zamanda proje hedeflerinin önceliğini de tartışabilirsiniz.

Örneğin, birkaç yıl önce Y2K yazılım projelerinde 31 Aralık 1999’dan sonrasına sarkan gecikmeler kabul edilemiyordu. Zamanlama varyansının eşiği sıfır olabilirken, maliyet varyansı proje bütçesinin yüzde 20’si olabiliyordu. Yani, yeni evinizi inşa ettiğiniz sırada kendi arazinizdeki bir karavanda yaşıyorsanız, zamanlama eşiği maliyet kadar önemli olmayabilir. Bütçenin yüzde 10’unu beklenmedik giderlere ayırabilirsiniz ve başka paraya ihtiyacınız olmaz. Öte yandan, karavanda gerektiğinden bir hafta uzun kalma konusunda eşinizin sahip olduğu başka fikirler olabilir.

Sayfanın Başı

Sıfırdan büyük

Office Project 2007 birden çok proje ölçümü için varyansları hesaplasa da bu sayılar, zamanınızı en iyi nasıl harcayacağınızı belirlemeniz için yeterli bilgi sağlamaz. Proje performansını ölçmenin daha etkili bir yolu, maliyet ve zamanlama varyansları için eşikler belirlemektir. Sıfırdan büyük varyansları takip etmek iyi olsa da bir varyans eşiği aşıldığında harekete geçmeniz gerektiğini bilirsiniz.

Sayfanın Başı

Yazar hakkında    Bonnie Biafore, Proje Yönetimi Enstitüsü PMI sertifikalı bir Proje Yönetimi Uzmanı’dır (PMP). Yatırım, kişisel finans ve proje yönetimi konusunda aşağıdakiler de dahil olmak üzere birkaç kitabı kaleme alan bir danışman, eğitimci, konuşmacı ve ödüllü bir yazardır: On Time! On Track! On Target! Managing Your Projects Successfully with Microsoft® Project (Microsoft Press, 2006).

Yeteneklerinizi geliştirin
Eğitimleri keşfedin
Yeni özellikleri ilk olarak siz edinin
Office Insider Programına Katılın

Bu bilgi yararlı oldu mu?

Görüşleriniz için teşekkür ederiz!

Geri bildiriminiz için teşekkürler! Office destek temsilcilerimizden biriyle görüşmeniz yararlı olabilir.

×