Outlook 2010 için en iyi uygulamalar

Önemli : Bu makale makine çevisidir. Bkz. yasal uyarı. Bu makalenin İngilizce sürümüne buradan ulaşabilirsiniz.

Bu makale, Microsoft Outlook 2010'u oluşturan ürün ekibi tarafından olabilecek en iyi gerekçeyle kaleme alınmıştır: Müşterilerimiz istediği için. Outlook 2010, birçok çalışma gereksinimi ve stili olan geniş bir kitle tarafından kullanılması amacıyla tasarlanmıştır. Tek bir "doğru yol" olmamasına karşın, program içinde çalışmanın diğerlerinden daha kolay olduğunu bildiğimiz birkaç yolu vardır. En iyi uygulamalar hakkında bilginiz olduğunda, mümkün olan en iyi Outlook kullanım deneyimini yaşayacağınızı umuyoruz.

Bu kılavuz, Outlook 2010'dan en iyi şekilde nasıl yararlanılabileceğiyle ilgili önerilerimizi temsil etmektedir. Bununla birlikte, kapsamlı bir kılavuz niteliğinde değildir. Bilgi yönetimi gereksinimleriniz için Outlook'tan yararlanmanıza yardımcı olacak birkaç çekirdek senaryo ele alınmaktadır.

Bu kılavuz aşağıdaki kişilere yöneliktir:

  • BT bölümü bulunan büyük bir şirkette çalışanlar

  • Günde 30'dan fazla e-posta iletisi alanlar

  • Her gün ileti gönderip almak ve toplantı ayarlayıp toplantılara katılmak için Outlook 2010 başında çok zaman geçirenler

  • Outlook 2010 bir Microsoft Exchange Server hesabıkullanıyorsunuz demektir.

Sunucunuzun ayarlarından veya kuruluşunuzun büyüklüğünden bağımsız olarak bu belge size yararlı olacaktır.

BT yöneticileri için

Önünde Office 2010 logosu Office 2010 logosu bulunan cümleler, Microsoft OneNote 2010 ve Microsoft SharePoint Server gibi diğer Microsoft Office 2010 ürünlerine başvuruda bulunmaktadır. Otomatik Arşiv ve Outlook Veri Dosyaları'ndan (.pst) söz edilen cümleler bir dosya dolabı arşiv simgesi simgesiyle işaretlenmiştir. Kuruluşunuzda bu ürünler veya özellikler dağıtımda değilse, genel belge içeriği ve iş akışı üzerinde bir etki oluşturmaksızın bu cümleler göz ardı edilebilir.

Bu makalede

İyi bir zaman yönetiminin temel ilkeleri

Outlook 2010'u ayarlama: Düzen

Klasörler

Kurallar

Yapılacaklar Çubuğu

Bildirimler

Kategoriler

Hızlı Adımlar

Dört eylem ile Gelen Kutunuzu düzenleme

Günlük gözden geçirme: Zamanınızı ve görevlerinizi yönetme

Görevler: İşinizi yapma

Belirli bir iletiyi bulma: Etkin arama

Belirli bir kişiden gelen iletiyi bulma

Mükemmel e-posta iletileri yazma

Takvim ve toplantılar

Kişiler

Sık sorulan sorular

Başvurular

Yazar hakkında

İyi bir zaman yönetiminin temel ilkeleri

Outlook 2010, e-posta iletilerinizi, takviminizi, kişilerinizi ve görevlerinizi yönetmenize yardımcı olacak bir araçtır. Bu sıfatla, iletişim olanaklarınızın yanı sıra zaman yönetiminizin de odağını oluşturur. Outlook 2010'dan en iyi şekilde yararlanmak için birkaç temel ilke öneriyoruz:

  • İletilerinizi okuduğunuz konumların sayısını azaltın. Bir dizi kural kullanarak, okumanız gereken tüm iletilere filtre uygulayıp tek bir yere, Gelen Kutunuz'a, toplayın.

  • Bazı iletileri görmezden gelin. Okumanız gereken iletileri Gelen Kutunuz'a göndermek için kurallar kullanın ve geri kalanların da dokunulmadan Kişi Grubunuz'a veya dağıtım listenize, klasörlere (Kişi Grubu klasörleri) akmasına izin verin. Size gönderilen her iletiyi okumanıza gerek yok; hacmin yüksek olduğu durumlarda zaten bunu yapamayabilirsiniz. Yalnızca önemli iletiler Gelen Kutunuz'a girmelidir. Diğer iletilerin, örneğin bir sorunla alakadar olduğunuz durumlar için saklanması yararlı olabilir.

  • İletileri elle dosyaladığınız konumların sayısını azaltın. İletileri bulma konusunda aramaya güvenerek dosyalamanın zihinsel külfetini azaltın.

  • İletilerinizle işlem yaparken dört eylemden yararlanın. İletilerinizi okurken hangisini yapacağınıza karar verin:

    • Silin.

    • Yapın (yanıtlayın veya başvurmak üzere dosyalayın).

    • Temsilci seçin (iletin).

    • Görev listenizde ikinci bir kez gözden geçirmek için erteleyin (kategorileri ve bayrakları kullanarak).

  • Yapılacaklar listenizi tek bir listeye indirgeyin. Yapmanız gerekenleri yönetmek için tek bir yapılacaklar listesi ve tek bir takvim kullanın.

  • Partiler halinde çalışın. Benzer görevleri birlikte gruplandırmanıza yardımcı olması için kategorileri kullanın.

  • İleti gönderirken iyi karar verin. Mükemmel ileti yazmak için yapılması ve yapılmaması gerekenlere uyun.

  • Takviminizi ve görevlerinizi düzenli olarak gözden geçirin.

Burada açıklanan en iyi uygulamaların tümünü kullanmasanız da, yalnızca birkaçına uymanız bile Outlook 2010 deneyiminizi geliştirecektir.

Sayfanın Başı

Outlook 2010'u ayarlama: Düzen

Buradaki en iyi uygulamaların izlenmesinde ilk adım, Outlook 2010'u kullanma biçiminizi en iyi duruma getirecek şekilde sistemi ayarlamaktır. Aşağıdakileri bulundurmanın en iyi uygulama olduğu kabul edilmektedir:

Önerilen düzenin kurulması hakkında ayrıntılı bilgi için SSS bölümüne bakın.

Sayfanın Başı

Klasörler

Aşağıdakileri bulundurmanın en iyi uygulama olduğu kabul edilmektedir:

  • İşlem yapmanız (ilgilenmeniz) gereken iletiler için bir Gelen Kutusu. Gelen Kutunuz, doğrudan size gönderilen veya okumanızın önemli olabileceği iletiler içindir.

Birkaç farklı kişi arasında gidip gelen birçok ileti alırsanız, Konuşmalar görünümüne geçin. Aksi takdirde, tarih düzenlemesini kullanın (varsayılan düzenlemedir). Yalnızca size gönderilen tüm iletileri mavi yapmak için otomatik biçimlendirme kurallarını kullanın.

  • Sonradan geri dönmek isteyebileceğiniz tüm başvuru malzemesi için, Gelen Kutusu'nun altında tek bir başvuru klasörü. Hiçbir öğe bu klasöre otomatik olarak dosyalanmaz (yani, bir kuralla). Bu klasöre 1-Başvuru adını verin. (Başına 1- eklenmesi, Gelen Kutusu altında ilk öğe olmasını sağlayacaktır.) Bu klasörün Gelen Kutusu altında oluşturulması sayesinde, Gelen Kutusu'nu daraltabilir ve görünümden kalkmasını sağlayabilirsiniz.

arşiv simgesi Bu klasörü, yıllık olarak otomatik arşivlenecek şekilde ayarlayın.

Not : Bu klasörün boyutu çok büyürse (10.000 öğe veya üzeri), Outlook 2010 bu klasöre geçerken yavaşlayabilir.

  • Kariyerle ilgili, özel ve kişisel iletiler için bir klasör. Kişisel ve kariyerle ilgili bilgiler için ayrı bir klasör bulundurmanız, birisi başınızda beklerken kişisel olarak hassas bir iletinin görünmesi konusunda endişe duymadan ileti arama özgürlüğünü verir. Bu klasöre 2-Kişisel adını verin. Yöneticiler, çalışanları hakkındaki geri bildirimler için 3-Yönetim adında tek bir klasör bulundurabilir.

arşiv simgesi Bu klasörleri yıllık olarak otomatik arşivlenecek şekilde ayarlayın.

  • Kişi Grubu iletileri için bir klasör kümesi. Kişi Gruplarına (ayrıca, liste sunucuları veya posta listeleri ya da dağıtım listeleri olarak da bilinir) gönderilen tüm iletilerin mutlaka okunması gerekmez. Bu klasör kümesi, Gelen Kutunuz'a doğrudan teslim edilmeyen tüm Kişi Grubu iletilerinin deposudur. Gelen Kutunuz'un altında Kişi Grupları adında tek bir en üst düzey klasör oluşturun ve sonra Kişi Gruplarının her konu başlığı için bir alt klasör oluşturun. Genellikle, Kişi Grubu başına bir klasör yeterlidir, ancak birkaç ilgili Kişi Grubunda iseniz, tüm iletilerin aynı klasöre teslim edilmesini sağlamayı düşünün.

En üst düzey klasörün altındaki okunmamış iletilerin dikkatinizi dağıtmaması için, bu en üst düzey Kişi Grubu klasörünü daraltın.

Not : Bir Kişi Grubundaki her iletiyi okumanız gerekiyorsa, bunun için bir klasör oluşturmayın. Bu iletilerin doğrudan Gelen Kutunuz'a gelmesi gerekir.

arşiv simgesi Kişi Grubu klasörlerinizi her altı ayda bir veya zaman duyarlılığı varsa daha sık olarak otomatik arşivlenecek şekilde ayarlayın; örneğin, paylaşımlı araç kullanım olanaklarını bulmaya yönelik bir Kişi Grubu günlük olarak arşivlenmelidir.

  • RSS Akışları için bir klasör kümesi. Kişi Grubu klasörleri kümesinde olduğu gibi, RSS de bazen ilginç bilgiler içerebilen, ancak sürekli olarak okunması gerekmeyen ya da doğrudan size gönderilen iletiler kadar aciliyet gerektirmeyen bir diğer veri kümesini temsil eder. Outlook 2010 bu klasörleri otomatik olarak oluşturur.

Arama klasörleri

Arama klasörleri, farklı posta ve RSS klasörleri genelindeki bilgilerin toplanmasında yararlıdır. Örneğin, üç aylık toplantılara katılırken, farklı klasörlerde kayıtlı bulunan bilgileri bir araya getirmeniz gerektiğinde arama klasörleri özellikle yararlı olabilir. 

Büyük hacimlerde ileti alıyorsanız (günde 200 iletiden fazla), farklı gönderenlerden gelen postaların işlenmesinde arama klasörleri çok işinize yarayabilir.

Gezinti Bölmesi'ndeki Sık Kullanılanlar bölümü

Sık Kullanılanlar (isteğe bağlı)

Sık Kullanılanlar, aksi durumda posta klasörü listenizde gömülü kalacak klasörlere görünürlük kazandırır.

Posta klasörlerinizin bir alt kümesini oluşturan Sık Kullanılanlar, gezinti bölmesi'nin en üstünde görünür. Sık Kullanılanlar'ı kullanmak bu sistemin çalışması için bir zorunluluk değildir; ancak küçük bir ekrana sahipseniz, Gezinti Bölmesi'ni simge durumuna küçültebilir ve iletilerinizi başarıyla dosyalamaya devam edebilmek için iletileri bu küçültülmüş çubuğa sürükleyebilir, genel aramalar yapabilir ve Takvim, Kişiler ve Görevler bölmelerine gidebilirsiniz.

Sık Kullanılanlar klasörünüzde şu klasörlerin bulundurulması en iyi uygulama olarak kabul edilir: Gelen Kutusu, 1-Başvuru, Gönderilmiş Öğeler ve Silinmiş Öğeler.

Sayfanın Başı

Kurallar

Gelen Kutunuzu düzenlemedeki amaç, Gelen Kutunuz'daki gereksiz "kirlilik" miktarını azaltmak ve en önemli öğelerinizin üste çıkmasını sağlamaktır. Kurallar, ayarladığınız ölçütlere göre iletileri klasörlere taşımak suretiyle bu işleme yardımcı olur. Kurallar, yalnızca mutlaka okunması gereken iletileri süzmek üzere, Gelen Kutunuz'a ulaşan iletilere filtre uygular.

Aşağıdaki kuralları kullanmanın en iyi uygulama olduğu kabul edilir (bu kuralların ayarlanmasıyla ilgili ayrıntılar, bu belgenin sonundaki SSS bölümünde bulunmaktadır):

  • Otomatik Yanıtlar    İçeriği bulunmayan tüm toplantı yanıtlarını Silinmiş Öğeler klasörüne taşır. Kabul edenleri, toplantı penceresi içindeki izleme sekmesini kullanarak görebilirsiniz.

  • Kime: Bana    Doğrudan size gönderilen veya Bilgi satırında sizin adınızın geçtiği tüm iletiler Gelen Kutusu'na gönderilir ve ayrıca bir Kişi Grubuna gönderilmiş olsalar bile diğer kurallarla işleme alınmaz.

  • Gelen Kutusu'na Gönderilen Toplantı İstekleri    Bir Kişi Grubuna gönderilmiş olsalar bile tüm toplantı istekleri Gelen Kutusu'na gönderilmelidir.

  • Gönderilmiş Öğeleri Ertele    Bu kural iletilerin gönderilmesini bir dakika veya daha uzun süreyle geciktirir. Bu kuralı kullandığınızda, bilgisayarınızı kapatmadan önce iletilerinizin gönderilmiş olduğundan emin olun.

Not :  Office 2010 logosu Bu yalnızca istemci tarafında çalışan bir kuraldır; Outlook Web App'te (OWA) çalışmaz.

  • Kişi Grupları    Bir Kişi Grubuna gönderilen tüm e-posta iletileri Kişi Grubu klasörüne gönderilir; bunun tek istisnası iletinin sizin için önemli olan anahtar sözcükler barındırmasıdır ve bu durumda ileti Gelen Kutunuz'a gönderilir. Benzerlik taşıyan birden çok Kişi Grubu aynı kuralı kullanmalı ve aynı klasörde dosyalanmalıdır. Gelen her iletiyi okumanız gereken bir Kişi Grubunun üyesiyseniz, bu grup için kural oluşturmayın. Mutlaka okumanız gereken her ileti doğrudan Gelen Kutunuz'a girmelidir.

Düzenleme işlemini bitirdiğinizde, kural kümeniz aşağıdaki gibi görünmelidir.

Sayfanın Başı

Yapılacaklar Çubuğu

Yapılacaklar Çubuğu, Outlook 2010'un sağ tarafında bulunan bölmedir. Takviminizi, yaklaşan randevularınızı ve aşağıdakileri içeren birleştirilmiş görev listenizi gösterir:

  • Yanıt vermeniz gereken iletiler (bayraklı iletiler).

  • Aramanız gereken kişiler (bayraklı kişiler).

  • Kendiliğinden ortaya çıkan görevler.

Yapılacaklar Çubuğu'nu ayarlanmasında en iyi uygulama aşağıdaki gibidir:

  • Tarih Gezgini'ni gösterin (varsayılan olarak açıktır).

  • Ekran çözünürlüğünüz küçükse veya belirli bir gün içinde çok fazla toplantınız olmuyorsa yalnızca üç randevu gösterin (varsayılan).

  • Ekran çözünürlüğünüz büyükse veya her gün birçok toplantınız oluyorsa (beş veya daha fazla) beş randevu gösterin.

  • Görevleri gösterin (varsayılan olarak açıktır).

  • Office 2010 logosu Hızlı Kişi Listesini gösterin (Microsoft Office Communicator 2007 R2'niz varsa kullanılabilir ve varsayılan olarak açıktır).

Görevler için varsayılan düzenleme 'Son Tarih'tir, ancak bayrakları kullanma yönteminize bağlı olarak düzenlemeyi 'Başlangıç Tarihi' olarak değiştirmek isteyebilirsiniz. Gelecek hafta Pazartesi için ötelediğiniz görevleri görmek isterseniz, 'Başlangıç Tarihi'ne göre düzenleyin. Görevleri sürelerinin dolduğu gün görmek isterseniz, 'Son Tarih'e göre düzenleyin.

Varsayılan Bayrak

Hızlı tıklatma bayrağınızı Bugün olarak ayarlamak (varsayılan budur) en iyi uygulama kabul edilir.

Sayfanın Başı

Bildirimler

Çok fazla ileti alıyorsanız veya gelen iletiler için çalan bildirim sesi dikkatinizi kolayca dağıtıyorsa, aşağıdaki seçenekleri kapatmanızı öneririz:

Outlook Masaüstü Uyarısı

  • Windows görev çubuğundaki Outlook simgesinde beliren zarf simgesi

Görev çubuğundaki yeni posta bildirimi

  • Kısa süreli olarak zarfa dönüşen imleç

  • Yukarıdaki ayarların tümüne eşlik eden ses

Bu ayarları değiştirmek için sırasıyla Dosya düğmesini, Seçenekler'i ve ardından Posta'yı tıklatın.

İleti alma altındaki tüm onay kutularını temizleyin.

Backstage görünümündeki İleti alma ayarları

Sayfanın Başı

Kategoriler

Outlook 2010'daki kategoriler öğeleri çok farklı şekillerde yönetmenize olanak sağlar. Oluşturulmasını önerdiğimiz üç ana kategori türü vardır:

  • Proje (kişileri içerebilir)

  • Konu

  • Konum veya etkinlik

Kategoriler, bu sistem için zorunlu bir özellik değildir; ancak bunların kullanımında titiz davranırsanız hayatınızı kolaylaştıracaklardır. Örneğin, o anda yapabileceklerinizi daha kolay belirlemenize ve benzer görevleri gruplandırarak tümünü aynı anda gerçekleştirebilmenize yardımcı olabilirler.

Kategorileri oluşturmak için aşağıdakileri yapın:

  • Herhangi bir görünümde, Giriş sekmesinin Etiketler grubunda Kategorilere Ayır'ı ve ardından Tüm Kategoriler'i tıklatın.

Aşağıdakiler için bir kategori bulundurulması en iyi uygulama kabul edilmektedir:

  • Doğrudan bağlı olduğunuz yöneticiler ve bir sonraki görüşmenizde gözden geçirmek istediğiniz konularla ilgili yöneticiniz (örneğin, 1:1 Yönetici adında bir kategori).

  • Her bir önemli konum veya gerçekleştirdiğiniz faaliyet türü. Böylece, toplu işlemler gerçekleştirebilirsiniz (görevlerinizi yönetmenin yararlı bir bileşeni). Örneğin:

    • @İşe gidip gelirken: İşten eve giderken yerine getirebileceğiniz görevler için.

    • @E-posta: E-posta iletilerini, toplantıları veya diğer yönleriyle Outlook 2010'u kapsayan görevler için.

    • @Ev: Yalnızca evde yapabileceğiniz görevler için.

    • @Toplantı: Bir toplantıya hazırlanmak üzere gerek duyduğunuz öğeler için.

    • @Çevrimdışı: Bir belgenin kopyasını oluşturmak gibi, sizi bilgisayarın başından uzaklaştıran öğeler için.

    • @Çevrimiçi: Yalnızca çevrimiçinde veya Web tarayıcısı aracılığıyla gerçekleştirebileceğiniz görevler için.

    • @Telefon: Aramanız veya kabul etmeniz gereken telefonlar için.

    • @Oku: Yalnızca okumayı (yanıtlamayı değil) kapsayan görevler için. Bu kategori, okumanız gereken ancak hemen işlem yapamayacağınız uzun iletiler ve ekler için yararlıdır.

    • @Bekliyor: Yanıt beklediğiniz, ancak bir sonraki eyleminizin belirgin olmadığı iletiler veya görevler için.

Renk Kategorileri iletişim kutusu

Not : @ simgesinin kullanılması, kategori listenizde kategorilerin göze çarpmasını sağlar. Belirli kategorilerin önünde @ işaretinin yer alması, bu kategorileri kategori listenizin en üstünde tutmaya yardımcı olur ve bu görevi gerçekleştirirken nerede olmanız gerektiğini size anımsatır (örneğin, @Telefon, "telefonda" şeklinde yorumlanmalıdır).

  • Her bir önemli konu veya proje. Böylece, özellikle de iletinin gövdesinde veya konu satırında aramada ortaya çıkmasını sağlayacak hiçbir sözcük olmadığı durumlarda, belirli bir konudaki iletileri kolaylıkla bulabilirsiniz. 

  • Bugün yapılması gereken ve başka bir güne devredilemeyecek önemli öğeler.

Öğelerin aynı anda yalnızca tek bir klasörde var olabileceği dosyalama işleminin aksine, tek bir öğeye birden çok kategori uygulayabilirsiniz. Örneğin, yanıt vermeden önce yöneticinizle tartışmak istediğiniz önemli bir ileti hem @E-posta kategorisine hem de 1:1 Yönetici kategorisine ayrılabilir.

Birden çok kategoride bulunan görev

Hızlı Tıklatma kategoriniz, en sık uyguladığınız kategori olmalıdır.

Hızlı Tıklatma kategorinizi ayarlamak için aşağıdakileri yapın:

  • Herhangi bir görünümde, Giriş sekmesinin Etiketler grubunda Kategorilere Ayır'ı ve ardından Hızlı Tıklatma Ayarla'yı tıklatın.

Göreceğiniz üzere, kategoriler iletilerin ve görevlerin Yapılacaklar Çubuğunuz'da ön plana çıkmasına yardım eder, aramayı daha etkin kılar ve toplantılara hazırlanmanıza yardımcı olur.

Not : Giden iletilerinizi kategorilere ayırma konusunda çok dikkatli olun; alıcılarınız kategorilerinizi görebilir. Alıcılarınız Outlook 2010 veya Exchange Server 2010 kullanmıyorsa, ayarladığınız kategorileri görebileceklerdir.

Sayfanın Başı

Hızlı Adımlar

Hızlı Adımlar galerisi Outlook 2010'da yeni bir özellik olan Hızlı Adımlar, tek bir tıklamayla birden çok eylem yapma kabiliyetini size kazandırır. Gelen kutunuzu temiz tutmanıza yardımcı olacak ve Outlook kullanımında genel anlamda daha etkin olmanızı sağlayacak yararlı bir araçtır. Outlook'ta kendinizi aynı adımları tekrar tekrar gerçekleştirirken bulduğunuzda, bir Hızlı Adım oluşturmayı deneyin.

Not :  Hızlı Adımlar yalnızca iletilere uygulanır.

Aşağıdaki Hızlı Adımlar'ın kullanılması en iyi uygulama kabul edilir. Daha fazla bilgi için Yaygın veya yinelenen görevleri Hızlı Adımlar ile otomatik hale getirme konusuna bakın:

Hızlı Adım

Yaptığı işlem

Kullanılacağı zaman

Başvuru

İletiyi 'okundu' olarak işaretler.

İletiyi 1-Başvuru klasörünüze taşır.

Tek tıklatma ile dosyalama düğmenizdir.

Kişisel*

İletiyi 'okundu' olarak işaretler.

İletiyi 2-Kişisel klasörünüze taşır.

Kişisel iletileri dosyalamak içindir.

Bitti

İletiyi 'okundu' olarak işaretler.

İletiyi 'tamamlandı' olarak işaretler.

İletiyi 1-Başvuru klasörünüze taşır.

Yanıtladığınız veya başka bir şekilde işlem yaptığınız başvuru iletileri içindir.

Ertele*

İletiyi 'okundu' olarak işaretler.

İletiyi bir 'Bugün görevi' olarak bayrakla işaretler.

İletiyi 1-Başvuru klasörünüze taşır.

Daha sonra ilgilenmek istediğiniz iletiler içindir.

*Kişisel ve Ertele Hızlı Adımları varsayılan Hızlı Adımlar değildir.

İsteğe bağlı Hızlı Adımlar

Yukarıda listelenen Hızlı Adımlar'a ek olarak, işinize ve günlük genel etkinliklerinize göre aşağıdaki Hızlı Adım türlerini oluşturmak isteyebilirsiniz:

Hızlı Adım

Yaptığı işlem

Kullanılacağı zaman

Kategorilere Ayır ve Taşı

İletiyi 'okundu' olarak işaretler.

İletiyi kategorilere ayırır.

İletiyi 1-Başvuru klasörünüze taşır.

Sonradan bulmanıza yardımcı olması için, dosyalamadan önce iletilerinizin çoğunu kategorilere ayırırsınız. Sık kullandığınız kategori başına bir adet oluşturun.

Bayrak Oluştur ve Taşı

İletiyi 'okundu' olarak işaretler.

İletiye bayrak ekler.

İletiyi 1-Başvuru klasörünüze taşır.

Öğelere farklı tarihler için (Yarın, Bu Hafta vb. gibi) bayrak ekliyorsunuzdur. Sık kullandığınız bayrak başına bir adet oluşturun.

Bayrak Oluştur, Kategorilere Ayır ve Taşı

İletiyi 'okundu' olarak işaretler.

İletiye bayrak ekler.

İletiyi kategorilere ayırır.

İletiyi 1-Başvuru klasörünüze taşır.

Görevlerinizin bağlamını anlamanıza yardımcı olması için birkaç kategori kullanırsınız. Örnek: @Oku: Yarın için bayrak ekler; @Oku kategorisine ayırır.

Bilginize ve Taşı

İletiyi 'okundu' olarak işaretler.

'Bilginize' iletisi olarak bir iletme postası oluşturur.

İletiyi 1-Başvuru klasörünüze taşır.

Diğer kullanıcılara sık sık e-posta iletisi gönderirsiniz (makale vb.).

Temsilci Seç

İletiyi 'okundu' olarak işaretler.

Belirli bir kişi için iletme postası oluşturur.

İletiyi 1-Başvuru klasörünüze taşır.

Artık, başkaları için anlamı olan iletiler alırsınız.

Görev

Ek ile bir görev oluşturur.

İletiyi siler.

Bayrak eklenmiş iletileriniz için daha fazla bağlama gerek duyarsınız.

Kişi Grubu

İletiyi 'okundu' olarak işaretler.

Kişi Grubu klasörünüze taşır (veya belirli bir Kişi Grubu klasörüne).

Kurallar nedeniyle, Kişi Gruplarından Gelen Kutunuz'a yanlışlıkla bazı iletiler alırsınız. Örnek: Kişi Grubu adından gelen tüm iletilerin, gövde metninin içinde hiçbir yerde bar sözcüğü geçmediği sürece bir klasöre dosyalanması gerektiğine dair bir kuralınız vardır. Bazen, birileri Kişi Grubu adına içinde bar sözcüğü bulunan bir ileti gönderir, ancak aslında bu sizinle ilgili bir şey değildir.

Yanıtla ve Sil

Yanıtlama penceresi açar.

Özgün iletiyi siler.

Sık sık, yanıtlamanız gereken, ancak yanıtladıktan sonra da artık özgün iletiye ihtiyacınızın olmadığı hızlı iletiler alırsınız. Örnek: “Hey, yemeğe çıkmak ister misin?” Yanıtınız: “Elbette!”

Hızlı Adımlar'ı oluşturmaya başladıktan sonra, bir işin yapılması için gerekli tıklatma sayısını optimize etmenin başka yolları olabildiğini göreceksiniz. Aynı işi tekrar tekrar yaptığınızı her fark ettiğinizde, bir Hızlı Adım oluşturmayı deneyin. Projeler değiştikçe de Hızlı Adımlarınızı güncelleştirerek gerçekten işlem yaptığınız öğeler olmalarını sağlayın.

Sayfanın Başı

Dört eylem ile Gelen Kutunuzu düzenleme

Sisteminizi ayarladıktan sonra, gelen iletileri yönetmeye başlamaya hazır olursunuz. Gelen Kutunuzu önemli iletilerin alındığı merkezi konum haline getirdiğinizde, her iletinin gerçekten ilgilenmeniz gereken bir öğe olduğunu bilmenin verdiği rahatlıkla Gelen Kutunuzu gözden geçirebilirsiniz.

Aşağıdaki eylemleri Gelen Kutunuz'daki her ileti için uygulayın:

  • Önemli değilse hemen silin.

  • İki dakika veya daha kısa sürede işlem yapılabiliyorsa gerekeni yapın (yanıtlama, dosyalama, arama vb.).

  • Sizi ilgilendirmiyorsa ya da böyle bir olanağınız varsa temsilci seçin (iletin).

  • İşlem yapmanız gerekiyorsa, ancak iki dakikadan fazla sürecekse (okumak dahil) erteleyin (geciktirin).

İletiye başvuru olarak ihtiyacınız varsa (ertelemeye karar vermiş olsanız bile), başvuru klasörünüze taşıyın. Buradaki amaç, her iletiye dokunma sayınızı azaltmaktır.

Silin

Okumanız gerekmeyen iletileri silin. Gereksiz bir iletiyse silin.

Bir daha bu konuşmanın parçası olarak başka ileti almak istemiyorsanız, iletiyi yoksayın.

Görüşmeyi Yoksay komutu

Yapın: 2 dakikalık işlem

İki dakika içinde yapılabilecekler şaşırtıcıdır. Örneğin, çoğu iletiye 2 dakika veya daha kısa sürede yanıt verilebilir. Ancak bir iletiyle ilgilenilmesi iki dakikadan uzun sürüyorsa, bu iletiyi erteleyin. İki dakikanın nasıl bir olgu olduğunu anlamak için, kendiniz süre tutmayın deneyin.

İletiyle ilgilendikten sonra aşağıdakilerden birini yapın:

  • Önemsiz bir iletiyse silin.

  • Hızlı Adım kullanarak başvuru klasörlerinizden birinde dosyalayın (örneğin, 1-Başvuru).

Özellikle yıllık incelemelerin yapıldığı dönemlerde vb. zamanlarda göstermek amacıyla yaptıklarınızın bir kaydını tutmak için, iletiyi 'tamamlandı' olarak da işaretleyen Bitti Hızlı Adımını kullanın.

Temsilci seçin

Bazen, aslında başka birinin ilgilenmesi gereken iletiler alırsınız. Bu durumda, iletiyi yanıtlayın ve temsilci seçtiğiniz kişiyi Kime satırına ekleyin. Bunu çok sık yaptığınızı fark ederseniz, iletileri yanıtlayan ve temsilci seçilen kişiyi Kime satırına ekleyen bir Hızlı Adım oluşturmayı düşünün.

Daha sonra ilgili iletiyi bayrakla kendiniz için göndermeden önce takip etmek istiyorsanız. Yapılacaklar çubuğunuz'da görev @Waiting kategorisi ile işaretleyin.

Erteleyin

İletinin erteleneceği durumlar

İletiyi ertelemek, daha sonra zamanınız olduğunda gözden geçireceğiniz anlamını taşır.

İletiyi erteleme nedenleri şunlardır:

  • İki dakikadan kısa sürede işlemi yapılamıyordur.

  • Okunması zaman alacaktır.

  • Dikkatle işlenmiş bir yanıt gerektirmektedir.

  • Başka bir programda ayrı bir işlem yapılmasını gerektirmektedir (örneğin, "<Ad> belgesine eklenmesi gerekmektedir").

İletiyi erteleme yöntemi: Bayrak ekleme

İletiyle hemen ilgilenmek için yeterli zamanınız olmadığına karar verdiğinizde, ilgili iletiyi bayrakla işaretleyebilirsiniz:

  • Bugün içinde yapmanız gerekiyorsa, Bugün için bayrak ekleyin (bayrağı sol tıklatmanız yeterlidir).

  • Daha uzun süreyle geriye atabiliyorsanız, iletiyi sağ tıklatın ve ileriki bir tarih için bayrak ekleyin.

  • İletiye birden çok kez başvurmanız gerekecekse ve kolay erişebilmek istiyorsanız, iletiyi Yapılacaklar Çubuğu'nda Daha Sonra grubuna sürükleyin. Daha Sonra grubunuz yoksa, görev üzerindeki Başlangıç Tarihi bayrağını gelecekteki 100 yıla ayarlayın. (Aşırı dolu bir öteberi listesi oluşmaması için, bu bayrağı çok sık kullanmayın.)

  • Kısa dönemde gerek duyacağınız bir iletiyse, Tarih Yok bayrağı ekleyin; böylece Yapılacaklar Çubuğu'nun en üstünde görünür. Görev listenizin en üstünde bulunduğundan, bu grubu ölçülü kullanın ve düzenli aralıklarla temizleyin.

İletiye bayrak eklemeye ek olarak aşağıdakileri yapabilirsiniz:

  • Uygun kategoriler ekleyin.

  • Önceden 'okundu' olarak işaretlenmemişse iletiyi 'okundu' olarak işaretlemek ve başvuru klasörünüzde (1-Başvuru) dosyalamak için Başvuru Hızlı Adımınıza tıklayın.

Aynı kategorileri ve bayrakları tekrar tekrar uyguladığınızı fark edersiniz, bayrak ekleme, kategorilere ayırma ve dosyalama işlemlerini yapan yeni bir Hızlı Adım oluşturun.

Bir öğe bayrakla işaretlendikten sonra Yapılacaklar Çubuğu'nda görünür. Öğeyi bayrakla işaretleyip başvuru klasörünüzde dosyaladıktan sonra, artık işlemden geçirmiş olursunuz ve görünümünüzün dışına taşıyabilirsiniz. Ancak bu öğe görev listenizde bulunduğundan, bayrakla işaretlenmiş öğelerinize sonradan geri döneceğinizi bilerek bir sonraki iletinize geçebilirsiniz.

Bayraklı öğelerinize daha çok bilgi eklemek isterseniz

İletinin Konu satırı yeterli bağlamı size sağlamıyorsa, eklemeniz gereken bilgi miktarına göre aşağıdaki iki işlemden birini yapabilirsiniz:

  • Yapılacaklar çubuğunda görevi tıklatarak ya da görevi sağ tıklatıp Görev Yeniden Adlandır komutunu seçerek görevin adını değiştirin. Görevin adı değiştirildiğinde iletinin konusu değişmez; ancak bu işlem bir sonraki görevinizin ne olduğunu anlamanızı kolaylaştırır.

  • İletiyi ek olarak içeren bir görev oluşturun.

Bir sonraki işleminizin nerede olduğunu ilk bakışta görmenize yardımcı olması için de kategori ekleyebilirsiniz. Görevlerin kategorilere ayrılmış olduğu Yapılacaklar Çubuğunuz'a hızlı bir bakış, hemen işlem yapabileceğiniz öğeleri (@İşyeri), diğer kişilerden haber beklediğiniz görevleri (@Bekliyor) ve hangi konuda toplantı yapacağınızı (@Toplantı) bilmenizi sağlar.

Ertelediğiniz görevlerle ne zaman ilgilenirsiniz?

İletilerinizi işlemden geçirdikten sonra görev listenize el atabilirsiniz. Ertelediğiniz iletilere bu aşamada yanıt verirsiniz.

Yalnızca dosyalayın

Bazen üzerinde bir işlem yapmanızın gerekmediği, ancak ileriki bir tarihte gerek duyabileceğiniz bir ileti alırsınız. Yönergeler içeren bir ileti buna güzel bir örnektir. Bu iletileri, Başvuru Hızlı Adımınıza tıklaymak suretiyle başvuru klasörünüzde (1-Başvuru) dosyalayın. Kategori eklenmesi, sonradan gerek duyduğunuzda iletinin bulunmasını kolaylaştıracaktır (örneğin, @Proje). Bu işlemi, Hızlı Adım ile dosyalamadan önce yapın.

İletilerinizle işlem yapmayı bitirdikten sonra, temiz bir Gelen Kutunuz olması gerekir ve dikkatinizi takviminize ve görevlerinize odaklayabilirsiniz.

Sayfanın Başı

Günlük gözden geçirme: Zamanınızı ve görevlerinizi yönetme

Her sabah görev listenizi ve takviminizi yönetmeye zaman ayırmanın en iyi uygulama olduğu kabul edilir. Bu şunları kapsar:

  • O günkü ve gelecek haftaki randevularınızı ve toplantılarınızı gözden geçirme.

  • Görevlerinizi gözden geçirme ve ayarlamalar yapma.

  • İşlerin yapılması için zaman yaratmak üzere takviminize randevular ekleme.

Hayır diyebilme

Takviminizi ve görev listenizi gözden geçirirken başarabilecekleriniz konusunda gerçekçi olun. Bazen bu hayır demek anlamına gelir. Hayır diyerek zamanı geri kazanmanın bazı yolları şunlardır:

  • Katılmanız gerekmeyen toplantıları geri çevirin. Evet, bunu yapabilirsiniz.

  • Yapmanız gerekmeyen veya yapmayacağınızı bildiğiniz görevleri silin.

  • İnsanlara, bir yanıt üzerinde çalıştığınızı bilmelerini sağlayacak iletiler gönderin (ve gönderdikten sonra da kendiniz için bayrak eklediğinizden emin olun). Kişinin gerçekçi bir tarihte yanıt vereceğinizi bilmesi, talebini unuttuğunuzu düşünmesinden daha iyidir.

Takvim yönetimi

İşin gerçeği, bir gününüz toplantılarla doluysa görevleri tamamlamak ve iletiler yazmak için daha az zamanınız olacaktır; o halde görevleri diğer günlere kaydırın.

Görev uzun zaman alacaksa veya yapmanız gereken bir görevse (yapmanız gerekmediğine karar verdiğiniz görevlerin aksine), belirli bir zaman dilimini kapatmak için görevi Günlük Görev Listesi'nden takvime sürükleyin.

Görevleri oluşturmanın yolları

Kaçınılmaz olarak takviminize ve görevlerinize ilerledikçe seni düşünüyorum yapmanız gereken diğer işlemler başlar. Outlook'ta görev oluşturmak için bazı yollar şunlardır:

  • İletiye bayrak ekleyin.

  • Görev listesinin en üstündeki Yeni bir görev yazın kutusuna görevi yazın.

  • Yeni bir görev oluşturmak için Ctrl+Üst Krkt+K klavye kısayolunu kullanın.

  • Araç kullanıyorsanız, yasal ve güvenli olması koşuluyla, görevlerinizi kaydetmek için mobil cihazınızın sesli not işlevini kullanın ve bunları sonradan Yapılacaklar Listeniz'de yazıya dökün.

  • Office 2010 logosu Toplantıdaysanız, OneNote'ta not alın. OneNote'taki bayraklı öğeler Outlook 2010 görev listesinde görünür.

Görevleri yönetmenin yolları

Görevlerinizle ilgilenirken işinizi kolaylaştırabileceğiniz bazı yöntemler şunlardır:

  • Görevleri, Yapılacaklar Çubuğu'ndaki veya Görev listesinin en üstündeki Yeni bir görev yazın kutusuna, Günlük Görev Listesi'nde boş bir alana girerek veya şeritte Yeni Görev düğmesini tıklatarak, geldikleri gibi ekleyin.

  • Yapmanız gerekmeyen görevleri temizleyin. Görev listeniz kutsal alanınızdır; kirlenmesine izin vermeyin, yoksa kullanışlılığı ortadan kalkar. Saklamak istediğiniz bayraklı iletiler için Listeden Kaldır'ı tıklatın; aksi durumlarda yalnızca Sil'i tıklatın.

  • Tamamlanmış görevleri, Yapılacaklar Çubuğu'ndan kaldırılmaları için 'tamamlandı' olarak işaretleyin.

  • Bayraklı bir iletinin görev konusunu değiştirerek, görevleri eyleme geçirilebilir hale getirin. Örneğin, konu satırında 'Grup üyeliği klavyeden değiştirilemiyor' ifadesi bulunan bir bayraklı ileti 'Ryan'a yanıt ver' olarak yeniden adlandırılmalıdır; çünkü bu görev için bir sonraki eylem budur. Görev konusunu değiştirmek için, Yapılacaklar Çubuğu'ndan öğeye tıklayıp yeni bir konu yazın ya da öğeye sağ tıklaytıktan sonra Görev Yeniden Adlandır komutuna tıklayın. Görev konusu değiştirildiğinde, iletinin konusu değişmez. Yalnızca görev listenizde gördüğünüz konu değişir.

  • Bir sonraki adımı atmak için nerede bulunmanız gerektiğini belirlemenizi kolaylaştırmak ve bazı görevlerin göze çarpmasını sağlamak için kategoriler uygulayın.

  • Benzer görevleri (örneğin, aynı kategorideki görevler gibi) bir arada gruplandırmak için görevlerinizi yeniden düzenleyin. Bir görevi taşımak için, görev listesinde ilgili göreve tıklayıp sürükleyin. Bu yolla, benzer görevler üzerinde birlikte çalışabilirsiniz.

  • Görevleri, Günlük Görev Listesi'nde ve Yapılacaklar Çubuğu'nda görevi gerçekleştirmeyi planladığınız güne sürükleyin. Biraz zaman alacak görevler söz konusu olduğunda, bu görevlerin yapılması için gerekli zamanı ayırmak amacıyla görevleri takvime sürükleyin.

Düzenli olmak iyi bir özellik olsa da, görev listenizi yönetmek ve öncelikleri belirlemek için çok fazla zaman harcamayın. Görev listenizi yönetme süreci hayatınıza egemen olmamalıdır!

Takviminizi kullanma: Zamanınızı yönetmek için randevular oluşturma

Unutmayın: Yapılacak iş her zaman, o işi yapmak için gereken zamandan fazladır.

İyi bir zaman yönetiminin parçası olarak, iletilerinizle ilgilenmek, randevularınızı ve görevlerinizi yönetmek ve yapmanız gerekenlere kafa yormak için zamana ihtiyacınız vardır.

Takviminizde düzenli randevular ve toplantılar ayarlayarak kendiniz için bu zamanı planlayabilirsiniz. Takviminizi, zamanınız için gerçek planınız olarak görmelisiniz; bunu zamanladıysanız, o anda yapmayı amaçladığınız iş o olmalıdır.

Aşağıdakileri yapmak için zaman ayarlayın:

  • İletilerinizle ilgilenme. İletilerinizle ilgilenmeye zaman ayırmanız, özellikle çok fazla ileti alıyorsanız önem taşır. Gelen Kutunuz'da yalnızca önemli iletiler görüntülenecek şekilde ayarlanmış kurallarınız olsa bile, bu iletilerle ilgilenmek için yine de zamana ihtiyacınız vardır.

İpucu : İletilerinizle işlem yaparken ve iletilerinizi okurken, durum çubuğundaki Okuma düğmesine Durum çubuğundaki okuma görünümü komutu tıklayarak Gezinti Bölmesi'ni, Yapılacaklar Çubuğu'nu ve şeridi simge durumuna küçülterek görsel karmaşıklığı ortadan kaldırın. Tüm öğelerin açık olduğu duruma geri dönmek için Normal'e durum çubuğundaki normal görünüm komutu (Okuma düğmesinin hemen solunda) tıklayın.

  • Görevlerinizin ve randevularınızın günlük ve haftalık incelemesini yapın. Takviminize ve görevlerinize bakıp randevularınızı ve görevlerinizi önceliklerinize karşı değerlendirin. Yoğun bir takviminiz varsa, aşağıdakileri yapma zamanıdır:

  • Aynı anda iki yerde bulunamayacağınızdan çakışan randevuları temizleme.

  • İş yapmak için zaman planlama.

  • Yaptıklarınıza, zamanınızı kullanmaya değip değmediğine ve doğru öncelikleri belirleyip belirlemediğinize kafa yorma.

  • Yöneticinizle düzenli olarak görüşün. Yöneticinizle yapacağınız düzenli toplantılar üzerinde çalıştıklarınızı açıklamanıza ve gerektiği durumlarda öncelikleri yeniden belirlemenize yardımcı olabilir. Düzenli veya yinelenen toplantılar ayarlamak için Yinelenme Düğme görüntüsü düğmesine tıklayın.

Sayfanın Başı

Görevler: İşinizi yapma

Haftalık gözden geçirme

Zamanınız ve görevlerinizle ilgili resmin bütününe bakılması, daha az acil olan işler karşısında önemli işlere öncelik vermenize yardımcı olacaktır. Gerçekçi olarak neleri yapmanızın veya neleri yapamamanızın beklenebileceğini başkalarına açıkça ifade etmenizi sağlayacaktır. Geçen haftanızı ve gelecek haftanızı gözden geçirmek de, yöneticinizle yapacağınız haftalık bir toplantıya hazırlanmanıza ve bir durum e-posta iletisi hazırlamanıza yardımcı olacak yararlı bir yoldur.

İşinizi yapacağınız yer

İletilerinizle işlem yaptıktan sonra, Outlook'ta çalışmak için en uygun yer (iletileri yanıtlama vs.) Görevler'dir. Görevler'e geçtiğinizde, Gelen Kutunuz'a gelen iletiler dikkatinizi dağıtmaz.

Görevlerinizle toplu işlem yapma

Görev listenize ve takviminize göz atarken, benzer görevleri birlikte yapın. Örneğin, yalnızca birkaç dakikanız varsa, tüm telefon görüşmelerinizi yapın (yalnızca birkaç görüşmeniz varsa). Enerji açısından yoğun görevlere (bazıları için bu iletileri yanıtlamak olabilir) enerjinizin fazla olduğu zamanlarda el atın. Durum iletilerini okumak gibi düşük enerji gerektiren görevlerinizle, günün ilerleyen saatlerinde veya enerjinizin düşük olduğu zamanlarda ilgilenin. Görevlerinizle "toplu işlem yaptığınızda", eşzamanlı olarak tüm projelerinizde ilerleme kaydedersiniz.

Görevlerle toplu işlem yapmanın bir yolu, Düzenleme Şekli: Başlangıç Tarihi yerine Düzenleme Şekli: Kategoriler olarak düzenlemeyi değiştirmektir. Bunun için, Düzenleme Şekli başlığını ve ardından Kategoriler'i tıklatın.

Not : Diğer kişilerin işlerini yapmalarını engelleyen görevleriniz varsa, öne bu görevleri bitirin.

Düzenleme menüsü

Görevlerinizi bitirme

Görevlerinizi bitirdikçe, 'tamamlandı' olarak işaretleyin. Outlook 2010 tamamlanmış görevlerinizin listesini otomatik olarak tutar. Bu, başarıyla tamamladığınız işlerin yararlı bir özeti olabilir. Görevin veya iletinin kaydını tutmanız gerekmiyorsa, öğeyi silin veya bayrağı temizleyin.

şeritteki tamamlandı olarak işaretle komutu

Çevrimdışı çalışma

Yapılacak çok işiniz varsa, gelen iletilerin dikkatinizi dağıtmasını önlemek için çevrimdışına geçmeyi düşünün.

Çevrimiçi ile çevrimdışı çalışma arasında geçiş yaptığınızda, Outlook profiliniz içindeki tüm e-posta hesapları değişir.

  • Gönder / Al sekmesinin Tercihler grubunda Çevrimdışı Çalış'ı tıklatın.

Şeritteki Çevrimdışı Çalış komutu (Çevrimiçini gösteriyor)

Çevrimdışı çalıştığınız sırada, Çevrimdışı Çalış komutu vurgulanır.

Şeritteki Çevrimdışı Çalış komutu (Çevrimdışı açık görünüyor)

Çevrimiçi moda dönmek için, vurgulu Çevrimdışı Çalış komutuna tıklayın.

Sayfanın Başı

Belirli bir iletiyi bulma: Etkin arama

Belirli bir kişiden gelen iletiyi bulma

Belirli bir kişiden gelen iletiyi bulmak istiyorsanız, başvuru klasörünüzde (örneğin, 1-Başvuru) Ara kutusuna tıklayın ve sonra Ara sekmesinde Kimden'e tıklayın.

Şeritteki Kimden komutu

Kişinin adını yazın.

Kimden arama ölçütüyle Hızlı Arama

Ya da, adı yazarak başlayın ve sonra aşağı oka basıp Kimden'i seçerek sonuçları daraltın.

Önerilen ölçütlerle Hızlı Arama

Ek içeren bir iletiyi bulma

Ek içeren bir iletiyi bulmak için Ara kutusunu tıklatın ve Ara sekmesinde Eki Var'ı tıklatın.

Şeritteki Eki Var komutu

Tüm arama terimleri ilave edildiğinden, birisinden gelen ve ekleri olan bir iletiyi bulmak isterseniz, aramanızı yapılandırmak için şeritte ilgili komutlara (Kimden, Eki Var) tıklayın.

Birden çok arama ölçütü içeren Hızlı Arama örneği

Tüm posta kutunuz genelinde ileti bulmak için

Bazen bir iletiyi yalnızca başvuru klasörünüzde arayarak bulamayabilirsiniz; sizin gönderdiğiniz veya yanlış dosyalanmış bir ileti olabilir. Bu durumda, herhangi bir klasörde (Gelen Kutusu, 1-Başvuru vb.) arayarak işe başlayın ve sonra Tüm Posta Öğeleri'nde yeniden aramayı deneyin seçeneğine tıklayın.

hiçbir sonuç içermeyen hızlı arama

Ayrıca, Ara sekmesinde Tüm Posta Öğeleri'ne de tıklayabilirsiniz.

Şeritteki Tüm Posta Öğeleri komutu

Aradığınız öğenin kabul edilmiş bir toplantı isteğinde olabileceğinden (ve dolayısıyla takviminizde olduğundan) şüpheleniyorsanız, kapsamı yukarı doğru Tüm Outlook Öğeleri'ne genişletmeyi deneyin.

Sık sık tüm posta kutunuz genelinde arama yaptığınızı fark ederseniz, Backstage görünümüne giderek varsayılan arama kapsamını her zaman tüm klasörler aranacak şekilde ayarlayabilirsiniz.

  1. Dosya sekmesini ve ardından Seçenekler'i tıklatın.

  2. Ara'yı tıklatın.

  3. Sonuçlar'ın altında Tüm klasörler'i tıklatın.

backstage görünümünde hızlı arama seçenekleri

Aramayı durdurmak için

Aradığınız öğeyi bulduktan sonra ve bir sonraki görevinize geçmeye hazır olduğunuzda, Hızlı Arama kutusunun yanındaki Aramayı Kapat düğmesi düğmesine tıklayın veya Ara sekmesinin Kapat grubunda Aramayı Kapat'a tıklayın.

Hızlı Arama için Aramayı Kapat komutları

Mükemmel e-posta iletileri yazma

Aşağıdaki kurallar profesyonel görünmenize ve iletinizin anlaşılmasını sağlamaya yardımcı olacaktır.

Mükemmel iletilerin temel kuralları: Yapılması gerekenler

  • İletinizi göndermeden önce okuyun.

  • Konunuzun açıklayıcı ve eylem odaklı olduğundan emin olun. Örneğin: Satış Ekibi: Lütfen önerilen Kurul Toplantı Tarihlerini gönderin dendiğinde, Satış Ekibi grubun adı ve Lütfen gönderin de eylemdir. Diğer yararlı önekler arasında Bilginize: ve Eylem Gerekiyor verilebilir.

  • Eylem gerekiyorsa, istediklerinizi Konu satırında belirtin.

  • Konuşmanın konusu değişirse iletinin konusunu değiştirin.

  • Tüm iletileri kısa ve özlü tutun.

  • İleti içeriğinizi en önemliden en önemsize doğru düzenleyin.

  • Önemli bilgileri kalın yazı tipinde yapmayı düşünün.

  • Göze çarpmaları ve dikkat çekebilmeleri için eylem öğelerini veya soruları ayrı satırlara koyun.

  • Soru sorarken kişinin adını kalın biçimlendirin. Örneğin: “Ryan: Projenin durumu nedir?

  • İletiyi gönderdiğiniz kişi sayısını, iletiyi okuması gereken kişilerle sınırlandırın.

  • Bilgilendirilmesi gereken kişileri Bilgi satırına koyun.

  • Yanıtlaması veya eylem gerçekleştirmesi gereken kişileri Kime satırına ekleyin.

  • Uygun olduğu durumlarda imza kullanın; ancak imzanızın basit, kısa, profesyonel olmasını ve mümkünse grafik içermemesini sağlayın.

  • Hemen bir yanıt istiyorsanız ileti göndermeyin. Telefon açın veya Office 2010 logosu anlık ileti gönderin.

  • Çözümü olmayan 10'dan fazla ileti bulunan bir e-posta konuşmasındaysanız, sorunu tartışmak için bir toplantı ayarlamayı düşünün. E-posta, karmaşık sorunları çözmek için her zaman etkin bir ortam değildir. İleti seçiliyken, Giriş sekmesinin Yanıtla grubunda Toplantı'ya tıklayın.

toplantı ile yanıtlama komutu

  • Daha kapsamlı bir yanıt gerektiren iletilerin alındığını onaylayın. Hemen tam bir yanıt veremeyecek kadar çok meşgulseniz, sorunla ilgilendiğinizi ve belirli bir zaman veya tarih itibariyle yanıt vereceğinizi gönderene bildirin. Gereğini daha sonra yapmak üzere kendiniz için bayrakla işaretleyin.

  • Yüksek Önem yüksek önem simgesi derecesini ölçülü kullanın.

Şeritteki Etiketler grubu

  • Bir soruyu yanıtlıyorsanız ve yanıt verebilecek birkaç kişi varsa, sorunuzu gruba göndermek yerine tek bir kişi seçin.

İzleme: Gönderildiğinde bayrakla işaretleme

Birisine, yanıt almanız gereken bir ileti gönderirken aşağıdakileri yapın:

  • Gönderdiğinizde kendiniz için bayrakla işaretleyin.

  • Yapılacaklar Çubuğu'nda, bayraklı ileti görevinin adını İzle ifadesi ile başlayacak şekilde değiştirin.

  • @Bekliyor kategorisi ile işaretleyin.

  • Bu üç adımı gerçekleştirdiğinizde, bir sonraki eyleminizin başka bir ileti göndermek veya yanıt beklemek olduğunu bilirsiniz.

İpucu : Başka bir ileti göndermeniz gerektiğini kendinize anımsatmak çoğu zaman, iletiyi alıcınız için bayrakla işaretlemekten daha etkilidir. Benzer şekilde, bir iletide bir şeyi yapmaya söz verdiğinizde, Yapılacaklar Çubuğunuz'da bunu size anımsatacak bir görev bulunması için ilgili iletiyi bayrakla işaretleyin.

Mükemmel iletilerin temel kuralları: Yapılmaması gerekenler

  • İleti örneği kullanmayın.

  • Gönderdiğiniz her iletiye yöneticinizi eklemeyin.

  • Sinirliyken ileti göndermeyin. İletiyi yazmak, taslaklar klasörünüze kaydetmek ve sonradan geri dönmek daha iyidir.

  • Uzun iletiler (iki paragraftan fazla) gönderirken hızlı bir yanıt beklemeyin.

  • İlk toplantıdan sonra, bir günden önce izleme iletisi göndermeyin. Zamanında dönüş alamazsanız telefonu veya Office 2010 logosu Anlık İleti'yi kullanmayı deneyin.

  • Gönderdiğiniz her iletide okuma alıcıları veya teslimat alıcıları kullanmayın. Bunları yalnızca, alıcıların iletiyi alacağından emin olmadığınızda kullanın.

  • Gönderdiğiniz her iletiye bayrak veya yüksek önem simgesi simgesi eklemeyin. Alıcılarınız bunları görmezden gelmeyi öğrenecektir.

  • TÜMÜ BÜYÜK HARF biçimini kullanmayın.

  • Ek göndermeyin; bunun yerine bağlantılar gönderin. Bu kural özellikle eklerin sunucu kotalarında önemli pay sahibi olabileceği toplantı istekleri için geçerlidir.

  • Dağıtım listelerini genişletmeyin. Dağıtım listelerinin genişletilmesi, iletilerin okunmasını zorlaştırır ve kuralları kullanan kişiler açısından iletilerin yanlış posta klasörlerine gitmesine neden olur.

  • Alaya almayın. Espriniz yanlış anlaşılabilir.

  • Şirketinizdeki herkesin okumasını istemediğiniz bir şey yazmayın. İletinizin kime ulaşabileceğini asla bilemezsiniz.

  • Okunması zor el yazısı veya "komik" yazı tipleri kullanmayın.

  • Kırmızı yazı tipleri kullanmayın; okuması zordur ve kritik öneme sahip olarak yorumlanabilir.

  • Bir Kişi Grubuna, Tümünü Yanıtla'yı kullanarak, gruptan çıkarılmayı isteyen ileti göndermeyin. Asla.

Kişi Grupları (önceki adıyla Dağıtımlı Listeleri) için öneri

Büyük bir Kişi Grubunu yanıtlıyorsanız, iletilerle ilgili Yapılması ve Yapılmaması gerekenlerin tümüne uyun.

Daha fazla bilgiye gerek duyuyorsanız veya sorunu ayrı olarak araştırıyorsanız, yanıtladığınızı herkesin bilmesini sağlamak için tüm Kişi Grubunu yanıtlayın ve sonra tek kişiye ayrı olarak yanıt verin. Sorun çözüldükten sonra, çözümle birlikte Kişi Grubunu yanıtladığınızdan emin olun. Bu şekilde, Kişi Grubundaki diğer kişiler ilgili çözüme başvurabilir.

Kişileri yönlendirme

Birisi üyesi olduğunuz Kişi Grubuna ileti gönderirse ve bu ileti başka bir kişi ya da Kişi Grubu tarafından daha iyi yanıtlanabilecekse, aşağıdakileri yapın:

  • Doğru Kişi Grubunu veya kişiyi Kime satırına ekleyerek yanıtlayın.

  • Yanıtların doğru Kişi Grubuna veya kişiye gönderilmesini sağlayın.

  • İletilerinize diğer kişinin kuralları tarafından filtre uygulanmayacağından, özgün Kişi Grubunu Gizli satırına eklemeyin. Bunun yerine, Kişi Grubunu Kime veya Bilgi satırında bırakın.

  • Yeni bir role geçiş yapıyorsanız ve kişileri düzenli olarak yeniden yönlendirdiğinizi fark ederseniz, bir Hızlı Adım ayarlayın.

Kişi Grubundan kaldırılma

Üyesi olmak istemediğiniz bir Kişi Grubundan posta alırsanız, ağ yöneticinize veya Kişi Grubunun sahibine bir ileti göndererek sizi gruptan çıkarmalarını isteyin. Tüm Kişi Grubunu yanıtlamayın. Kişi Grubunun sahibini bulmak için, Kime satırında Kişi Grubu adını çift tıklatın.

Satır içi açıklamaları kullanma

Aldığınız bir iletiye satır içi açıklamalar eklemek, soruları yanıtlamanın ve sorunlarla ilgili doğrudan yanıt vermenin kullanışlı bir yoludur. Aşağıdakilerin yapılması en iyi uygulama kabul edilir:

  1. İletinizde, satır içi açıklama yaptığınızı belirtin. Örneğin, "Ek açıklamaları aşağıda bulabilirsiniz" ifadesine yer verin.

  2. Metninizi özgün iletiden ayırın. Bazı öneriler şunlardır:

    • Yazı tipi rengini değiştirme.

    • Başına ayraçlar içinde adınızı veya adınızın baş harflerini ekleme; örneğin, [Barış Koçak].

      Resim

    • Yazı tipini italik veya kalın (ya da ikisi birden) olarak değiştirme.

  3. Sizin yazmadığınız hiçbir şeyi silmeyin.

Uzun bir iletinin yalnızca küçük bir bölümü hakkında açıklama yapmak istiyorsanız, farklı bir renk kullanarak ve alıntının önüne çift tırnak işareti ekleyerek iletinin ilgili bölümünü yanıtınıza kopyalayın ve sonra yanıtınızı yazın.

Gizli satırının kullanılacağı durumlar

Bir iletide, gizli karbon kopya anlamına gelen Gizli kutusuna bir alıcının adını eklerseniz, iletinin bir kopyası alıcıya gönderilir, ancak alıcının adı aynı iletinin gönderildiği diğer alıcılar tarafından görülemez.

Bir e-posta görüşmesindeki fazladan kişilerin artık e-posta almalarına gerek kalmadığını düşündüğünüzde veya konuşma konusu değiştiğinde, bu kişileri e-posta konuşmasından çıkarmak için Gizli özelliğini kullanın.

Örneğin, soruyu alan beş kişiden biriyseniz ve yanıtlamak istiyorsanız, diğer dört kişiyi Gizli satırına alın ve "Joe, Jeff, James ve Jennifer'ı gizliyorum. İşte yanıtın…" gibi bir bilgi yazın. Böylece, gelecekteki iletiler yalnızca sizin ile ilk gönderen arasında olacaktır.

Gizli satırını, üçüncü bir tarafı (örneğin yöneticinizi) hassas bir ileti hakkında bilgilendirmek için kullanmayın. Gizli alıcı Gizli bir ileti aldığını fark etmeyerek yanıtını herkese gönderebilir ve bu durumda Gizli bir ileti almış olduğu ortaya çıkar. Bu da sizin hesabınıza sinsi bir davranış gibi görünebilir.

Üçüncü bir tarafı bir sorun hakkında bilgilendirmek için Gizli satırını kullanmak yerine, iletiyi gönderdikten sonra bu ayrıca kişiye iletin.

Sayfanın Başı

Takvim ve toplantılar

Toplantı çağrısında bulunmak ne zaman uygundur?

Aşağıdaki durumlarda toplantı çağrısında bulunun:

  • Yeni bir grup insan ilk kez birlikte çalışıyordur.

  • Oldukça uzun sayılabilecek 10'dan fazla ileti birkaç kişi arasında gidip gelmiştir.

  • Tartışmaya, beyin fırtınasına veya işbirliğine ihtiyaç vardır.

  • İleri adım atmak için en etkili yol toplantı olduğunda toplantı çağrısında bulunun ve toplantı çağrısında bulunmadan önce toplantının amacı konusunda net olun.

Kimler davet edilmeli?

Yalnızca katılması gereken kişileri davet edin. Toplantıya fazladan davet ettiğiniz her kişi toplantının karmaşıklığını artırarak denetimini zorlaştırır. Diğer taraftan, bir karar alınması gerekiyorsa, tüm paydaşların hazır bulunacağından emin olun; yoksa toplantı yalnızca bir zaman ve kaynak kaybı olur.

Toplantı zamanı nasıl seçilmeli?

Takvim'de davetlilerin serbest/meşgul bilgilerine bakarak herkesin toplanabileceği bir zaman seçin. Tüm toplantı katılımcılarının uygunluk durumunu görmek için Zamanlama Yardımcısı'nı kullanın.

Serbest/meşgul kılavuzu katılımcıların uygunluk durumunu gösterir. Yeşil dikey çizgi toplantının başlangıcını temsil eder. Kırmızı dikey çizgi toplantının sonunu temsil eder.

Outlook Serbest/Meşgul kılavuzu

Toplantı isteği oluştururken Zamanlama Yardımcısı'nı görüntülemek için şunu yapın:

  • Toplantı sekmesinde, Göster grubunda, Zamanlama Yardımcısı'nı tıklatın.

Oda Bulucu bölmesi, toplantınız açısından en uygun zaman (çoğu katılımcının uygun olduğu) için önerilen saatleri içerir. Bir toplantı saati seçmek için Oda Bulucu bölmesindeki Önerilen saatler bölümünde bir saat önerisini tıklatın veya serbest/meşgul kılavuzundan bir saat seçin.

Bir toplantı isteği için Önerilen saatler bölmesi

Not : Oda Bulucu bölmesi görünmezse, Toplantı sekmesinde, Seçenekler grubunda, Oda Bulucu'ya tıklayın.

Şeritte Oda Bulucu komutu

Düzenli olarak aynı kişi grubuyla toplantı oluşturduğunuzu fark ederseniz, kişilerin serbest/meşgul bilgilerini daha kolay görebilmek için Gezinti Bölmesi'nde bir grup oluşturun. Bu gruplar odaları da içerebilir ve böylece, toplantı için uygun bir oda bulunması kolaylaşabilir.

Bir Takvim Grubu oluşturmak için şunu yapın:

  • Takvim'de, Giriş sekmesindeki Takvimleri Yönet grubunda, Takvim Grupları'nı ve ardından Yeni Takvim Grubu Oluştur'u tıklatın.

Ne zaman yüz yüze, ne zaman uzaktan toplanılmalı?

Aşağıdaki durumlarda yüz yüze toplanın:

  • Bu grup ilk kez birlikte çalışacaktır.

  • Elektronik biçimde olmayan öğeler gösterilecek veya elden ele gezdirilecektir.

  • Bir beyin fırtınası toplantısıdır.

  • Yoğun işbirliği gerektiren bir toplantıdır.

  • Telefon, Office 2010 logosu Office Live Meeting uygulaması veya uygun elektronik toplantı yazılımı ve donanımı herkeste yoktur.

Bu durumların dışında, Live Meeting kullanmayı veya telefon yoluyla toplantı yapmayı düşünün.

İpucu : Toplantı yerine araçla gidiyorsanız, toplantıdan önceki ve sonraki yolculuk sürenizi takviminizde planlayın.

İlgili belgelerle işlem yapma

Toplantıya hazırlanırken, çoğu zaman toplantıdan önce veya toplantı sırasında paylaşılması gereken belgeler olur.

Office 2010 logosu Katılımcıların tümü şirket ağınıza bağlıysa, belgeleri SharePoint sitesine veya paylaşılan bir ağ sürücüsüne koyun.

Office 2010 logosu Katılımcılardan herhangi biri şirketinizin dışından ise (örneğin, intranet'inize erişimi olmayan bir satıcı), SharePoint Workspace kullanmayı düşünün.

Toplantı isteklerinizde ek göndermeyin.

Ajanda hazırlama: Görevler size yardımcı olsun

  • @Toplantı, gündem maddeleriniz için merkezi yerinizdir .   .

Basit bir görev oluşturun; @Toplantı kategorisi ile işaretleyin ve Başlangıç Tarihini ve Son Tarihini toplantınızın tarihi olarak ayarlayın. Toplantı tarihi yaklaştıkça ve tartışma maddeleri ortaya çıktıkça, aklınıza gelen açıklamaları, maddeleri ve düşünceleri göreve ekleyin. Bu görev toplantı ajandanız olacaktır.

Toplantıdan sonra, görevi 'tamamlandı' olarak işaretleyin ve eylem öğeleriniz için yeni görevler oluşturun.

  • Bir grup iletiyi veya tek bir iletiyi tartışmak isterseniz…   

Toplantıda tartışmak istediğiniz bir ileti varsa, bu iletiye toplantı günü için bayrak ekleyin ve @Toplantı kategorisi ile işaretleyin.

Tartışmak istediğiniz üçten fazla ileti varsa, görev listenizi kirletecek olmaları nedeniyle bu iletilerin her birine bayrak eklemeyin. Bunun yerine, toplantının adını içeren yeni bir görev oluşturun; bu göreve sağ tıklayın ve ilgili iletileri görevin üzerine sürükleyin (gelişigüzel kopyalayarak). Bu görevi @Toplantı kategorisiyle işaretleyin.

  • Düşünceleriniz için daha fazla alan isterseniz...   

Office 2010 logosu Başka kişilerle işbirliği yapıyorsanız ya da yalnızca, düşünceleriniz için daha çok alana ihtiyaç duyuyorsanız, SharePoint sitesi aracılığıyla veya yerel bir sunucuda paylaşılabilen OneNote not defteri kullanmayı düşünün. OneNote 2010, Outlook 2010 görevlerinden daha zengin bir not tutma deneyimi sağlar.

Toplantı sırasında: Birlikte çalışma

Toplantı sırasında birlikte çalışmak için kullandığınız araç, katılımcılarınızın bulunduğu yere ve erişim olanaklarına göre değişir.

Bir belge üzerinde birlikte çalışıyorsanız ve herkes aynı odadaysa, Word'ün Değişiklikleri İzleme ve Açıklamalar özelliklerini kullanın.

Office 2010 logosu Sunumu siz yapıyorsanız ve bazı kişiler uzaktaysa, çevrimiçi toplantıyı ve Microsoft Lync'in sohbet özellikleri kullanın ya da çok resmi olmayan toplantılar için, Microsoft Lync grup sohbetini kullanarak herkesin katılımını sağlayın ve masaüstünüzü veya ikinci bir monitörü paylaşıma açın:

ekran paylaşımı seçenekleriyle microsoft lync penceresi

Office 2010 logosu Daha doğaçlama bir biçimde birlikte çalışmak isterseniz, OneNote'u kullanarak tek bir not defterine birlikte not tutabilirsiniz. Not defteri paylaşılan bir not defteri değilse, toplantıdan sonra notları ileti içinde gönderin.

Office 2010 logosu Notları veya toplantı tutanaklarını tutuyorsanız, toplantıyla ilgili ayrıntıları Outlook'tan notlarınıza eklemek için OneNote'u da kullanabilirsiniz. Toplantıdan sonra, notlarınızı katılımcılara ileti olarak gönderebilirsiniz.

Yinelenen bir toplantıyı sonlandırma

Bir dizi toplantı normal seyrinin sonuna geldiğinde, toplantıyı iptal etmek yerine (iptal ettiğinizde toplantının tüm geçmiş oluşumları silinir), yineleme düzenini toplantının son yapıldığı tarihte sonlanacak şekilde değiştirin. Bunun için, Yineleme düğmesini tıklatın ve bitiş tarihini değiştirin.

Takviminizi ne zaman ve nasıl paylaşmalı?

Kuruluşunuzdaki herkes serbest veya meşgul olduğunuz zamanları görebildiğinden ve toplantılarınızın veya randevularınızın içeriğini ya da konusunu mutlaka görmeleri gerekmediğinden, takviminizi paylaşmaya gerek olmayabilir. Yine de, tüm toplantılarınızı ve randevularınızı görebilmelerini isterseniz, takviminizi ekibinizle kolayca paylaşabilirsiniz.

Bir başkasının takviminizi sizin adınıza yönetmesini isteyebilirsiniz; örneğin, bir yardımcı sizin yerinize toplantıları kabul edebilir veya reddedebilir. Bu durumda, takviminiz için temsilci seçebilirsiniz. Takviminiz için temsilci belirlerseniz, yalnızca tek bir kişi seçin: Herkesi takviminiz için temsilci seçmeyin. Birden fazla temsilci olması takviminizde hatalar olmasına yol açabilir.

Office 2010 logosu Herkesin erişim sağlayabildiği grup etkinlikleri için, takviminizi paylaşmak yerine bir SharePoint takvimi oluşturun. Örneğin, grubun tatil zamanlamalarını takip etmek için SharePoint sitesinde bir takvim oluşturun.

Serbest/Meşgul bilgilerinizi göremeyen kişilerle (örneğin, şirketinizin dışından kişilerle) toplantı ayarlarken, takviminizi ileti halinde gönderin.

Not : Takviminizin paylaşılıp paylaşılmaması, sisteminizde çalışan Microsoft Exchange Server sürümüne ve yöneticinizin sunucuyu nasıl yapılandırdığına bağlıdır.

Sayfanın Başı

Kişiler

Şirket ortamında Outlook 2010 Kişiler'in kullanılacağı durumlar

Genel Adres listesi bulunan bir şirket için çalışıyor bile olsanız, Outlook 2010'da bir kişiyi tutmak istediğiniz zamanlar olacaktır. Aşağıdakiler için kişi oluşturun:

  • Şirketinizin dışından kişiler.

  • Haklarında bir şeyler hatırlamak istediğiniz veya kişi bilgilerine doğum günü gibi bir bilgi eklemek istediğiniz kişiler.

  • Özellikle telefonunuz şirketinizin adres defterine bağlı olmadığında ya da bağlantınızın olmadığı durumlar için, cep telefonunuz ile eşitlemek istediğiniz kişiler.

Outlook 2010'da Kişi Grubu oluşturulacak durumlar

Şirketinizin dışından bir grup kişiye ileti gönderme işlemini kolaylaştırmak istediğinizde, Outlook 2010'da Kişi Grupları (daha önce kişisel dağıtım listeleri olarak bilinirdi) oluşturun. Şirketinizin içindeki tüm gruplar için bir genel Kişi Grubu oluşturun (bunun nasıl yapıldığını BT yöneticinize sorun).

Sayfanın Başı

Sık sorulan sorular

Hızlı Adımlar nedir?

Outlook 2010'da yeni bir özellik olan Hızlı Adımlar, tek bir tıklatmayla birden çok eylem yapma kabiliyetini size kazandırır. Gelen kutunuzu temiz tutmanıza yardımcı olacak ve Outlook kullanımında genel anlamda daha etkin olmanızı sağlayacak yararlı bir araçtır. Outlook'ta kendinizi aynı adımları tekrar tekrar gerçekleştirirken bulduğunuzda, bir Hızlı Adım oluşturmayı deneyin.

Not : Hızlı Adımlar yalnızca posta öğelerine (örn. Gelen Kutunuz'daki öğelere) uygulanır.

Okuma Bölmesi neden sağda gösterilmeli? Altta (veya kapalı) olamaz mı?

Uzun ve dar bir metin sütununu okumak, daha kısa ve geniş bir metin bölümünü okumaktan kolaydır. Bunun nedeni, gözlerinizi uzun bir mesafe boyunca aşağı doğru hareket ettirmenin soldan sağa doğru hareket ettirmekten kolay olması ve gözlerin solda sağa hareketinin başınızı ve boynunuzu oynatmaya neden olarak yorgunluğa yol açabilmesidir. İçeriklerini okumak için her iletiyi açmanıza gerek kalmaması için, Okuma Bölmesi'nin açık bulundurulması daha iyidir.

Artık ihtiyacım olmayan klasörleri ne yapmalıyım?

Gezinti Bölmesi klasör listesi sık kullandığınız klasörler için ayrılmalıdır. Adını bile bilmediğiniz klasörlerle doluysa, tüm postaları başvuru klasörüne taşıyın ve varolan klasörlerinizi silin.

Yalnızca bana gönderilen tüm iletilerin mavi görünmesini nasıl sağlayabilirim?

  1. Görünüm sekmesindeki Geçerli Görünüm grubunda Görünüm Ayarları'nı tıklatın.

şeritte görünüm ayarları komutu

  1. Gelişmiş Görünüm Ayarları iletişim kutusunda Koşullu Biçimlendirme'ye tıklayın.

Gelişmiş Görünüm Ayarları iletişim kutusu

  1. Koşullu Biçimlendirme iletişim kutusunda Ekle seçeneğine tıklayın.

  2. Ad kutusuna Bana yazıp Yazı Tipi'ne tıklayın.

  3. Yazı Tipi iletişim kutusunda, Renk'in altında Mavi'yi ve sonra da Tamam'ı tıklatın.

  4. Koşullu Biçimlendirme iletişim kutusunda Koşul seçeneğini tıklatın.

  5. Filtre iletişim kutusunda, Kime satırındaki tek kişi ifadesinin yanında Neredeyim onay kutusunu seçin ve sonra açık olan her iletişim kutusunda Tamam'ı tıklatın.

Konuşma görünümünü ne zaman kullanmalıyım?

Konuşma görünümü aşağıdaki durumlarda yararlıdır:

  • İletilerinizi seyrek denetliyorsunuzdur ve dolayısıyla bir seferde bakmanız gereken çok ileti vardır.

  • Gidip gelen tartışma yazılarının yer aldığı çok sayıda ileti zinciriniz vardır.

  • Kimin kime yanıt verdiğini görmeniz gerekiyordur.

  • Birçok ileti alıyorsunuzdur.

İletilerinizi konuşma görünümünde görüntüleyerek, gidip gelen tartışma yazılarının en çok olduğu iletileri kolaylıkla görebilirsiniz. Böyle durumlarda, konuşmadaki yalnızca son iletiyi okuyup yanıtlamak isteyebilirsiniz. Ayrıca, tüm bir konuşmayı seçebilir ve buna yönelik bir işlem yapabilirsiniz. Örneğin, son iletinin "Teşekkür ederim, bu benim sorumu yanıtlıyor" olduğu uzun bir ileti dizisi olabilir; bu durumda tüm konuşmayı silebilirsiniz.

Ayrıca, konuşma görünümündeyken diğer klasörlerdeki iletileri görebilirsiniz. Uzun bir konuşmada yeni bir ileti aldığınızda bu özellik çok işe yarar: kendi yanıtlarınız dahil, tüm konuşma geçmişini görebilirsiniz.

Kişisel iletiler ile iş iletilerini bir arada mı tutmalıyım?

İletileri okuduğunuz konumların sayısını azaltmak, iş iletileriniz ile kişisel iletilerinizi karıştırmanız gerektiği anlamına gelmez. Uygulamada en iyi yöntem, iş iletişiminiz ve kişisel iletişiminiz için ayrı posta hesapları kullanmaktır. Bununla birlikte, ilgilenmeniz gereken e-posta adreslerinin sayısını da azaltmalısınız. Neyse ki, Outlook 2010'da birden çok hesabı aynı anda görüntüleyebilirsiniz. İşle ilgili iletilerinizi (Exchange Server) bir veri dosyasında görüntülerken, Outlook.com hesabı (Outlook Connector ile) ve Google Gmail hesabınızı bir diğer veri dosyasında görüntüleyebilir ve üstelik tüm bunları Outlook 2010'da aynı profilde çalışırken yapabilirsiniz.

'Okundu' ve 'okunmadı' durumları bana nasıl yardımcı olur?

Outlook 2010'da 'okundu' ve 'okunmadı' durumları en az bir kez okunmuş ve hiç okunmamış iletileri hızlı bir şekilde size göstererek yardımcı olur. Ancak, iletilerinizin bir şekilde tıklatılması 'okundu' ve 'okunmadı' durumlarını kolayca tetikleyebileceğinden, kusursuz bir kayıt sayılmazlar; yalnızca bir araçtırlar.

İletiyi hızlı bir şekilde 'okundu' olarak işaretlemek için Ctrl+Q klavye kısayoluna basın. 'Okunmadı' olarak işaretlemek için Ctrl+U tuşlarına basın.

"Okundu/Okunmadı" durumu neden yeterli değil?

Bazı kullanıcılar 'okundu' ve 'okunmadı' durumlarını iletinin yeni olup olmadığını veya başvuru öğesi olup olmadığını belirtmek için kullanmaya çalışır. Ancak, ileti odağı kaybettiği anda (başka bir iletiyi tıklattığınızda) otomatik olarak 'okundu' şeklinde işaretlenmesi ve çok sık olarak diğer cihazların (örneğin, telefonlar) iletileri 'okundu' olarak işaretlemesi nedeniyle, 'okunmadı' durumu güvenilir değildir. Kaçınılmaz surette iletilerin yeniden okunması gerekecek ve bunun bedeli, ne yapmanız gerektiğini anlamaya çalışmak gibi bir zihinsel külfet olarak ödenecektir. 'Okunmadı/Okundu' durumunu, Gelen Kutunuz'daki "görev" niteliği taşıyan öğeler ile henüz işlem yapılmamış öğeler arasındaki "çizgi" olarak kullanma yöntemi, aslında bazılarını hiç okumayacağınız çok sayıda ileti aldığınızda işlevini kaybetme eğilimindedir; çünkü konusuna bakarak bu iletileri okumanız gerekmediğini anlayabilirsiniz. Çok daha etkin bir Gelen Kutusu planı, iletilerinize göz gezdirip her biriyle ne yapmanız gerektiğine karar vermektir. Böylece, Gelen Kutunuz "okunmadı" olarak kalmayacaktır.

İletilerimi neden dosyalamalıyım?

Uygulamada en iyisi, iletileriniz için merkezi bir deponuz olmasıdır; böylece "gereğini yaptıktan" sonra iletilerinize başvurabilirsiniz. İçine bakılması gereken sınırlı sayıda klasör bulundurduğunuzda (1-Başvuru ve 2-Kişisel), bir iletiyi yanlış dosyalama veya birden fazla konu veya projeyi ilgilendiriyorsa birden çok klasöre kopyalamanız gerektiği gibi konularda kaygı duymanıza gerek kalmaz.

Bu, belirli bir konu veya proje hakkındaki tüm iletilere göz gezdirmeye gerek olmadığı anlamına gelmez. Outlook 2010'un sağladığı kategoriler ve arama klasörleri gibi daha iyi araçlar sayesinde etkin bir şekilde arama yapabilirsiniz.  

Neden yalnızca tek bir başvuru klasörüm olmalı?

Tek bir klasörünüz olduğunda, hangi klasörde hangi iletilerin bulunduğunu düşünmenize gerek kalmaz ve bu klasörde bulunan tüm öğelerin daha önce baktığınız ve saklamak istediğiniz iletiler olduğunu bilirsiniz.

Birden çok klasörünüzün olması, her ileti dosyalayışınızda hangi klasörü kullanacağınıza karar vermek zorunda kalmanız anlamına gelir. İleti başına birden fazla uygun klasör olduğundaysa bu işlem daha da karmaşıklaşır. Birden fazla seçenek olduğunda çoğu klasör kullanılmama eğiliminde olduğundan, bu durum karışıklık yaratır.

Tüm iletilerinizi Gelen Kutunuz'da bırakma fikri çok da büyük bir sorun oluşturmazmış gibi görünebilmesine karşın, bir iletiye bakıp "Bu ilgilenmem gereken bir ileti mi, yoksa yalnızca başvuru için mi burada duruyor?" diye düşündüğünüz her seferinde ödediğiniz gizli bir bedel söz konusudur. Ayrıca, Gelen Kutunuz'un yalnızca yeni iletilerle dolu olması da ayrı bir gönül rahatlığı sağlar. Gelen Kutunuz, başka kişilerin yönlendirebileceği bir yerdir; oysa ki, başvuru klasörünüze koyduğunuz iletiler tamamen size kalmıştır.

Kişi Grupları için neden farklı klasörlere ihtiyacım var?

  • arşiv simgesi Farklı arşivleme sıklıkları    Konuya ve Otomatik Arşivleme sıklığına göre farklı Kişi Grupları için farklı klasörleriniz olmalıdır. Örneğin, paylaşımlı araç kullanımı Kişi Grubunda iseniz, Paylaşımlı Araç Kullanımı klasöründeki iletiler günlük olarak silinmelidir. İşle ilgili konuları kapsayan bir Kişi Grubu ise daha seyrek olarak, örneğin yılda bir arşivlenmelidir.

  • Etkin konuşma gruplandırması    Konusal Kişi Grupları için ayrı klasörleriniz olduğunda, konuşmaların bütününü birlikte gruplandırılmış olarak görebilirsiniz. Gerektiğinde, bir klasör içinde etkin şekilde arama yapabilirsiniz.

Kişi Grupları ile RSS klasörlerini neden ayırmam gerekir?

Büyük dağıtım listelerine ve RSS akışlarına gönderilen iletiler Gelen Kutunuzu boğabilir. Bu bilgi akışlarını büyük bir gazete gibi düşünün; içinde faydalı ya da ilginç bir makale olabilir; ancak gazetenin tamamını okumak oldukça fazla zaman alacaktır. Kuralların, ilginç ve sizinle ilgili iletileri okumanız için size yardım etmesine izin verin.

Hangi Kişi Grupları Gelen Kutuma değil de, bir klasöre gitmelidir?

Aşağıdaki özelliklere sahip dağıtım listeleri, bir dağıtım listesi kuralı ve klasörü için uygun adaylardır:

  • Çok fazla ileti alan listeler.

  • Birçok kişiye yönlendirilen listeler.

Önemli haberler içeren şirket düzeyinde iletiler (örneğin, CEO'dan gelen iletiler) ve sunucunun hizmet dışı olduğu zamanlarla ilgili olarak BT bölümünüzden gelen iletiler bir klasöre gitmemelidir. Sıklığından bağımsız olarak, yalnızca ara sıra yararlı veya ilginç içerik barındıran Kişi Grubu iletileri için bir kural ve bir klasör olmalıdır.

RSS için kuralları nasıl ayarlarım?

Birkaç RSS Akışına aboneyseniz, bunları bir diğer dağıtım listesiymiş gibi düşünün. İlginç RSS öğelerini (anahtar sözcüklere dayanarak) Gelen Kutusu'na taşıyın; aksi takdirde, otomatik olarak RSS klasörlerinde dosyalanmalarına izin verin.

Bekletme ilkelerim veya Exchange Server Çevrimiçi Arşivim varsa ne olacak?

Otomatik Arşiv yerine kuruluşunuzun çözümünü kullanın ve her zaman olduğu gibi, kurumsal ilkelerinize uyun. Kurumsal ilkeleriniz her öğe türü için birden çok klasör bulundurmanızı gerekli görüyorsa, bu ilkeye uyun.

“Otomatik yanıtlar” kuralını nasıl ayarlarım?

  1. Dosya sekmesini tıklatın.

  2. Kuralları ve Uyarıları Yönet'i tıklatın.

  3. Kurallar ve Uyarılar iletişim kutusunda Yeni Kural öğesini tıklatın.

  4. Kural Sihirbazı'nda, Boş bir kuraldan başla ifadesinin altında, Aldığım iletilerde kuralı uygula'yı seçin ve sonra İleri'yi tıklatın.

  5. 1. Adım altında, Şu form adını kullanır onay kutusunu seçin. (Bu seçeneği bulmak için aşağı kaydırmanız gerekebilir.)

  6. 2. Adım'da, Form adı'nı tıklatın ve sonra Toplantı için Kabul Yanıtı ve Toplantı İçin Belirsiz Yanıt seçimini yapın. İki formu da ekledikten sonra, Kapat'ı ve ardından ana Kural Sihirbazı penceresinde İleri'yi tıklatın. İletişim kutusunun en üstündeki listeden Uygulama Formları'nı seçtiğinizden emin olun; yoksa Toplantı için Kabul Yanıtı ve Toplantı İçin Belirsiz Yanıt'ı kaçırabilirsiniz.

Form Seç iletişim kutusu

  1. Şu özel durumu seçin: Gövdesi belirli sözcükler içerenler dışında.

  2. 2. Adım'da, Belirli sözcükler'i tıklatın; bir boşluk girin ve ardından Ekle'yi ve sonra da Tamam'ı tıklatın.

  3. Son'u tıklatın.

“Kime: Bana” kuralını nasıl ayarlarım?

  1. Dosya sekmesini tıklatın.

  2. Kuralları ve Uyarıları Yönet'i tıklatın.

  3. Kurallar ve Uyarılar iletişim kutusunda Yeni Kural öğesini tıklatın.

  4. Kural Sihirbazı'nda, Boş bir kuraldan başla ifadesinin altında, Aldığım iletilerde kuralı uygula'yı seçin ve sonra İleri'yi tıklatın.

  5. Adımın Kime veya Bilgi kutusunda olduğu onay kutusunu seçin ve sonra İleri'yi tıklatın.

  6. Daha fazla kural işlemeyi durdur koşulunu seçin (bu seçeneği bulmak için aşağı kaydırmanız gerekebilir) ve ardından Son'u tıklatın.

“Toplantı davetlerini Gelen Kutusu'na gönderme” kuralını nasıl ayarlarım?

  1. Dosya sekmesini tıklatın.

  2. Kuralları ve Uyarıları Yönet'i tıklatın.

  3. Kurallar ve Uyarılar iletişim kutusunda Yeni Kural öğesini tıklatın.

  4. Kural Sihirbazı'nda, Boş bir kuraldan başla ifadesinin altında, Aldığım iletilerde kuralı uygula'yı seçin ve sonra İleri'yi tıklatın.

  5. Toplantı daveti veya güncelleştirme olduğu durum koşulunu seçin (bu seçeneği bulmak için aşağı kaydırmanız gerekebilir) ve ardından Son'u tıklatın.

  6. Daha fazla kural işlemeyi durdur eylemini seçin (bu seçeneği bulmak için aşağı kaydırmanız gerekebilir) ve ardından Son'u tıklatın.

“Gönderilmiş öğeleri erteleme” kuralını nasıl ayarlarım?

  1. Dosya sekmesini tıklatın.

  2. Kuralları ve Uyarıları Yönet'i tıklatın.

  3. Kurallar ve Uyarılar iletişim kutusunda Yeni Kural öğesini tıklatın.

  4. Kural Sihirbazı'nda, Boş bir kuraldan başla ifadesinin altında, Gönderdiğim iletilerde kuralı uygula'yı seçin ve sonra İleri'yi tıklatın.

  5. Yeniden İleri'yi tıklatın; böylece bu kural gönderdiğiniz her iletiye uygulanacaktır.

  6. Teslimi x dakika ertele seçimini yapın.

  7. 2. Adım'da, Birkaç'ı tıklatın ve sonra da Ertelenmiş Teslim iletişim kutusunda Tamam'ı tıklatın. (Dakika kutusunda varsayılan olarak 1 görüntülenir.)

  8. İleri'yi tıklatın.

  9. Şu özel durumu seçin: Önemli olarak işaretli olması dışında.

  10. 2. Adım'da, Önem Derecesi'ne tıklayın ve sonra Yüksek önem'i seçin.

  11. İleri'yi tıklatın ve bu kuralı Gönderilmiş Öğeler olarak adlandırın.

  12. Son'u tıklatın.

Not : Bu yalnızca istemci tarafında çalışan bir kuraldır; bir başka ifadeyle, Outlook 2010 çalışmadığında işe yaramaz.

“Dağıtım listeleri” kuralını nasıl ayarlarım?

Üyesi olduğunuz, ancak her iletiyi okumanız gerekmeyen her bir dağıtım listesi veya kişi grubu için bir kural oluşturun.

  1. Dosya sekmesini tıklatın.

  2. Kuralları ve Uyarıları Yönet'i tıklatın.

  3. Kurallar ve Uyarılar iletişim kutusunda, E-posta Kuralları sekmesinde Yeni Kural'ı tıklatın.

  4. Kural Sihirbazı'nda, Düzenli Kal ifadesinin altında, Birisinden gelen iletileri bir klasöre taşı seçimini yapın ve sonra İleri'yi tıklatın.

  5. Kişilerden veya gruptan onay kutusunu seçin.

  6. 2. Adım'da, 'kişi veya ortak grup' seçeneğini tıklatın, kişi grubunu ekleyin ve sonra İleri'yi tıklatın.

  7. Belirtilen klasöre taşı ve Daha fazla kural işlemeyi durdur onay kutularını seçin. (Bu seçeneği bulmak için aşağı kaydırmanız gerekebilir.)

  8. 2. Adım'da, Belirtilmiş ve uygun dağıtım listesi klasörünü seç'i ve ardından İleri'yi tıklatın.

  9. Şu özel durumları seçin: Adımın Kime veya Bilgi kutusunda olduğu iletiler dışında ve Konusu veya gövdesi belirli sözcükler içerenler dışında.

  10. 2. Adım'da, Belirli sözcükler'i tıklatın ve iletiyi okumak istemenize neden olacak tüm anahtar sözcükleri girin. Örneğin, genel sorunlara ilişkin bir dağıtım listesindeyseniz, ancak yalnızca sizin ilgilendiğiniz bazı sorunlar varsa, ilgilendiğiniz sorunlara ilişkin anahtar sözcükleri girin. Ekle'yi ve ardından Tamam'ı tıklatın.

  11. Son'u tıklatın.

İpucu : Bir e-posta iletisinin Gelen Kutunuz'a gönderilmek üzere bu kişi grubuna gönderilmesini istemek için hiçbir neden bulamıyorsanız, Kişi Grubundan çıkarılma talebinde bulunmayı düşünün.

Not : Dağıtım listeleri (Klasör başına bir kural) 2 her kümesi için 10 arasındaki adımları yineleyin.

Neden kuralları kullanmalıyım?

Zaman geçtikçe, muhtemelen giderek daha fazla ileti alacaksınız. Aldığınız her iletiyi okuyamazsınız; zaten bunu da denememelisiniz. Bunun yerine, yalnızca okumanızın önem taşıdığı iletileri okuyun. Kurallar, önemli iletilerin önceliğini belirlemenize ve dikkat dağıtıcı unsurları en aza indirmeye yardımcı olacaktır.

İpucu : Sırf size (veya abonesi olduğunuz bir dağıtım listesine) bir ileti gönderildi diye onu okumak zorunda olmadığınız gibi, bir yanıt vermeniz de beklenmez.

Bayraklar hangi tarihleri ayarlar?

Hızlı Adım

Yaptığı işlem

Kullanılacağı zaman

Bugün

Bugün

Bugün

Yarın

Yarın

Yarın

Bu Hafta

Şu andan itibaren iki gün veya çalışma haftasının son günü (hangisi önceyse). (Varsayılan ayarlarla bu Pazartesi için Çarşamba'ya, Salı içinse Perşembe'ye karşılık gelir.)

Çalışma haftasının son günü

Gelecek Hafta

Bir sonraki çalışma haftasının ilk günü

Bir sonraki çalışma haftasının son günü

Yapılacaklar Çubuğum'da yıllar öncesinden kalmış görevleri ve bayraklı postaları ne yapmalıyım?

Görevleri veya bayrakları herhangi bir amaçla etkin olarak kullanmıyorsanız, öğelerin tümünü seçip sağ tıklatın ve sonra da Sil'i seçin. Bu eylem, öğeleri silmeden, tüm eski görevleri siler ve bayraklı iletiler ve kişilerdeki bayrağı kaldırır.

Kullanılmayan kategorileri ne yapmalıyım?

Kullanmayı planlamadığınız tüm kategorileri silin. Aynı kategori kümesi tüm öğelere uygulanır; bu nedenle, kişiler için bir kategori kullanıyorsanız, bu kategoriyi koruyun.

Renkleri seçmenin en iyi yolu nedir?

Renk kategorileri oluştururken, renk tercihlerinde dikkatli davranın. Örneğin, @telefon için @e-posta ile aynı rengi seçmeyin, ancak tüm 1:1 kategorileriniz için mutlaka benzer renkleri tercih edin (örneğin, yeşilin tonları). Zamanla, görev listenize bakarak, görevin o anda eyleme geçirilebilir olup olmadığını yalnızca görevin renginden anlayabileceksiniz. Örneğin, @Ev mor ise ve siz işyerindeyseniz, mor görevleri yapamazsınız.

Neden kendim için zaman planlamalıyım?

Takviminizde kendiniz için zaman planladığınızda, serbest/meşgul bilgileriniz güncelleştirilir ve insanların sizi bu zaman dilimi için planlaması olasılığı azalır. Meşgul bir takviminiz varsa, işinizi yapmaya zaman ayırmanın tek yolu bu olabilir.

Ayrıca, işinizi yapma taahhüdü altına girmenize de yardımcı olur; takviminizde bu bilgiye yer verdiğinizde, ilgili işi o saatte yapmaya bağlı kalmanız gerekir. Birisi sizin çalışma zamanınız üzerinden planlama yaparsa, zamanınızı yeniden planladığınızdan emin olun. Kendinizi kandırmayın!

Gelen Kutum'daki 10.000 iletiyi nasıl idare edebilirim?

Gelen Kutunuz'da 20'den fazla öğe varsa, son haftanın iletilerini işlemden geçirin ve sonra geri kalan iletileri seçip 1-Başvuru klasörünüze taşıyın. Evet, bunu yapabilirsiniz; kendinizi çok da iyi hissedeceksiniz.

Neden çok fazla ileti alıyorum?

İletilerin sizi boğduğunu düşünüyorsanız, muhtemelen imkan dahilinde işlem yapabileceğinizden fazla ileti alıyorsunuz demektir ve daha girişken kurallar ayarlamanız gerekebilir. İletilerinizi Kimden bilgisine göre düzenleyip nereden geldiklerini çözümlemeye çalışın ve sonra tüm başlıkları daraltın. Okumanız gerekmeyen Kişi Gruplarını mı okuyorsunuz? O halde, bir kural oluşturun. Görünümünüzü değiştirirseniz, geri almayı unutmayın!

10 dakikam var: Gelen Kutum'da önce neleri okumalıyım?

Zamanınız kısıtlıysa, örneğin iki toplantı arasındaysanız, mavi renkli iletileri, yani doğrudan size gönderilen iletileri okuyabilirsiniz. Çoğu zaman bu iletilerde bir sonraki adımı sizin atmanız beklenir ve en önemli iletilerdir.

İletilerimi ne kadar sıklıkla okumalıyım?

Birçoğumuz için ileti okumak neredeyse bir bağımlılıktır. Sabah 20 dakikanızı iletilere göz gezdirerek geçirin ve sonra dikkatinizi görev listenizin günlük incelemesini yapmaya çevirin. Daha sonra da o günkü işlerinize bakın! İleti okuyarak geçirdiğiniz zamanı sabah bir kez ve günün sonunda bir kez olarak sınırlandırmak, üretkenliğinizi önemli ölçüde artırabilir. Bunu bir hafta deneyin ve sonucunu kendiniz görün.

Karmaşık görevleri nasıl yönetebilirim?

Office 2010 logosu Bazı görevlerin planlanması için daha fazla alana ihtiyaç vardır. Bu tür görevlerde OneNote'u kullanın. Örneğin, çok adımlı bir projeyi, iç içe geçen görevleri vb. işleri planlıyorsanız, OneNote daha uygun bir araçtır.

Yalnızca birkaç ilgili görevi anımsamak istiyorsanız, bunları görevin gövdesinde listeleyin. İlgili iletiler varsa, bu iletileri göreve sürükleyin.

Kişisel görevler ile işle ilgili görevleri bir arada mı tutmalıyım?

Mümkünse, kişisel görevlerinizi ve işle ilgili görevlerinizi tek bir yerde tutun. Tek bir liste tutulması, yapılması gerekenleri görmek için bakmanız gereken konum sayısını azaltır. Tek bir listeniz olsa bile, kişisel görevlerinizi işle ilgili görevlerinizden ayırmak ve listenizi etkili bir şekilde yönetmek için kategorileri kullanın. Kişisel görevleriniz şirketinizin Exchange Server'ında depolandığından ve BT bölümünüz bunları görebileceğinden, yalnızca uygun kişisel görevleri listenize koyun.

Görevleri kafamda tutmamın nesi yanlış?

Görevleri aklınızda tutmak işe yaramaz. Görevlerinizi takip etmek için, aşırı yüklenmiş beyniniz yerine Outlook 2010'a güvenmek sizi özgürleştirir. Görevlerinizi kendinize hatırlatarak ("Pekala, Can'a şablonlarla ilgili ileti göndermeyi unutma, Can'a şablonlarla ilgili bir ileti gönder...") beyin gücünüzü harcamaya bir son verebilir ve elinizdeki faaliyete odaklanabilirsiniz.

Görevlerimi neden Outlook 2010'da tutmalıyım?

Outlook 2010'daki bir görev listesinin, kağıt listeden daha çok işe yaramasının nedenleri şunlardır:

  • Kağıt listeler otomatik olarak güncel tutulamaz.

  • Kağıt listeler kolay bir şekilde yeniden düzenlenemez.

  • Görev listenizi istediğiniz yerden görüntülemek için Outlook Web App'i kullanabilirsiniz.

  • Office 2010 logosu Outlook 2010; OneNote 2010 ve Microsoft SharePoint Server ve de mobil cihazınız/cep telefonunuz ile tümleşir.

  • Kağıt listeler kolaylıkla kaybolabilir.

Gelişmiş: E-posta iletileri için bir Arama Klasörü nasıl oluşturabilirim?

Bir toplantı için belirli bir konudaki ileti kümesine kolay erişim sağlayabilirsiniz. Toplantınız için bir kategori oluşturun ve sonra şu ölçütleri içeren bir Arama Klasörü oluşturun: kategori <ad> ve tamamlanmadı ve belirli bir zaman diliminden. Bu konuda iletiler aldıkça, iletileri bu kategori ile işaretleyin. Toplantıyı yaptığınızda, ele aldığınız iletileri 'tamamlandı' olarak işaretleyin.

Sayfanın Başı

Başvurular

Aşağıdaki kaynaklarda zaman yönetimiyle ilgili birçok harika kitap ve düşünce şekli bulunmaktadır:

Kitaplar ve diğer kaynaklar

Ek çevrimiçi kaynaklar

Sayfanın Başı

Yazar hakkında

Melissa MacBeth, Microsoft'ta Office ürün grubunda çalışan bir Lider Program Yöneticisi'dir. Yapılacaklar Çubuğu, bayraklar, gönderildiğinde bayrakla işaretleme ve Günlük Görev Listesi'nin de aralarında bulunduğu çeşitli Outlook zaman yönetimi özellikleri üzerinde çalışmıştır. Seattle'da yaşamaktadır ve bahçe işlerinden keyif almaktadır.

Sayfanın Başı

Not : Makine Çevirisi Yasal Uyarısı: Bu makale, insan müdahalesi olmadan bir bilgisayar sistemi tarafından çevrilmiştir. Microsoft bu makine çevirilerini İngilizce bilmeyen kullanıcıların Microsoft ürünleri, hizmetleri ve teknolojileriyle ilgili içeriklerden yararlanmasına yardımcı olmak için sunar. Bu makale makine çevirisi olduğundan sözcük, cümle dizilimi ve gramer hataları içerebilir.

Yeteneklerinizi geliştirin
Eğitimleri keşfedin
Yeni özellikleri ilk olarak siz edinin
Office Insider Programına Katılın

Bu bilgi yararlı oldu mu?

Görüşleriniz için teşekkür ederiz!

Geri bildiriminiz için teşekkürler! Office destek temsilcilerimizden biriyle görüşmeniz yararlı olabilir.

×