Outlook'ta bir ortak klasör oluşturma ve paylaşma

Önemli : Bu makale makine çevisidir. Bkz. yasal uyarı. Bu makalenin İngilizce sürümüne buradan ulaşabilirsiniz.

Outlook'taki ortak klasörler, kuruluş içinde belirli konular veya projeler hakkında bilgileri toplamak, düzenlemek ve paylaşmak için mükemmel yerlerdir. Burada "Ortak" sözcüğü klasörün herkese değil, kuruluş içindeki kişilerin tümüne görünür olduğu anlamına gelir. Ortak klasöre ileti gönderdiğinizde herkese e-posta göndermiş olmazsınız; böylece kimsenin Gelen Kutusu dolmaz. Bunun yerine, ilginç gönderileri görmek istediklerinde, kişiler klasörü gözden geçirebilir.

Önemli : Ortak klasörleri Outlook'la için Microsoft Exchange Server ve bir Exchange e-posta hesabı gerekir. Ev ve kişisel e-posta hesaplarının çoğu Exchange kullanmaz.

1. Adım: Exchange yöneticinizle görüşme

Kuruluşunuz ortak klasör kullanımına izin vermiyor veya bunların kullanımıyla ilgili kurallar koymuş olabilir. Bu konuda yöneticinizle görüşün. Kuruluşunuz ortak klasörlerin kullanımına izin veriyor ve kullanımını destekliyorsa ancak henüz en üst düzey ortak klasör yoksa, Exchange yöneticisinden bir klasör oluşturmasını isteyin.

En üst düzey klasör kullanıma açıldığında, Outlook Klasörü bölmesinde bu klasörü ve içeriğini görmek için Ctrl + 6 tuşlarına basmanız yeterlidir.

Adım 2: Klasörünüzü oluşturma ve adlandırma

  1. Klasör Bölmesi'nde Ortak Klasörler'i görmek için Ctrl + 6 tuşlarına basın.

    Önemli : Klasör bölmesi'nde Ortak klasörler bölüm görmüyorsanız, yerel Exchange e-posta yöneticinize başvurun. Bunlar sizin için kurulumu gerekir.

  2. Ortak Klasörler'i sağ tıklatın ve Yeni Klasör'ü tıklatın.

    Ortak Klasörler

  3. Klasöre ad verip Tamam'ı tıklatın.

İpuçları : 

  • Ortak klasör Sık Kullanılanlar klasörlerinize ekleyebilirsiniz. Sonra Outlook Web App'te, bu aynı ortak klasörlerdeki bazı işlevler gerçekleştirmek, aşağıdakiler gibi oluşturabilir, güncelleştirme veya öğeleri silme. Bu eylemler takvim, kişi, posta ve gönderi ortak Klasö yapılabilir.

  • Ortak klasör sık Sık Kullanılanlar' a eklemek için klasörü sağ tıklatın, sonra ... Kullanılanlara Ekle'yiseçin.

  • Sık kullanılan klasörler Outlook Web Appkullanma hakkında daha fazla bilgi için Outlook Web App'te ileti klasörleriyle çalışmakonusuna bakın.

Adım 3: Kullanıcılar ve gruplar için klasör izinlerini ayarlama

Böylece sonra özellikle okuyabilmesi ve içeriği klasörde göndermek için izinleri kişilere verme gerek varsayılan olarak, Outlook yalnızca ortak klasör oluşturan olarak sizin için izinleri verir. Bilgi ortak klasör izinlerini değiştiröğrenin.

Ortak klasörleri kullanmaya başlarken

Burada, kuruluşunuzdaki ortak klasörleri kullanmanın bazı genel yolları açıklanmıştır:

Çevrimiçi tartışmalar

Her tartışma konusunu kendi alt klasöründe depolayın. Gerektiğinde, her alt klasör için izinleri ayarlayın (gizli veya hassas bilgilerin bulunduğu klasörlere erişimi engellemek isteyebilirsiniz). Öğe gönderilip gönderilmediğini denetlemek ve kuruluşun standartlarına uymayan veya ilkelerini ihlal eden gönderileri silmek için, her konunun kendi moderatörü olabilir.

Takvimleri, kişi listelerini ve görev listelerini paylaşma

Klasöre erişimi olan kişilerle bilgi paylamak için gönderilere takvim, kişi ve görev veya görev listesi ekleyin. Bu tür bir merkezi konum ekip projelerinde iletişimi ve işbirliğini kolaylaştırır.

Posta klasörleri ve ortak klasörler arasındaki farklar

  • E-posta klasöründen ortak klasöre geçtiğinizde, Klasör Bölmesi'nin üstündeki Yeni E-posta düğmesi Yeni Posta olarak değişir; bunun nedeni, ortak klasöre e-posta iletisi değil, öğeleri gönderiyor olmanızdır.

  • Ortak klasörde bir gönderiyi yanıtladığınızda, Tümünü Yanıtla düğmesi yoktur. Klasörün içeriğini gören herkes gönderinizi görebilir.

Outlook klasörleri hakkında daha fazla bilgi

Outlook klasörleri arasında geçiş yapma

Ortak klasör izinlerini değiştirme

Ortak klasör oluşturma ve izinleri, görünüm, formlar ve kuralları belirtme

Ortak klasör oluşturmak için klasörler içinde var olan bir ortak klasör oluşturmak için izniniz olmalıdır. İzin elde etme hakkında daha fazla bilgi için sistem yöneticinizle görüşün.

  1. Dosya menüsünde, Yeni'ninüzerine gelin ve sonra klasörütıklatın.

  2. Ad kutusuna klasör için bir ad girin.

  3. Klasörü içeren kutusunda oluşturmak istediğiniz klasörü türünü tıklatın.

  4. Klasörün yerleştirileceği yeri seçin listesinde, klasörün konumunu tıklatın.

    Ortak klasör varolan öğelerle hızla başlatmak için:

    1. Klasör listesinde, Gezinti Bölmesi'nde, kopyalamak istediğiniz klasörü tıklatın.

    2. Dosya menüsünde, Klasörüzerine gelin ve sonra Kopyala klasör adınıtıklatın.

    3. Listede klasörün kopyalanmasını istediğiniz konumu tıklatın.

  1. Klasör Listesi, Gezinti Bölmesiiçinde paylaşmak istediğiniz klasörü sağ tıklatın ve kısayol menüsünde Özellikler ' i tıklatın.

    Klasörün paylaşım izinlerini ayarlamak ortak klasör için sahip izninizin olması gerekir. Bir kerede yalnızca bir klasöre ilişkin izinleri ayarlayabilirsiniz.

  2. İzinler sekmesini tıklatın.

  3. Ekle'ye tıklayın.

  4. Arama kutusuna, paylaşım izni vermek istediğiniz kişinin adını girin.

  5. Ekle'yi ve ardından Tamam'ı tıklatın.

  6. Ad listesinde, az önce eklediğiniz kişinin adını tıklatın.

  7. İzinler' in altında istediğiniz ayarları seçin.

    Not : Aynı izinleri klasöre ad listesinde Varsayılan ' ı tıklatarak erişimi olan herkes atayabilirsiniz.

Aşağıdakilerden birini yapın:

  • Sıfırdan görünüm oluşturma

    1. Görünüm menüsünde Geçerli Görünüm'ün üzerine gelin ve Görünümleri Tanımla'ya tıklayın.

    2. Yeni'ye tıklayın.

    3. Yeni görünümün adı kutusuna bir ad yazın.

    4. Görünüm türü kutusunda, istediğiniz görünüm türü seçin.

    5. Burada görünüm kullanılabileceği yerleri değiştirmek için kullanılabileceği Yerler'inaltındaki bir seçeneği tıklatın.

    6. Tamam'a tıklayın.

    7. Açıklamaaltında görünüm, daha fazla özelleştirmek için bir düğmeyi tıklatabilir ve ardından kullanmak istediğiniz seçenekleri seçin.

    8. Seçenek belirtme işlemini bitirdiğinizde Tamam’a tıklayın.

    9. Görünümü hemen kullanmak için Görünümü Uygula'yı tıklatın.

  • Standart bir görünümü temel alarak görünüm oluşturma

    1. Yeni Görünüm için temel almak istediğiniz görünüm geçin.

    2. Görünüm menüsünde Geçerli Görünüm'ün üzerine gelin ve sonra Geçerli Görünümü Özelleştir'e tıklayın.

    3. Her tür değişiklik yapmak, Açıklamaaltında istediğiniz bir düğmeyi tıklatın ve sonra istediğiniz seçenekleri seçin.

    4. Değişiklik yapmadan bitirdiğinizde, Görünümü Özelleştir iletişim kutusunu kapatın.

    5. Görünüm menüsünde Geçerli Görünüm'ün üzerine gelin ve Görünümleri Tanımla'ya tıklayın.

    6. Klasör adı klasörü görünümleri kutusunda Geçerli Görünüm ayarları'ıtıklatın.

    7. Kopyala öğesini tıklatın.

    8. Yeni görünümün adı kutusuna bir ad yazın.

    9. Yeni görünümün kullanılabileceği yerleri değiştirmek için Kullanılabileceği yerler'in altında bir seçeneğe tıklayın.

      Not : Yeni Görünüm için Geçerli görünümü  alt menü eklenir ( Görünüm menüsünde Düzenleme ölçütü' nın üzerine).

Ortak klasörün varsayılan görünümünü değiştirmek için klasör için sahip izninizin olması gerekir ve herkese görünür durumda olan klasör için tanımlanan en az bir özel görünüm olması gerekir.

  1. Klasör Listesi, Gezinti Bölmesi' te ortak klasörü sağ tıklatın ve kısayol menüsünde Özellikler ' i tıklatın.

  2. Yönetim sekmesini tıklatın.

    Yönetim sekmesi görünmüyorsa, sahip izniniz yoktur.

  3. Klasördeki ilk görünüm listesinde, klasör her açıldığında görünmesini istediğiniz görünümü tıklatın.

    Normal görünüm klasörde öğe türü için varsayılan Microsoft Outlook görünümünü görüntüler.

Özel bir paylaşılan klasöre veya ortak klasör formları eklemek için düzenleyici, Yayım Düzenleyicisi veya sahibi izniniz olmalıdır. Ortak klasör ve sahip izninizin olması, klasörü kullanan diğer kişilerin kullanabileceği formlarını sınırlandırabilirsiniz.

  1. Klasör Listesi, içinde Gezinti Bölmesi, klasörü sağ tıklatın ve kısayol menüsünde Özellikler ' i tıklatın.

  2. Formlar sekmesini tıklatın.

  3. Form formları bu klasörle ilişkilendirilmiş listesine eklemek için Yönet' i tıklatın, sonra form belirtin.

  4. Kapat'a tıklayın.

  5. Klasörü kullanan diğer kişiler için kullanılabilir olmasını istediğiniz formları sınırlandırmak için Bu klasörü bu formlarda izinaltında bir seçeneği tıklatın.

Ortak klasör oluşturma ya da kuralları için değiştirmek sahip izninizin olması gerekir.

  1. Klasör Listesi, Gezinti Bölmesiiçinde oluşturmak veya değiştirmek için kurallar istediğiniz klasörü sağ tıklatın ve kısayol menüsünde Özellikler ' i tıklatın.

  2. Yönetim sekmesini tıklatın.

  3. Klasör Yardımcısı'nıtıklatın.

  4. Aşağıdakilerden birini yapın:

    • Bir kural oluşturmak için Kural ekleme'ıtıklatın.

    • Varolan bir kuralı değiştirmek için listede bir kural'ı tıklatın ve Kuralını Düzenle'yitıklatın.

  5. Öğeyi eylemin oluşmasını uyması gereken koşulları girin. Daha fazla koşul için Gelişmiş' i tıklatın.

  6. Bu eylemler gerçekleştiriraltında istediğiniz seçenekleri seçin.

    Not : Bir kural oluşturduğunuzda, varsayılan olarak etkindir.

Aşağıdakilerden birini yapın:

  • Takvim paylaşma

    1. Yeni bir klasör oluşturun ve klasörü içeren listesinden Takvim öğelerini belirleyin.

    2. Klasörün yerleştirileceği yeri seç listesinde, Takvim'i ve Tamam'ı tıklatın.

    3. Toplantıları ve olayları klasörüne ekleyin.

  • Kişi listesini paylaşma

    1. Yeni bir klasör oluşturun ve klasörü içeren listede kişi öğeleri seçin.

    2. Klasörün yerleştirileceği yeri seçin listesinde, Kişiler' i tıklatın ve sonra da Tamam' ı tıklatın.

    3. Kişileri klasörüne ekleyin.

      Not : Outlook Adres Defteri/Kişiler'de paylaşılan kişi listesi görüntülenir.

  • Görev listesini paylaşma

    1. Yeni bir klasör oluşturun ve klasörü içeren listede görev öğeleri seçin.

    2. Klasörün yerleştirileceği yeri seçin listesinde, Görevler' i tıklatın ve sonra da Tamam' ı tıklatın.

    3. Görevler klasörüne ekleyin.

      Not : Ortak klasör için bir görev listesi kopyalayabilirsiniz, ancak görev isteğini ortak klasöre kopyalayamaz veya ortak klasörden görev isteği oluşturur.

  • Ortak klasör içinde bilgi gönderme

    1. Bilgileri postalamak istediğiniz ortak klasörü açın.

    2. Bilgileri postalamak için varsayılan formu kullanmak için Dosya menüsünü tıklatın, Yeni'ninüzerine gelin ve Bu klasöre Gönder'itıklatın.

    3. Formda, göndermek istediğiniz bilgileri girin.

    4. Gönder'i tıklatın.

Yönetilen bir ortak klasör oluşturma

Toplantı klasörü atamak için ortak klasör için sahip izninizin olması gerekir.

  1. Klasör Listesi, Gezinti Bölmesi' te ortak klasörü sağ tıklatın ve kısayol menüsünde Özellikler ' i tıklatın.

  2. Yönetim sekmesinde, Toplantı klasörütıklatın.

  3. Yönetilen bir klasörü klasör yap onay kutusunu seçin.

  4. Yeni öğeleri ilet kutusunda gelen iletileri alan kişinin adını veya iletilerin gözden geçirilmek üzere depolandığı diğer bir ortak klasörün adını girin. Adım 6 gözden geçirme mi moderatör belirtilir.

  5. İsteğe bağlı: denetçi tarafından yeni bir ileti alındığında otomatik olarak yanıt göndermek için Yeni öğeleri Yanıtlaaltındaki bir seçeneği seçin.

    Aşağıdakilerden birini seçin:

    • Standart yanıt   

      "Gönderinizi için teşekkür ederiz. Bunlar genel kullanıma yönelik yapılması gerektiğini olup olmadığını belirlemek için bazı klasörlere veya tartışma grupları gönderimler gözden geçirilir dikkat edin. Bu gibi durumlarda olmayacağını gecikme önce onaylanan postaların diğer kişiler tarafından görülebilir."

    • Özel yanıt   

      Özel yanıt' ı tıklatın ve sonra şablonu' nu tıklatın. Özel yanıtınızı metnini yazın.

    Bunlar ileti gönderildiğinde Moderatörler ya da bu yanıtları almazsınız.

  6. Ekleme veya Moderatörler olan kişilerin adlarını kaldırmak için Ekle veya Kaldır' ı tıklatın.

  7. İsteğe bağlı: Seçili moderatör özelliklerini görüntülemek için Özellikler' i tıklatın.

Sayfanın Başı

Not : Makine Çevirisi Yasal Uyarısı: Bu makale, insan müdahalesi olmadan bir bilgisayar sistemi tarafından çevrilmiştir. Microsoft bu makine çevirilerini İngilizce bilmeyen kullanıcıların Microsoft ürünleri, hizmetleri ve teknolojileriyle ilgili içeriklerden yararlanmasına yardımcı olmak için sunar. Bu makale makine çevirisi olduğundan sözcük, cümle dizilimi ve gramer hataları içerebilir.

Yeteneklerinizi geliştirin
Eğitimleri keşfedin
Yeni özellikleri ilk olarak siz edinin
Office Insider Programına Katılın

Bu bilgi yararlı oldu mu?

Görüşleriniz için teşekkür ederiz!

Geri bildiriminiz için teşekkürler! Office destek temsilcilerimizden biriyle görüşmeniz yararlı olabilir.

×