Outlook Takvimi'ni kullanmaya yönelik en iyi uygulamalar

Outlook Takvimi'ni kullanmaya yönelik en iyi uygulamalar

Önemli : Bu makale makine çevisidir. Bkz. yasal uyarı. Bu makalenin İngilizce sürümüne buradan ulaşabilirsiniz.

Outlook Takvimi e-postayla, kişilerle ve diğer özelliklerle tamamen tümleştirilmiştir. Bu tümleştirme, Takvim bileşeninin en popüler Outlook özelliklerinden biri olmasını sağlar. Bu makalede, Takvimlerin çeşitli işlevlerinin kullanımı konusunda size yol göstereceğiz. Buna ek olarak, özellikle deneyiminizi daha tutarlı hale getirmeyi hedefleyen takvim geliştirmelerini de tanıtacağız.

Not :  Outlook 2007 hizmet paketlerine birçok takvim iyileştirmesi eklenmiştir. Bu nedenle, ilk önerimiz Outlook 2007 Service Pack 3 (SP3) veya üstünü kullandığınızdan emin olmanızdır. Aşağıdaki bölümlerde, Outlook 2007 SP3, Outlook 2010, Outlook 2013 veya Outlook 2016 kullandığınız varsayılır.

Toplantı isteklerini iletme

Outlook 2007 kullanıyorsanız, toplantı isteklerini iletmemelisiniz. Bu işlem toplantıların kaçırılmasına veya uyuşmazlığına neden olabilir. Bunun yerine, toplantı düzenleyicisinden katılımcıyı özgün toplantı isteğine eklemesini isteyin.

Outlook 2010 veya daha yeni bir sürüm kullanıyorsanız ve bir toplantı katılımcısıysanız, Toplantı İletme Bildirimi'yle toplantıyı Outlook 2010 veya daha yeni bir sürüm kullanan başka bir kişiye iletebilirsiniz. Toplantıyı başlangıçta davet edilmemiş birine iletmek için Outlook 2010 veya daha yeni bir sürüm kullandığınızda, Outlook toplantı düzenleyicisine bir toplantı iletme bildirimi gönderir. Düzenleyici toplantı bildirimini aldığında, yeni katılımcı düzenleyicinin toplantısına eklenir. Var olan katılımcıların toplantıya başka katılımcı eklendiğini bilmeleri gerekiyorsa, düzenleyicinin toplantıyı açması ve katılımcıların tümüne bir toplantı güncelleştirmesi göndermesi gerekir.

Not : Birine bir toplantıyı haber vermek istiyor ancak onu davet etmek istemiyorsanız, toplantı isteğini takviminizden Outlook’un sol alt kısmındaki Posta simgesine sürüklemeniz yeterli olur. Bu işlem, toplantı bilgilerini içeren, gönderebileceğiniz bir e-posta açar. Bu e-postanın alıcıları toplantıya eklemediğini ve yalnızca tarih, saat, konu ve ajanda gibi toplantı bilgilerini içerdiğini unutmayın.

Microsoft Exchange kullanıcıları için

Microsoft Exchange Server 2007'de de, Takvim Yardımcısı özelliği kapsamında Toplantı İletme Bildirimleri sağlanmaktadır. Exchange Server kuruluşundaki bir posta kutusuna bağlanmak için Outlook kullanırsanız, toplantı iletme bildirimi davranışı Exchange ayarlarından (Exchange Yöneticisi tarafından yapılandırıldıysa) etkilenebilir. Örneğin, Exchange Yöneticisi toplantı iletme bildiriminin uzak etki alanlarına gönderilmesini engelleyebilir.

Genelde, aşağıdaki koşulların tümü geçerli olmadığı sürece, düzenleyiciyle aynı Exchange kuruluşunda yer almayan bir katılımcının toplantıyı iletmesini önermiyoruz:

  • Katılımcı Microsoft Outlook 2010 veya daha yeni bir sürüm kullanıyor.

  • Katılımcının Exchange Yöneticisi uzak etki alanlarına toplantı iletme bildirimi gönderilmesine izin veriyor.

  • Düzenleyici Microsoft Outlook istemcisi kullanıyor.

Katılımcının Exchange dışında bir posta sistemi kullandığı durumlarda, genelde aşağıdaki koşullar geçerli olmadığı sürece toplantının iletilmesini önermiyoruz:

  • Katılımcı Microsoft Outlook 2010 veya daha yeni bir sürüm kullanıyor.

  • Düzenleyici Microsoft Outlook istemcisi kullanıyor.

Düzenleyici herhangi bir nedenle toplantı iletme bildirimini almazsa, toplantı katılımcıları düzenleyicinin toplantısına eklenmez. Düzenleyici daha sonra toplantıyı değiştirir ve güncelleştirme gönderirse, güncelleştirme yalnızca başlangıçtaki davetlilere gönderilir. Daha önce toplantının iletilmiş kopyasını alan katılımcılar güncelleştirmeyi almaz.

Yukarıdaki sınırlandırmalar toplantı davetlerini başarılı ve tutarlı bir şekilde iletmenizi engelliyorsa, en iyisi doğrudan toplantı düzenleyicisinden istediğiniz katılımcıları eklemesini rica etmektir. Hem sizin ortamınızın hem de istenen katılımcıların ortamlarının yukarıdaki koşullara uyduğundan emin değilseniz, toplantı düzenleyicisinden bu katılımcıları eklemesini istemek önemlidir.

Not :  Outlook Temsilcileri Toplantı İletme Bildirimi almaz.

Tüm toplantı isteklerini ve iptalleri işleme

Toplantı isteklerini doğrudan Gelen Kutunuzdan silebilseniz de, toplantı isteğini kabul ederek veya reddederek düzgün bir şekilde işlemelisiniz. Toplantı iptal işlemlerini Gelen Kutunuzdan yapmak için her zaman Takvimden Kaldır komutunu kullanın. Toplantıları doğrudan Takvim modülünde işlemekten kaçının.

Yinelenen toplantılarla çalışma

Son tarihleri ayarlama ve yinelenme sayısını sınırlama

Outlook, birden çok normal yinelemesi olan toplantıların zamanlanmasını kolaylaştırır. Her zaman bir bitiş tarihi ayarlamanızı ve yinelenme serisini belirli bir yinelenme sayısıyla sınırlandırmanızı öneririz. Çoğu durumda, yinelenen toplantıların bir noktada değiştirilmesi gerekecektir. Örneğin, yinelenen toplantılardan yalnızca birinde katılımcılar eklenir veya kaldırılır ya da tatil tarihlerine veya öngörülemeyen durumlara bağlı olarak toplantının yeri veya zamanı değişir. Outlook bu benzersiz değişikliklerin her birini toplantı özel durumu olarak kaydeder. Çok fazla sayıda özel durumu olan toplantılar, sonuçta yönetimi zor toplantı serisi oluşturur. Buna ek olarak, beklenmeyen bir davranışa da neden olabilir. Geçerli toplantı serisi sona erdiğinde, her zaman yeni bir seri oluşturabilirsiniz. Yinelenme sayısı hakkında düşünürken, sıklığı da göz önünde bulundurun. Bir yıllık bir dönemde haftada iki kez yapılacak bir toplantının yinelenme sayısı, aynı dönemde aylık yapılacak bir toplantıdan yaklaşık 90 tane daha fazla toplantı yinelemesi anlamına gelir.

Yinelenen toplantıyı özgün bitiş tarihinden daha önce sona erdirme

Yinelenen bir toplantıyı iptal edebilirsiniz, ancak serinin son tarihini değiştirmek daha iyi bir seçenektir. Bu şekilde, siz ve katılımcılar geçmişte yapılmış olan toplantıların kaydını tutabilirsiniz. Yinelenen toplantıyı iptal ederseniz, bu geçmiş kaybolur. En iyi seçenek yeni bir son tarih ayarlamak ve güncelleştirmeyi tüm katılımcılara göndermektir. Bu işlem toplantı serisinin erken sona erdirilmesini ve bu arada da önceki toplantıların kaydının korunmasını sağlar.

Not :  Toplantı serisini erken bitirirseniz, yinelenen toplantıyla ilişkili özel durumlar kaybolur. Özel durumlar hakkında daha fazla bilgi edinmek için, yukarıdaki “Son tarihleri ayarlama ve yinelenme sayısını sınırlama” bölümüne bakın.

Serinin gelecekteki tüm toplantılarını iptal etme hakkında daha fazla bilgi için bkz. Bir serideki tüm gelecek toplantıları iptal etme

Düzenleyiciyi değiştirme

Outlook düzenleyiciyi değiştirmek için bir yol sağlamaz. Yinelenen toplantının düzenleyicisini değiştirmek için, yinelenen toplantıyı sona erdirin. Bunu yapmak için, daha erken bir son tarih ayarlayın ve bu güncelleştirmeyi tüm katılımcılara gönderin. Bu adımı tamamladıktan sonra, yeni düzenleyici yeni bir yinelenen toplantı oluşturmalıdır.

Daha erken bir son tarih ayarlama hakkında daha fazla bilgi edinmek için, bkz. Toplantıyı iptal etme

Ekleri paylaşmak için yinelenen toplantıları kullanmaktan kaçınma

Ekler, yinelenen toplantı özel durumlarının karmaşıklığını artırır. Her özel durum eklerin bir kopyasını içerir. Yinelenen toplantılarda özel durumlar arttıkça, eklerin yeni kopyaları oluşturulur. Bir ek kümesinde değişiklikler yaparsanız, bunlar diğer özel durumlara yansıtılmaz. Belirli bir toplantıda tüm katılımcılarda değişikliklerin en son kopyasının bulunmasına gerek duyuyorsanız, belgeleri OneDrive gibi bir paylaşım hizmeti aracılığıyla paylaşın. Kurumsal kullanıcılar SharePoint'ten veya ağ üzerindeki başka bir paylaşılan dosya sunucusundan yararlanabilir.

Toplantıları kopyalamaktan kaçınma

Tasarımı gereği, Outlook kopyalanan toplantıyla özgün toplantı arasındaki tüm bağlantıları kaldırır. Bu, tutarsızlıkları önlemeye yardımcı olur. Outlook'un daha yeni sürümlerinde, konuya "Kopya:" metin dizesi eklenir. Böylelikle, toplantı kopyalarını tanımlamak kolaylaşır.

Kopyalanan toplantılarla ilgili eylemler beklenmeyen sonuçlar doğurur; dolayısıyla toplantıları kopyalamaktan kaçınmanızı öneririz. Bu, hem başka bir kullanıcının takviminden kopyalanan hem de size ait olan başka bir takvim klasöründen kopyalanan toplantılar için geçerlidir.

Kendi düzenlediğiniz toplantıları başka bir takvim klasörüne taşıma hakkında daha fazla bilgi almak için, bkz:

"Güncelleştirme Gönder" seçeneğini kaybetmeden Outlook toplantılarını Taşı

Takviminize bağlanan aygıtların bakımı

Takviminize bağlanan tüm aygıtlarda en son güncelleştirmelerin yüklü olmasına dikkat edin. Bazı aygıtlar Takvimi diğer klasörlerle eşitlemek için Exchange ActiveSync kullanır. Bunlar Windows Phone, Windows RT, Apple iOS ve Android aygıtlarıdır. Research In Motion (RIM) BlackBerry aygıtları ve başka aygıtlar da Takvimle eşitlenebilir.

Bazı bilinen sorunlar hakkında daha fazla bilgi için bkz: güncel sorunlar Microsoft Exchange ActiveSync ve üçüncü taraf aygıtlarıyla.

Not :  Bazı durumlarda, birden çok Outlook istemcisi ve cihazı öğeleri aynı anda değiştirebilir ve bu da çakışmalara neden olabilir. Bu olasılığı en aza indirmek için, görece kısa bir süre içinde aynı öğeyi iki veya daha çok istemcide veya cihazda işlemekten kaçının.

Outlook'la tümleştirilen eklentilerin bakımı

Outlook eklentilerinin tümü değilse bile çoğunluğu Outlook veritabanına erişir. Bir eklenti, Outlook'ta veya başka bir aygıtta düzenlemekte olduğunuz öğeyi aynı anda değiştirebilir. Bu durum da çakışmalara neden olabilir. Bu olasılığı en aza indirmek için, Outlook'la tümleştirilen tüm eklentilerin veya programların en son güncelleştirmelerini yüklediğinizden emin olun. Bu program veya eklentilerden kullanmadıklarınızı veya Outlook'la tümleştirilmesi gerekmeyenleri kaldırın veya devre dışı bırakın.

Not :  Bazı durumlarda, birden çok Outlook istemcisi ve cihazı öğeleri aynı anda değiştirebilir ve bu da çakışmalara neden olabilir. Bu olasılığı en aza indirmek için, görece kısa bir süre içinde aynı öğeyi iki veya daha çok istemcide veya cihazda işlemekten kaçının.

Microsoft Exchange kullanıcıları için ek öneriler

Yönetici/temsilci senaryosuyla çalışma

Kuruluşunuzda izin veriliyorsa, Outlook'u Exchange posta kutunuza Önbellekli Exchange Modu'nu kullanarak bağlanacak şekilde yapılandırın. Bu yöntem en yüksek performansı sağlar.

Microsoft Outlook, Microsoft Entourage ve Mac için Microsoft Outlook'un yeni sürümlerinde temsilci özelliğiyle ilgili birçok geliştirme yapılmıştır. Bu sürümlerle ilgili daha fazla bilgi edinmek için, bkz:

Özelliği, Microsoft Outlook ve Entourage'nın karma sürümlerinde Outlook temsilci

Temsilcilerin sayısını sınırlama

Outlook ekleyebileceğiniz temsilci sayısını sınırlamaz. Bununla birlikte, yalnızca bir (1) temsilciyeDüzenleyici izinleri vermenizi öneririz. Bu şekilde bir toplantının ne zaman ve nasıl işlendiğini izleyebilirsiniz. Temsilcinin çeşitli aygıtlar kullanarak sizin verilerinize erişebileceği düşünüldüğünde, Düzenleyici izinlerine sahip birden çok temsilci olması toplantıların neden eksik veya tarihi geçmiş olduğunu belirlemeyi çok zorlaştırabilir.

Tek bir temsilciye Düzenleyici izinleri verseniz bile, Gözden Geçiren veya Katkıda Bulunan izinlerine sahip çok fazla sayıda temsilci eklemekten kaçının. Çünkü çok fazla sayıda temsilci eklemek diğer kaynakları tüketebilir. Örneğin, kural verilerinin boyut sınırına ulaşılabilir. Temsilci eklediğinizde, çeşitli değişiklikler yapılır:

  • Outlook uygun dosyalara izinler uygular.

  • PublicDelegates Active Directory özniteliği, temsilciye "Yerine Gönderme" izinleri verilecek şekilde güncelleştirilir.

  • Outlook, temsilciyi yöneticinin posta kutusunda iletme kuralına ekler. Bu kural, toplantı isteklerini temsilciye iletir.

  • Outlook, ek temsilci bilgilerini yöneticinin posta kutusuna kaydeder.

Bu bileşen alanlarından her birinin farklı sınırları olabilir. Bu sınırlara yaklaşılması, performansı ve kararlılığı etkileyebilir.

Notlar : 

  • Ürünün geliştirme ve sınama aşamalarında, Microsoft en çok dört (4) temsilci kullanmıştır. Ayrıca, temsilciler yalnızca Outlook'u kullanmışlardır. Aygıtlar sınamaya dahil edilmemiştir.

  • Düzenleyici izinlerine sahip olan temsilcinin geçici veya süresiz olarak değiştirilmesi gerekirse, Düzenleyici izinlerini Gözden Geçiren veya yok değeriyle değiştirin. Sonra, yeni veya yedek temsilciye Düzenleyici izinlerini verin.

Ayrıca bkz:

Office yapılandırma Çözümleyici Aracı bilgileri

Denetleme Aracı (CalCheck) Outlook takvimi hakkında bilgi

Not : Makine Çevirisi Yasal Uyarısı: Bu makale, insan müdahalesi olmadan bir bilgisayar sistemi tarafından çevrilmiştir. Microsoft bu makine çevirilerini İngilizce bilmeyen kullanıcıların Microsoft ürünleri, hizmetleri ve teknolojileriyle ilgili içeriklerden yararlanmasına yardımcı olmak için sunar. Bu makale makine çevirisi olduğundan sözcük, cümle dizilimi ve gramer hataları içerebilir.

Yeteneklerinizi geliştirin
Eğitimleri keşfedin
Yeni özellikleri ilk olarak siz edinin
Office Insider Programına Katılın

Bu bilgi yararlı oldu mu?

Görüşleriniz için teşekkür ederiz!

Geri bildiriminiz için teşekkürler! Office destek temsilcilerimizden biriyle görüşmeniz yararlı olabilir.

×