Paylaşılan posta kutusu oluşturma

Katkıda Bulunanlar: Deniz Acar Nino Bilic
Son güncelleştirme: 19 Temmuz 2017

Bir grup kullanıcının, bilgi@contoso.com gibi ortak bir e-posta adresini izleyebildiği ve bu adresten e-posta gönderebildiği bir paylaşılan posta kutusu kolayca oluşturulabilir. Paylaşılan posta kutusuna gönderilen bir ileti gruptaki bir kullanıcı tarafından yanıtlandığında e-posta, kullanıcı tarafından değil, paylaşılan posta kutusu tarafından gönderilmiş olarak görüntülenir.

Paylaşılan posta kutularında paylaşılan takvim de var! Küçük işletmelerin birçoğu, paylaşılan takvimi herkesin randevularını girebildiği ortak bir yer olarak kullanır. Örneğin, işletmenizde müşteri ziyaretleri yapan 3 kişi, randevularını girmek için paylaşılan takvimi kullanabilir. Böylece herkes, diğerlerinin nerede olduğundan haberdar olabilir.

Paylaşılan posta kutusu oluşturma ve üye ekleme

Tarayıcınız video desteklemiyor. Microsoft Silverlight, Adobe Flash Player veya Internet Explorer 9’u yükleyin.
Paylaşılan posta kutusu videosu oluşturma

Deneyin!

  1. Https://portal.office.com/adminportal/home adresinde Office 365 yönetici hesabınızla oturum açın.

    oturum açın.

    21Vianet tarafından sağlanan Office 365’te oturum açma

  2. Yönetim merkezinde Gruplar > Paylaşılan Posta Kutuları’na gidin.

    Paylaşılan posta kutusunu açmak için seçin
  3. Posta kutusu ekle sayfasında, paylaşılan posta kutusu için bir ad girin. Ardından sihirbaz e-posta adresini seçer, ancak dilerseniz bu adresi düzenleyebilirsiniz.

    Paylaşılan posta kutunuzu adlandırın.

  4. Ekle'ye tıklayın. Üye eklemek birkaç dakika sürebilir.

  5. Sonraki adımlar altında, Bu posta kutusuna üye ekle’yi seçin. Üyeler, bu paylaşılan posta kutusuna gelen e-postaları ve posta kutusundan giden yanıtları görüntüleyebilen kişilerdir.

    Üye Ekle’yi Seçin

  6. +Üye ekle düğmesini seçin. Bu paylaşılan posta kutusunu kullanmasını istediğiniz kişilerin yanına onay işareti koyup Kaydet’e tıklayın.

    Paylaşılan posta kutusuna atayacağınız üyeleri seçin.

  7. Kapat’ı seçin.

Hepsi bu kadar! Şimdi, sonraki adımla devam edin: Gönderilen e-postayı herkesin görmesine izin verme.

Gönderilen e-postayı (yanıtları) herkesin görmesine izin verme

Varsayılan olarak, paylaşılan posta kutusundan gönderilen iletiler paylaşılan posta kutusunun Gönderilmiş Öğeler klasörüne kaydedilmez. Bunun yerine, iletiyi gönderen kişinin Gönderilmiş Öğeler klasörüne kaydedilir.

Herkesin Gönderilen e-postaları görmesine izin vermek için, Office 365 yönetim merkezinde paylaşılan posta kutusu ayarlarını düzenleyin ve Gönderilmiş öğeler > Düzenle’yi seçin.

Gönderilmiş öğeler > Düzenle adımlarını izleyin.

Paylaşılan posta kutusunu Outlook’a ekleme

İşletmenizde otomatik eşlemeyi etkinleştirdiyseniz (varsayılan olarak çoğu kişi bunu yapar) paylaşılan posta kutusu, kullanıcılarınız Outlook’u kapatıp yeniden açtıklarında, onların Outlook uygulamalarında otomatik olarak görünür.

Daha fazla bilgi için bkz.

  • Outlook 2016 ve Outlook 2013’te paylaşılan posta kutusunu açma ve kullanma

  • Web üzerinde Outlook’u kullanarak paylaşılan posta kutusunu açma ve kullanma: Paylaşılan adres (satis@contoso.com gibi) ile yanıtlama işlemi İLK SEFERİNDE ÇOK KARMAŞIK OLABİLİR! . Kullanıcılarınızın bu geçici çözümü uygulaması gerekir (bu hata düzeltilmeyecektir):

    1. Web üzerinde Outlook’u açın ve paylaşılan posta kutunuza gidin.

    2. Paylaşılan adrese gönderilen bir iletiyi açın.

    3. Yanıtla'yı tıklatın.

    4. İletinin en altında, Daha Fazla ifadesinin yanındaki oka > Göster’e tıklayın.

      Diğer okuna ve ardından Gösterme Yeri’ne tıklayın.

    5. Kimden adresine sağ tıklayın - pinar@weewalter.me gibi - ve Kaldır’a tıklayın.

      KİMDEN bölümündeki diğer adı kaldırın.

    6. Ardından destek@contoso.com gibi paylaşılan adresi yazın ve iletiyi gönderin. Bu işlemin ardından paylaşılan posta kutusundan yeniden yanıt gönderdiğinizde, bu posta kutusunun adresi Kimden bölümünün açılan listesinde bir seçenek olarak görüntülenir.

      Paylaşılan posta kutusunun diğer adı, KİMDEN bölümünün açılan kutusunda görünür.

Mobil cihazda (telefon veya tablet) paylaşılan posta kutusu kullanma

Mobil cihazda paylaşılan posta kutusuna erişmek için tarayıcınızı açın, Office 365’te oturum açın ve ardından web üzerinde Outlook’a gidin. Yönergeler için yukarıdaki Web üzerinde Outlook’ta paylaşılan posta kutusu açma ve kullanma maddesine bakın. Paylaşılan posta kutunuza web üzerinde Outlook’tan erişebilirsiniz.

Paylaşılan posta kutusuna, mobil cihazda yüklü olan Outlook uygulamasından erişemezsiniz.

Paylaşılan takvimi kullanma

Randevuları ve kişilerin nerede olduğunu takip etmek için SharePoint takvimi yerine paylaşılan posta kutusu takvimini öneriyoruz. Paylaşılan takvimler, Outlook ile tümleşiktir ve anımsatıcılar oluşturur. Ayrıca, bunları oluşturmak ve kullanmak bir SharePoint takvimine göre daha kolaydır.

  1. Outlook uygulamasında Takvim görünümüne gidin ve paylaşılan posta kutusunu seçin.

    Takvim görünümünü seçin

  2. Girdiğiniz randevular paylaşılan posta kutusu üyelerinin tamamı tarafından görüntülenebilir.

Paylaşılan posta kutusuna gönderilen e-postaları iletme

  1. Office 365 yönetim merkezinde, düzenlemek istediğiniz paylaşılan posta kutusunu seçin.

  2. E-posta iletme > Düzenle’yi seçin.

  3. Ayarı Açık olarak belirleyin ve e-postaların iletileceği adresi girin. Yalnızca BİR e-posta adresi girebilirsiniz. Gmail adresi gibi kuruluşunuzun dışındaki bir adres veya başka bir paylaşılan posta kutusu kullanılabilir.

  4. Kaydet’i seçin.

Paylaşılan posta kutusundan otomatik yanıt gönderme

  1. Office 365 yönetim merkezinde, düzenlemek istediğiniz paylaşılan posta kutusunu seçin.

  2. Otomatik yanıtlar > Düzenle’yi seçin.

  3. Ayarı Açık olarak belirleyin ve yanıtın kuruluşunuzun içindeki veya dışındaki kişilere gönderileceğini seçin. İletinizi girin.

  4. Kuruluşunuzun içindeki kişilere göndermek istediğiniz yanıtı girin. Yalnızca metin eklenebilir, resim eklenemez.

  5. Bunun yanı sıra, kuruluşunuzun dışındaki kişilere de yanıt göndermek istiyorsanız onay kutusunu işaretleyin, yanıtınızın ulaşmasını istediğiniz kişiyi seçin ve metni yazın. Kuruluşunuzun içindeki kişilere yanıt göndermeden yalnızca dışındaki kişilere yanıt göndermenin bir yolu yoktur.

  6. Kaydet’i seçin.

Paylaşılan posta kutusu sınırı 50 GB

Lisans atamadığınızda, paylaşılan posta kutunuz en fazla 50 GB veri depolayabilir. Bu alan dolduktan sonra daha fazla veri depolamak için posta kutusuna bir lisans atamanız gerekir.

Paylaşılan bir posta kutusu depolama sınırına ulaştığında bir süre e-posta almaya devam edersiniz, ancak yeni e-posta gönderemezsiniz. Bu süre de sona erdiğinde e-posta alamazsınız. Posta kutusuna ileti gönderenler, iletinin teslim edilmediğine ilişkin bir bilgi alır.

Paylaşılan bir posta kutusunda üyelerin iletileri silmesini engelleme

Ne yazık ki paylaşılan bir posta kutusunda kişilerin iletileri silmesini engelleyemezsiniz. Örneğin, 5 kişinin bir posta kutusunu paylaştığını varsayalım. Bunlardan biri okuduktan sonra e-postayı siliyor. Artık ileti, okumamış olanlar da dahil, herkes için silinmiş olur. Bunu aşmanın tek yolu, paylaşılan bir posta kutusu yerine bir Office 365 Grubu oluşturmaktır.

Outlook'taki bir Grup, paylaşılan bir posta kutusu gibi çalışır. İkisinin karşılaştırması için bkz. Grupları karşılaştırma. Gruplar hakkında daha fazla bilgi edinmek için Gruplar hakkında daha fazla bilgi edinin makalesini ve özellikle de sayfanın alt kısmındaki Outlook Grupları bölümünü inceleyin.

Paylaşılan posta kutuları hakkında bilmeniz gereken diğer özellikler

  • 50 GB’ın altındaki paylaşılan posta kutularına lisans atamanız gerekmez.

  • Kullanıcılara, paylaşılan posta kutusunu kullanma izni (üyelik) vermeniz gerekir. Paylaşılan bir posta kutusunu yalnızca kuruluşunuzdaki kişiler kullanabilir.

  • İşletmenizin dışındaki kişilere (Gmail hesabı kullanan kişiler gibi) paylaşılan posta kutunuza erişim izni veremezsiniz. Bunu yapmak istiyorsanız, Outlook için bir grup oluşturmayı düşünebilirsiniz. Daha fazla bilgi için, bkz. Yönetim merkezinden Office 365 grubu oluşturma.

  • Paylaşılan posta kutularına iPhone, Android veya Mac için Outlook’tan erişilemez. Paylaşılan posta kutusuna bu cihazlardan biriyle erişmek istiyorsanız, web üzerinde Outlook'u kullanın.

  • Paylaşılan bir posta kutusundan gönderilen e-postayı şifreleyemezsiniz.

  • Kullanıcı posta kutularını paylaşılan posta kutularına dönüştürebilirsiniz. Bkz. Kullanıcı posta kutusunu paylaşılan posta kutusuna dönüştürme.

Paylaşılan posta kutuları oluşturma hakkındaki sorunları düzeltin

  • Hata iletisi: Proxy adresi "smtp:<paylaşılan posta kutusu adı>", proxy adresleri veya LegacyExchangeDN of "<ad>" tarafından zaten kullanılıyor. Lütfen başka bir proxy adresi seçin.

    Bu sorun, paylaşılan posta kutusuna zaten kullanımda olan bir ad vermeye çalıştığınızda ortaya çıkar. Örneğin, paylaşılan posta kutularını info@domain1 ve info@domain2 olarak adlandırmak istediğinizi varsayalım. Bunu iki şekilde yapabilirsiniz:

Otomatik eşleme paylaşılan posta kutuları ile nasıl çalışır?

Otomatik eşleme paylaşılan posta kutusunda değil, kullanıcının posta kutusunda ayarlanır.

Bu, paylaşılan posta kutusuna kimlerin erişebileceğini yönetmek için güvenlik grubu kullanmaya çalışırsanız, otomatik eşlemenin çalışmayacağı anlamına gelir. Dolayısıyla, otomatik eşleme istiyorsanız izinleri açık bir şekilde atamalısınız.

Exchange Yönetim Merkezi’nde paylaşılan posta kutusu oluşturma

Bazı müşteriler, posta kutusu yönetimiyle ilgili tüm işlemleri Exchange Yönetim merkezinden yapar. Bu arabirimi kullanarak paylaşılan posta kutuları oluşturma yönergeleri aşağıdadır.

Bu adımları gerçekleştirmek için gereken izinleri görmek istiyorsanız, Alıcı izinleri sayfasındaki "Kullanıcı posta kutuları" bölümüne bakabilirsiniz.

  1. Alıcılar > Paylaşılan > Ekle adımlarını izleyin.

  2. Gerekli alanları doldurun:

    • Görünen ad

    • E-posta adresi

  3. Tam Erişim veya Farklı Gönder izinleri vermek için Ekle’ye tıklayın ve izin vermek istediğiniz kullanıcıları seçin. Birden fazla kullanıcı seçmek için CTRL tuşunu kullanabilirsiniz. Hangi izni kullanacağınız konusunda kafanız mı karıştı? Hangi izni kullanmanız gerekir? sayfasına başvurun.

    Not : Tam Erişim izni verdiğiniz kullanıcı posta kutusunu açabilir, posta kutusunun içinde öğe oluşturabilir veya bu öğeleri değiştirebilir. Farklı Gönder izni, posta kutusu sahibi dışındaki herkesin bu paylaşılan posta kutusundan e-posta gönderebilmesini sağlar. Paylaşılan posta kutusu işleminin başarılı olması için her iki izin de gereklidir.

  4. Yaptığınız değişiklikleri kaydetmek ve paylaşılan posta kutusu oluşturmak için Kaydet’e tıklayın.

  1. Alıcılar > Paylaşılan > Düzenle adımlarını izleyin.

  2. Posta kutusu temsilcisi öğesine tıklayın.

  3. Tam Erişim veya Farklı Gönder izni vermek veya bu izni kaldırmak için Ekle veya Kaldır’a tıklayın, ardından izin vermek istediğiniz kullanıcıları seçin.

    Not : Tam Erişim izni verdiğiniz kullanıcı posta kutusunu açabilir, posta kutusunun içinde öğe oluşturabilir veya bu öğeleri değiştirebilir. Farklı Gönder izni, posta kutusu sahibi dışındaki herkesin bu paylaşılan posta kutusundan e-posta gönderebilmesini sağlar. Paylaşılan posta kutusu işleminin başarılı olması için her iki izin de gereklidir.

  4. Değişikliklerinizi kaydetmek için Kaydet'i tıklatın.

  • Tam Erişim Tam Erişim izni, kullanıcının paylaşılan posta kutusunda oturum açmasını ve bu posta kutusunun sahibiymiş gibi işlem yapabilmesine imkan tanır. Oturum açan kullanıcı takvim öğeleri oluşturabilir; e-posta iletilerini okuyabilir, görüntüleyebilir, silebilir ve değiştirebilir; görevler ve takvim kişileri oluşturabilir. Ancak Tam Erişim iznine sahip bir kullanıcı, Farklı Gönder veya Adına Gönder iznine sahip olmadığı sürece paylaşılan posta kutusundan e-posta gönderemez.

  • Farklı Gönder Farklı Gönder izni, bir kullanıcının posta gönderirken paylaşılan posta kutusunun kimliğine bürünebilmesini sağlar. Örneğin Burak, Pazarlama Departmanının paylaşılan posta kutusunda oturum açıp e-posta gönderirse, bu e-posta Pazarlama Departmanı tarafından gönderilmiş gibi görünür.

    Ancak, paylaşılan adrese gönderilen veya bu adresten gönderilen e-postaların hiçbirini göremezler.

  • Adına Gönderme Adına Gönderme izni, kullanıcının paylaşılan posta kutusu adına e-posta göndermesini sağlar. Örneğin, Can Resepsiyon Binası 32’nin paylaşılan e-posta kutusunda oturum açıp e-posta gönderirse, e-posta “Resepsiyon Binası 32 adına Can” tarafından gönderilmiş gibi görünür. Adına Gönderme iznini EAC üzerinden veremezsiniz. Bunun yerine GrantSendonBehalf parametresiyle Set-Mailbox cmdlet’ini kullanmalısınız.

Paylaşılan posta kutuları oluşturmak için New-Mailbox PowerShell cmdlet'ini kullanın.

Aşağıdaki örnek, Satış Departmanı paylaşılan posta kutusunu oluşturma ve PazarlamaGG güvenlik grubuna Tam Erişim ve Adına Gönderme izni verme işlemlerinin nasıl yapılacağını gösterir. Güvenlik grubunun üyesi olan kullanıcılara posta kutusu izinleri verilir.

Not : Bu örnekte, PazarlamaGG güvenlik grubunu daha önce oluşturduğunuz ve bu grubunun posta etkin olduğu varsayılır. Bkz. Posta Etkin Güvenlik Gruplarını Yönetme.

New-Mailbox -Shared -Name "Sales Department" -DisplayName "Sales Department" -Alias Sales | Set-Mailbox -GrantSendOnBehalfTo MarketingSG | Add-MailboxPermission -User MarketingSG -AccessRights FullAccess –InheritanceType All

Paylaşılan posta kutusu mu, yoksa Outlook için Office 365 Grubu mu oluşturmalıyım?

Seçiminizde yardımcı olması için Grupları karşılaştırma bölümüne bakın.

Yeteneklerinizi geliştirin
Eğitimleri keşfedin
Yeni özellikleri ilk olarak siz edinin
Office Insider Programına Katılın

Bu bilgi yararlı oldu mu?

Görüşleriniz için teşekkür ederiz!

Geri bildiriminiz için teşekkürler! Office destek temsilcilerimizden biriyle görüşmeniz yararlı olabilir.

×