Proje değişikliği isteklerini değerlendirme

Önemli : Bu makale makine çevisidir. Bkz. yasal uyarı. Bu makalenin İngilizce sürümüne buradan ulaşabilirsiniz.

Yazan: Jane Suchan, PMP

Denetlenmeyen değişiklikler, bir proje yöneticisinin karşılaştığı en büyük zorluklardan biridir.     Bu nedenle sağlam bir değişiklik yönetimi süreci, bir proje yöneticisinin en iyi çözümü olabilir. Bu tür bir sürecin uygulamaya başlanması, müşterinin istediğini gerekli zaman çizelgesi ve anlaşılan bütçe dahilinde sunmanıza yardımcı olur. Proje kapsamı, değişiklik denetimi olmadan hareketli bir hedef haline gelir ve proje başarı etkenlerinizden bir veya daha fazlasını kaybetme riskiyle karşı karşıya gelirsiniz. Özellikle proje kapsamı açısından değişikliği yönetme ve denetleme yeteneği, hedeflere ulaşma açısından oldukça önemlidir ve bir proje yöneticisinin tipik performans göstergesi niteliğindedir. Proje değişiklikleri kaçınılmazdır ve ortaya çıktığında bu değişikliklerle başa çıkmaya hazır olmanız gerekir.

Değişiklik yönetimi ile bürokrasiyi dengeleme

Proje yöneticilerinin karşılaştığı zorluklardan biri de, gereksiz bürokrasiden kaçınma ve aynı zamanda proje değişikliklerini denetleme ihtiyacını dengelemektir. Asıl soru şudur: Bu sürecin son noktası nedir? Her proje benzersiz olduğundan, değişiklik denetiminin değer katmayı bıraktığı ve bir formalite haline dönüştüğü nokta, projeden projeye değişiklik göstermektedir.

Proje katılımcılarınızın bir kısmı ve hatta proje ekibinizin üyeleri, değişiklik denetimini uygulamaya başlamanın korkulan kapsam engelini önleme yönteminiz olduğunu ve müşterileriniz ile işletmeniz için en iyi kararı verme esnekliğini gösteremediğinizi hissedebilir. Bu algının ortadan kaldırılması oldukça önemlidir. Proje katılımcılarınız ile proje ekibinizin üyelerine tam tersini yaptığınızı ve istenen değişikliklerin sürekli değerlendirilmesi kapsamında etkili bir süreç uyguladığınızı bildirin. Bir değişiklik yapılması iyi bir fikir olarak görüldüğünde, söz konusu isteklere yanıt vermek için uygulanmakta olan süreçlere sahip olursunuz.

Sayfanın Başı

Proje değişiklik yönetimi planı

Bir proje değişiklik yönetimi planı, sapmalara hızlı bir şekilde yanıt vermenizi sağlamak için bu sapmalar ortaya çıktığında ne olduğunu açıklar. Bu plan, değişikliği önlemek yerine; değişiklik ile nasıl ilgilenileceğini, kararların nasıl alınacağını ve projenin bu sürece nasıl uyum sağlayacağını netleştiren bir sürecin ana hattını çizmek üzere tasarlanmıştır.

Sayfanın Başı

Değişiklik denetimini uygulamaya başlama

İşletme gereksinimleri ve zamanlama gibi teslim edilebilir öğelerinize yönelik bir temel oluşturduktan sonra değişiklik denetimi sürecinizi anında uygulamaya başlamanız gerekir. Proje ekibi, proje katılımcıları ve projedeki değişikliklerden etkilenen herkesin, değişiklik yönetimi planınız uygulamaya başlanmadan önce bu planı gözden geçirmesi ve uygun bulması gerekir.

Projenin genel başarısı üzerinde çok az etkisi olan küçük değişiklikler, gereksinimler ya da kritik yol zamanlama kilometre taşlarında yapılan değişiklikler ile aynı önem derecesinde olmamalıdır. Proje değişiklik yönetimi planında, bir resmi proje değişikliği isteği (PCR) gerekli olduğu zamanlar ifade edilmelidir. Örneğin:

  • Zamanlama ve bütçe değişikliklerine yönelik eşikler nedir?

  • Her zaman bir değişiklik isteğini gerektiren değişiklikler var mı?

  • Değişiklik yönetimi süreci hangi değişiklikleri atlayabilir?

Bir uyarı: Hasara neden olan değişiklikler, büyük ve göz önünde olan değişiklikler değil, genellikle birçok küçük kapsamlı değişikliktir. PCR ölçütlerinizi tanımlarken bu durumu göz önünde bulundurun. Örneğin, değişiklik yönetimi planınız, üst ve alt gibi değişiklik isteği kategorilerini tanımlamalıdır.

  • Üst değişiklikler    Bu değişiklikler bir PCR olarak belgelenmelidir. Üst proje değişiklikleri:

    • Kritik yolda gereksinimleri veya iş öğelerini etkiler ve önemli kilometre taşlarını veya tüm projenin bitiş tarihini belirli bir zaman yüzdesi veya süre cinsinden geciktirir. Üst değişiklik ölçütleri, her bir proje için tanımlanmalıdır.

    • Ek finansman gerektirir (dolar veya bütçe yüzdesi cinsinden). Bu miktarın da her bir proje için tanımlanması gerekir.

  • Alt değişiklikler    Bu rutin değişiklikler bir PCR gerektirmez. Alt değişiklikler:

    • Planı önemli ölçüde etkilemez. Bu değişiklikle, kilometre taşlarının veya proje bağımlılıklarını içeren görevlerin tamamlanma tarihlerini uzatmaz.

    • Olumsuz bir mali etkisi yoktur. Sonucunda proje bütçe varyansı oluşmaz.

Sayfanın Başı

Değişiklik isteklerini değerlendirme ipuçları

Proje değişiklik yönetimi planı, aynı zamanda değişiklik isteklerinin değerlendirilme yöntemine yönelik bilgileri de içermelidir. Fikir birliğine varma ile zaman kaybedilmemesi açısından, söz konusu değerlendirmeye ihtiyaç duyulmadan bu değerlendirmenin ölçütleri belirlenmelidir. Bu parametrelerin ayarlanması, değişiklik ile genel işletme hedefleri ve kazançlar arasındaki dengenin kurulmasını sağlayacaktır.

Bir değişiklik isteğini değerlendirirken göz önünde bulundurulacak bazı tipik sorular şunlardır:

  • Bu değişiklik, işletme gereksinimlerine bir ek niteliğinde mi veya gereksinimleri değiştiriyor mu?

  • Geçici bir çözümü var mı veya projenin genel başarısı için bu değişikliğin yapılması mı gerekiyor?

  • Bu değişiklik için finansman artışı gerekiyor mu?

  • Bu değişiklik proje bitiş tarihini geciktirecek mi?

  • Bu değişiklik söz konusu proje üzerinde olumsuz bir etkiye sahip olsa da, sonucunda onu faydalı kılacak önemli işletme kazançları mı sağlıyor?

  • Bu değişikliğin şimdi uygulanması, ertelenmesinden daha mı iyi? Gecikmenin sonucunda şirket daha fazla para ödemek zorunda mı kalacak?

  • Etkilenen tüm proje katılımcıları göz önünde bulunduruldu mu ve bu katılımcılar değişikliği uygun buluyor mu?

  • Göz önünde bulundurulması gereken sözleşme ayrıntısı var mı? Örneğin, dış satıcılara yönelik taahhütler bu değişiklik nedeniyle yerine getirilmemiş olarak kalacak mı?

Sayfanın Başı

Proje değişiklik isteklerini onaylama

Aynı zamanda istenen değişikliklerin kim tarafından onaylanabileceğini ve kim tarafından onaylanamayacağını belirlemek önem taşır. Önemli değişiklikler için gerekli düzey olan yönetici ilgisi sağlanırken rutin değişiklikler ile etkili bir şekilde ilgilenilmesini sağlamak için genellikle çeşitli yetki düzeyleri tanımlanır.

Önerilen bir değişikliğin proje kapsamını etkilemesi durumunda, bu değişikliği proje sponsorunun onayını gerektiren bir işletme kararı olarak ele almanız gerekir. Proje kapsamının etkilenmediği durumlarda proje ekibi ve sponsoru, proje yöneticisinin belirli sınırlar dahilinde değişikliği onaylama yetkisine sahip olduğuna karar verebilir. Bazı projeler için, değişiklik isteklerini göz önünde bulundurmak ve onaylamak için değişiklik denetimi kurulları oluşturulur ve bu kurullar düzenli olarak bir araya gelir. Kuruluş içerisinde farklı türdeki değişiklik istekleri ile ilgilenen farklı değişiklik denetimi kurulları olabilir. Örneğin, teknolojik sorunlar ile bir teknik değişiklik denetimi kurulu ilgilenebilir.

Örnek bir projeyi temel alan aşağıdaki tablo ile değişiklik isteklerini onaylama yönergeleri özetlenmiştir:

Değişiklik türü

Genel açıklama

Ölçütler

Onaylayan

PCR gerekli mi?

Üst

Proje kapsamı, zamanlama veya bütçedeki önemli değişikliği temsil eder

Yeni gereksinim eklenir veya mevcut bir işletme gereksinimi genişletilir

14 günden daha fazla zamanlama gecikmesine veya proje bitiş tarihinde gecikmeye neden olur

100.000 ABD Doları veya daha fazla ek finansman gerektirir

Proje değişiklik denetimi kurulu

Evet

Üst

Proje kapsamı, zamanlama veya bütçedeki değişikliği temsil eder

İş gereksinimi netleştirilir

Proje bitiş tarihini etkilemeyen 14 günden daha az zamanlama gecikmesine neden olur

100.000 ABD Doları’ndan daha az ek finansman gerektirir

Proje yöneticisi

Evet

Alt

Proje üzerinde çok az etkisi olan veya hiç etkisi olmayan rutin değişiklik

Kilometre taşı tamamlama tarihlerini değiştirmez

Proje bütçesi üzerinde X ABD Doları veya %X değerinden daha az etkisi vardır

Proje yöneticisi

Hayır

Sayfanın Başı

Büyük kazanç

Proje ekipleri, bazı durumlarda etkili planlama pahasına, proje yürütmeye başlama konusunda her zaman endişelidir. Kısayolları tercih etme ve işleri yürütürken yoluna koyma eğilimi yaygındır. Değişiklikler gerçekleşmeden önce uygulanmaya başlayan iyi geliştirilmiş bir değişiklik denetimi sürecinin olması, büyük kazançlar sağlamanın yanı sıra genel proje sonuçlarının daha iyi olmasına yardımcı olacaktır. Değişiklik denetimi sürecinden öznelliğin çıkarılması, dalgalanmaların proje ekibi tarafından verimli ve etkili bir şekilde ele alınmasını sağlayacaktır. Proje ekibi üyeleri ile proje katılımcıları tarafından kabul edilen iyi düşünülmüş ve ayrıntılı bir değişiklik yönetimi planı, proje yöneticilerinin vazgeçilmezi olan zaman ve paradan tasarruf sağlanmasına yardımcı olacaktır.

Sayfanın Başı

Yazar hakkında     Jane Suchan, kurumsal düzeydeki iş girişimlerini yönetme ve proje yönetim yöntemleri geliştirme konusunda deneyimli bir program yöneticisidir. Jane, Seattle, Washington'da yaşamaktadır.

Not : Makine Çevirisi Yasal Uyarısı: Bu makale, insan müdahalesi olmadan bir bilgisayar sistemi tarafından çevrilmiştir. Microsoft bu makine çevirilerini İngilizce bilmeyen kullanıcıların Microsoft ürünleri, hizmetleri ve teknolojileriyle ilgili içeriklerden yararlanmasına yardımcı olmak için sunar. Bu makale makine çevirisi olduğundan sözcük, cümle dizilimi ve gramer hataları içerebilir.

Yeteneklerinizi geliştirin
Eğitimleri keşfedin
Yeni özellikleri ilk olarak siz edinin
Office Insider Programına Katılın

Bu bilgi yararlı oldu mu?

Görüşleriniz için teşekkür ederiz!

Geri bildiriminiz için teşekkürler! Office destek temsilcilerimizden biriyle görüşmeniz yararlı olabilir.

×